項目中的KM，風(fēng)險幾何?

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    大家好！歡迎來到新一期的“KM三人行”。

    本期我們邀請到三位嘉賓：AMT分銷線業(yè)務(wù)高級顧問吳聯(lián)銀先生，AMT培訓(xùn)部高級講師胡云峰先生以及AMT分銷線業(yè)務(wù)高級顧問李航先生。他們?nèi)痪哂蟹浅ＸS富的項目經(jīng)驗，對知識管理都有深入研究和自己的獨到見解。

    今天我們主要圍繞“項目中的知識管理風(fēng)險”來展開話題。知識對于項目管理的重要性是不言而喻，那么項目中的知識管理，通常會出現(xiàn)哪些風(fēng)險？如何防范這些風(fēng)險？一旦出現(xiàn)問題后，如何糾正？有哪些好方法值得借鑒？讓我們一起來聽聽他們的真知灼見。

吳聯(lián)銀

主要的風(fēng)險包括人員風(fēng)險，過程風(fēng)險和結(jié)果風(fēng)險。

人員風(fēng)險實際上是一個意識問題，作為項目經(jīng)理，沒有意識對項目中的知識進(jìn)行有目的的管理。如果是大項目應(yīng)該制定專人來負(fù)責(zé)項目的知識管理，小項目的知識管理實際上就是項目經(jīng)理親自負(fù)責(zé)。作為項目經(jīng)理需要非常明確這一點。

李航

除了有人負(fù)責(zé)知識管理這件事外，項目經(jīng)理必須要使項目成員明確除了完成項目中指定的任務(wù)外，把其中的各種經(jīng)驗想法以及成文結(jié)論留下來是保證項目近期成功和遠(yuǎn)期成功的必要條件，也是各人必須的任務(wù)，而不只是知識管理負(fù)責(zé)人的任務(wù)。與之配合，還可以通過明確一些考核的要求來促使大家形成這種觀念，比如各人完成自己部分的知識地圖，按時總結(jié)整理和交流項目成果，如果不完成可以不支付項目獎金。

胡云峰

是的，在這一點上我有同感，人的因素是項目中知識管理能否取得成功的最重要因素。項目本身通常具有某種程度的變革特點，所以特別需要強調(diào)對知識管理的重視。

首先是項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和激勵能力，通常來說，項目經(jīng)理大部分時間都在從事項目的溝通和協(xié)調(diào)工作，這個過程本身也是一個知識管理的過程。項目經(jīng)理需要發(fā)揮自己的影響力，旗幟鮮明的倡導(dǎo)知識管理的價值，鼓勵大家勇于溝通、善于溝通、愿意溝通，在團隊范圍內(nèi)形成一個積極學(xué)習(xí)和傳播知識的環(huán)境和氛圍，這一點非常重要，如果項目經(jīng)理意識不到這一點，或者自己的性格或習(xí)慣有問題，就需要強化這個方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

其次，人的因素的另外一點就是項目成員在知識管理上的積極性和主動性，人是項目中最復(fù)雜、最積極、最活躍的因素，項目成員知識的豐富程度、技能的掌握程度、工作態(tài)度的好壞以及良好習(xí)慣的養(yǎng)成等等，都決定著項目組內(nèi)的知識管理效果，這個方面除了項目組成員個人素質(zhì)方面的積累之外，還需要一定程度的制度保障，比如定期或不定期舉行的各種培訓(xùn)、演示、研討、學(xué)習(xí)、交流等。

吳聯(lián)銀

過程風(fēng)險是指項目過程中，沒有有意識地收集整理相應(yīng)的知識，希望項目結(jié)束以后來統(tǒng)一整理，這樣很多過程中的知識都沒有及時地整理出來，實際上對于咨詢項目而言，重要的往往過程更有價值，一個文檔不斷演變修改的版本記錄了思考的過程，比拿到一個最終交付的文檔更有價值，所以過程比結(jié)果更重要。

胡云峰

在項目過程中的知識管理必須強調(diào)知識管理的效率和效果。

從效率上說，是指與獲得的收益相比，項目組投入了多少資源、花費了多少時間從事知識管理方面的工作。如果沒有好的方法支持，那么知識管理的效率就不會很高，比如學(xué)習(xí)效率、會議效率、研討效率、演示效率等。在這個方面，可以采用一些有效的工具和技術(shù)協(xié)助進(jìn)行知識管理，比如CHECKLIST、Delphi技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)模板、流程圖、雷達(dá)圖以及帕里托圖等。

從效果上說，就是通過知識管理明顯改進(jìn)項目管理的績效，比如縮短項目的周期、降低了項目的成本、提高項目產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量等，舉例來說，通過學(xué)習(xí)和了解更多的市場和客戶，研發(fā)項目組開發(fā)出更有銷路的產(chǎn)品，并且由于少走彎路、少犯錯誤、節(jié)省了大量額外的資金投入，這就是知識管理在項目管理上的效果體現(xiàn)。

李航

要保證過程中很好的整理并形成反映思維過程的文檔非常重要，這方面需要做到幾點：

一是重要討論要有記錄，記錄清楚核心的討論依據(jù)和結(jié)論，在質(zhì)不在量；

二是規(guī)范的文檔版本控制，知識管理負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)檢查更新，保持文檔版本的一致性；

三是通過信息系統(tǒng)記錄這些內(nèi)容，并在此上提供交流討論的空間。

吳聯(lián)銀

而結(jié)果風(fēng)險在于項目結(jié)束后，沒有人對最終的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)提煉。

因為項目是有明確的時間、范圍、質(zhì)量和成本限制的，這樣很多可以歸納總結(jié)提升的東西往往來不及。這需要在項目結(jié)束后派專人完善這些東西，把能提煉成成品的提煉成產(chǎn)品，能在其他項目復(fù)用的做成產(chǎn)品組建復(fù)用，對于咨詢項目就是歸納總結(jié)很多可復(fù)用的模板和素材，便于重用。這項工作其實很難，往往需要核心項目成員或者項目經(jīng)理才能做好。

李航

對，項目結(jié)束后對項目的內(nèi)容、結(jié)果、項目管理等諸多方面進(jìn)行反思總結(jié)和提煉是非常重要的。

這樣一方面使得將來的項目有比較好的知識成果做參考，另一方面項目成員的通過反思總結(jié)提煉經(jīng)驗不斷的提升突破自己。通過回過頭來看項目的得失，讓企業(yè)成為一個有記性的企業(yè)，而不是不斷的犯同樣的錯誤。

項目團隊除了總結(jié)歸納形成一系列文檔外，還可以通過象報告會、交流會等形式，在不斷的傳播知識的過程中進(jìn)行反思和總結(jié)。

胡云峰

隨著項目的進(jìn)展，項目中的知識管理也應(yīng)該是一項不間斷的、需要持續(xù)改進(jìn)的工作。

不斷的總結(jié)和提升，這一點對于大型項目而言顯得非常重要。以三峽工程這樣的大型工程項目為例，項目中需要簽定的大型工程合同就達(dá)到幾百個之多，許多工作在不斷重復(fù)性地發(fā)生，比如項目立項、監(jiān)理和施工單位選擇、進(jìn)度款支付、設(shè)計審查、資源計劃、風(fēng)險監(jiān)控、項目驗收等，在這些不斷發(fā)生著的事件中產(chǎn)生了大量的信息和知識，如果沒有知識管理和學(xué)習(xí)過程，三峽工程的學(xué)習(xí)曲線就是一條平行于X軸的直線，錯誤重復(fù)發(fā)生，工程管理的能力不能得到提升。

吳聯(lián)銀

沒有負(fù)責(zé)人，項目中的知識管理就是一句空話，無從談起，不注重過程，我們就會損失掉很多真正有價值的東西，而不關(guān)注結(jié)果，項目成果就無法提升。

胡云峰

除了上面所講的幾點外，對于項目執(zhí)行過程中知識管理風(fēng)險，不得不提到必要的信息技術(shù)技術(shù)支持，信息技術(shù)的是做好知識管理的一個不容忽視的方面。

在項目過程中，針對不同階段、不同專業(yè)、不同空間位置以及不同的責(zé)任部門，將會出現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)、信息和知識。有些是結(jié)構(gòu)化較強的，有些是非結(jié)構(gòu)化的；有些存在于各種電子媒介或紙質(zhì)媒介上，有些則存在于項目成員的腦海里；有些來自項目組內(nèi)部，有些則來自于客戶、合作伙伴、政府甚至競爭對手那里。

要有序和有效地管理這些數(shù)據(jù)、信息和知識，沒有強大的IT技術(shù)支持顯然是很難實現(xiàn)的，而且更重要的是，需要使用IT技術(shù)將這些知識于具體的工作內(nèi)容（項目工作流或項目活動）結(jié)合在一起，讓這些知識以正確、及時和完整的方式得以記錄、保存、應(yīng)用和傳播；

建立項目管理知識地圖、使用項目管理軟件中專有的知識管理模塊、或其它E化的結(jié)構(gòu)化非結(jié)構(gòu)化的工作流管理方法都是信息技術(shù)對知識管理提供支持的有效方法，只是在應(yīng)用時需要做好規(guī)劃、選型和實施工作。

李航

在項目中不能為知識管理而知識管理，必須要營造適宜的環(huán)境。知識管理不僅可以提供完整的項目知識，便于項目本身及今后的學(xué)習(xí)借鑒，更為重要的是，要通過知識管理活動提供一個積極開放的項目環(huán)境。

為了能達(dá)到知識管理的效果，項目經(jīng)理要在營造這種環(huán)境上下工夫，這樣還能舒緩大家在項目中的緊張氣氛，反過來不僅達(dá)到知識共享的效果，也能使成員保持良好心態(tài)，更好的完成項目。

胡云峰

李航說的很對，不能為知識管理而知識管理，也就是說知識管理不是目的，而是手段，是實現(xiàn)項目商業(yè)目的和管理目標(biāo)的手段。

在進(jìn)行項目知識管理的風(fēng)險管理過程中，需要風(fēng)險管理方法論的指導(dǎo)。比如在風(fēng)險識別方面， WBS方法就是一個非常有用的工具，每一個項目WBS的可交付成果都包含了實施這項工作所涉及的風(fēng)險事件，對這些風(fēng)險事件的控制能力是與項目成員對這些工作的知識的掌握程度密切相關(guān)的，所以需要項目成員學(xué)習(xí)和掌握這些相關(guān)的知識；另外在風(fēng)險應(yīng)對和監(jiān)控方面，專家知識以及歷史上類似項目中的經(jīng)驗和教訓(xùn)都是值得借鑒的，需要大家在實踐中掌握和提升。