天津OA信息化的非IT要素

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    “1＋1＝2，三角型的內(nèi)角和是180度。

    這些從小學(xué)到大學(xué)耳熟能詳?shù)闹R，正是由于前輩的日積月累和不懈傳播得以流傳。

    每個集體中的人都有可以貢獻(xiàn)的知識，這種知識不只是成果，還可以是過程，是資料，是經(jīng)驗，是教訓(xùn)。

    但是，一個企業(yè)如何才能讓這些存在于員工記事本上、計算機(jī)里、頭腦中的知識留存在企業(yè)中，形成知識庫，讓后來者可以學(xué)習(xí)呢？流水的兵走后怎么留下鐵打的營盤？”

    制度保證分享

    A公司是集研發(fā)、生產(chǎn)與經(jīng)營為一體的高科技企業(yè)，研發(fā)過程中需要大量知識支撐，又會產(chǎn)生大量知識。同時，市場激烈競爭，還有大量研發(fā)人員不斷被競爭對手挖走，而新的研發(fā)人員接手項目又要重新再來。這對企業(yè)來說，損失的不只是幾個研發(fā)人員，還有本應(yīng)屬于公司的研發(fā)知識。因此，A公司意識到讓知識重復(fù)利用、人走知識留的重要性，引入了知識管理。在“一把手”的推動下，A公司投資上了一套知識管理系統(tǒng)，并建立企業(yè)知識共享門戶，員工可以將自己的知識發(fā)布在門戶上供大家分享。看起來，一切具備，不過，接下來的事卻讓人大傷腦筋—幾個月下來，門戶上空空如也，沒有人寫工作心得，也很少有人把成果上傳。

    相比A公司，B公司的知識管理系統(tǒng)卻一片紅火。其實，B公司在知識管理方面也走過彎路，剛開始也沒得到有力實施，員工不愿意分享自己的知識，認(rèn)為知識是自己的薪水體現(xiàn)，分享出去了，自己的價值豈不失去了？后來，B公司建立了一個知識管理小組，由各部門領(lǐng)導(dǎo)來負(fù)責(zé)該部門的知識管理，但其實他們心里是最反對知識共享的，“自己之所以當(dāng)部門經(jīng)理的原因不就是具有組員所不具備的經(jīng)驗和知識么？讓組員分享自己的知識，門兒都沒有。”最終小組的成果可想而知。后來，B公司建立了一套獎勵機(jī)制：分享一次自己的成功工作經(jīng)驗或小技巧，可以免費獲得一張電影票；一個月累積分享10次，在本月績效考核上加分，另獲得500元的獎勵基金。有了這套機(jī)制，B公司的知識管理平臺開始熱鬧起來，員工們紛紛將自己的工作小心得寫下來，多則幾百字，少則幾十字。公司員工開始共同在這些知識中提升水平和技能。

    分析一下A公司和B公司的情況，B公司通過有效的獎勵機(jī)制，激活了公司的知識管理系統(tǒng)。可以看出，知識管理系統(tǒng)不僅是一個信息系統(tǒng)建設(shè)的問題，更是文化建設(shè)和制度建設(shè)的過程。公司需要有一個好的方法、一套好的流程，保證知識管理能夠順利進(jìn)行。這套制度建設(shè)包括三個方面的內(nèi)容。

    一是分工協(xié)作式的工作氛圍。知識管理并非組織“剝奪”個人核心知識的手段和方法，而是對個人成長、組織發(fā)展、企業(yè)競爭力提高都有價值的活動。讓每位員工認(rèn)識到知識管理對于個人的價值極為重要。知識管理必須有人負(fù)責(zé)，在初期最好有幾個人專門負(fù)責(zé)，對于兼職的知識管理推動人員而言，也必須把這部分工作納入他們“本職工作”的范疇。

    二是獎勵機(jī)制。尊重知識，知識是有價的，B公司就贏在此。員工心里其實存在矛盾：一方面非常希望得到別人的經(jīng)驗分享，另一方面又怕自己的知識分享出去后，失去競爭力。當(dāng)今信息社會，知識是價值，知識是競爭力，這無可厚非。因此，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)花錢購買員工的知識—雖然從嚴(yán)格意義上來說，在一個公司打工，知識本屬于該公司。

    三是績效考核機(jī)制。將知識管理與日常運營結(jié)合。如今的商業(yè)社會，是用真實的結(jié)果來說話的。對一個銷售員來說，業(yè)績就是銷售額。在這種殘酷競爭的條件下，誰會用額外的時間做沒有績效的事情呢？知識管理如果只停留在“領(lǐng)導(dǎo)要求的額外工作”，必然是把知識管理作為一項額外的工作“忽略”掉。這樣的知識管理實施從一開始就注定了無法深入，最后只能讓知識管理成為雞肋而放棄。因此，必須讓知識管理成為日常工作，讓知識管理的工作成果成為績效考核的指標(biāo)。 

    邏輯決定內(nèi)容

    小張是一家國內(nèi)知名大報社新來的員工，上班第一天，人事經(jīng)理告訴他，可以到報社內(nèi)部的資源庫中學(xué)習(xí)老人的經(jīng)驗。小張心里一陣溫暖—大報社就是不一樣啊，真是學(xué)習(xí)型組織。滿懷激動的心情，小張登錄上內(nèi)部網(wǎng)—里面的內(nèi)容可真多，眼花繚亂，上百個文件夾，每個夾子下面還有幾十個文件。其實，他最希望知道的是，作為一個編輯，哪些地方是比較容易出錯的。然而，失望的是，這些文件夾命名各異，有中文、英文，還有各種縮寫，再加上一些名不副實的文件夾，小張一個個找過去，就是沒找到想要的文件。資料的海洋里，小張長嘆—東西太多了找不到也是煩惱?。?

    與小張的困惑相比，李子幸運多了。李子是一個外貿(mào)銷售人員，剛剛跳槽到一家做服裝出口貿(mào)易的公司。他以前對服裝出口了解比較少，希望能快速掌握服裝出口市場行情以及企業(yè)的市場位置。在知識管理專員的指導(dǎo)下，李子上內(nèi)部網(wǎng)站，一出現(xiàn)的就是“知識地圖”，在知識地圖里，每種類型的知識都有一個分類。有咨詢公司關(guān)于各個細(xì)分市場的報告，也有內(nèi)部人員點評，而企業(yè)內(nèi)部每次會議的文字和聲音記錄都很明確。李子只需要按圖索驥就能很快找到資料。知識管理員告訴他，以后他添加資料的時候，也要按照流程來做，其中一項就是寫在知識地圖里的路徑。

    小張和李子的不同經(jīng)歷，反映了對待知識管理中知識的不同態(tài)度。文中的報社和貿(mào)易公司都重視知識的積累，但是，前者沒有對雜亂無章的知識進(jìn)行整理和歸納，甚至沒有創(chuàng)建一個知識地圖。

    有專家指出，知識管理中的重要一環(huán)是知識集約，是在進(jìn)行知識收集之后，對知識進(jìn)行整理、分類和管理。在前期的規(guī)劃中，要搭建一個知識資源體系，對企業(yè)既有知識進(jìn)行盤點，分析企業(yè)的實際情況，進(jìn)行知識體系規(guī)劃。規(guī)劃可以從多個維度進(jìn)行，首先可以從內(nèi)容上分類:經(jīng)營數(shù)據(jù)、客戶信息、產(chǎn)品信息等屬于公司經(jīng)營資料，工作方法、工作心得、成功與失敗事例等屬于工作技巧總結(jié)。再者，可以從存放介質(zhì)來分類：手冊、書、錄像帶、計算機(jī)等不同的儲存介質(zhì)。

    對于一個企業(yè)來說，經(jīng)過整理和分類的知識，可以使內(nèi)部知識庫的建設(shè)更加有序和有效，一方面防止垃圾信息的進(jìn)入，保證了知識的專業(yè)性；另一方面，及時發(fā)現(xiàn)冗余的信息、重復(fù)的資料，通過不同的組合，提高了知識的價值。

    經(jīng)過一段時間的積累，企業(yè)的各種知識就很多了。如果都像小張所在的報社一樣，把很多資料雜亂無章地堆在一起，知識就難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。很多網(wǎng)站為了方便訪問者快速找到需要的網(wǎng)頁，設(shè)立了網(wǎng)站地圖。同樣的道理，企業(yè)的知識管理中，一個重要的工具是知識地圖。它標(biāo)明了按照各種分類方法的知識具體內(nèi)容、存放地點、擁有人等?？梢园阎R地圖存放在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，供員工隨時瀏覽和檢索。這種方法在知識管理中得到了廣泛的應(yīng)用，也被稱為知識可視化過程。

    要使知識的分享變得容易起來，不僅需要科學(xué)的整理和分析，還需要有簡單的操作。如果員工上傳或閱讀資料時，需要經(jīng)過復(fù)雜的操作和多個審批程序，將會讓人喪失興趣，知識管理系統(tǒng)也就達(dá)不到原來設(shè)計的目的。

    應(yīng)用創(chuàng)造效益

    在南方的某家大型醫(yī)院機(jī)房內(nèi)，存儲著超過5GB的電子病歷檔案，每天還有來自各科室數(shù)以千計的電子病歷在此不斷集中。數(shù)據(jù)與日俱增，信息不斷膨脹，但直到今天，這筆寶貴財富都沒有被有效利用起來。

    該醫(yī)院的信息主管坦言，一旦這些電子病歷得到利用，將極大地便利醫(yī)患雙方。醫(yī)生可以從過往電子病歷中查詢相似病例及其診治的成功案例，極大提高確診與診治成功率；患者及其親屬可以通過查詢患者以及類似病患過往的醫(yī)療信息，提高對病情的認(rèn)識與把握程度，增進(jìn)醫(yī)患間理解，減少醫(yī)患摩擦。

    但是非?？上У氖?，這些已經(jīng)獲得良好歸類、實現(xiàn)可靠存儲的醫(yī)療信息知識，竟然一放就是幾年無人問津，至多也就是個別醫(yī)院醫(yī)生有意無意地翻閱一下自己過往診治的病例，實際利用率極低。醫(yī)生們?nèi)匀煌Ａ粼趹{借自身臨床經(jīng)驗來對患者實施診治的階段，遠(yuǎn)沒實現(xiàn)信息時代的知識管理。

    在IBM公司的內(nèi)部網(wǎng)上同樣積累著大量知識資源。諸如公司季度收益、銷售情況、市場戰(zhàn)略、競爭對手信息、最新研發(fā)計劃與成果、工程技術(shù)經(jīng)驗等知識應(yīng)有盡有，為員工提供了良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。那么這些知識利用效率怎么樣呢？

    為了保證知識管理在公司內(nèi)部的有效實施，在員工入職伊始，IBM就會對其進(jìn)行多方位的知識利用培訓(xùn)，既有集中面授又有分期培訓(xùn)，同時還為新員工建立電子學(xué)習(xí)中心、圖書中心等。電子學(xué)習(xí)中心涉及的內(nèi)容廣泛，包括財務(wù)、金融、市場營銷、技術(shù)基礎(chǔ)、研發(fā)經(jīng)驗等，頗似企業(yè)辦的網(wǎng)上在職專業(yè)培訓(xùn)中心。

    通過電子學(xué)習(xí)中心的方式，IBM公司給員工提供了一個隨時隨地學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會，只要登錄企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，就可以獲得學(xué)習(xí)資料并進(jìn)行自學(xué)，解決了員工工作繁忙，沒有較多的時間進(jìn)行脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的問題，真正實現(xiàn)了工作學(xué)習(xí)兩不誤。

    與此同時，公司的電子學(xué)習(xí)中心還會分部門、分級別地對員工提供各種學(xué)習(xí)資源，保證知識針對性的同時，讓員工再根據(jù)自己的情況在工作范圍內(nèi)選擇要學(xué)習(xí)的內(nèi)容。主管經(jīng)理還將跟蹤員工學(xué)習(xí)情況，對完成學(xué)習(xí)的員工實施考試測評認(rèn)證，確保員工真正利用起公司內(nèi)部的知識資源。

    知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程本身，貫穿著知識利用過程。在諸如市場研究和經(jīng)營決策、產(chǎn)品設(shè)計和開發(fā)等一些特定環(huán)節(jié)上表現(xiàn)尤為突出。通過對知識的有效利用，可以加快企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)和加工方法的革新，節(jié)約研究開發(fā)的時間和費用，有效地?fù)屨际袌鲇欣麜r機(jī)和回避市場風(fēng)險。

    因此，企業(yè)引入知識管理順理成章。所有管理的目的都在于創(chuàng)造效益，知識管理的目的也不例外。將企業(yè)的知識資產(chǎn)進(jìn)行管理，將企業(yè)發(fā)展過程獲取的經(jīng)驗、企業(yè)員工個人知識等變成企業(yè)的知識資產(chǎn)，企業(yè)就可以通過利用這些知識資產(chǎn)創(chuàng)造利潤。

    但是知識利用往往是不自然的行為，在缺乏良好學(xué)習(xí)環(huán)境及有效促進(jìn)機(jī)制時，員工的知識利用常常停滯不前。有鑒于此，IBM通過良好的企業(yè)文化與培訓(xùn)機(jī)制，有效地實現(xiàn)了公司知識管理中的知識利用環(huán)節(jié)。相反，南方的那家醫(yī)院采取員工自愿方式來實現(xiàn)知識利用，導(dǎo)致大量醫(yī)療信息資源閑置浪費。

    其實，知識利用本就是企業(yè)建立知識管理系統(tǒng)的根本目的，知識管理過程就是改進(jìn)知識利用、提高知識利用效果的過程。在此過程中，建立良好學(xué)習(xí)氛圍與培訓(xùn)機(jī)制不可或缺，并且也是對知識的最大尊重。

    *記者手記

    也說習(xí)慣

    作為一名記者，我經(jīng)常與別人交換名片并收到抽屜里，當(dāng)有一天我發(fā)現(xiàn)抽屜里的名片已經(jīng)占據(jù)了太大的地方時，名片的數(shù)量已經(jīng)超過500張。每次想找一個人，都要在浩瀚的名片堆里翻來翻去。很多次我下定決心把名片處理掉，用名片掃描儀或手工錄入的方式把他們電子化，這樣查找起來也方便。

    但是我一次次退縮了—那得多長時間啊。于是，名片在這種斗爭中從500長到了600，然后是700。終于有一天，報社有人來收我的名片，說免費給錄入成EXCEL表，讓我吐了一口氣。

    從那以后，我每當(dāng)收到新名片，就會隨手錄入到我的名片庫中，每天也就幾分鐘，不覺得麻煩也非常簡單。但其實，不知不覺中我現(xiàn)在名片數(shù)早已突破了1500。

    知識管理其實與我的名片管理是一樣的，初期的建設(shè)工作是讓人恐懼的，而一旦能夠建立起初期數(shù)據(jù)庫，并將之合理存儲，便于檢索，后來的陸續(xù)添磚加瓦就會成為一種習(xí)慣。

    當(dāng)分享知識成為一種習(xí)慣，數(shù)據(jù)格式成為一種習(xí)慣，隨時查詢和學(xué)習(xí)成為一種習(xí)慣，知識管理就是隨手的事情了。