企業(yè)如何實(shí)施天津OA信息化

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[i]摘要：本文從知識管理的涵義出發(fā)，強(qiáng)調(diào)了非技術(shù)因素在成功實(shí)施知識管理中的重要作用，然后對如何有效實(shí)施知識管理進(jìn)行了詳細(xì)的探討，提出了知識管理的五大原則，并從技術(shù)角度和非技術(shù)角度研究了實(shí)施知識管理的具體策略，最后還給出了實(shí)施知識管理的步驟。[/i] 隨著知識經(jīng)濟(jì)的到來，企業(yè)已經(jīng)開始認(rèn)識到他們最寶貴的資產(chǎn)是知識，知識不但是生產(chǎn)的關(guān)鍵要素，而且還是企業(yè)保持持續(xù)競爭優(yōu)勢的重要手段。目前，知識管理（KM）的應(yīng)用研究集中于各種KM軟件的開發(fā)與應(yīng)用，陷入了以此為實(shí)現(xiàn)KM標(biāo)志的誤區(qū)，而忽略了KM中的文化因素和知識管理的理念基礎(chǔ)，給知識管理的正確實(shí)踐帶來了困難。因此本文將主要從KM理念基礎(chǔ)與文化因素方面來探討如何實(shí)施企業(yè)知識管理。 一、知識管理（KM）的涵義 關(guān)于知識管理的涵義，至今還沒有一個統(tǒng)一的說法。比較有代表性的有以下幾個： 卡爾?費(fèi)拉保羅認(rèn)為“知識管理就是運(yùn)用集體的智慧提高應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，是為企業(yè)實(shí)現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑”[4]。 馬斯(Masie)認(rèn)為，知識管理是一個系統(tǒng)地發(fā)現(xiàn)、選擇、組織、過濾和表述信息的過程，目的是改善雇員對待特定問題的理解[1]。 UanLeI L．ULeary認(rèn)為，“知識管理是將組織可得到各種來源的信息轉(zhuǎn)化為知識，并將知識與人聯(lián)系起來的過程。知識管理是對知識進(jìn)行正式的管理，以便于知識的產(chǎn)生、獲取和重新利用”[1]。 筆者認(rèn)為，知識管理是一個動態(tài)、持續(xù)的過程：員工不斷地把個人知識轉(zhuǎn)變成組織知識，然后又從不斷擴(kuò)大的組織知識來增加個人知識。企業(yè)實(shí)施知識管理就要是形成一種有效的機(jī)制，包括企業(yè)文化、組織結(jié)構(gòu)等來保證這個過程的運(yùn)行流暢。 在以上的這些定義中，并沒有一個字眼提到了信息技術(shù)或網(wǎng)絡(luò)；相反，各種定義都有強(qiáng)調(diào)信息、組織文化和人在知識管理過程中的不同角色。因此我們必須明確這一點(diǎn)：雖然技術(shù)對于有效實(shí)施知識管理很重要，但是技術(shù)本身絕不是KM。 二、知識管理的有效實(shí)施 企業(yè)知識管理的有效實(shí)施，要在正確的思想的指導(dǎo)下，建立適于知識共享的組織結(jié)構(gòu)和企業(yè)文化，并運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和方法。 1、知識管理的基本原則 OA信息化的基本原則是指在理解和實(shí)施知識管理時必須堅(jiān)持的幾個準(zhǔn)則。關(guān)于知識管理的原則，知識管理的成功典范Xerox公司將之總結(jié)成三原則：積累、共享和交流原則。筆者認(rèn)為知識管理的基本原則可以歸納為以下幾條： （1）積累原則 任何資本都需要原始積累，知識資本也不例外。無論是對個人或是對組織來說，知識積累都是實(shí)施知識管理的最初基礎(chǔ)。如果沒有積累，知識就會隨著項(xiàng)目的結(jié)束而消失，隨著員工的離去而流失。正是知識的一點(diǎn)一滴的匯聚，才形成了公司核心競爭力和公司價值。因此，公司必須要注重知識的積累，再積累。 （2）信任原則 信任是實(shí)現(xiàn)知識交流、使用與共享的前提，有了企業(yè)內(nèi)成員之間的信任，才能在隱性知識和顯性知識之間形成良性循環(huán)，并朝著知識交流和共享的方向螺旋式上升。使得隱性知識和顯性知識二者實(shí)現(xiàn)互動促生，這在知識管理中具有極為重要的意義，它是知識創(chuàng)新永不衰竭的動力和源泉。因此，企業(yè)必須要重視在培養(yǎng)知識導(dǎo)向型的企業(yè)文化，在企業(yè)內(nèi)部形成一個相互信任的氛圍。 （3）共享原則 知識共享可以使公司的每一個新項(xiàng)目的運(yùn)行都站立在全公司的經(jīng)驗(yàn)和知識的基礎(chǔ)上。這是知識得以充分利用的關(guān)鍵。知識管理的一個重要任務(wù)就是要建立知識的共享網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和知識庫，從而在技術(shù)上給知識的共享提供一個支撐平臺。 （4）交流原則 交流可以加強(qiáng)信任、引發(fā)合作、從而促進(jìn)知識的創(chuàng)新與共享。通過交流，可以最大限度地使知識在交流過程中得到融合和升華，這是舊知識得以發(fā)展，新知識得以產(chǎn)生的源泉。知識管理的核心就是要在公司內(nèi)部形成一個有利于交流的組織結(jié)構(gòu)和文化氛圍，使員工之間交流從物理上和心理上都實(shí)現(xiàn)暢通無阻。 （5）學(xué)習(xí)原則 如果一個企業(yè)的知識有積累、能共享，但是企業(yè)員工的學(xué)習(xí)精神不夠積極，那么仍然不能算是一個有效知識管理。學(xué)習(xí)是員工獲取知識，從而提高企業(yè)的創(chuàng)新能力的必由之路；同時學(xué)習(xí)也會促進(jìn)員工之間的相互敬佩、從而進(jìn)一步的促進(jìn)了員工間的知識交流與共享。因此企業(yè)必須要重視激勵員工的自學(xué)習(xí)精神，還要注意大力推行員工的實(shí)時培訓(xùn)來提高他們的知識水平。 企業(yè)的知識管理，就是在貫徹上述原則中，在不斷積累、互相信任、公開交流、實(shí)現(xiàn)共享和持續(xù)學(xué)習(xí)的良性循環(huán)中，使自己的應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力和競爭能力得到提高。 2、實(shí)施知識管理的具體策略 OA信息化有很多方法，筆者大致將它們分為兩類：非技術(shù)性策略與技術(shù)性手段。 （1）非技術(shù)性策略 在文章的開頭，我們就提到過，知識管理的理念基礎(chǔ)與文化因素非常重要，下面我們就來看看如何為知識管理提供必要的理念基礎(chǔ)，從而形成一個有利于提高企業(yè)創(chuàng)新能力的企業(yè)文化。 爭取到企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)人的重視和參與。 國內(nèi)外的知識管理實(shí)踐都充分表明了沒有企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)人的重視與參與，知識管理都不能被真正地開展與推行。知識管理需要大量的資金投入，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人不能真正重視KM，注定了知識管理只是一個口號，不能得到有效的實(shí)施，更不用說為企業(yè)帶來效益，提高企業(yè)核心競爭力。 建立知識管理體制。 建立知識管理體制，包括建立知識管理組織體系和建立知識管理制度。前者又包括指定知識管理負(fù)責(zé)人、建立知識小組和建立知識中心三項(xiàng)內(nèi)容。制度則是一種保障，它可以確保知識在企業(yè)知識網(wǎng)絡(luò)上得以持續(xù)傳播。比如明確個人在知識管理的職責(zé)，制定鼓勵知識創(chuàng)造和共享的激勵措施等等。 建立有利于知識流通的企業(yè)組織機(jī)構(gòu) 可以通過業(yè)務(wù)流程重組（BPR）來建立有利于知識流通的企業(yè)組織機(jī)構(gòu)。BPR可以給縮減中間管理層，從而加強(qiáng)決策層與作業(yè)層的直接溝通；可以增寬管理幅度，確保管理者與其下屬間信息的有效傳遞；還可以使組織扁平化，全新的網(wǎng)絡(luò)組織結(jié)構(gòu)，確保了組織內(nèi)知識的自由流通與廣泛傳播。 培育知識導(dǎo)向型的企業(yè)文化 所謂知識導(dǎo)向型的企業(yè)文化，是指將知識視為企業(yè)最重要的資源，能夠支持有效地獲取、創(chuàng)造、交流和利用知識的企業(yè)文化。知識導(dǎo)向型的企業(yè)文化的關(guān)鍵因素是對新知識持一種歡迎態(tài)度，并且在一個持續(xù)學(xué)習(xí)的環(huán)境中，創(chuàng)造一種相互信任和知識共享的氣氛。 （2）技術(shù)性手段 OA信息化的技術(shù)很多，其最終是要為開放式交流提供一個無縫的技術(shù)支撐平臺。建立相應(yīng)的技術(shù)支撐平臺包括建立企業(yè)知識庫和企業(yè)知識門戶網(wǎng)站。 企業(yè)知識庫是用來存貯公司內(nèi)的最佳實(shí)踐知識、建立專家名錄等等資料的。知識庫的形成，依賴于先進(jìn)的知識庫技術(shù)。知識庫技術(shù)的核心是知識地圖技術(shù)，知識地圖可以用一種很形象的方式，讓員工來瀏覽公司知識目錄中知識資源。另外，數(shù)據(jù)挖掘、分析和提煉技術(shù)都可以給企業(yè)知識庫建設(shè)提供了有利幫助。 企業(yè)知識門戶網(wǎng)站可以利用Email，BBS和瀏覽器等為知識的交流與共享提供一個平臺。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、群件技術(shù)的相結(jié)合，大大有利于這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)包括BBS技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，局域網(wǎng)共享技術(shù)等等。群件是幫助群組協(xié)同工作的軟件。一般包括電子郵件、文檔管理與工作流應(yīng)用等幾個部分。目前著名的群件產(chǎn)品主要有Lotus的Domino/Notes 和Microsoft的Exchange等等。 另外，還有很多技術(shù)與個人和組織的知識創(chuàng)造、記錄、管理和傳遞密切相關(guān)。比如，行為支持技術(shù)、仿真技術(shù)和Web地圖技術(shù)等等。 三、知識管理的實(shí)施步驟 OA信息化的實(shí)施規(guī)劃，其實(shí)就是實(shí)施知識管理時應(yīng)遵循的步驟?？紤]到知識管理對企業(yè)的生產(chǎn)效率，企業(yè)的快速反應(yīng)能力，企業(yè)的創(chuàng)新能力乃至最重要的企業(yè)核心競爭力的巨大作用，筆者認(rèn)為應(yīng)該以一種“開闊”的視野來看待知識管理的實(shí)施。 在制定企業(yè)知識管理方案之前，必須依次明確“3個W”，即why，where，what。而且在實(shí)施過程中要進(jìn)行階段性的評估，保障實(shí)施過程中不偏離知識管理的總體目標(biāo)。 具體來說，可以分為以下幾個步驟： （1）確定知識管理的總體目標(biāo)。（Why） 這一步實(shí)質(zhì)上是回答why這個問題，即企業(yè)要不要推行知識管理，如果需要推行的話，要明確是為什么。企業(yè)實(shí)施知識管理不能是隨波逐流，人云亦云，必須依據(jù)企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標(biāo)來制定知識管理的總體目標(biāo)，只有這樣知識管理才能不偏離企業(yè)的既定戰(zhàn)略目標(biāo)。 （2）確定知識管理的重點(diǎn)領(lǐng)域。（Where） 這一步實(shí)質(zhì)上是回答Where這個問題。由于知識管理耗資巨大，如果全面鋪開，稍有障礙，難免會打擊投資者的信心，從而給知識管理的進(jìn)一步實(shí)施帶來困難。所以實(shí)施知識管理適合采用“以點(diǎn)帶面”的方針，先從企業(yè)的重要業(yè)務(wù)領(lǐng)域著手，一步一個腳印。這里需要說明的是，企業(yè)的重要業(yè)務(wù)領(lǐng)域是指企業(yè)的高成本區(qū)，或者高潛在收益區(qū)。 （3）明確企業(yè)的知識資源。（What） 這一步實(shí)質(zhì)上是回答What這個問題。明確企業(yè)的知識資源就是要弄清楚企業(yè)擁有哪些顯性知識，哪些隱性知識？這些知識又是存儲在什么地方或者說誰知道這些知識？最好是能形成一份企業(yè)的知識圖，包括企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)外部的知識資源。 （4）制定知識管理方案。 制定知識管理方案，就是要落實(shí)企業(yè)推行知識管理的工具，技術(shù)和措施，并把知識管理方案作為一種項(xiàng)目，嚴(yán)格按照項(xiàng)目的實(shí)施時間與步驟來推行企業(yè)知識管理。 （5）實(shí)施知識管理方案。 這個階段要深刻考慮以下問題：如何使企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)更有利于知識的共享與交流？如何在企業(yè)內(nèi)形成一種不斷學(xué)習(xí)，積極創(chuàng)新的文化氛圍？可以采取哪些措施促進(jìn)知識的螺旋式上升？如何評估員工對企業(yè)知識庫的貢獻(xiàn)，并加以激勵等等。 （6）階段性驗(yàn)收和評估。 前面說過，知識管理的推行是一個“以點(diǎn)帶面”的過程，所以必須進(jìn)行階段性的驗(yàn)收與評估，以便更好地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，汲取教訓(xùn)。這個評估要結(jié)合知識管理的目標(biāo)，看看有哪些目標(biāo)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，哪些沒有實(shí)現(xiàn)，或者說沒有完全實(shí)現(xiàn)。 四、結(jié)束語 OA信息化是開發(fā)、運(yùn)用和升華企業(yè)知識資源的一把利器。企業(yè)如果要想在知識經(jīng)濟(jì)時代里保持持續(xù)競爭優(yōu)勢，從而實(shí)現(xiàn)自己的戰(zhàn)略目標(biāo)，就應(yīng)該盡快建立一種能激發(fā)員工潛能的企業(yè)文化，讓他們更富有創(chuàng)造力和靈感，并為他們提供優(yōu)秀的知識共享平臺，讓組織的創(chuàng)新能力和員工的個人創(chuàng)造力相互促進(jìn)，共同提高。 參考文獻(xiàn) 1． 王德祿等著，知識管理：競爭力之源，江蘇人民出版社，1999 2． 彼得·F·德魯克等著，《哈佛商業(yè)評論》精粹譯叢之知識管理，中國人民大學(xué)出版社、哈佛商學(xué)院出版社，1999年11月 3． 陳銳著，知識管理，山西經(jīng)濟(jì)出版社，2000年9月 4． 李志能著，智力資本經(jīng)營，復(fù)旦大學(xué)出版社，2001年2月 5． 姜國政，方家平，知識管理：21世紀(jì)企業(yè)管理新模式，當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2001年第9期 6． http://www.amteam.org [i]本文發(fā)表于AMT。本中心轉(zhuǎn)載此文，僅供會員個人學(xué)習(xí)參考。未經(jīng)允許，請勿用于其他目的。作者聯(lián)系方式：iamsugartang@163.com[/i]