文檔管理不是電子文檔管理系統(tǒng)

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在知識(shí)管理實(shí)施中，許多時(shí)候?qū)⒅R(shí)管理過(guò)程做成了文檔管理的過(guò)程，知識(shí)管理的實(shí)踐完全圍繞文檔的產(chǎn)生、累積、分類、搜索等進(jìn)行。

但知識(shí)管理不是文檔管理，基于以下幾點(diǎn)：

1、知識(shí)分為顯性和隱性，而文檔管理中的對(duì)象文檔則是顯性的，文檔管理只關(guān)注了顯性知識(shí)知識(shí)的管理；

2、從顯性知識(shí)的角度看，顯性知識(shí)可以為文檔、視頻、音頻或者各種形式，文檔不能覆蓋顯性知識(shí)的全部；

3、顯性知識(shí)可以表現(xiàn)為文檔，但并非所有的文檔都是顯性知識(shí)。從文檔管理的角度看企業(yè)里的文檔和知識(shí)管理的角度看知識(shí)文檔，前者的數(shù)目要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于后者的數(shù)目，即文檔管理中所管理的對(duì)象則包括了數(shù)字、信息、知識(shí)，這其實(shí)給員工知識(shí)的復(fù)用造成了很大的困惑：在企業(yè)內(nèi)部陷入“信息爆炸”中，知識(shí)被信息淹沒(méi)，無(wú)法發(fā)揮知識(shí)管理的作用；

4、國(guó)內(nèi)不少知識(shí)管理作的“好”的企業(yè)其實(shí)就犯了這樣的錯(cuò)誤：看看，我知識(shí)管理的成果多么顯著，保存了多少多少東西（文檔），但真正利用起來(lái)的則很少，而且員工對(duì)這樣的知識(shí)庫(kù)的滿意度很低，達(dá)不到知識(shí)管理的目的；

5、從IT的角度看，文檔管理系統(tǒng)可以作為知識(shí)管理系統(tǒng)的一部分進(jìn)行知識(shí)文檔的管理，但一定要從知識(shí)管理的角度去分析這個(gè)過(guò)程，遵從知識(shí)庫(kù)建設(shè)的五個(gè)步驟。

知識(shí)庫(kù)建設(shè)的五個(gè)步驟

按照知識(shí)管理中心（Knowledge Management Center）的研究和咨詢實(shí)踐，知識(shí)庫(kù)建設(shè)必須遵循以下五個(gè)步驟：

明晰核心知識(shí) 控制知識(shí)產(chǎn)出 科學(xué)組織知識(shí) 促進(jìn)知識(shí)利用 知識(shí)庫(kù)創(chuàng)新 通過(guò)核心業(yè)務(wù)分析確定應(yīng)管理知識(shí)領(lǐng)域、類型 誰(shuí)產(chǎn)出、為什么產(chǎn)出、產(chǎn)出內(nèi)容結(jié)構(gòu) 建立分類詞表、多維度展示知識(shí) 利用知識(shí)庫(kù)使者者智慧，在使用中評(píng)估知識(shí) 鼓勵(lì)知識(shí)整合、提煉和創(chuàng)新，持續(xù)提升知識(shí)質(zhì)量

第一步：確定要管理的知識(shí)。在任何一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，都有各種各樣的知識(shí)，而在知識(shí)管理的實(shí)踐中，并非每類類型知識(shí)都需要去管理。所以在知識(shí)庫(kù)建設(shè)的初期必須明確要管理的知識(shí)類型、其價(jià)值在何處，這樣才不至于眉毛胡子一把抓，導(dǎo)致核心知識(shí)和外圍知識(shí)都無(wú)法很好管理的狀況出現(xiàn)。

第二步：確定知識(shí)的來(lái)源和動(dòng)力。人是知識(shí)的載體，也是知識(shí)產(chǎn)生、組織、利用、創(chuàng)新的源泉。在知識(shí)庫(kù)建設(shè)中，必須明晰知識(shí)的來(lái)源：誰(shuí)應(yīng)該產(chǎn)生何種知識(shí)，他為什么要產(chǎn)生。如果不能結(jié)合組織內(nèi)的每個(gè)崗位、流程去分析，那么就很難要求知識(shí)共享，在這種情況下即便產(chǎn)出了“知識(shí)”，就類似于案例中展示的知識(shí)的價(jià)值也不能保證。還有一個(gè)問(wèn)題就是員工為什么要共享，這是知識(shí)管理的動(dòng)力問(wèn)題。

第三步：知識(shí)的組織。如何將產(chǎn)生出來(lái)的知識(shí)進(jìn)行整理、系統(tǒng)化、合理的分類和提供檢索工具才能方便人們自如的獲?。吭诠ぷ髦挟a(chǎn)生出來(lái)的知識(shí)我們經(jīng)常稱作“知識(shí)碎片”，大都是不系統(tǒng)、零散的，在知識(shí)的組織階段也需要做“知識(shí)碎片”的系統(tǒng)化工作。在案例中，論壇產(chǎn)生的信息和“知識(shí)碎片”到底有多少可用性，是一個(gè)值得考慮的問(wèn)題。在知識(shí)管理中心（Knowledge Management Center）的咨詢實(shí)踐中，我們的方法是：對(duì)于社區(qū)、論壇等產(chǎn)出的“碎片”需要先進(jìn)行第一步的處理，類似于BBS的精華區(qū)分類、整理，然后再經(jīng)過(guò)知識(shí)的入庫(kù)流程，加入審核、標(biāo)準(zhǔn)化的工作才能加入知識(shí)庫(kù)。知識(shí)的分類在下面會(huì)詳細(xì)的說(shuō)明。

第四步：知識(shí)的利用。知識(shí)本身沒(méi)有價(jià)值，只有被利用的知識(shí)才能發(fā)揮作用。我們經(jīng)常見(jiàn)到有許多“宏偉”的知識(shí)庫(kù)，但是從來(lái)沒(méi)有人去用。在案例中導(dǎo)致知識(shí)不能被充分利用的原因，除了知識(shí)本身是“知識(shí)碎片”外，還有一個(gè)重要的原因是這些知識(shí)根具體的業(yè)務(wù)是無(wú)關(guān)的、分離的、“兩張皮”的，要解決這個(gè)問(wèn)題需要在第二步做知識(shí)的產(chǎn)出分析的同時(shí)做知識(shí)的利用分析，從知識(shí)使用者的角度去分析他們的具體需求：為完成某個(gè)工作，需要哪些知識(shí)、這些知識(shí)該如何表達(dá)和傳遞。

第五步：知識(shí)的創(chuàng)新。創(chuàng)新并不神秘，只有創(chuàng)新才能贏得持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，而所有的業(yè)務(wù)、管理、技術(shù)創(chuàng)新第一步都是先要有知識(shí)創(chuàng)新。在知識(shí)原料的基礎(chǔ)上，根據(jù)需求做知識(shí)分析和推理，就是CEO陳嘯濬設(shè)想的“還有一些側(cè)重于分析，側(cè)重于進(jìn)一步深化整合我們資源的拓展功能”，但由于上海頂訊網(wǎng)絡(luò)的知識(shí)質(zhì)量和組織都存在問(wèn)題，這一步很難實(shí)現(xiàn)。