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電子文檔管理系統(tǒng):熱身盼上場
從中國經濟未來五到十年的發(fā)展來看,中國很多企業(yè)都將面臨著能源、資源的稀缺問題,同時人力資源、金融資源也面臨成長的上限。企業(yè)在成長和發(fā)展中,要在較好的大發(fā)展環(huán)境下突破成長的上限,顯然需要尋求新的發(fā)展資源。
潛在的“新資源”中,信息資源和知識資源是中國企業(yè)以往較少關注、管理水平較弱的方面,這些不曾開掘的資源將對未來的發(fā)展至關重要。今后幾年內,有能力管好信息資源和知識資源的企業(yè),其競爭優(yōu)勢會呈現差異化態(tài)勢,從而逐步成為整個行業(yè)競爭中的標桿,進一步增強自身的整合力度,促進產業(yè)集中,呈現強者恒強,強者通吃的形勢。
總體來說,中國企業(yè)目前對知識管理仍然存在各種各樣的理解,甚至誤區(qū)。但這一領域的先行者們已經開始著手實踐,并為眾多積極熱身的企業(yè)樹立了榜樣。
認知篇
知識管理認知尚未統(tǒng)一
中國企業(yè)對知識管理認知依然缺乏統(tǒng)一的標準,這和我們“中國知識管理標竿研究.2005”的研究結果類似。其中,將知識管理理解為“知識型的企業(yè)文化”、“學習型組織”和“創(chuàng)新管理”的比例比較高。這說明越來越多的企業(yè)知識管理的愿景是能夠塑造知識型企業(yè)文化、培養(yǎng)學習型的組織、增強企業(yè)創(chuàng)新能力和強化企業(yè)共享能力。
在對知識管理核心活動包括知識沉淀、知識共享、知識學習、知識應用、知識創(chuàng)新五環(huán)的認知上。從非常重要的層級上看,知識沉淀、知識共享、知識學習、知識應用和知識創(chuàng)新五環(huán)不管是從重要性評估還是從優(yōu)先級上都存現了鮮明的從低到高的梯度分布特征,這說明“知識創(chuàng)新”是知識管理的靈魂這個觀點的認同度很高;這一點上與我們調查中發(fā)現“知識管理理解為創(chuàng)新管理”得到廣泛認同相符。
同時,我們也分析了對知識管理持不同理解的企業(yè)對于知識管理活動的認知,發(fā)現和我們總體分析的結果類似,在非常重要的層次上,“知識創(chuàng)新”仍然處于核心地位。
但從重要性層次上看,無論是從重要性評估還是從優(yōu)先級上看,知識共享、知識學習、知識應用得到了更多的認同,這也反映了廣大企業(yè)的理性,認為“知識創(chuàng)新”并不是一蹴而就的事情,需要從知識沉淀、共享、學習、應用做起,最終達到“知識創(chuàng)新”。
雖然知識管理概念五花八門,但是這并沒有影響人們對知識管理的關注,綜合2005年和2006年的調查結果總體可以看出知識管理理念得到越來越廣泛的認同,2006年的調查結果顯示出比2005年,有增長的趨勢。
在知識管理的關注和投入方面,有59%(54%,2005年)的機構表示“關注和投入”在增加;有22%(25%,2005年)的機構表示“關注和投入沒有變化”;有8%(8%,2005年)的機構表示“關注和投入在減少”。
就知識管理的關注度來說,10%(11%,2005年)的機構表示知識管理“在業(yè)務中被自如應用”,36%(24%,2005年)的機構表示知識管理“是熱點,得到戰(zhàn)略關注”;29%(32%,2005年)的機構表示知識管理“是熱點,但沒有處于戰(zhàn)略高度”;20%(28%,2005年)的機構表示知識管理“沒有得到太多關注”;而“從來沒有開展知識管理活動”的比例只為5%(5%,2005年)。“在業(yè)務中被自如應用”的公司有:IBM、北京賽迪等。而“是熱點,得到戰(zhàn)略關注的公司”則有:清華同方、金碟軟件、中石油天然氣集團等。
知識資產意識上升至戰(zhàn)略層面
經過2005年和2006年的調查可以發(fā)現“知識資產”的戰(zhàn)略地位得以顯現,同時可以 預期知識的戰(zhàn)略地位會越來越重要。
有63%(50%,2005年)的機構“將知識作為企業(yè)的戰(zhàn)略資產”,有20%(30%,2005年)表示還沒有“將知識作為企業(yè)的戰(zhàn)略資產”。
大多數被調查者認為由于“缺乏知識管理而對企業(yè)的商業(yè)機會和經營效果受到損害”;只有很少人表示反對。
知識管理對于機構戰(zhàn)略目標和績效的影響度正在增加。認為知識管理對于機構當前戰(zhàn)略目標和影響度“較高”和“非常高”的已有40%(38%,2005年)和9%(6%,2005年);而認為知識管理對于機構未來戰(zhàn)略目標和績效影響度“較高”和“非常高”的則上升到49%(53%,2005年)和16%(2005年為13%)。
實踐分析篇
知識管理實踐剛剛起步
總體來看,中國企業(yè)實踐知識管理還處于起步階段,遠不成熟。在知識管理建設方面,處于“萌芽和啟動狀態(tài)”的占39%(36%,2005年),有19%(12%,2005年)的機構已經著手“戰(zhàn)略制訂和規(guī)劃”,有13%(14%)的機構正在“設計并開始知識管理活動、建設知識管理系統(tǒng)”,進入“知識管理推廣和支持”和“知識管理制度化”的機構共占6%。尚有19%(28%,2005年)的機構在知識管理方面“暫時沒有計劃”。
“將知識管理制度化”的公司有:IBM、AMT、施耐德電器低壓天津有限公司等。“知識管理推廣和支持”的公司有:中興通訊、聯(lián)想集團、中國石油化工股份有限分公司海南石油分公司等。
實踐動機著眼于員工效率
在知識管理建設動機方面,對于“提高干部員工能力”、“加速創(chuàng)新”、“增強溝通和協(xié)作”、“沉淀知識,降低風險”和“提高質量”這四個方面的認同度最高。
從知識管理實踐所取得的效果來看,主要體現在“提高員工技能和知識”、“提高員工工作效率和生產率”、“改善知識沉淀和儲存”、“幫助避免作重復工作”以及“協(xié)作機制和流程改進”等方面。表示取得明顯的財務收益的有23.48%(18%,2005年);但是,也有11.46%(14%,2005年)的機構表示其知識管理實踐沒有取得明顯的收益。
從動機和效果來看,發(fā)現了驚人的統(tǒng)一性:知識管理的主要動機和效果并不首要體現上利潤價值上,而更多的主要體現在“人力資本”能力和效率提升上。
因此,對知識管理收益評估將是一個難點,如何找到有效的評價指標?又如何比較準確的測量?這也是一個重要的研究方向。不論對于研究機構或準備著手進行知識管理的企業(yè)來說都具備相當的探討價值。
IT助知識管理落地
從知識管理所關注的“知識”對象來看,認為“制度、流程和規(guī)范”以及“專業(yè)、管理領域干部員工經驗”更重要的比例相對較高,有近80%認為這兩者是企業(yè)重要的核心知識,而這正體現了現在企業(yè)主要關注于內部顯性和內部隱性知識的管理。
從這種統(tǒng)計來看,未來的知識管理建設將呈現出明顯的兩個趨勢:一是知識管理將越來越和機構的流程管理相結合;二是知識管理思想會越來越多的融入企業(yè)人力資源管理的實踐中去。
在過去2-3年的機構知識管理的相關IT實踐中,“行政辦公管理“和“知識文檔管理”的比例最高,這說明過去IT落地上主要體現在內部顯性知識和辦公流程的落地上。這和我們上面的分析還是一致的。而在將來知識管理的IT落地將存現各種各樣的方式,但是我們可以預期針對隱性知識能力提升的應用會更廣泛一些,例如電子化學習、知識社區(qū)和專家網絡等。
融入業(yè)務流程勢在必行
知識管理和業(yè)務流程的融合儼然成為一種趨勢,在哪些業(yè)務需要融合,那些業(yè)務需要優(yōu)先融合?這個問題上,我們發(fā)現針對“市場和客戶分析”、“新產品開發(fā)管理”、“市場和銷售管理”、“人力資源管理”、“信息管理”和“戰(zhàn)略管理”等這些業(yè)務流程的需求比較突出。
在業(yè)務融合上,我們可以看到基于市場的分析和管理、產品創(chuàng)新、人力提升和信息管理上知識管理將得到廣泛的應用。
挑戰(zhàn):亟待明確發(fā)展戰(zhàn)略
相對于已經有76%的機構具備明確的戰(zhàn)略規(guī)劃而言,只有49.36%的機構表示具有了明確的知識管理戰(zhàn)略規(guī)劃。
86%的機構認為有必要制訂知識管理戰(zhàn)略規(guī)劃,但在由誰制訂知識管理戰(zhàn)略規(guī)劃方面,不同的機構有不同的選擇,知識管理實施主體的不明確也導致實施難度的增加。
在知識管理實施的難點中,“缺乏高層的理解和推動”是最大的難點。而“沒有融入業(yè)務流程”和“知識管理優(yōu)先級不夠”也是知識管理實施的主要障礙 。
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