武漢大學公文處理辦法

第一章  總  則

第一條  為推進我校公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，進一步提高公文處理工作質量和效率，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和教育部公文處理的有關規(guī)定，結合我校實際，制定本辦法。

第二條  公文是黨政機關實施領導、履行職責、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。學校各級領導干部、辦事機構和公文處理人員，必須重視和認真做好公文處理工作，使之更好地為學校的改革和發(fā)展服務。

第三條  公文處理的主要任務是：公文的起草、審核、簽發(fā)、印制、核發(fā)；公文的辦理和傳遞；公文的立卷與歸檔；公文的管理等。

第四條  黨委辦公室和校長辦公室是學校公文處理的管理機構，主管以學校黨委、行政和校長名義制發(fā)的各類公文并負責指導全校各單位的公文處理工作。各職能部門（直屬單位）和學院（系）均應配備專人從事公文處理工作。公文處理人員應當忠于職守、廉潔正派，具備相關專業(yè)知識。

第五條  公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條  除涉密文件外，學校的公文處理工作一般通過OA系統(tǒng)進行。

第二章  公文種類

第七條  學校公文種類包括：

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷各單位不適當?shù)臎Q定事項。

（三）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（四）通知。適用于發(fā)布規(guī)章，任免和聘用干部，傳達上級機關的指示，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，發(fā)布要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項。

（五）通報。適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神和告知重要情況。

（六）報告。適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

（七）請示。適用于向上級單位請求指示、批準。

（八）批復。適用于答復下級單位請示事項。

 （九）函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項等。

（十）紀要。適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

第三章  公文格式

第八條  武漢大學各類公文格式均按照《黨政機關公文格式》（中華人民共和國國家標準GB/T 9704—2012）執(zhí)行。

第九條  公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注 “絕密”、 “機密”、 “秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”。

（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

    （五）發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和發(fā)文順序號組成。機關代字一般由兩個層次組成，第一個層次是發(fā)文機關代字，第二個層次是發(fā)文機關主辦公文的部門代字。

（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

（七）標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。

（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關簡稱。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文內容。公文首頁必須顯示正文。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應當另面編排，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之前，與公文正文一起裝訂。

（十六）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其它機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。

（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。

第十條  公文用紙采用國際標準A4型（210mm×297mm），文字自左至右橫寫，在左側裝訂。

第四章   行文規(guī)則

第十一條  行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十二條  學校各單位的行文關系，根據(jù)各自隸屬關系和職權范圍確定。

    （一）黨委辦公室和校長辦公室根據(jù)授權可以向各職能部門（直屬單位）、各分黨委（黨總支）和各學院（系）行文。學校其它二級單位不能制發(fā)文件式公文。

    （二）中共武漢大學紀律檢查委員會、中共武漢大學委員會保密委員會按照工作職責可以向各職能部門（直屬單位）、各分黨委（黨總支）和各學院（系）行文。武漢大學工會委員會和共青團武漢大學委員會根據(jù)各自所屬群團組織內的有關規(guī)定行文。

 （三）各職能部門（直屬單位）在各自職權范圍內，可以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項，就日常具體工作安排等向各學院（系）、直屬單位的辦公室發(fā)布通知。根據(jù)學校黨委和行政的工作部署安排，可以黨委辦公室或校長辦公室名義轉發(fā)、轉批公文。因特殊情況確需向學校各單位正式行文的，應當報經(jīng)學校黨委或行政批準，并在文中注明經(jīng)學校黨委或行政同意。

     第十三條  校內請示和報告應當遵循以下規(guī)則：

（一）學校各單位不得以本單位名義越級向學校主管單位行文。

（二）“請示”應當一事一文，原則上只寫一個主送單位，不得多頭主送，如需同時送多個單位，應當用抄送形式。

（三）屬于學校有關職能部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送相關職能部門處理，不必向學校請示。學校各職能部門對職權范圍內的事情，要認真研究，盡職盡責地解決，不得推諉、拖延。確需學校解決的問題，職能部門要事先提出具體意見。除領導直接交辦的事項外，“請示”一般不直接送領導個人。

（四）不得在“報告”中夾帶請示事項。

（五）職能部門轉呈院（系）或相關單位的請示報告應先提出擬辦意見，不得原文轉報。

第五章  發(fā)文辦理

第十四條  發(fā)文辦理的主要程序包括：起草、審核、簽發(fā)、印制、核發(fā)等。

第十五條  公文起草應當做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。

（四）文種正確，格式規(guī)范。應當使用國家法定計量單位；公文中的數(shù)字，除部分結構、層次序數(shù)和作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

（五）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（六）公文涉及其它單位職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關單位意見，力求達成一致。

（七）所擬公文，如系上級機關或有關單位來文要求辦理的事項，應將來文附后，以便審核。

（八）各單位應加強對公文起草工作的重視，不斷提高公文起草水平。各單位負責人應當熟悉公文起草各項要求，必須主動參與重要公文起草并認真審稿后報黨委辦公室或校長辦公室發(fā)文。

第十六條  各辦文單位要認真填寫公文撰制單，由單位主要負責人審核并簽署意見后，視公文內容分別提交黨委辦公室或校長辦公室審核。凡以各職能部門名義制發(fā)的公文，由各部門參照本辦法處理，重要工作應請示分管校領導。要求以學校黨委或行政名義發(fā)文或批轉本單位公文時，應擬出文稿和批語稿。向校外單位行文應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

第十七條  公文的內容涉及到幾個部門的，以主辦部門為主撰文，相關部門會簽。會簽意見應當明確具體。

第十八條  公文審核應當注意以下幾點：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

（二）內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及有關部門職權范圍內的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

（五）黨委辦公室或校長辦公室經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

第十九條  凡以學校黨委、行政或校長名義制發(fā)的公文，業(yè)務性的專項問題，由主管該項工作的校領導簽發(fā)；綜合性的、重大的問題或以學校黨委或行政名義制發(fā)的上行文由學校主要領導簽發(fā)。屬于日常工作例行性的問題可由黨委辦公室、校長辦公室負責人根據(jù)授權簽發(fā)。

第六章  校外來文辦理

第二十條  校外來文辦理的程序：

（一）簽收。校外來文由黨委辦公室或校長辦公室公文處理人員簽收，并注明簽收時間。

（二）登記、送呈。非密件由黨委辦公室或校長辦公室上傳辦公系統(tǒng)，填寫“公文處理單”、提出擬辦意見，呈校領導批示或轉有關部門辦理，需兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。密件按照保密規(guī)定辦理。

（三）傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要，黨委辦公室或校長辦公室將公文轉送傳閱對象閱知或者辦理。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延傳。

（四）承辦、督辦。公文承辦單位和個人應按照領導批示和公文要求認真、及時辦理。黨委辦公室或校長辦公室要及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

第七章  公文立卷歸檔

第二十一條  各單位應當及時對產(chǎn)生和辦理完畢的公文進行紙質和電子同步歸檔。歸檔范圍具體參照《武漢大學部門文件材料立卷歸檔范圍和保管期限表》（詳見武漢大學檔案館網(wǎng)站“業(yè)務指導”欄目）。

（一）關于校外來文歸檔。校外來文的歸檔范圍為閱辦件，由公文主（承）辦單位從OA系統(tǒng)打印公文處理單并加蓋公章，與紙質文件原件一并歸檔。公文原件由黨委辦公室和校長辦公室分發(fā)給存檔單位。

（二）關于學校發(fā)文歸檔。以學校黨委、行政或校長名義發(fā)布的校內電子公文，由公文制發(fā)單位打印出公文處理單并加蓋本單位公章后，與發(fā)文原件、有修改痕跡的定稿一并歸檔。已發(fā)文件由黨委辦公室和校長辦公室加蓋公章后提供給公文制發(fā)單位。

（三）關于校內請示報告歸檔。由公文存檔單位打印公文處理單、公文原文及附件并加蓋公章后歸檔。

（四）其他需歸檔的校內公文，由公文形成單位打印出紙質文件并加蓋本單位公章后，與公文撰制單、有修改痕跡的定稿一并歸檔。

第八章  公文管理

第二十二條  學校各單位應當建立健全公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

第二十三條  公文的印發(fā)傳達范圍應當按照發(fā)文部門的要求執(zhí)行。需要變更的，應當經(jīng)發(fā)文部門批準。

第二十四條  涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件單位機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

第二十五條  復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規(guī)定并經(jīng)保密委員會辦公室批準。絕密公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經(jīng)發(fā)文機關或者上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應帶加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

第二十六條  公文的撤銷和廢止，由發(fā)文單位、上級機關根據(jù)職權范圍和有關法律規(guī)定決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第二十七條  不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第二十八條  單位合并時，全部公文應當隨之合并管理；單位撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門。工作人員離崗離職時，所在單位應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第九章   附則

第二十九條  本辦法由黨委辦公室和校長辦公室負責解釋。

第三十條  本辦法自2013年1月1日起施行。

武漢大學公文版頭發(fā)文字號實施辦法

為加強我校公文的規(guī)范化管理，正確使用和處理各類公文，現(xiàn)對公文版頭和發(fā)文字號作如下規(guī)定：

     一、各類公文版頭及適用范圍

（一）文件格式版頭

1.《中共武漢大學委員會》和《武漢大學》版頭用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問，向上級機關請求指示、批準。

2．《中共武漢大學委員會文件》和《武漢大學文件》版頭用于貫徹黨的路線、方針、政策，轉發(fā)上級機關的文件，頒布學校重要規(guī)章制度，公布學校發(fā)展規(guī)劃、年度工作要點和總結，公布機構設置或調整、人事任免、獎懲等重大事項，通知重要事項，批復下級機關的請示。

3.《中共武漢大學委員會辦公室文件》、《武漢大學校長辦公室文件》用于武漢大學黨委辦公室、校長辦公室根據(jù)授權，傳達黨委和行政的決議或決定，答復下級機關的請示，轉發(fā)上級機關的文件，批轉下級機關的請示、報告，發(fā)布有關事項，向上級機關報告、請示工作。

4.《中共武漢大學紀委文件》、《中共武漢大學保密委員會文件》、《武漢大學工會委員會文件》、《共青團武漢大學委員會文件》分別用于紀委、保密委、工會和團委制發(fā)公文。

（二）函件格式版頭

4.《中共武漢大學委員會》和《武漢大學》用于中共武漢大學委員會和武漢大學根據(jù)需要以函的形式制發(fā)公文。

5.《中共武漢大學委員會××（部門全稱）》和《武漢大學××（部門全稱）》用于學校機關各部、處、室向上級機關報告、請示工作，在職權范圍內發(fā)布通知，相互之間聯(lián)系工作。

6.《武漢大學××學院（系）》、《武漢大學××（直屬單位全稱）》用于學院（系）、直屬單位制發(fā)函、內部通知等公文。

（三）紀要格式版頭

7.《中共武漢大學委員會常務委員會紀要》和《中共武漢大學委員會紀要》用于記載和傳達相應黨委會議情況和議定事項。

8．《武漢大學校長辦公會議紀要》和《武漢大學專題會議紀要》用于記載和傳達相應行政會議情況和議定事項。

二、發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和發(fā)文序號組成。機關代字一般由兩個層次組成，第一個層次是發(fā)文機關代字，第二個層次是發(fā)文機關主辦文件的部門的代字。

（一）以學校黨委、行政和校長名義發(fā)文使用武大黨字、武大字或如下機關代字：

黨委組織部（黨校）………………………………武大組字

黨委宣傳部主辦……………………………………武大宣字

黨委統(tǒng)戰(zhàn)部主辦……………………………………武大統(tǒng)字

黨委學生工作部主辦………………………………武大學字

黨委研究生工作部主辦……………………………武大研字

離退休工作處主辦………………………………武大離退字

發(fā)展規(guī)劃與學科建設辦公室主辦…………………武大發(fā)字

教務部主辦…………………………………………武大教字

研究生院主辦………………………………………武大研字

科學技術發(fā)展研究院主辦………………………武大科理字

人文社會科學研究院主辦………………………武大科文字

人事部主辦…………………………………………武大人字

財務部主辦…………………………………………武大財字

國際交流部主辦……………………………………武大外字

港澳臺辦主辦…………………………………武大港澳臺字

招生就業(yè)工作處主辦……………………………武大招畢字

監(jiān)察部主辦…………………………………………武大監(jiān)字

審計處主辦…………………………………………武大審字

實驗室與設備管理處主辦…………………………武大設字

采購與招投標管理中心主辦……………………武大采購字

基建管理部主辦……………………………………武大基字

保衛(wèi)部主辦…………………………………………武大保字

后勤保障部主辦……………………………………武大后字

高新技術產(chǎn)業(yè)發(fā)展部主辦…………………………武大產(chǎn)字

繼續(xù)教育學院主辦………………………………武大繼教字

圖書館主辦…………………………………………武大圖字

檔案館主辦…………………………………………武大檔字

網(wǎng)絡中心主辦………………………………………武大信字

體育部主辦………………………………………武大體衛(wèi)字

人民武裝部主辦…………………………………武大人武字

留學生教育學院主辦……………………………武大留教字

出版社主辦………………………………………武大出版字

后勤服務集團主辦…………………………………武大后字

（二）根據(jù)學校授權，以黨委辦公室和校長辦公室名義發(fā)文使用武大黨辦字和武大校辦字。

（三）學校其他發(fā)文機關使用的文件字號

中共武漢大學紀律檢查委員會…………………武大紀檢字

中共武漢大學委員會保密委員會…………………武大密字

武漢大學工會委員會………………………………武大工字

共青團武漢大學委員會……………………………武大團字

（四）部門函件字號

部門名義的公文一般采用函件形式，使用字號如下：

黨委組織部（黨校）………………………………武大組函

黨委宣傳部…………………………………………武大宣函

黨委統(tǒng)戰(zhàn)部…………………………………………武大統(tǒng)函

黨委學生工作部…………………………………武大學工函

黨委研究生工作部………………………………武大研工函

離退休工作處……………………………………武大離退函

工會…………………………………………………武大工函

團委…………………………………………………武大團函

發(fā)展規(guī)劃與學科建設辦公室………………………武大發(fā)函

教務部………………………………………………武大教函

研究生院……………………………………………武大研函

科學技術發(fā)展研究院……………………………武大科理函

人文社會科學研究院……………………………武大科文函

人事部………………………………………………武大人函

財務部………………………………………………武大財函

國際交流部…………………………………………武大外函

港澳臺辦………………………………………武大港澳臺函

招生就業(yè)工作處…………………………………武大招畢函

監(jiān)察部………………………………………………武大監(jiān)函

審計處………………………………………………武大審函

實驗室與設備管理處………………………………武大設函

采購與招投標管理中心…………………………武大采購函

基建管理部…………………………………………武大基函

保衛(wèi)部………………………………………………武大保函

后勤保障部…………………………………………武大后函

高新技術產(chǎn)業(yè)發(fā)展部………………………………武大產(chǎn)函

繼續(xù)教育學院……………………………………武大繼教函

后勤服務集團……………………………………武大后勤函

（五）學院（系）、直屬單位的公文一般采取函件形式，編為“武大”加單位的代表字，如法學院編為武大法函，繼續(xù)教育學院編為武大繼教函。如有單位代表字相同的，應加以區(qū)別，如外國語言文學學院應編為武大外院函，與國際交流部加以區(qū)別；電氣工程學院和電子信息學院應分別編為武大電氣函和武大電信函，進行區(qū)別。