杭州市行政機關公文格式及式樣

杭州市人民政府辦公廳關于印發(fā)

《杭州市行政機關公文格式及式樣》的通知

杭政辦〔2012〕6號

各區(qū)、縣（市）人民政府，市政府各部門、各直屬單位：

《杭州市行政機關公文格式及式樣》已經市政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照實施。

杭州市人民政府辦公廳

2012年10月11日

杭州市行政機關公文格式及式樣

　　為保證市政府文件的統(tǒng)一、莊重、嚴肅、整潔，按照《黨政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704-2012）和《浙江省行政機關公文格式及式樣》要求，結合我市實際，特制定本標準。

　　本標準適用于杭州市各級行政機關制發(fā)的公文。其他機關和單位的公文可以參照執(zhí)行。

　　一、規(guī)范性引用文件

　　凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本標準。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。

　　GB/T 148  印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

　　GB 3100  國際單位制及其應用

　　GB 3101  有關量、單位和符號的一般原則

　　GB 3102（所有部分）  量和單位

　　GB/T 15834  標點符號用法

　　GB/T 15835  出版物上數(shù)字用法

　　二、術語和定義

　　下列術語和定義適用于本標準。

　?。ㄒ唬┳?/span>  word。

　　標示公文中橫向距離的長度單位。一字指一個漢字寬度的距離。

　?。ǘ┬?/span>  line。

　　標示公文中縱向距離的長度單位。一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。

　　三、公文用紙主要技術指標

　　公文用紙一般使用紙張定量為60 g/m2-80 g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80％-90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5-9.5。

　　四、公文用紙幅面尺寸及版面要求

　　（一）幅面尺寸。

　　公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm。

　?。ǘ┌婷?。

　　1.頁邊與版心尺寸。

　　公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。

　　2.字體和字號。

　　如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。

　　3.行數(shù)和字數(shù)。

　　一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。

　　4．文字的顏色。

　　如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

　　五、印制裝訂要求

　?。ㄒ唬┲瓢嬉?。

　　版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1 mm。

　?。ǘ┯∷⒁?。

　　雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應當達到色譜所標BL100%，紅色油墨應當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

　?。ㄈ┭b訂要求。

　　公文應當左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90º，無毛茬或缺損。

　　騎馬訂或平訂的公文應當：

　　1.訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；

　　2.無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；

　　3.騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm。

　　包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。

　　六、市政府公文格式各要素編排規(guī)則

　　市政府通用文件包括杭政、杭政辦字號文件。版心內的公文格式各要素包括版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

　　頁碼位于版心外。

　?。ㄒ唬┌骖^。

　　版頭包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線等。

　　1.份號。如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

　　2.密級和保密期限。如需標注密級，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；如需同時標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，密級和保密期限之間用“★”隔開，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。

　　3.緊急程度。如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

　　4.發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，均為小標宋體字，套紅印刷，字號應不大于上級機關的發(fā)文機關標志字號。

　　聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。

　　5.發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和發(fā)文順序號組成，在發(fā)文機關標志下空二行、居中排布。發(fā)文字號中，年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。

　　上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

　　6.簽發(fā)人。上行文需標注簽發(fā)人，由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

　　如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊?！昂灠l(fā)人”三個字與第一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

　　7.版頭中的分隔線。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色分隔線。

　?。ǘ┲黧w。

　　主體包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期和印章、附注、附件等。

　　1.標題。一般用2號小標宋體字、在紅色分隔線下空二行位置、分一行或多行居中排布；回行時，做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

　　轉發(fā)或印發(fā)文件時，被轉發(fā)或印發(fā)的文件標題用2號書宋體字頂行居中排布。其中，被轉發(fā)的文件在標題下一行、用3號楷體字、加括號標注擬制機關名稱和成文日期，居中排布。

　　2.主送機關。標題下空一行位置編排，居左頂格，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文，應當將主送機關名稱移至版記；主送機關不在首頁出現(xiàn)的，編排在版記中抄送機關之上。

　　市政府普發(fā)文件，其主送機關一律為“各區(qū)、縣（市）人民政府，市政府各部門、各直屬單位”；發(fā)至部分單位的文件，其主送機關一律為“市政府有關部門、有關直屬單位”、“各有關區(qū)、縣（市）人民政府，市各有關單位”，但應附列具體分發(fā)名單；發(fā)至個別單位的，其主送機關應為具體單位全稱或規(guī)范化簡稱。

　　3.正文。公文首頁必須顯示正文。一般編排在主送機關名稱下一行，每自然段左空二字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。文中結構層次序數(shù)依次可用“一”、 “（一）”、“1”、“（1）”標注；一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標注。

　　4.附件說明。如有附件，在正文下空一行、左空二字標注“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.××××××”），序數(shù)應對齊；附件名稱較長需回行時，與上一個附件名稱的首字對齊；附件名稱后不加標點符號。

　　5.發(fā)文機關署名、成文日期和印章。

　　成文日期一般右空四字標注，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

　　（1）加蓋印章的公文。

　　單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

　　聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

　　印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

　?。?span>2）不加蓋印章的公文。

　　單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。

　　聯(lián)合行文時，應當先標注主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。

　?。?span>3）加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

　　單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字標注成文日期。

　　聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。

　　當文件排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，采取調整行距、字距的辦法處理，使印章與正文同處一面，不得用標注“此頁無正文”的辦法處理。

　　6.附注。如有附注，加圓括號在成文日期下一行、居左空二字編排。

　　請示類公文應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

　　7．附件。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?span>3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

　　如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

　?。ㄈ┌嬗?。

　　版記包括版記中的分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等。版記置于文件最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。

　　1.版記中的分隔線。

　　版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

　　2.抄送機關。如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱；抄送機關之間不同系統(tǒng)或不同層次的單位用逗號隔開，同一系統(tǒng)或同一層次內的單位用頓號隔開，回行時與冒號后的首字對齊；最后一個抄送機關后標句號。

　　如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

　　市政府文件的抄送機關按照黨、政、軍、群的順序排列；人大、政協(xié)機關，法院、檢察院機關另起一行排列；如抄送各民主黨派，再另起一行排列。如抄送上級機關，應排在最前面。

　　市政府普發(fā)文件抄送機關的排列格式為：

　　“市委各部門，市紀委，杭州警備區(qū)，市各群眾團體。

　　市人大常委會辦公廳，市政協(xié)辦公廳，市法院，市檢察院。

　　市各民主黨派。”

　　3.印發(fā)機關和印發(fā)日期。一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)時間右空一字。印發(fā)時間一般為發(fā)文登記的日期，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

　　版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。

　　七、頁碼

　　一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

　　八、公文中的橫排表格

　　A4紙型表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

　　文件如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不貼在文件最后一頁（封四）上。

　　九、公文中計量單位、標點符號和數(shù)字的用法

　　公文中計量單位的用法應當符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），標點符號的用法應當符合GB/T 15834，數(shù)字用法應當符合GB/T 15835。

　　十、市政府其他字號文件格式

　?。ㄒ唬┦姓?。用于發(fā)布市政府行政規(guī)章，由市長簽署。版頭的發(fā)文機關標志“杭州市人民政府令”，用小標宋字體居中排布，套紅印刷，上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣下空二行，用3號黑體字居中標注令號。令號下空二行標注正文。正文下空二行右空四字加蓋市長簽名章，套紅印刷。簽名章左空二字標注“市長”，以簽名章為準上下居中排布，在簽名章下空一行右空四字標注成文日期。版記中分送機關標注方法同抄送機關。市政府令中，章名可用3號小標宋體字，節(jié)名可用3號楷體字，居中排布，前后行距適當擴大；條名用黑體字標注。

　　（二）用于上行文的杭政字號文件。在發(fā)文機關標志下空二行、居左前空一字標注發(fā)文字號，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行；居右后空一字標注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。

　　發(fā)文字號及簽發(fā)人之下4mm處印一條與版心等寬的紅色分隔線。

　?。ㄈ┖颊?、杭政辦函字號文件。主要用于復函、商洽工作，答復請示事項，向市人大及其常委會提請審議事項，印發(fā)或轉發(fā)文件，下發(fā)事務性通知等。

　　版頭用紅色小標宋體字標注“杭州市人民政府”或“杭州市人民政府辦公廳”，居中排布，上邊緣距上頁邊的距離為30mm。聯(lián)合行文時，使用主辦機關標志。

　　發(fā)文機關名稱下4mm處為一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），兩線長均為170mm，居中排布。

　　如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

　　發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

　　標題居中標注，與其上最后一個要素相距二行。

　　第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

　　版記不標注印發(fā)機關和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。

　　首頁不標注頁碼。

　　市政府向市人大及其常委會提交的議案，使用市長簽名章。

　　（四）杭政辦通報字號文件。主要用于印發(fā)市政府領導的講話，以及其他有重要參考價值的文件資料等。版頭用小標宋體字標注“杭政辦通報”，居中排布，套紅印刷，上邊緣距版心上邊緣為14mm，下邊緣下空一行用二號黑體字居中標注期號。期號下空一行、居左前空一字標注“杭州市人民政府辦公廳”，居右后空一字標注成文日期。領導講話日期用阿拉伯數(shù)字、加圓括號標注于標題之下、用3號楷體字居中排布?！昂颊k通報”不加蓋印章。主送機關、抄送機關同普發(fā)文件范圍，按主送、抄送順序標注于版記中。

　?。ㄎ澹┖颊勺痔栁募?。用于市政府管理干部的職務任免。發(fā)文機關標志分兩行居中排布，其中“杭州市人民政府”用小標宋體字，“干部任免通知”用美黑體字，均套紅印刷。發(fā)文機關標志下空二行、居中標注發(fā)文字號。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色分隔線。主送機關、抄送機關按發(fā)、抄順序標注于版記中。

　?。┦姓諘h紀要、市長辦公會議紀要和杭府紀要字號文件。發(fā)文機關標志分兩行居中排布，其中“杭州市人民政府”用小標宋體字，其余部分用美黑體字，均套紅印刷。發(fā)文機關標志上邊緣距版心上邊緣為14mm。發(fā)文機關標志下空一行、居中標注發(fā)文字號。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色分隔線。

　　市政府常務會議紀要和市長辦公會議紀要不寫標題，在版頭中的分隔線下空一行排印正文。專題會議紀要在標題下一行、用阿拉伯數(shù)字、3號楷體、居中、加圓括號標注成文日期。

　　標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”字，后標全角冒號，冒號后標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，標注方法同出席人員名單。

　　會議紀要不加蓋印章。主送機關、抄送機關按發(fā)、抄順序標注于版記中。

　　紀要格式可以根據實際制定。

　　十一、式樣

　　A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；聯(lián)合行文公文首頁版式1見圖3；聯(lián)合行文公文首頁版式2見圖4；命令（令）格式首頁版式見圖5；信函格式首頁版式見圖6；公文末頁版式見圖7；聯(lián)合行文公文末頁版式1見圖8；聯(lián)合行文公文末頁版式2見圖9；附件說明頁版式見圖10；帶附件公文末頁版式見圖11；命令（令）格式末頁版式見圖12。

　　十二、附則

　　前發(fā)《關于印發(fā)〈杭州市人民政府文件格式細則〉的通知》（杭政辦〔2001〕21號）、《關于印發(fā)〈杭州市人民政府文件格式規(guī)范〉的通知》（杭政辦發(fā)〔1998〕186號）同時廢止。

　　各地各部門可結合各自工作實際，參照本通知，制定本機關公文格式規(guī)范。

   (版式圖略)