河北省統(tǒng)計(jì)局文件管理程序

　　一、目的

　　為了加強(qiáng)本局質(zhì)量管理體系文件管理，確保體系文件的適宜性和充分性，制定本程序。

　　二、適用范圍

　　適用于本局質(zhì)量管理體系文件的管理。

　　三、職責(zé)

　?。ㄒ唬┚珠L(zhǎng)負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系重要文件的批準(zhǔn)。

　?。ǘ┓止芨本珠L(zhǎng)負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)分管范圍內(nèi)的質(zhì)量管理體系文件；根據(jù)局長(zhǎng)授權(quán)簽發(fā)有關(guān)文件。

　　（三）局標(biāo)辦負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的評(píng)審、修訂、組織實(shí)施與日常監(jiān)督；負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)相關(guān)的質(zhì)量管理體系文件。

　?。ㄋ模└鲉挝回?fù)責(zé)本單位相關(guān)的程序文件、行政公文、規(guī)章制度、操作規(guī)程等體系文件的起草和日常管理。

　　四、工作程序

　?。ㄒ唬┵|(zhì)量管理體系文件包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、相關(guān)程序文件、管理制度、公文等。

　?。ǘ┪募臉?biāo)識(shí)

　　本局以公文形式發(fā)出的文件，按行政公文管理的相關(guān)規(guī)定予以編號(hào)標(biāo)識(shí)和管理。

　　外來(lái)文件的標(biāo)識(shí)采用原文件編號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

　　對(duì)已作廢但可能作為資料查閱的文件，應(yīng)視不同情況明確做出“作廢”標(biāo)識(shí)。

　　（三）文件的編制審批和發(fā)布

　　質(zhì)量手冊(cè)、年度質(zhì)量目標(biāo)和其他綜合性質(zhì)量管理體系文件由局標(biāo)辦組織相關(guān)單位編寫(xiě)。

　　質(zhì)量管理體系重要文件（如質(zhì)量方針、質(zhì)量手冊(cè)、局質(zhì)量目標(biāo)等）由局長(zhǎng)批準(zhǔn)發(fā)布。

　　程序文件由分管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布。

　　各處室內(nèi)部使用的工作制度由處室主要負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。

　　各種業(yè)務(wù)公文按行政公文管理的相關(guān)規(guī)定，由相關(guān)單位組織起草、征求意見(jiàn)、修改，報(bào)主管局長(zhǎng)審定、簽發(fā)，重要公文由局長(zhǎng)審定簽發(fā)。

　　文件起草單位依據(jù)政府信息公開(kāi)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合文件內(nèi)容，提出“主動(dòng)公開(kāi)”、“依申請(qǐng)公開(kāi)”或“不予公開(kāi)”的建議，隨文件一同報(bào)批。

　?。ㄋ模┪募陌l(fā)放

　　質(zhì)量手冊(cè)、年度質(zhì)量目標(biāo)和質(zhì)量管理體系綜合性文件由局標(biāo)辦在全局范圍內(nèi)統(tǒng)一發(fā)放；業(yè)務(wù)公文由各相關(guān)單位根據(jù)確定的發(fā)放范圍和數(shù)量統(tǒng)一發(fā)放。

　　局政務(wù)公文依據(jù)省行政機(jī)關(guān)公文管理相關(guān)規(guī)定和《河北省統(tǒng)計(jì)局公文處理工作辦法（暫行）》規(guī)定執(zhí)行，辦公室負(fù)責(zé)保存《發(fā)文記錄》、《收文記錄》。

　?。ㄎ澹┪募墓芾?

　　涉密文件按保密文件管理相關(guān)規(guī)定和《河北省統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)保密工作暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　文件領(lǐng)用單位/人收到文件后，應(yīng)對(duì)領(lǐng)用的文件加以妥善使用和保管，分類存放于干燥、通風(fēng)、安全的地方，防止污損、遺失。

　　文件因破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，使用者應(yīng)向發(fā)文單位申請(qǐng)辦理文件更換手續(xù)，交回破損文件，換發(fā)新文件。

　　發(fā)生文件遺失時(shí)，由遺失人向發(fā)文單位申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。

　?。┩鈦?lái)文件的使用及整理

　　局辦公室負(fù)責(zé)國(guó)家、省、市及相關(guān)單位的文件、材料的接收、批辦及管理。

　　局機(jī)關(guān)各單位在日常工作過(guò)程中應(yīng)注意識(shí)別和收集與業(yè)務(wù)相關(guān)的國(guó)家法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件的最新版本，及時(shí)反饋到辦公室及相關(guān)使用單位，以及時(shí)更新。

　　（七）文件的評(píng)審

　　各文件使用單位和人員在文件使用過(guò)程中，注意其適用性和有效性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)以書(shū)面或口頭形式與文件起草單位進(jìn)行溝通，需要更改時(shí)按照本程序“四（八）”款的要求進(jìn)行更改。

　?。ò耍┪募母?

　　文件需要更改時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)說(shuō)明更改原因及更改內(nèi)容，由原審批單位/人進(jìn)行審批。當(dāng)原審批人不在職時(shí)，由接替其職位人員審批。

　?。ň牛┪募淖鲝U及銷毀

　　文件作廢時(shí)，由發(fā)文單位提出申請(qǐng)，經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以廢止。需要時(shí)，由發(fā)文單位逐一收回。

　　作廢文件銷毀由發(fā)文單位填寫(xiě)《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)審批后由局辦公室按規(guī)定處理。

　　有參考作用的作廢文件，由相關(guān)單位提出留用申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由發(fā)文單位在文件上加蓋“作廢留用”章后，方可留用并妥善保管。

　　（十）保密及檔案管理

　　執(zhí)行中央、省以及局保密及檔案管理的相關(guān)規(guī)定。

　　五、依據(jù)文件

　　1.黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例

　　2.河北省統(tǒng)計(jì)局公文處理工作辦法（暫行）

　　3.河北省統(tǒng)計(jì)局關(guān)于改進(jìn)文件制發(fā)工作的規(guī)定

　　4.河北省統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)保密工作暫行規(guī)定

　　5.中華人民共和國(guó)檔案法

　　6.河北省統(tǒng)計(jì)局文件材料歸檔范圍及文書(shū)檔案保管期限表

　　7.河北省統(tǒng)計(jì)局檔案資料借閱制度

　　8.河北省統(tǒng)計(jì)局音像檔案管理辦法

　　9.河北省統(tǒng)計(jì)局檔案庫(kù)房管理制度

　　10.河北省統(tǒng)計(jì)局印章管理暫行規(guī)定

　　11.記錄管理程序

　　六、記錄

　　1.河北省統(tǒng)計(jì)局收文簿

　　2.河北省統(tǒng)計(jì)局發(fā)文簿

　　3.河北省統(tǒng)計(jì)局收文呈辦箋

　　4.河北省統(tǒng)計(jì)局發(fā)文呈辦箋

　　5.河北省統(tǒng)計(jì)局內(nèi)部請(qǐng)示（報(bào)告）

　　6.河北省統(tǒng)計(jì)局機(jī)要文件辦理卡片

　　7.河北省統(tǒng)計(jì)局文件會(huì)簽單

　　8.情況報(bào)告

　　七、附件

　　文件管理流程圖及相關(guān)記錄