政協(xié)常德市委員會機關(guān)文件收發(fā)管理工作規(guī)范

第一章　　總則

　　第一條　　為使機關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定和工作需要，特制定本規(guī)范。

　　第二條　　辦公室文件收發(fā)、管理工作在秘書長的領(lǐng)導(dǎo)下進行，由秘書科承擔，各專委會和辦公室科室配合。

　　第三條　　辦公室秘書科確定專職人員負責文件收發(fā)、管理工作。

　　第四條　　辦公室設(shè)立專門用于收發(fā)和保管文件的機要室。機要室必須安裝鐵門，配備存放文件的鐵質(zhì)保險柜。

　　第五條　　在文件收發(fā)、管理工作中，必須嚴格執(zhí)行《國家保密法》及相關(guān)法律、法規(guī)。

第二章　　收文處理

　　第六條　　簽收。外單位送交市政協(xié)和市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)的公文，統(tǒng)一由辦公室秘書科負責簽收。非緊急、特殊情況，不得直接送交市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)處理。簽收公文要認真檢查包裝是否完整，核對投遞單上寫的收文單位和編號與文件袋上的收文單位和編號是否一致，逐件清點，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取處理措施。

　　第七條　　登記。秘書科對當日收進的公文要及時逐件進行分類、登記。登記應(yīng)將公文標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、密級、份數(shù)、收文日期及傳遞辦理情況逐項填寫清楚。急件隨到隨登記，立即分辦送閱。收文登記本應(yīng)視同機要件保存。

　　第八條　　分送。秘書科對當日收到的公文登記后，送辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦意見。

　　第九條　　擬辦。辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容，提出公文辦理意見。需提出辦理意見的文件主要是：（1）上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要貫徹落實的文件；（2）本機關(guān)所屬部門主送本機關(guān)的請示件；（3）平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件。有些重要或機密性較強的文件雖不需辦理，也要提出閱讀分發(fā)意見。

　　做好擬辦工作，要認真研究來文的內(nèi)容和發(fā)文機關(guān)的要求，周密考慮適宜的處理方案。擬辦意見應(yīng)簡明扼要。

　　第十條　　傳閱。需主席、副主席、秘書長閱批的公文及信件，由秘書科及時送交主席、副主席、秘書長閱批，領(lǐng)導(dǎo)閱批后，秘書科及時取回辦理。只供閱讀的文件，一般先送主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)，再送其他領(lǐng)導(dǎo)。對需要辦理的文件，則先送主管領(lǐng)導(dǎo)，再送主要領(lǐng)導(dǎo)和其他領(lǐng)導(dǎo)。特殊情況下，也可按實際需要調(diào)整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對象之間不橫傳。收回閱文夾時，要檢查閱文對象是否簽字，清點送閱的文件是否齊全。對領(lǐng)導(dǎo)閱文時作的批示，要及時落實或交辦。

　　第十一條　　批辦。政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)、秘書長對公文進行批示，提出辦理意見。辦理意見應(yīng)當簡明，并指明承辦部門或承辦人，緊急公文應(yīng)注明辦理時限。

　　第十二條　　承辦。凡需要市政協(xié)貫徹執(zhí)行的公文，由辦公室或?qū)Ｎ瘯修k。

　　（一）承辦公文應(yīng)按照即來即辦的原則，正確區(qū)分輕重緩急有序辦理，不得延誤、推諉。辦理結(jié)果要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報反饋。

　?。ǘπ枰D(zhuǎn)發(fā)貫徹執(zhí)行的公文，辦公室要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示草擬轉(zhuǎn)發(fā)文件，并按照發(fā)文程序?qū)徟?span>
　?。ㄈχ恍枰獣詢?nèi)容、了解情況的，在公文處理單上簽名即可。

　?。ㄋ模┕某修k完畢，承辦人要在公文處理單上注明承辦結(jié)果、承辦人和完成時間。

　　第十三條　　催辦。辦公室秘書科對領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理的公文，應(yīng)當及時催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。對逾期未辦的公文，要查明情況和責任。

　　需要催辦的公文主要有以下幾類：一是需要答復(fù)的上級機關(guān)對市政協(xié)的公文；二是向政協(xié)聯(lián)系工作、商洽事務(wù)的公文；三是各區(qū)縣（市）向市政協(xié)的請示、報告類公文；四是市政協(xié)轉(zhuǎn)交辦理，需要對方回復(fù)的公文。

　　第十四條　　立卷。公文辦結(jié)后應(yīng)及時將公文底稿、文印件和有關(guān)材料整理立卷。

　　第十五條　　歸檔。公文歸檔應(yīng)根據(jù)公文的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關(guān)的主要工作情況，并便于保管、查找和利用。歸檔文件應(yīng)設(shè)立兩套案卷，及時移交檔案室。

第三章　　發(fā)文處理

　　第十六條　　對以辦公室名義制發(fā)的文件，要認真做好登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。

　　第十七條　　登記。秘書科要設(shè)立專門的發(fā)文登記本，對已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文稿進行登記。登記的項目有：發(fā)文字號、文件標題、秘密等級、分發(fā)范圍、印刷份數(shù)、送印日期。登記前，應(yīng)仔細檢查領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的手續(xù)是否完備，文件版式格式標注的項目有無遺漏和差錯，附件是否齊全，辦文程序是否正確。

　　第十八條　　送印。對擬印的文件作好登記后，文件起草單位要及時送文印室，付印時要履行文稿交接手續(xù)。文稿的校對工作，由文件起草單位負責。

　　第十九條　　施印。除會議紀要和有特定版頭的普發(fā)性文件外，其他文件都應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章。文件施印必須壓蓋文件署名和成文日期，印痕平正。

　　第二十條　　傳遞。文件的傳遞可根據(jù)不同情況，分別采用內(nèi)送和外投的方式。發(fā)辦公室領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部單位的文件，一般采用內(nèi)送方式；受文單位較遠的采用外投方式，一般通過郵政部門投遞到受文單位，也可由文件起草單位派專車、專人直接送達。

　　第二十一條　　歸檔。文件發(fā)出后，文件管理人員應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時收集整理，定期歸檔。

第四章　　文件管理

　　第二十二條　　文件的閱讀傳達。文件的閱讀傳達應(yīng)嚴格按發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行。如需擴大閱讀傳達范圍，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。

　　第二十三條　　文件的復(fù)制。因工作需要翻印或復(fù)制上級機關(guān)發(fā)給的文件，須經(jīng)文件制發(fā)機關(guān)同意。經(jīng)批準同意翻印或復(fù)制的文件，翻印件和復(fù)制件上要標明翻印、復(fù)制機關(guān)的名稱。翻印、復(fù)印的文件按正式文件一樣管理，不得任意擴大閱讀范圍。

　　第二十四條　　文件的匯編。匯編上級機關(guān)的秘密以上文件需向上級機關(guān)寫出書面請示，并附上匯編文件的目錄，經(jīng)發(fā)文機關(guān)批復(fù)授權(quán)后方可匯編。經(jīng)批準匯編的文件，匯編本應(yīng)按編入文件的最高密級標注密級，并按機要文件進行管理。匯編文件只發(fā)組織，不發(fā)個人。

　　第二十五條　　文件的清退、銷毀。文件管理人員每年要對上年度的文件進行清理，要按要求清退并寫出書面報告。對上交、歸檔以后余留的文件，要進行登記整理，經(jīng)有關(guān)負責人批準后，到保密部門指定的地方銷毀。