益陽市政協(xié)機關(guān)公文處理暫行規(guī)定

益陽市政協(xié)機關(guān)公文處理暫行規(guī)定、保密、檔案管理、印鑒管理、打字室、機關(guān)值班工作制度

益陽市政協(xié)機關(guān)公文處理暫行規(guī)定

為了適應(yīng)政協(xié)機關(guān)辦理公文的需要，使機關(guān)公文處理更加規(guī)范化、制度化、程序化，參照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，結(jié)合政協(xié)機關(guān)公文處理實際，制定本規(guī)定。

一、規(guī)范政協(xié)公文的種類

（一）政協(xié)益陽市委員會黨組文件：

益協(xié)黨：用于以黨組名義行文的重大事項。

（二）政協(xié)益陽市委員會文件：

1、益協(xié)發(fā)：用于以市政協(xié)委員會名義行文的，具有全局性、長期性、政策性的事項。包括黨和國家方針、政策的傳達、市政協(xié)重要決定、決議的發(fā)布等。

2、益協(xié)干：用于市政協(xié)常務(wù)委員會或主席會議通過的機關(guān)人事任免事項。

3、益協(xié)函：用于以市政協(xié)委員會名義向不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向省政協(xié)請求的批準事項。

4、建議案：就全市經(jīng)濟社會發(fā)展中一些重大問題開展政治協(xié)商、調(diào)研視察、民主評議后，經(jīng)過常委會議或主席全議協(xié)商討論，審議立案的，以政協(xié)組織的名義和正式文件的形式，向本級中共黨委、人大或政府提出的重要意見和建議。

5、參閱件：用于以市政協(xié)委員會名義就某些重要問題向市級領(lǐng)導報告工作、反映情況的文件。

（三）政協(xié)益陽市委員會辦公室文件：

1、益協(xié)辦：用于以辦公室名義起草的向政協(xié)湖南省委員會辦公廳、中共益陽市委、益陽市人民政府等上一級單位的一種規(guī)范性行文。比如請示、報告等。

2、益協(xié)辦發(fā)：用于以辦公室名義起草的對各專委會、各縣(市)區(qū)政協(xié)組織、市直部門部署工作、開展政協(xié)活動、傳達會議精神的一種規(guī)范性行文，比如通知、通報等。

3、益協(xié)辦函：用于以辦公室名義同不相隸屬的部門、單位接洽工作，處理某些事務(wù)性、臨時性、零碎性事項等的一種行文。

4、益協(xié)辦干：用于市政協(xié)機關(guān)內(nèi)部人事任免事項的一種行文。

5、益協(xié)辦通：用于市政協(xié)機關(guān)內(nèi)部開展活動、召開會議等的一種行文，比如會議通知、情況通報等。

6、政協(xié)信息：用于以辦公室名義起草的就經(jīng)濟社會發(fā)展中的某一熱點問題，特別是民生民計問題，及時向黨委、政府提出改進和促進發(fā)展的意見建議。

7、社情民意。是政協(xié)各參加單位、各專門委員會、政協(xié)委員、各民主黨派和工商聯(lián)成員及無黨派人士、特邀信息員，圍繞國家大政方針，政治、經(jīng)濟、文化和社會生活中的重要問題，以及人民群眾普遍關(guān)心的問題，通過社情民意?？瑘笏褪≌f(xié)、市委、市政府領(lǐng)導及有關(guān)部門負責同志。

8、政協(xié)會議紀要：用于記載和傳達會議情況和議定事項，主要有市政協(xié)常務(wù)委員會議、主席會議、主席辦公會議、秘書長聯(lián)席會議、秘書長辦公會議等形成的會議決議、意見或事項。

（四）政協(xié)益陽市委員會機關(guān)黨委文件：

益協(xié)機黨：用于市政協(xié)機關(guān)黨委對所屬支部布置工作任務(wù)以及向市直機關(guān)工委的請示和報告等的一種行文。

二、嚴格按照行文規(guī)則辦理公文

（一）政協(xié)機關(guān)各部門草擬或代擬的向中共益陽市委、市政府的請示或報告，須經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導或?qū)Ｎ瘯魅螌徍?，報秘書長簽發(fā)，然后以政協(xié)辦公室名義發(fā)出。各部門對外聯(lián)系工作，凡能通過協(xié)商或其它方式解決的問題，不行文。

（二）以政協(xié)常委會議、主席會議或以各專委會名義提出的建議、意見以及建議案、會議紀要或辦公室文件送達有關(guān)部門。

（三）以市政協(xié)名義召開的會議或組織活動，不論辦公室還是專委會承辦，均以辦公室名義發(fā)出通知。

（四）以各專委會的名義召開會議、組織活動或聯(lián)系工作，以專委會名義進行。

（五）“請示”應(yīng)當一文一事，只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)以抄送形式，但不得抄送下級機關(guān)。

（六）“報告”中不得夾帶“請示”事項。

（七）政協(xié)機關(guān)各部門以辦公室名義對上級和外單位的行文，在呈請秘書長審批后，由辦公室秘書科統(tǒng)一格式和編號后發(fā)出。

 三、嚴格執(zhí)行公文的起草、審批、簽發(fā)和制發(fā)的有關(guān)規(guī)定

(一)公文起草。辦公室公文的撰擬根據(jù)工作需要，由辦公室和各專委會負責。草擬公文應(yīng)注意的事項有：

1、必須遵守中國人民政治協(xié)商章程，符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定；

2、必須符合市政協(xié)及其委、室的職責、職能范圍；

3、必須符合公文統(tǒng)一的格式和規(guī)范，語言樸實，文字簡潔，標點符號正確，言簡意賅。

（1）文內(nèi)數(shù)字除作為詞的組成部分等特殊情況外，一般用阿拉伯數(shù)字表示；

（2）計量單位一律用公制單位名稱；

（3）需作引用，一般用全稱表示。確需使用簡稱，則在全稱后用括號注明，如：(以下簡標：)；

（4）文件的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。

4、草擬修改和簽批公文，應(yīng)使用鋼筆、簽字筆或毛筆；不得使用純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆、鉛筆等不耐久的工具和材料書寫，不得在文稿裝訂線之外書寫。

(二)公文審批。辦公室起草的各種公文，由分管領(lǐng)導負責審核。各專委會代擬的公文，由專委會主任負責審核。審批要求：公文內(nèi)容是否符合中國人民政治協(xié)商章程及國家的法律、法規(guī)和方針政策，是否與有關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)；公文格式、使用文種是否規(guī)范；內(nèi)容結(jié)構(gòu)、語言文字、標點符號是否恰當、準確。

(三)公文簽發(fā)。經(jīng)審核完畢的文稿須送秘書長審閱簽發(fā)或呈主席、副主席簽發(fā)。

1、以市政協(xié)委員會發(fā)出的公文和市政協(xié)《常委會議紀要》《主席會議紀要》經(jīng)秘書長審閱后，由主席或主席委托的副主席簽發(fā)。

2、市政協(xié)黨組文件由書記委托的黨組成員審閱后，由黨組書記簽發(fā)。

3、以辦公室名義發(fā)出的公文，經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導審核后，由秘書長簽發(fā)。

4、以各專委會名義發(fā)出的公文，由該專委會主任簽發(fā)。

（四）公文制發(fā)。

1、施印。辦公室秘書科負責打印簽發(fā)編號的公文。公文打印前，由秘書科送辦公室分管秘書科工作的副秘書長審核把關(guān)，檢查是否符合公文格式和行文規(guī)則，否則不予簽字。

2、校對。堅持“草擬者總把關(guān)”的原則，公文要經(jīng)文稿起草人和核稿人作最后校對。

3、印裝。裝訂格式要嚴格遵循規(guī)范，裝訂線在左側(cè)1．5厘米左右，上下距離要勻稱，兩頁以上的文件應(yīng)訂兩個訂書釘，保持文件四邊整齊和文面清潔，杜絕多頁或漏頁現(xiàn)象。

4、分發(fā)。秘書科發(fā)文人員根據(jù)《益陽市政協(xié)及其辦公室公文發(fā)送范圍》及標明的抄送單位進行分發(fā)。

5、送達。秘書科要將文件及時送至各有關(guān)單位，并做好登記工作，以備查考，認真做好文件發(fā)送中的保管工作，嚴防文件遺失。根據(jù)政協(xié)的特殊情況，市政協(xié)常務(wù)委員會建議案、主席會議建議案均由提案委員會送達、登記、督辦、追蹤和反饋有關(guān)情況。

四、切實加強外來文電的辦理和歸檔

1、凡中央、省下發(fā)的有關(guān)文件，市委、人大、政府有關(guān)文件，各縣區(qū)、各部門上呈文件及兄弟省、州、市平行函件均由秘書科指定人員統(tǒng)一簽收、登記、加貼文件處理單后，由分管副秘書長提出擬辦意見，送秘書長閱示。根據(jù)秘書長或分管副秘書長批辦意見，需呈送有關(guān)領(lǐng)導批示的，由承辦科室直接傳送，并負責按領(lǐng)導批示意見轉(zhuǎn)辦、催辦、落實、查辦。需幾個科室承辦的綜合性文件，由主辦科室負責擬辦。需領(lǐng)導共同傳閱的文件，由秘書科負責辦理。

2、文件按規(guī)定范圍分發(fā)傳閱。規(guī)定傳達到全體干部、職工的，由辦公室及時組織傳達。傳閱重要文件采取“輪輻式”方式，即由秘書科工作人員將文件送給閱文者，閱文者閱后又送回給秘書科工作人員，再由秘書科工作人員另轉(zhuǎn)給其他閱文者，不直接轉(zhuǎn)閱。閱讀機要文件和重要文件應(yīng)隨到隨傳，領(lǐng)導同志閱后不得橫傳，閱文中如遇急事無法繼續(xù)閱文，應(yīng)將文件先退回秘書科工作人員。

3、主席、副主席、秘書長批辦的文件和交辦的事情，秘書科應(yīng)及時傳遞，承辦單位要抓緊辦理，不得延誤，需要向有關(guān)部門答復的問題，交承辦單位答復，并把辦理情況和結(jié)果及時向交辦領(lǐng)導報告。

4、借閱、查閱文件(檔案)，要按保密有關(guān)規(guī)定進行。查閱文件均應(yīng)在檔案室內(nèi)進行，借閱文件要在兩周內(nèi)歸還。查(閱）文件(檔案)過程中，要愛護文件（檔案），不得涂寫、勾圈、拆散、破損、撕毀等。閱(辦)、查(借)文件(檔案)，不得自行復印，拍照和摘抄。如因工作確實需要，須經(jīng)秘書長、副秘書長或辦公室領(lǐng)導批準，“三密”文件（對國家絕密級、機密級、秘密級三種密級文件的簡稱）按規(guī)定不得翻印。復印件、照片、摘抄件使用完畢，按保密規(guī)定不能自行保管、處理的，須統(tǒng)一交檔案室集中保管或處理。

5、離退休干部閱讀文件按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，閱讀文件的地點在值班室閱文。

6、在閱(辦)、查(借)文件(檔案)過程中，要遵守保密紀律，嚴禁發(fā)生失、泄密事故，對違紀者要追究責任，并按有關(guān)紀律處理。

保密工作制度

為確保黨和國家的秘密安全，根據(jù)《保密法》和有關(guān)保密規(guī)章，特制定本制度。

一、保守黨和國家秘密，是國家機關(guān)工作人員應(yīng)盡的職責，全體工作人員必須做到：

（一）不泄露黨和國家秘密。

（二）不在無保密保障的通信設(shè)備（包括有線、無線電話）和辦公自動化設(shè)備傳輸、存儲黨和國家的秘密公文、資料和信息等（以下統(tǒng)稱秘密公文）。

（三）不在非保密筆記本上記錄黨和國家秘密事項，不準攜帶秘密公文出入公共場所。特殊情況確需攜帶的，應(yīng)指定專人嚴格保管。

（四）不在家屬、親友、熟人和其他無關(guān)人員面前談?wù)擖h和國家秘密，不在私人通信及公開發(fā)表的文章、著述中涉及黨和國家秘密。

（五）出國訪問、考察需要攜帶秘密公文時，應(yīng)嚴格執(zhí)行國家保密局和海關(guān)總署制定的秘密公文出境規(guī)定。

（六）不擅自復制和摘抄秘密公文。

二、秘密公文收發(fā)、印制、傳遞、閱辦、清退、歸檔、利用必須嚴格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。

（一）不在辦公室以外或無保密保障場所閱辦秘密公文和辦理其它國家秘密事項。閱辦完畢的秘密公文應(yīng)及時清退歸檔，離開辦公室時，應(yīng)將未閱辦完的秘密公文放入文件柜內(nèi)。

（二）不準擅自擴大秘密公文的閱讀和使用范圍。

（三）復?。ㄖ疲┟孛芄谋仨毥?jīng)辦公室分管領(lǐng)導同志批準，并嚴格履行登記制度?！敖^密”公文、密碼電報一律不得復印。

（四）嚴格執(zhí)行密電密傳，嚴禁密電明傳和原文轉(zhuǎn)發(fā)密碼電報。

（五）傳輸、投遞機要公文，必須由專人辦理，需要使用車輛時，需指派專車。

（六）所有秘密公文包括譽印件的廢業(yè)、廢版和過版紙，都要妥善保管。需銷毀時，必須堅持登記簽名，并到指定地點監(jiān)銷。

三、辦公室的計算機信息系統(tǒng)不得直接或間接地與國際互聯(lián)網(wǎng)或其它公共信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)，涉及國家秘密的計算機信息系統(tǒng)必須實行物理隔離。連接國際互聯(lián)網(wǎng)的單臺計算機系統(tǒng)，必須嚴格保密紀律，不得利用該系統(tǒng)存儲、處理和專遞國家秘密信息。

四、市政協(xié)召開的各類會議、凡涉及國家機密的，有關(guān)人員要嚴格保密，不得向外傳播。會議形成的秘密公文要嚴格登記分發(fā)。會議結(jié)束后，需要收回的公文，在傳達辦理完畢后，要及時交秘書科保管。

五、領(lǐng)導同志生病住院或在家休養(yǎng)期間，確需閱辦的秘密公文，由秘書科派專人送閱。閱辦完畢要及時退回秘書科。

六、調(diào)離本機關(guān)的領(lǐng)導同志和其他工作人員，必須履行公文清退手續(xù)。

七、發(fā)生失泄密事件后，應(yīng)及時報告并采取補救措施，對隱瞞不報和造成后果的，要追究有關(guān)人員的責任，并視情況給予必要的黨紀政紀處分。

八、對保密工作成績突出或為維護黨和國家秘密安全作出貢獻的人員，給予表彰和獎勵。

檔案管理制度

為了加強檔案管理，確保檔案的絕對安全和保密，能夠有效地保護和長遠利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》，特制定本制度。

一、檔案管理人員要增強保密觀念，樹立高度的責任心，嚴格按照法規(guī)和制度辦事。

二、檔案室由專門管理人員負責，其他人員不得隨便進入，更不得自行索取檔案；查閱檔案要嚴格履行登記審批制度。檔案一律不準外借。

三、科學管理檔案，定期檢查，采取措施，做到“九防”，即防煙火、防潮濕、防霉?jié)a、防日照、防灰塵、防鼠害、防蟲害、防水災、防盜竊；管理人員要做到人離門鎖，確保檔案的絕對安全。

四、檔案存放要科學化、合理化，不同保管期限的檔案要分別存放，有明顯的標記，并要分別編制卷宗目錄，以便查閱和利用。

五、接收檔案要有移交清單，履行簽字手續(xù)，進行嚴格的審查、核對，凡不合格的卷宗一律不予接收。

六、管理人員變動交接手續(xù)時，對檔案資料進行核對和登記，并嚴格履行手續(xù)，歸檔備查。

七、發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)意外情況，應(yīng)立即采取有效措施，并及時向主管領(lǐng)導匯報，防止事故的蔓延。

八、檔案的移送和銷毀按檔案管理部門有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

印鑒管理制度

一、印鑒必須保管在鐵質(zhì)保險柜中，不得擅自帶出，確因工作需要外出攜帶印鑒，必須經(jīng)分管副主席或秘書長批準，并要履行手續(xù)。

二、印鑒由專人保管，不得私自委托他人代管，特殊情況下由分管領(lǐng)導指定臨時代管人員，并要建立印鑒保管登記冊，履行登記和接交手續(xù)。

三、印鑒管理人員要講政治，堅持原則，遵守組織紀律，恪盡職守。

四、印鑒啟用要履行嚴格的審批程序：

１、委員會印章（包括鋼?。┑膯⒂?，要經(jīng)主席、副主席或秘書長審批；

２、政協(xié)辦公室印章的啟用，屬一般性公務(wù)信函、證明等性質(zhì)的，由辦公室主任或分管副秘書長審批；屬人事、財務(wù)和代表辦公室承諾或確認某項較重大事件的，由秘書長審批；屬應(yīng)由會議研究后辦理的事項，按會議決議辦理；

３、行文啟用印章按文書處理規(guī)定辦理；

４、除二聯(lián)信函外，所有信函要進行登記，分清保管人員的責任；

五、印鑒使用必須規(guī)范，加蓋印章要端正、清晰。確因公務(wù)外出需攜帶蓋有印章的空白信，必須經(jīng)秘書長審批，并嚴格履行登記手續(xù)。用后要詳細報告用途，剩余空白信要及時交回、銷號。

六、停用或作廢、啟用印鑒要按規(guī)定行文通知。

七、廢舊印鑒存檔和銷毀，要嚴格按照規(guī)定，或者上繳頒發(fā)單位切角封存，或移交市檔案館，或自行銷毀。移交、銷毀廢舊印鑒，必須經(jīng)主管領(lǐng)導批準，登記造冊、履行手續(xù)或現(xiàn)場監(jiān)銷。

打字室工作制度

市政協(xié)打字室，是在秘書科領(lǐng)導下為機關(guān)工作服務(wù)的部門，為了使打字工作有章可循并達到優(yōu)化服務(wù)的目的，特制定本制度：

１、打印、復印本會的文件（含通知），要根據(jù)文件內(nèi)容，按照《機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，分別由秘書長或分管副秘書長審核、簽字、批準后交由秘書科統(tǒng)一安排打印、復印。

２、凡需打印的文件材料要填寫文件打印單，必須由秘書科科長簽核，并根據(jù)輕重緩急程度，提出時限要求，交打印工作人員打印。未經(jīng)秘書科審核安排的打印件，打印室工作人員有權(quán)拒絕打印或復印。

３、文件承辦單位和承辦人負責文件打印的校對工作，并負責幫助打印件的裝訂工作。

４、打印和復印人員要有高度的保密觀念，要按照《保密法》和有關(guān)保密規(guī)定辦事。

５、對發(fā)來的“秘密”級文件（包括定有密級的刊物、資料等），如需要打印或復印，一定要報請發(fā)文單位或有關(guān)領(lǐng)導同志批準簽字后方可打印或復印。

６、屬于“絕密”級文件和有關(guān)發(fā)文部門明文規(guī)定不準翻印的文件，一律不予打印或復印。

７、內(nèi)容反動、淫穢和封建迷信的讀物及其它違禁品，嚴禁打印或復印。

８、個人私件，一般不予打印或復印。如因工作需要，需經(jīng)主管領(lǐng)導同意。

９、打印、復印人員要對打印和復印文件的質(zhì)量負責，要做到字跡清晰、干凈、墨色均勻，裝訂整齊，準確無誤。

１０、打印或復印要建立登記接轉(zhuǎn)制度，原則上每半年檢查匯總一次。

１１、打印、復印人員要愛護機械設(shè)備，注意節(jié)約油墨、紙張等，對所使用的設(shè)備必須經(jīng)常擦洗、維護并及時修配，以保證機械正常使用，不誤工作。

機關(guān)值班制度

為了加強機關(guān)夜間和節(jié)假日值班工作，實行干部值班，秘書長和辦公室領(lǐng)導班子成員帶班制度。

一、值班人員的主要職責

１、接聽電話；

２、接待來訪人員；

３、負責機關(guān)內(nèi)部的安全；

４、處理上級機關(guān)和領(lǐng)導交辦的事宜；

５、處理在值班期間發(fā)生的緊急事務(wù)。如遇重大問題，應(yīng)及時向帶班領(lǐng)導請示匯報；

６、認真填寫值班記錄。

二、值班人員必須堅守崗位，認真履行職責，按時交接班。

三、機關(guān)值班平時由秘書科負責安排。節(jié)假日值班另行排班。秘書長帶班平時每人一周，節(jié)假日期間每人一天。

四、值班不補休，給予一定數(shù)額誤餐補貼。補貼金額由秘書科造冊，主管領(lǐng)導審批，行政科按照有關(guān)規(guī)定發(fā)給。法定節(jié)假日值班（春節(jié)、元旦、國慶、五一）按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

五、值班人員不到崗，除扣除值班人的值班補貼外，在脫崗期間發(fā)生的問題，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

六、值班班次起止時間：平時值班按照作息時間，保證機關(guān)下班后值班室不離人。節(jié)假日值班時間為當日上午八時至翌日上午八時。