合同風(fēng)險(xiǎn)排首位，企業(yè)該如何應(yīng)對(duì)-泛普軟件

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主    題：十大法律風(fēng)險(xiǎn),合同風(fēng)險(xiǎn)排首位所揭示的問(wèn)題

標(biāo)    題：合同風(fēng)險(xiǎn)排首位 企業(yè)該如何應(yīng)對(duì)-友為軟件

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友為合同管理系統(tǒng)提供合同報(bào)警機(jī)制
  資金預(yù)警：根據(jù)合同應(yīng)收/應(yīng)付計(jì)劃情況等方面進(jìn)行提前預(yù)警
  進(jìn)度預(yù)警：明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對(duì)比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解合同動(dòng)態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作；
  合同預(yù)警：系統(tǒng)自動(dòng)掃描并對(duì)所有快到期的結(jié)款、審批、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策；
  資質(zhì)到期提醒：對(duì)客戶及供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行到期提醒

      調(diào)查顯示，企業(yè)的十大法律風(fēng)險(xiǎn)首位是合同風(fēng)險(xiǎn)，其次是安全事故風(fēng)險(xiǎn)，環(huán)境保護(hù)風(fēng)險(xiǎn)排在最后。如今對(duì)于企業(yè)，合同風(fēng)險(xiǎn)排行第一，對(duì)該調(diào)查結(jié)果，我們又有何啟示呢?企業(yè)法務(wù)部人員應(yīng)該進(jìn)行全面審查，要及時(shí)了解和跟蹤合同的履行情況，改善合同管理信息不暢通。一份由專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行的百家大型企業(yè)問(wèn)卷調(diào)查顯示,企業(yè)面臨的十大法律風(fēng)險(xiǎn),依次是合同法律風(fēng)險(xiǎn)、安全事故風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)營(yíng)銷風(fēng)險(xiǎn)、海外投資風(fēng)險(xiǎn)、重組并購(gòu)上市等資本運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)、糾紛訴訟風(fēng)險(xiǎn)、人力資源風(fēng)險(xiǎn)、稅收風(fēng)險(xiǎn)、環(huán)境保護(hù)風(fēng)險(xiǎn)。

該調(diào)查是由中國(guó)政法大學(xué)中國(guó)企業(yè)法務(wù)管理研究中心和貝克·麥堅(jiān)時(shí)國(guó)際律師事務(wù)所合作開(kāi)展的。

友為合同管理系統(tǒng)

     友為合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個(gè)全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。這使得企業(yè)中相關(guān)責(zé)任人員能夠即時(shí)查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來(lái)的麻煩。
     友為合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢到期合同庫(kù)中全部合同的信息與條款，并能夠?qū)⒑贤凑疹悇e和部門進(jìn)行歸類，進(jìn)而在全局視野下進(jìn)行分析，風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)趨勢(shì)并找出潛在風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤(rùn)的新機(jī)遇。把企業(yè)法律部門從紙質(zhì)合同檢索等瑣碎的任務(wù)中解放出來(lái)，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當(dāng)中去。

海外投資風(fēng)險(xiǎn)加大

這份問(wèn)卷調(diào)查共涉及國(guó)企81家,民企外企19家。其中,進(jìn)入中國(guó)500強(qiáng)的有43家,有69家企業(yè)有境外業(yè)務(wù)。

對(duì)上述調(diào)查結(jié)果,中國(guó)政法大學(xué)中國(guó)企業(yè)法務(wù)管理研究中心主任、中國(guó)法律風(fēng)險(xiǎn)管理網(wǎng)總編葉小忠評(píng)價(jià)說(shuō),“市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,企業(yè)的一切行為都是圍繞合同來(lái)展開(kāi),合同風(fēng)險(xiǎn)自然居于首要地位。”

而隨著近年來(lái)企業(yè)生產(chǎn)安全事故的頻繁發(fā)生,對(duì)企業(yè)造成的不良影響也日益嚴(yán)重,安全事故風(fēng)險(xiǎn)的排名較高也不令人意外。

葉小忠說(shuō),值得注意的是,隨著近年來(lái)大批中國(guó)企業(yè)“走出去”的步伐加快,與海外投資相關(guān)的各種法律風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)上升為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的一個(gè)重要方面。

友為合同、資產(chǎn)管理解決方案

         友為針對(duì)企業(yè)的特點(diǎn)，綜合眾多公司項(xiàng)目管理實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，專門開(kāi)發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)的法務(wù)管理水平。

集團(tuán)經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展，在長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)管理中，已經(jīng)摸索并制定了一系列有效的合同管理辦法，大大規(guī)避了經(jīng)營(yíng)中的風(fēng)險(xiǎn)，但不可否認(rèn)，由于經(jīng)驗(yàn)主義作怪，特別是法律知識(shí)的缺乏，我們之中有少部分人也缺乏對(duì)合同管理重要性的認(rèn)識(shí)，有的僅憑對(duì)方的電報(bào)、電話、發(fā)貨通知單就進(jìn)行交易，給合同履行帶來(lái)隱患。

資信管理制度闕如

關(guān)于合同管理的調(diào)查結(jié)果顯示,99%的企業(yè)已經(jīng)建立了專門的合同管理制度,但只有不到一半的企業(yè)建立了資信管理制度。

“資信調(diào)查關(guān)系到合同的訂立和履行,比例不高說(shuō)明企業(yè)重視程度不夠,也反映了整個(gè)社會(huì)尚缺乏透明度和可信度較高的資信系統(tǒng)建設(shè)。”葉小忠說(shuō)。

調(diào)查還顯示,法務(wù)人員參與合同談判的比例不理想,逾六成的企業(yè)表示參與率在50%以下。對(duì)此,葉小忠分析,企業(yè)法務(wù)部門普遍人手緊張,除了少數(shù)重大項(xiàng)目等重要合同談判外,大量的常規(guī)合同談判法務(wù)人員無(wú)暇參與。葉小忠建議,合同談判內(nèi)容往往涉及的是具體的業(yè)務(wù),在企業(yè)法務(wù)人員有限的情況下,企業(yè)可以對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)人員加強(qiáng)基本的法律知識(shí)培訓(xùn),避免談判過(guò)程出現(xiàn)明顯而重大的法律缺陷或漏洞。

合同管理信息不暢

雖然大部分企業(yè)意識(shí)到合同履行階段更易導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn),但大部分企業(yè)法務(wù)部門卻不能及時(shí)了解和跟蹤合同履行的情況。

調(diào)查表明,有八成企業(yè)認(rèn)為,最大的合同風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源于合同的不當(dāng)履行或不全面履行,其余則依次是交易對(duì)象資質(zhì)資信不足、合同文本存在瑕疵和商業(yè)/交易模式不可行。

但是在履約階段,僅有16%的企業(yè)的法務(wù)人員能及時(shí)了解和跟蹤合同的履行情況。

“合同的履行基本上是由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門執(zhí)行,法務(wù)部門參與跟蹤和了解合同履行有一定難度。”葉小忠認(rèn)為,“要解決這個(gè)問(wèn)題,單靠增加法務(wù)人員數(shù)量是不行的,最重要的是建立一整套合同管理的流程,在合同履行環(huán)節(jié)要定人定崗定責(zé),在業(yè)務(wù)人員和法務(wù)人員之間建立順暢及時(shí)的信息通報(bào)制度。”

全面審查難以落實(shí)

要全面防范合同所帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn),法務(wù)部門是不是對(duì)合同進(jìn)行全面審查呢?調(diào)查顯示,有55%的企業(yè)法務(wù)部門對(duì)整個(gè)合同進(jìn)行全面審查,有43%的企業(yè)僅針對(duì)合同中涉及的法律問(wèn)題進(jìn)行審查。

調(diào)查顯示,多數(shù)企業(yè)沒(méi)有制度性要求法務(wù)人員進(jìn)行全面審查。葉小忠認(rèn)為,對(duì)法務(wù)人員來(lái)說(shuō),應(yīng)從全面審查的角度來(lái)要求自己,使法律工作更好地與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作有機(jī)地融合起來(lái)。

調(diào)查還顯示,只有一半的企業(yè)建立了合同管理信息系統(tǒng),一半企業(yè)尚未建立。在葉小忠看來(lái),這個(gè)比例并不理想,“合同管理必須有統(tǒng)一的歸口部門,否則無(wú)法有效控制風(fēng)險(xiǎn)。”

友為合同管理系統(tǒng)功能

記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息
  合同創(chuàng)建：起草人選擇對(duì)應(yīng)的合同范本，填寫(xiě)合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
  合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中；
  合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過(guò)程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動(dòng)性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰；
對(duì)合同相關(guān)支撐、附屬信息進(jìn)行管理和存檔
  客戶/供應(yīng)商：提供對(duì)客戶或供應(yīng)商的登記、分級(jí)、評(píng)價(jià)、信用記錄、審批等操作,并且可以對(duì)其資質(zhì)進(jìn)行管理；
  業(yè)務(wù)相關(guān)：包括合同的分類、編碼、參數(shù)，關(guān)聯(lián)合同等；
提供系統(tǒng)化的法務(wù)訴訟管理業(yè)務(wù)
  法律訴訟：律師信、訴訟申請(qǐng)及收款等律師業(yè)務(wù)的申請(qǐng)、審批和維護(hù)
  法務(wù)報(bào)表：提供全面的法務(wù)處理業(yè)務(wù)報(bào)表，幫助企業(yè)法務(wù)人員進(jìn)行全局把控和讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)全面了解公司法務(wù)信息
創(chuàng)建與維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)合同、流程模版
  合同模版：友為系統(tǒng)提供合同示范文本庫(kù)，支持多種業(yè)務(wù)類型（采購(gòu)、銷售、實(shí)施、服務(wù)、開(kāi)發(fā)等），支持多種合同類型（標(biāo)準(zhǔn)、框架、總分包等）
  流程模版：提供多種與合同相關(guān)的管理的業(yè)務(wù)流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用

合同審批流程設(shè)置與流轉(zhuǎn)機(jī)制
  流程設(shè)置：對(duì)合同對(duì)方、項(xiàng)目、合同、資金和發(fā)票等內(nèi)容進(jìn)行審批，支持靈活的流程定義，審批對(duì)象自動(dòng)匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
  合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見(jiàn)，幫助評(píng)審人員參考，最后打印出合同審批單；
信息統(tǒng)計(jì)與分析
  報(bào)表：從不同角度對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營(yíng)決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自定義統(tǒng)計(jì)條件，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出圖形。
  欠款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)欠款信息；收款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)收款信息；壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)壞賬信息

友為合同管理系統(tǒng)作用

  從法律顧問(wèn)到戰(zhàn)略伙伴的轉(zhuǎn)變
         使用先進(jìn)的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門能夠輕松地從合同庫(kù)中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報(bào)，直接促使法務(wù)部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢(shì)，讓其從單純的法律顧問(wèn)角色轉(zhuǎn)變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。
  降低風(fēng)險(xiǎn)并增強(qiáng)合同合規(guī)
         從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠?yàn)槠髽I(yè)消除在合同執(zhí)行過(guò)程中財(cái)務(wù)和道德方面所面臨的潛在問(wèn)題。利用合同管理系統(tǒng)中先進(jìn)的合同框架和模版，預(yù)先設(shè)立和通過(guò)審批的專業(yè)合同語(yǔ)言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。
  提高企業(yè)法律部門效率
         合同管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)合同審批流程按預(yù)先的設(shè)定進(jìn)行自動(dòng)化的管理，確保相關(guān)的法律人員彩玉的流程的決策和控制當(dāng)中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質(zhì)量大大提高。
  合同周期的可見(jiàn)性和可控性
         通過(guò)合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個(gè)環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關(guān)責(zé)任人、貨物與服務(wù)條款、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、合同金額等、并且可以對(duì)合同到期信息等進(jìn)行提醒設(shè)置，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)具有重大意義，實(shí)現(xiàn)合同的可見(jiàn)性和可控性。

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