合同管理軟件
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差旅管理系統(tǒng)在實踐中的好與壞
差旅管理是指企業(yè)利用信息技術(shù)，對差旅活動進行全過程監(jiān)控，從而達到控制差旅成本的目的。
然而傳統(tǒng)的差旅管理模式存在巨大的浪費、有著難以克服的管理漏洞，而現(xiàn)代化的差旅管理能夠為企業(yè)提供完善、快捷、方便、經(jīng)濟的差旅服務，為企業(yè)節(jié)約費用、減輕企業(yè)行政人員和財務人員的負擔，為企業(yè)管理層提供差旅管理報告以利于差旅費用的控制和提升整個企業(yè)的管理水平。
目前中國多數(shù)企業(yè)缺乏差旅管理意識，其差旅費用的報銷流程復雜而繁瑣，財務人員的工作量巨大，出差員工差旅費用控制薄弱，管理效率低下。
1．企業(yè)管理層缺乏差旅管理意識
2．針對出差費用缺乏管理控制力
3．報銷流程復雜、數(shù)據(jù)無法用于管理
4．現(xiàn)金是首要的差旅費支付模式
友為差旅費管理軟件是針對差旅費應運而生的.友為的開發(fā)人員專門針對差旅費,進行了大量的前期的調(diào)研工作,花費了大量的人力物力,而研發(fā)出來的一套差旅費管理軟件.
差旅費用是包含在預算費用之中的,因為友為這套差旅費用管理軟件不單單只包括了差旅費,還囊括了預算在內(nèi),一套完整的預算管理軟件.
友為網(wǎng)上報銷系統(tǒng)在設(shè)計與開發(fā)中，強調(diào)產(chǎn)品的靈活性、通用性和可擴展性，因此可以根據(jù)企業(yè)信息化的發(fā)展階段、需求特點，進行靈活的組合，形成適應企業(yè)不同階段特點的解決方案。
1、創(chuàng)新的管理理念：
· 以網(wǎng)上報銷（網(wǎng)絡(luò)報銷）管理為核心的工作平臺, 核心管理理念是“致力于推進企業(yè)成本最小化、費用合理化、管理規(guī)范化”提供了全面的成本管理方法與手段,幫助企業(yè)降低成本,幫助員工提高工作效率,減少重復工作,提高員滿意度,提高企業(yè)核心競爭力。
2、人性化的操作界面、準確的產(chǎn)品定位：
· B/S結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)安全，擴展性好，伸縮性強，易于維護，界面友好,易學易用，功能強大，運行速度快， 數(shù)據(jù)查詢快捷、簡便，員工可以在線或離線實現(xiàn)自助報銷、狀態(tài)查詢、預算及費用支出情況。
3、先進與成熟相結(jié)合的技術(shù)架構(gòu)：
· 采用先進的設(shè)計理念，基于.net體系架構(gòu)，結(jié)合強大的平臺擴展功能及安全機制，和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫擅長處理結(jié)構(gòu)化業(yè)務數(shù)據(jù)的特點，完美地解決了系統(tǒng)數(shù)據(jù)類型復雜、實時協(xié)作和安全控制要求高的需求。
4、靈活的流程設(shè)置：
· 改變傳統(tǒng)的手工審批操作模式，自定義企業(yè)各種流程，系統(tǒng)管理靈活配置, 贏得廣大用戶的認可。
5、強大的數(shù)據(jù)處理：
· 提供了綜合的表單內(nèi)容管理，可以靈活的自定義個性化表單模板，系統(tǒng)自動對各種數(shù)據(jù)進行計算、匯總統(tǒng)計、分攤核算、以保證數(shù)據(jù)后期容易搜索、查詢、統(tǒng)計分析，并可設(shè)置相應的權(quán)限管理。
6、實時協(xié)作，支持移動辦公：
· 員工報銷及領(lǐng)導審批不在受時間地點的約束，隨時實現(xiàn)移動辦公，系統(tǒng)在流程設(shè)置中可以選擇待辦通知、郵件提醒等多種方式，實現(xiàn)員工的實時協(xié)作、滿足不同用戶的移動辦公需要。
7、信息集成，整合信息孤島：
· 標準的對外接口，能夠與主流的OA、CRM、帳務軟件/ERP、網(wǎng)上銀行、預算編制系統(tǒng)及HR/各種LDAP目錄服務器集成，實現(xiàn)多套系統(tǒng)單次登錄。幫助您成功實現(xiàn)整合業(yè)務、駕馭變化的策略。
8、完善的安全控制機制：
· 結(jié)合底層系統(tǒng)平臺和應用層的各種權(quán)限機制，提供了完善的安全授權(quán)機制，支持職位權(quán)限授權(quán)，數(shù)據(jù)傳遞采用SSL加密算法?？蛻粽J證，全部在服務器上認證，數(shù)據(jù)本身的安全機制保護數(shù)據(jù)庫。
實施現(xiàn)代化差旅管理的建議
1．建立一套體現(xiàn)企業(yè)文化、人性化的差旅政策
企業(yè)差旅政策的制定體現(xiàn)了公司差旅費用支出的具體原則，涉及到旅行安排、付款方式、差旅開銷及支出的處理程序等。在差旅政策中應有以下條款：員工出差的審批、出差員工的職責、旅行指南、交通工具的選擇、機票和酒店預訂系統(tǒng)選擇、住宿標準、員工安全及保險條款、同行家屬費用條款、信用卡和現(xiàn)金使用條款、出差餐飲條款、電話費及出租車費條款、報銷程序條款、可以選用的差旅行程預訂系統(tǒng)、協(xié)議酒店名單、協(xié)議航空公司名單等，差旅政策條款應盡量細化以方便嵌入差旅預訂系統(tǒng)，從而保證良好的執(zhí)行效果。在制定差旅政策時還應注意以下問題：
（1）差旅政策的制定要在分析以往差旅費用的基礎(chǔ)之上。通過分析以往的差旅費支出找出規(guī)律性的出差行為，例如經(jīng)常入住的酒店、經(jīng)常乘坐的航班、經(jīng)常出差的城市，這樣可以了解到哪家航空公司可以成為指定航空公司以獲取最低機票折扣，哪個城市出差最多，哪種交通工具最方便且成本低廉，哪家酒店可以成為協(xié)議酒店以獲取最優(yōu)惠的價格。
（2）差旅政策制定要在節(jié)約成本和員工滿意度之間找到平衡。如果一味地控制成本挫傷了員工的工作熱情，影響了企業(yè)的整體形象，向外界傳遞了企業(yè)資金短缺的信息，這將給企業(yè)的經(jīng)營帶來負面影響；如果一味地迎合員工，則會使企業(yè)差旅成本大幅提升，利潤減少，最終也會影響企業(yè)的長遠發(fā)展。因此在制定差旅政策時要充分聽取企業(yè)各方人士的意見，尤其是要傾聽經(jīng)常出差員工的心聲，還要讓財務人員會同差旅經(jīng)理一同參與差旅政策的制定。例如出于節(jié)約成本考慮，企業(yè)或許規(guī)定某個職位的員工出差到車程12小時以上的地區(qū)必須坐硬臥，而當時的折扣機票可能只比火車票價貴出一至兩百元錢，坐飛機則可以快速到達。出差員工傾向坐飛機出行，那樣不僅能夠得到很好的休息，又能提高工作效率。然而財務人員則會認為成本加大了，財務效率降低。針對這一矛盾，在差旅政策中可以加上如下條款：在交通工具選擇中，飛機機票折扣如果達到一定標準，可以選擇乘機旅行。
另外，在差旅政策中還可以加上如下條款：嚴格出差審批，如果用電話或視頻以及電子郵件可以解決的業(yè)務堅決不批準出差；在出差時間確定的情況下，應提前數(shù)天預訂機票和酒店以獲得更為優(yōu)惠的折扣等，這些條款的制定不僅能夠有效節(jié)省不必要的開支，而且也不會遭致出差人員的強烈抵制。
（3）差旅政策的制定應體現(xiàn)企業(yè)文化。如果企業(yè)強調(diào)以人為本、上下級平等的企業(yè)文化，非常注重員工的感受，在出差規(guī)定上，也應該力求人人平等，高級管理人員和普通員工間的待遇不要過于懸殊；如果企業(yè)強調(diào)權(quán)本等級的企業(yè)文化，那么在差旅政策的制定上應為不同等級員工制定不同的差旅標準，以體現(xiàn)等級觀念。
（4）在差旅政策的制定上要細致入微。差旅政策中應嚴格規(guī)定可以報銷的差旅費用明細以及出差人員的職責，例如出差員工必須嚴格執(zhí)行差旅和住宿標準，必須在規(guī)定的時間內(nèi)用規(guī)定的預訂系統(tǒng)完成預訂機票和酒店，并利用信用卡支付與之相關(guān)的費用并打出消費明細，必須按照規(guī)定的流程和期限報銷差旅費用，不得報銷與公司業(yè)務無關(guān)的消費支出，不得將公務艙位轉(zhuǎn)換為經(jīng)濟艙位，從而為同行的配偶換取機票等。在差旅途中會遇到很多不確定因素，在差旅政策的制定上應列示安全旅行指南，與此同時應注明列示有關(guān)保險的條款以保障出差員工的權(quán)益。
（5）對企業(yè)員工進行差旅政策的培訓，確保差旅政策的順利實施。差旅政策作為企業(yè)的重要公共文件應放在公司網(wǎng)頁，以便員工熟悉了解。在執(zhí)行差旅政策時，要加強與員工的溝通，例如對新員工進行差旅政策的宣講，提供一個公司內(nèi)部的論壇用以討論政策的相關(guān)條款，這樣能夠增強員工對公司差旅制度的認知和理解，并自覺遵守。
2．任命差旅經(jīng)理，確定差旅經(jīng)理職責
當一家企業(yè)或者企業(yè)集團每年的差旅費用達到一定規(guī)模，任命一名專門負責企業(yè)或者企業(yè)集團差旅事務的經(jīng)理人員將是十分必要的。其工作職責應該包括：
（1）參與制定差旅政策，負責向員工宣講差旅政策。差旅經(jīng)理應配合企業(yè)差旅業(yè)務發(fā)展的需要，協(xié)同財務人員、經(jīng)常出差的員工參與制定差旅政策，提出適合企業(yè)文化和業(yè)務需求的建議；差旅政策一旦確定，差旅經(jīng)理所帶領(lǐng)的差旅管理團隊需要采用網(wǎng)上公示、進行培訓、和出差人員充分溝通等方式確保差旅相關(guān)人員了解該政策。
（2）擔當外部商旅供應商與企業(yè)內(nèi)部出差員工的中介。差旅經(jīng)理所帶領(lǐng)的團隊有義務與每位差旅者進行溝通，使他們了解安排差旅時能夠利用哪些資源；當差旅政策中列示的供應商發(fā)生改變時，差旅部門應及時將新供應商名單告知全體員工，同時定期更新和增加差旅網(wǎng)頁的信息，使出差員工及時了解差旅管理部門的工作；隨時與以下供應商簽訂合同并協(xié)調(diào)關(guān)系：差旅管理公司、航空公司、酒店、汽車租賃公司、企業(yè)信用卡提供商等。
（3）監(jiān)控差旅活動。差旅經(jīng)理需要監(jiān)控、追蹤并評估公司差旅過程的各個方面，并就差旅工作質(zhì)量進行管理和監(jiān)督，確保差旅工作的準確性和及時性；及時妥當?shù)匕才挪盥檬聞罩杏龅降奶厥馇闆r；根據(jù)差旅業(yè)務的需求，引進新的差旅服務方案并制定相應的工作計劃，以達到高效率、高標準地服務內(nèi)部差旅員工的目標；負責開發(fā)新的商旅供應商以及評估現(xiàn)有供應商，保證現(xiàn)有供應商所提供的服務能夠最大程度地滿足本企業(yè)差旅需求。
3．選擇適合企業(yè)的差旅管理公司
一家專業(yè)的差旅公司，能夠消化企業(yè)差旅管理中較為繁瑣且專業(yè)性甚強的內(nèi)部事務，而使企業(yè)將有限的精力集中于主業(yè)的開拓上。在選擇差旅管理公司時要注意以下幾點：
（1）選擇經(jīng)驗豐富、講求信譽的差旅管理公司。認真審閱差旅管理公司的“報價表”，確認其所提供服務的全部內(nèi)容和標準是否符合公司的經(jīng)營目標，是否能夠與公司的差旅政策相符合。
（2）挑選具有強大網(wǎng)絡(luò)的差旅管理公司。網(wǎng)絡(luò)強大的差旅管理公司可根據(jù)企業(yè)的各種實際要求和變化對差旅活動適時進行調(diào)整和重新做出安排，以確保企業(yè)差旅活動的順利進行。
（3）差旅管理公司應能夠在為企業(yè)開辟的專門網(wǎng)頁上提供在線預訂服務，使企業(yè)員工能夠方便地使用該系統(tǒng)進行機票和酒店以及行程的預訂。
(4)保證企業(yè)的差旅政策與差旅管理公司的系統(tǒng)相整合。例如將差旅審批、各部門差旅預算、各種人員出差住宿的標準等嵌入差旅公司的預訂系統(tǒng)。預訂系統(tǒng)通過自動辨認個人賬號和個人身份證號碼，為出差員工顯示他（她）所能夠乘坐的艙位和入住的酒店，因此出差人員只需輸入事先得到的個人賬號，輸入身份證號碼即可在網(wǎng)上申請出差，出差申請被批準后購買機票、挑選座位、預訂賓館、租車等均不需擔心會違反企業(yè)的相關(guān)規(guī)定。企業(yè)在差旅政策中可能會要求員工在預訂時選擇最低票價，那么在預訂系統(tǒng)中就會有相應的提示。
(5)差旅管理公司應能用電子郵件將旅行路線圖以及機票確認號碼發(fā)送給即將出差的員工，而員工也可利用在線預訂系統(tǒng)、打印確認函確認電子機票和酒店的預訂是否成功。
(6)差旅管理公司的預訂系統(tǒng)能夠與企業(yè)的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、企業(yè)的erp系統(tǒng)，網(wǎng)上銀行實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，從而最大程度地避免信息孤島，提高工作效率，規(guī)避風險。
（7）差旅管理公司將能提供除預訂行程以外的其他增值服務，例如提供差旅管理報告以便于企業(yè)對各種出差數(shù)據(jù)進行分析、協(xié)同企業(yè)差旅經(jīng)理分析現(xiàn)有差旅政策的合理性并提出改進建議、利用企業(yè)消費的數(shù)據(jù)向航空公司和酒店議價，為企業(yè)爭取最優(yōu)惠的價格。
4．制定信用卡計劃
信用卡能夠有效地幫助企業(yè)管理日常開支，如機票、酒店住宿、餐飲以至辦公用品的支出等，為企業(yè)省時省錢。采用信用卡結(jié)算機票和酒店等一系列差旅費支出能使企業(yè)透過此卡所提供的全面性綜合報告，對賬項一目了然，掌握全盤開支，也免除了預借現(xiàn)金、歸還現(xiàn)金的環(huán)節(jié)。由于信用卡具有免息期的功能，也避免了占用企業(yè)流動資金，能夠有效地提高企業(yè)資金的使用效率。
具體做法是為企業(yè)不同級別的人員辦理不同信用額度的信用卡ZA。企業(yè)工作人員外出公務消費時，可以不再預借現(xiàn)金，而是持信用卡先行刷卡支付，并取得發(fā)票及刷卡憑證，出差回來后通過網(wǎng)上提請單位財務進行報銷，單位財務審核無誤后將在銀行預先確定的信用卡還款日前將款項打入工作人員信用卡賬戶。由于企業(yè)財務人員可以通過專門的信用卡支持系統(tǒng)直接查詢該工作人員公務消費的時間、地點、消費金額、商戶名稱等十多項明細信息，并與發(fā)票及刷卡憑證一一核對審核，杜絕利用虛假發(fā)票報銷等漏洞，提高了差旅費用支出的透明度，并在一定程度上起到了成本控制的作用。有的企業(yè)擔心公卡私用，其實這個問題很好解決，只要在差旅政策中規(guī)定可以報銷的明細項目和消費限額，如果出差人員的消費不符合差旅政策，那么他（她）多花費的錢應自動從其下月工資中扣除。
當企業(yè)選擇信用卡發(fā)卡行時應考慮免息期是否足夠長、是否能夠提供較為完善的網(wǎng)上銀行服務，從而便于企業(yè)在網(wǎng)上進行消費明細的查詢、還款，并能夠方便地將交易數(shù)據(jù)下載至企業(yè)會計系統(tǒng)，極大地方便企業(yè)對差旅費用的管理。
5．選擇自助式差旅管理模式
近年來航空機票實現(xiàn)了電子化，各家酒店開始建立電子商務平臺，在其開放式的網(wǎng)絡(luò)平臺上查詢價格、預訂房間、查看消費報表和消費記錄成為可能。分銷渠道的價格優(yōu)勢已經(jīng)不像以前那樣突出，因此一些中小型企業(yè)開始轉(zhuǎn)向使用軟件公司開發(fā)的網(wǎng)上差旅管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)可以使差旅計劃制定、預訂機票和酒店全部自動化，這種差旅管理系統(tǒng)與企業(yè)ERP系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等能夠做到無縫聯(lián)接，前提是全部采用一家公司的軟件。這種差旅管理系統(tǒng)能夠與企業(yè)的差旅政策全面集成，當出差員工提出超出政策的要求時系統(tǒng)將提示員工使其計劃合理化，也可以選擇嚴格地執(zhí)行政策并防止他采取超出政策的行為。月末或者年度終了，該系統(tǒng)將生成差旅管理報告，由企業(yè)的差旅經(jīng)理所率領(lǐng)的團隊自行分析，得出結(jié)論。這種自助式差旅管理模式省去了支付給差旅管理公司的服務費用，同樣也能實現(xiàn)一定的差旅管理的目的。
6．對差旅費支出進行事后分析
企業(yè)無論是使用哪種差旅管理模式，最終網(wǎng)上差旅管理系統(tǒng)都能夠向企業(yè)提供每一位員工的詳盡消費報表，包括：消費日期、內(nèi)容、金額等。比對員工消費和其正在開展的項目收益，方便對員工進行績效考核。在一定程度上能夠避免虛開發(fā)票、增開發(fā)票等問題的發(fā)生。報表還提供了員工消費排名、城市消費排名和航空公司消費排名等情況，透過這些信息可以知道在過去的一年里最常出差的人員，熱門的出差地點，每個出差人員的話費，出差的時間，差旅費用的部門分布，主要交通工具等。如果對信息進一步分析，能夠得出員工到哪些城市出差的頻率最高，是否需要在那里建立辦事處或者分公司；哪些出差行程對公司的業(yè)務最有幫助，機票和酒店的折扣價是否還可以降低。分析員工出差過程中的各種消費不僅可以幫助企業(yè)了解所有費用支出的合規(guī)性、合法性和合理性，而且統(tǒng)計企業(yè)員工出行工具、所選航空公司以及酒店的信息，可以為企業(yè)進一步修訂差旅政策、改進差旅管理、進行差旅費支出的控制奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
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然而傳統(tǒng)的差旅管理模式存在巨大的浪費、有著難以克服的管理漏洞，而現(xiàn)代化的差旅管理能夠為企業(yè)提供完善、快捷、方便、經(jīng)濟的差旅服務，為企業(yè)節(jié)約費用、減輕企業(yè)行政人員和財務人員的負擔，為企業(yè)管理層提供差旅管理報告以利于差旅費用的控制和提升整個企業(yè)的管理水平。
目前中國多數(shù)企業(yè)缺乏差旅管理意識，其差旅費用的報銷流程復雜而繁瑣，財務人員的工作量巨大，出差員工差旅費用控制薄弱，管理效率低下。
1．企業(yè)管理層缺乏差旅管理意識
2．針對出差費用缺乏管理控制力
3．報銷流程復雜、數(shù)據(jù)無法用于管理
4．現(xiàn)金是首要的差旅費支付模式
友為差旅費管理軟件是針對差旅費應運而生的.友為的開發(fā)人員專門針對差旅費,進行了大量的前期的調(diào)研工作,花費了大量的人力物力,而研發(fā)出來的一套差旅費管理軟件.
差旅費用是包含在預算費用之中的,因為友為這套差旅費用管理軟件不單單只包括了差旅費,還囊括了預算在內(nèi),一套完整的預算管理軟件.
友為網(wǎng)上報銷系統(tǒng)在設(shè)計與開發(fā)中，強調(diào)產(chǎn)品的靈活性、通用性和可擴展性，因此可以根據(jù)企業(yè)信息化的發(fā)展階段、需求特點，進行靈活的組合，形成適應企業(yè)不同階段特點的解決方案。
1、創(chuàng)新的管理理念：
· 以網(wǎng)上報銷（網(wǎng)絡(luò)報銷）管理為核心的工作平臺, 核心管理理念是“致力于推進企業(yè)成本最小化、費用合理化、管理規(guī)范化”提供了全面的成本管理方法與手段,幫助企業(yè)降低成本,幫助員工提高工作效率,減少重復工作,提高員滿意度,提高企業(yè)核心競爭力。
2、人性化的操作界面、準確的產(chǎn)品定位：
· B/S結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)安全，擴展性好，伸縮性強，易于維護，界面友好,易學易用，功能強大，運行速度快， 數(shù)據(jù)查詢快捷、簡便，員工可以在線或離線實現(xiàn)自助報銷、狀態(tài)查詢、預算及費用支出情況。
3、先進與成熟相結(jié)合的技術(shù)架構(gòu)：
· 采用先進的設(shè)計理念，基于.net體系架構(gòu)，結(jié)合強大的平臺擴展功能及安全機制，和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫擅長處理結(jié)構(gòu)化業(yè)務數(shù)據(jù)的特點，完美地解決了系統(tǒng)數(shù)據(jù)類型復雜、實時協(xié)作和安全控制要求高的需求。
4、靈活的流程設(shè)置：
· 改變傳統(tǒng)的手工審批操作模式，自定義企業(yè)各種流程，系統(tǒng)管理靈活配置, 贏得廣大用戶的認可。
5、強大的數(shù)據(jù)處理：
· 提供了綜合的表單內(nèi)容管理，可以靈活的自定義個性化表單模板，系統(tǒng)自動對各種數(shù)據(jù)進行計算、匯總統(tǒng)計、分攤核算、以保證數(shù)據(jù)后期容易搜索、查詢、統(tǒng)計分析，并可設(shè)置相應的權(quán)限管理。
6、實時協(xié)作，支持移動辦公：
· 員工報銷及領(lǐng)導審批不在受時間地點的約束，隨時實現(xiàn)移動辦公，系統(tǒng)在流程設(shè)置中可以選擇待辦通知、郵件提醒等多種方式，實現(xiàn)員工的實時協(xié)作、滿足不同用戶的移動辦公需要。
7、信息集成，整合信息孤島：
· 標準的對外接口，能夠與主流的OA、CRM、帳務軟件/ERP、網(wǎng)上銀行、預算編制系統(tǒng)及HR/各種LDAP目錄服務器集成，實現(xiàn)多套系統(tǒng)單次登錄。幫助您成功實現(xiàn)整合業(yè)務、駕馭變化的策略。
8、完善的安全控制機制：
· 結(jié)合底層系統(tǒng)平臺和應用層的各種權(quán)限機制，提供了完善的安全授權(quán)機制，支持職位權(quán)限授權(quán)，數(shù)據(jù)傳遞采用SSL加密算法?？蛻粽J證，全部在服務器上認證，數(shù)據(jù)本身的安全機制保護數(shù)據(jù)庫。
實施現(xiàn)代化差旅管理的建議
1．建立一套體現(xiàn)企業(yè)文化、人性化的差旅政策
企業(yè)差旅政策的制定體現(xiàn)了公司差旅費用支出的具體原則，涉及到旅行安排、付款方式、差旅開銷及支出的處理程序等。在差旅政策中應有以下條款：員工出差的審批、出差員工的職責、旅行指南、交通工具的選擇、機票和酒店預訂系統(tǒng)選擇、住宿標準、員工安全及保險條款、同行家屬費用條款、信用卡和現(xiàn)金使用條款、出差餐飲條款、電話費及出租車費條款、報銷程序條款、可以選用的差旅行程預訂系統(tǒng)、協(xié)議酒店名單、協(xié)議航空公司名單等，差旅政策條款應盡量細化以方便嵌入差旅預訂系統(tǒng)，從而保證良好的執(zhí)行效果。在制定差旅政策時還應注意以下問題：
（1）差旅政策的制定要在分析以往差旅費用的基礎(chǔ)之上。通過分析以往的差旅費支出找出規(guī)律性的出差行為，例如經(jīng)常入住的酒店、經(jīng)常乘坐的航班、經(jīng)常出差的城市，這樣可以了解到哪家航空公司可以成為指定航空公司以獲取最低機票折扣，哪個城市出差最多，哪種交通工具最方便且成本低廉，哪家酒店可以成為協(xié)議酒店以獲取最優(yōu)惠的價格。
（2）差旅政策制定要在節(jié)約成本和員工滿意度之間找到平衡。如果一味地控制成本挫傷了員工的工作熱情，影響了企業(yè)的整體形象，向外界傳遞了企業(yè)資金短缺的信息，這將給企業(yè)的經(jīng)營帶來負面影響；如果一味地迎合員工，則會使企業(yè)差旅成本大幅提升，利潤減少，最終也會影響企業(yè)的長遠發(fā)展。因此在制定差旅政策時要充分聽取企業(yè)各方人士的意見，尤其是要傾聽經(jīng)常出差員工的心聲，還要讓財務人員會同差旅經(jīng)理一同參與差旅政策的制定。例如出于節(jié)約成本考慮，企業(yè)或許規(guī)定某個職位的員工出差到車程12小時以上的地區(qū)必須坐硬臥，而當時的折扣機票可能只比火車票價貴出一至兩百元錢，坐飛機則可以快速到達。出差員工傾向坐飛機出行，那樣不僅能夠得到很好的休息，又能提高工作效率。然而財務人員則會認為成本加大了，財務效率降低。針對這一矛盾，在差旅政策中可以加上如下條款：在交通工具選擇中，飛機機票折扣如果達到一定標準，可以選擇乘機旅行。
另外，在差旅政策中還可以加上如下條款：嚴格出差審批，如果用電話或視頻以及電子郵件可以解決的業(yè)務堅決不批準出差；在出差時間確定的情況下，應提前數(shù)天預訂機票和酒店以獲得更為優(yōu)惠的折扣等，這些條款的制定不僅能夠有效節(jié)省不必要的開支，而且也不會遭致出差人員的強烈抵制。
（3）差旅政策的制定應體現(xiàn)企業(yè)文化。如果企業(yè)強調(diào)以人為本、上下級平等的企業(yè)文化，非常注重員工的感受，在出差規(guī)定上，也應該力求人人平等，高級管理人員和普通員工間的待遇不要過于懸殊；如果企業(yè)強調(diào)權(quán)本等級的企業(yè)文化，那么在差旅政策的制定上應為不同等級員工制定不同的差旅標準，以體現(xiàn)等級觀念。
（4）在差旅政策的制定上要細致入微。差旅政策中應嚴格規(guī)定可以報銷的差旅費用明細以及出差人員的職責，例如出差員工必須嚴格執(zhí)行差旅和住宿標準，必須在規(guī)定的時間內(nèi)用規(guī)定的預訂系統(tǒng)完成預訂機票和酒店，并利用信用卡支付與之相關(guān)的費用并打出消費明細，必須按照規(guī)定的流程和期限報銷差旅費用，不得報銷與公司業(yè)務無關(guān)的消費支出，不得將公務艙位轉(zhuǎn)換為經(jīng)濟艙位，從而為同行的配偶換取機票等。在差旅途中會遇到很多不確定因素，在差旅政策的制定上應列示安全旅行指南，與此同時應注明列示有關(guān)保險的條款以保障出差員工的權(quán)益。
（5）對企業(yè)員工進行差旅政策的培訓，確保差旅政策的順利實施。差旅政策作為企業(yè)的重要公共文件應放在公司網(wǎng)頁，以便員工熟悉了解。在執(zhí)行差旅政策時，要加強與員工的溝通，例如對新員工進行差旅政策的宣講，提供一個公司內(nèi)部的論壇用以討論政策的相關(guān)條款，這樣能夠增強員工對公司差旅制度的認知和理解，并自覺遵守。
2．任命差旅經(jīng)理，確定差旅經(jīng)理職責
當一家企業(yè)或者企業(yè)集團每年的差旅費用達到一定規(guī)模，任命一名專門負責企業(yè)或者企業(yè)集團差旅事務的經(jīng)理人員將是十分必要的。其工作職責應該包括：
（1）參與制定差旅政策，負責向員工宣講差旅政策。差旅經(jīng)理應配合企業(yè)差旅業(yè)務發(fā)展的需要，協(xié)同財務人員、經(jīng)常出差的員工參與制定差旅政策，提出適合企業(yè)文化和業(yè)務需求的建議；差旅政策一旦確定，差旅經(jīng)理所帶領(lǐng)的差旅管理團隊需要采用網(wǎng)上公示、進行培訓、和出差人員充分溝通等方式確保差旅相關(guān)人員了解該政策。
（2）擔當外部商旅供應商與企業(yè)內(nèi)部出差員工的中介。差旅經(jīng)理所帶領(lǐng)的團隊有義務與每位差旅者進行溝通，使他們了解安排差旅時能夠利用哪些資源；當差旅政策中列示的供應商發(fā)生改變時，差旅部門應及時將新供應商名單告知全體員工，同時定期更新和增加差旅網(wǎng)頁的信息，使出差員工及時了解差旅管理部門的工作；隨時與以下供應商簽訂合同并協(xié)調(diào)關(guān)系：差旅管理公司、航空公司、酒店、汽車租賃公司、企業(yè)信用卡提供商等。
（3）監(jiān)控差旅活動。差旅經(jīng)理需要監(jiān)控、追蹤并評估公司差旅過程的各個方面，并就差旅工作質(zhì)量進行管理和監(jiān)督，確保差旅工作的準確性和及時性；及時妥當?shù)匕才挪盥檬聞罩杏龅降奶厥馇闆r；根據(jù)差旅業(yè)務的需求，引進新的差旅服務方案并制定相應的工作計劃，以達到高效率、高標準地服務內(nèi)部差旅員工的目標；負責開發(fā)新的商旅供應商以及評估現(xiàn)有供應商，保證現(xiàn)有供應商所提供的服務能夠最大程度地滿足本企業(yè)差旅需求。
3．選擇適合企業(yè)的差旅管理公司
一家專業(yè)的差旅公司，能夠消化企業(yè)差旅管理中較為繁瑣且專業(yè)性甚強的內(nèi)部事務，而使企業(yè)將有限的精力集中于主業(yè)的開拓上。在選擇差旅管理公司時要注意以下幾點：
（1）選擇經(jīng)驗豐富、講求信譽的差旅管理公司。認真審閱差旅管理公司的“報價表”，確認其所提供服務的全部內(nèi)容和標準是否符合公司的經(jīng)營目標，是否能夠與公司的差旅政策相符合。
（2）挑選具有強大網(wǎng)絡(luò)的差旅管理公司。網(wǎng)絡(luò)強大的差旅管理公司可根據(jù)企業(yè)的各種實際要求和變化對差旅活動適時進行調(diào)整和重新做出安排，以確保企業(yè)差旅活動的順利進行。
（3）差旅管理公司應能夠在為企業(yè)開辟的專門網(wǎng)頁上提供在線預訂服務，使企業(yè)員工能夠方便地使用該系統(tǒng)進行機票和酒店以及行程的預訂。
(4)保證企業(yè)的差旅政策與差旅管理公司的系統(tǒng)相整合。例如將差旅審批、各部門差旅預算、各種人員出差住宿的標準等嵌入差旅公司的預訂系統(tǒng)。預訂系統(tǒng)通過自動辨認個人賬號和個人身份證號碼，為出差員工顯示他（她）所能夠乘坐的艙位和入住的酒店，因此出差人員只需輸入事先得到的個人賬號，輸入身份證號碼即可在網(wǎng)上申請出差，出差申請被批準后購買機票、挑選座位、預訂賓館、租車等均不需擔心會違反企業(yè)的相關(guān)規(guī)定。企業(yè)在差旅政策中可能會要求員工在預訂時選擇最低票價，那么在預訂系統(tǒng)中就會有相應的提示。
(5)差旅管理公司應能用電子郵件將旅行路線圖以及機票確認號碼發(fā)送給即將出差的員工，而員工也可利用在線預訂系統(tǒng)、打印確認函確認電子機票和酒店的預訂是否成功。
(6)差旅管理公司的預訂系統(tǒng)能夠與企業(yè)的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、企業(yè)的erp系統(tǒng)，網(wǎng)上銀行實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，從而最大程度地避免信息孤島，提高工作效率，規(guī)避風險。
（7）差旅管理公司將能提供除預訂行程以外的其他增值服務，例如提供差旅管理報告以便于企業(yè)對各種出差數(shù)據(jù)進行分析、協(xié)同企業(yè)差旅經(jīng)理分析現(xiàn)有差旅政策的合理性并提出改進建議、利用企業(yè)消費的數(shù)據(jù)向航空公司和酒店議價，為企業(yè)爭取最優(yōu)惠的價格。
4．制定信用卡計劃
信用卡能夠有效地幫助企業(yè)管理日常開支，如機票、酒店住宿、餐飲以至辦公用品的支出等，為企業(yè)省時省錢。采用信用卡結(jié)算機票和酒店等一系列差旅費支出能使企業(yè)透過此卡所提供的全面性綜合報告，對賬項一目了然，掌握全盤開支，也免除了預借現(xiàn)金、歸還現(xiàn)金的環(huán)節(jié)。由于信用卡具有免息期的功能，也避免了占用企業(yè)流動資金，能夠有效地提高企業(yè)資金的使用效率。
具體做法是為企業(yè)不同級別的人員辦理不同信用額度的信用卡ZA。企業(yè)工作人員外出公務消費時，可以不再預借現(xiàn)金，而是持信用卡先行刷卡支付，并取得發(fā)票及刷卡憑證，出差回來后通過網(wǎng)上提請單位財務進行報銷，單位財務審核無誤后將在銀行預先確定的信用卡還款日前將款項打入工作人員信用卡賬戶。由于企業(yè)財務人員可以通過專門的信用卡支持系統(tǒng)直接查詢該工作人員公務消費的時間、地點、消費金額、商戶名稱等十多項明細信息，并與發(fā)票及刷卡憑證一一核對審核，杜絕利用虛假發(fā)票報銷等漏洞，提高了差旅費用支出的透明度，并在一定程度上起到了成本控制的作用。有的企業(yè)擔心公卡私用，其實這個問題很好解決，只要在差旅政策中規(guī)定可以報銷的明細項目和消費限額，如果出差人員的消費不符合差旅政策，那么他（她）多花費的錢應自動從其下月工資中扣除。
當企業(yè)選擇信用卡發(fā)卡行時應考慮免息期是否足夠長、是否能夠提供較為完善的網(wǎng)上銀行服務，從而便于企業(yè)在網(wǎng)上進行消費明細的查詢、還款，并能夠方便地將交易數(shù)據(jù)下載至企業(yè)會計系統(tǒng)，極大地方便企業(yè)對差旅費用的管理。
5．選擇自助式差旅管理模式
近年來航空機票實現(xiàn)了電子化，各家酒店開始建立電子商務平臺，在其開放式的網(wǎng)絡(luò)平臺上查詢價格、預訂房間、查看消費報表和消費記錄成為可能。分銷渠道的價格優(yōu)勢已經(jīng)不像以前那樣突出，因此一些中小型企業(yè)開始轉(zhuǎn)向使用軟件公司開發(fā)的網(wǎng)上差旅管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)可以使差旅計劃制定、預訂機票和酒店全部自動化，這種差旅管理系統(tǒng)與企業(yè)ERP系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等能夠做到無縫聯(lián)接，前提是全部采用一家公司的軟件。這種差旅管理系統(tǒng)能夠與企業(yè)的差旅政策全面集成，當出差員工提出超出政策的要求時系統(tǒng)將提示員工使其計劃合理化，也可以選擇嚴格地執(zhí)行政策并防止他采取超出政策的行為。月末或者年度終了，該系統(tǒng)將生成差旅管理報告，由企業(yè)的差旅經(jīng)理所率領(lǐng)的團隊自行分析，得出結(jié)論。這種自助式差旅管理模式省去了支付給差旅管理公司的服務費用，同樣也能實現(xiàn)一定的差旅管理的目的。
6．對差旅費支出進行事后分析
企業(yè)無論是使用哪種差旅管理模式，最終網(wǎng)上差旅管理系統(tǒng)都能夠向企業(yè)提供每一位員工的詳盡消費報表，包括：消費日期、內(nèi)容、金額等。比對員工消費和其正在開展的項目收益，方便對員工進行績效考核。在一定程度上能夠避免虛開發(fā)票、增開發(fā)票等問題的發(fā)生。報表還提供了員工消費排名、城市消費排名和航空公司消費排名等情況，透過這些信息可以知道在過去的一年里最常出差的人員，熱門的出差地點，每個出差人員的話費，出差的時間，差旅費用的部門分布，主要交通工具等。如果對信息進一步分析，能夠得出員工到哪些城市出差的頻率最高，是否需要在那里建立辦事處或者分公司；哪些出差行程對公司的業(yè)務最有幫助，機票和酒店的折扣價是否還可以降低。分析員工出差過程中的各種消費不僅可以幫助企業(yè)了解所有費用支出的合規(guī)性、合法性和合理性，而且統(tǒng)計企業(yè)員工出行工具、所選航空公司以及酒店的信息，可以為企業(yè)進一步修訂差旅政策、改進差旅管理、進行差旅費支出的控制奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
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