施工合同管理項目管理的核心

什么是施工合同？施工合同就是明確雙方當事人權利與義務關系的協(xié)議，是工程建設的最高行為準則，是開展相關技術、經(jīng)濟、法律活動的重要依據(jù)。
施工合同的有什么重要性呢？施工合同管理貫穿于整個工程建設過程中，是項目管理的核心，直接影響利潤等各種預期目標的實現(xiàn)。在建筑市場上，不慎簽訂的一個合同就有可能給企業(yè)造成重大損失甚至面臨破產(chǎn)的窘境，因此，施工企業(yè)必須重視和加強合同管理，借以提高企業(yè)的生存能力和抗風險能力。
　　目前，企業(yè)在施工合同管理中仍存在著很多問題，主要表現(xiàn)在：負責人法律意識淡薄，責任心不足。簽訂合同不嚴謹，經(jīng)常發(fā)生內(nèi)容不明、條款不全、用詞不準、約定模糊、前后矛盾等現(xiàn)象，從而引發(fā)經(jīng)濟糾紛。施工企業(yè)在履約過程中忽視合同嚴肅性，隨意違背合同條款，存在不按合同、不按規(guī)則和慣例辦事的現(xiàn)象，缺乏有效的監(jiān)督、檢查、考核、獎懲措施。不注意收集施工合同管理中的相關材料，等到出現(xiàn)爭議、訴訟時才發(fā)現(xiàn)很多材料沒有留存，導致無法舉證的不利法律后果。項目管理者聯(lián)盟
　　作為深圳市多年研發(fā)財務管理軟件的專業(yè)團隊，泛普軟件多年來一直向結構優(yōu)化、技術領先、智力密集的管理型公司努力，高度重視施工合同管理，堅持“集中審批、專人負責、層層把關”原則，推行全員管理模式，加強合同簽訂、履行、管理全過程控制，主要從以下幾方面入手：
一是增強法制意識，樹立合同管理觀念。友為合同管理系統(tǒng)以流程監(jiān)控為基礎，從風險管理的視角對合同管理進行的分析，形成合同管理的 5 大功能模塊，并最終落實對合同管理各環(huán)節(jié)的管控。通過提高合同審批效率，加強合同履行的跟蹤，對各種預警進行控制風險，快速查詢和統(tǒng)計分析來支持決策。
友為合同管理系統(tǒng)功能以"合同"為中心，以“合同文本”、合同審批”、“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預警提醒”“統(tǒng)計分析”為核心應用，通過流程來打通各個模塊之間的血脈，建立起一個統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺，當我們找到其中的一個信息點時，與此信息點相關的所有信息都被提取出來，供所有合同相關不同角色的人員使用。
友為合同管理是落實企業(yè)風險管理和內(nèi)部控制的一項核心的管理業(yè)務，合同是企業(yè)對外交易的門戶，合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)營成敗，然而長期以來，由于在合同管理中實行手工管理，合同審批流程不明確，信息利用水平不高，造成合同管理過程中業(yè)務處理效率低，浪費了大量的人力、物力，各部門之間合同流轉時間長而且容易出錯。這樣的機制已經(jīng)無法適應時代的發(fā)展，成為企業(yè)合同管理的瓶頸。
企業(yè)合同面臨問題如下：
  采用手工管理合同，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實時性不強，導致各部門協(xié)作，業(yè)務流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費時費力等問題，具體表現(xiàn)在如下方面：
1)文檔管理困難
傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但對于不同的人員想閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是領導需要了解合同文本時需要耗費很多時間。　
2)進度控制困難
  由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足公司發(fā)展需要，并且當領導想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財務人員的付款依據(jù)也與進度密切相關，但同樣存在障礙?！?br /> 3)信息匯總困難
  采用手工或EXCEL管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時繼續(xù)，匯總工作需要耗費大量時間還不一定準確。對于領導的決策時間有一定的影響。
4)缺少預警機制
  缺少對合同進度、結款等關鍵節(jié)點的預警，不能準確地預測近期可能的收支項目，不能幫助公司進行財務規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好地發(fā)揮資金運作。
二是健全管理體系，完善規(guī)章制度。公司長期致力于建立一套科學完善的合同管理體系，將合同的權利義務按職責分工分解到人。公司對外簽訂的經(jīng)濟合同一律執(zhí)行評審會簽制度，由經(jīng)營、工程、技術、質(zhì)量、安全、外管、財務、法律等有關部門層層把關，嚴格手續(xù)，提高效率。公司對合同專用章的使用、保管有明確規(guī)定，設立使用登記簿，印章專人保管，專章專用。凡外出簽訂合同必須由印章管理員與辦事員一同前往，嚴禁在空白合同上加蓋印章。公司進一步明確具有變更、簽證、價格確認等權力的人員范圍，細化授權內(nèi)容、程序方式、生效條件等相關規(guī)定，防止其他人員隨意簽字，給企業(yè)造成損失。此外，公司還推行合同簽約人負責制和重大合同履行報告制度，杜絕“先進場，后補簽合同”的現(xiàn)象出現(xiàn)，防止違約行為發(fā)生，降低經(jīng)營風險，避免法律糾紛。項目管理者聯(lián)盟
　三是做好合同交底工作，減少履行偏差。眾所周知，施工合同是工程管理的依據(jù)，但是合同條文本身往往不直觀明了，一些法律語言不容易理解。在新攬工程開工前及施工過程中，公司會認真組織項目管理人員仔細研讀合同條款，熟悉掌握合同內(nèi)容及風險防范措施，根據(jù)性質(zhì)、范圍的不同將責任分解至每個人，做到各業(yè)務人員對合同內(nèi)容心中有數(shù)，在項目部內(nèi)部形成全員、全過程、全方位的合同管理模式。項目管理者聯(lián)盟
　四是突出履約管理，狠抓過程控制。公司充分運用計算機、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化管理手段，積極推行廣聯(lián)達項目管理軟件，建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡信息化辦公平臺，高度重視過程管理，同步監(jiān)控合同的履行情況，特別突出對方案優(yōu)化、資金籌措、工期進度、物資采購等重點因素的掌控，定期或不定期地組織項目經(jīng)營狀況檢查盤點，做好成本設計和綜合分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。項目管理者聯(lián)盟
　五是關注變更索賠，及時確認簽證。施工合同是索賠的依據(jù)，索賠則是合同管理的延續(xù)，是解決承發(fā)包雙方合同糾紛的特殊方法。公司要求項目管理人員“懂索賠、敢索賠、會索賠”，既知施工，又明法律。項目經(jīng)理部及時做好增減、變更項目工程量的確認簽證工作，涉及工期、費用等要記錄清楚，特別要重視隱蔽工程的驗收簽證，減少各種原因引發(fā)的糾紛，保證工程建設順利進行。項目管理者聯(lián)盟
　六是留存憑證資料，建立合同檔案。施工合同履行期限長、涉及內(nèi)容廣，是一種豐富的信息資料，是對整個工程建設過程的真實記錄。公司將合同按照時間、類型統(tǒng)一歸納分類，做好施工過程中補充合同、變更文件、書面協(xié)議、確認簽證、會議紀要、來往信函、備忘錄等資料的收集與保管工作，特別關注雙方未簽證或未達成一致的事項，以便今后通過法律途徑保護企業(yè)合法權益。項目管理者聯(lián)盟
七是加強事后分析，總結經(jīng)驗教訓。
友為施工合同管理可以為您帶來跟好的客戶關系管理新體驗！
1.規(guī)范基礎數(shù)據(jù)管理
· 合同管理系統(tǒng)采用集中的數(shù)據(jù)管理，可以有效地改變企業(yè)信息分布比較散亂的現(xiàn)狀；
· 同時，系統(tǒng)提供自定義字段功能，可以為企業(yè)實現(xiàn)完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)管理提供一個良好的平臺支撐?！　?br /> 2.提高管理效率
· 合同管理系統(tǒng)避免了手工管理合同出現(xiàn)，利用審批流管理，可以方便、快捷地處理企業(yè)管理事務；
· 預警平臺可以協(xié)助合同管理人員更輕松地應對日常管理事務；
· 報表管理的靈活定義，為管理部門的統(tǒng)計分析提供強大的技術支持?！　?br /> 3.實現(xiàn)標準化管理和個性化管理的有機結合
· 合同管理系統(tǒng)通過全局設置和權限分配，可以由公司制訂統(tǒng)一采用的管理標準；
· 比如，由公司設置業(yè)務單據(jù)必填字段，信息錄入必須填寫這些信息；
· 數(shù)據(jù)字典可以為某些信息項提供標準的選擇項，防止錄入人員的錄入隨意性；設置統(tǒng)一的報表格式，信息輸出時可以保證一致性；
· 同時，系統(tǒng)也允許用戶根據(jù)自身的實際情況采取個性化的措施，比如網(wǎng)格的列顯示、自定義報表等。
4.為領導決策提供準確及時廣泛的信息
· 利用互聯(lián)網(wǎng)，領導可以在任何時間、任何地方進入系統(tǒng)，隨時查閱與合同管理相關基本信息；
· 準確定位下屬人員的工作情況，掌握合同執(zhí)行現(xiàn)狀，并方便地生成各種數(shù)據(jù)報表或圖表；
· 同時，系統(tǒng)還提供強大的管理工具模塊供客戶選擇，對這些信息進行深入分析，為公司決策人員提供更多的智力支持?！　?br /> 5.為用戶提供全面合同管理解決方案
· 合同管理系統(tǒng)與企業(yè)管理咨詢相結合，可以為客戶提供全面的合同管理解決方案；
· 比如，通過系統(tǒng)的開放性和靈活性，可以有效地固化專業(yè)咨詢的工作成果，這就為客戶合同管理能力及水平的提升提供足夠的平臺支持

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發(fā)布：2007-03-26 16:30 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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