考勤管理軟件艱難跨越

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• 考勤管理軟件艱難跨越  

     幾乎所有的HR報道都會訴說，一套系統(tǒng)給公司帶來的便利：人力資源經(jīng)理可以從日常繁雜的勞動中解放出來，招聘新人、人員薪酬、員工培訓(xùn)都非常方便，而且公司對員工的管理將實現(xiàn)從資源到資本的跨越。但將人力資源轉(zhuǎn)化為人力資本何其難也……

     你對未來的人力資源管理有哪些愿望？HR經(jīng)理是不是該從一個后勤崗位上走出來？解答上面的問題劉君非常在行。每一次人才招聘大會對她都是一次考驗，“像做噩夢，整天陷于接收成千上萬的簡歷，篩選，預(yù)約面試，召集各部門經(jīng)理開會。浪費時間，沒有效率，做HR經(jīng)理真沒勁。”

     每天從事簡單的報表工作，員工考勤核查工作……這不該是一個高學(xué)歷、可求創(chuàng)造性女孩的終身歸宿。早在從業(yè)之初，相關(guān)咨詢顧問公司的HR經(jīng)理課程中，劉君就探知了未來企業(yè)HR經(jīng)理的角色：將企業(yè)員工從人力資源轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y本，協(xié)助CEO有效、安全地運營人力資本，實現(xiàn)員工的價值最大化。變革中的催化劑、管理的專家、員工的后盾、策略的伙伴，一系列的美譽清晰地印在課本中，但您能將這些詞匯和身邊的HR經(jīng)理聯(lián)系起來嗎？

     書本始終是書本……再者，這樣的要求是不是太高了？但至少像劉君這樣的年輕人不認(rèn)為高，“我不想成為一個辦公室主任”的角色，只進行日常事務(wù)性的整理工作。幫助HR經(jīng)理們生存已經(jīng)迫不及待，而解決問題的根本方法，是幫助他們實現(xiàn)其企業(yè)管理者的價值。相關(guān)考勤管理軟件軟件應(yīng)運而生。

  考勤管理軟件帶來什么？

  一套系統(tǒng)能不能改變劉君的矛盾邏輯呢？現(xiàn)在的管理軟件商正在依托一種叫考勤管理軟件的軟件，協(xié)助HR經(jīng)理找回管理者的感覺。

  例如劉君每年最頭痛的招聘工作，考勤管理軟件中的招聘模塊完全會讓工作輕松簡單：坐在電腦前，整個招聘工作在系統(tǒng)中進行。系統(tǒng)會自動按照招聘職位將不同簡歷存放在相應(yīng)文件夾中，并排出應(yīng)聘者的優(yōu)先次序。有多少人發(fā)送了應(yīng)聘簡歷，屏幕可以準(zhǔn)確顯示，劉君只需要在其中挑選滿意的發(fā)送面試通知即可。對于那些明顯不符合條件的應(yīng)聘者，系統(tǒng)則自動發(fā)出事先定制的反饋文檔，以尊重應(yīng)聘者。

  不光如此，今天還有幾位新員工正式上班？新員工的資料將自動轉(zhuǎn)入企業(yè)內(nèi)部的人事檔案庫中，考勤管理軟件系統(tǒng)會提示各部門和相關(guān)人士歡迎新員工并為之服務(wù)。每名員工從在職到離職的所有工資管理系統(tǒng)職能都可以在考勤管理軟件上完成。

  單就簡單的數(shù)據(jù)維護工作，HR經(jīng)理超過60%的日常勞動就可以節(jié)省下來。在SAP的經(jīng)典HR案例中，愛立信，1998年春天上SAP R/3人力資源管理系統(tǒng)模塊之前，針對內(nèi)部人力經(jīng)理的調(diào)查結(jié)果顯示，HR經(jīng)理們60%的精力被用在處理各種行政事務(wù)——管理檔案、填寫表格，僅有30%的精力用來為員工和管理人員提供咨詢服務(wù)，10%的精力用在為公司戰(zhàn)略提供人力支持。大量的基本管理工作令人事經(jīng)理們疲于奔命，還得不到其他經(jīng)理和員工的認(rèn)同。當(dāng)時愛立信中國總共4000多名員工，分布在24個辦事處和10家合資企業(yè)中。但各家企業(yè)都有HR經(jīng)理，對人事檔案的管理五花八門，有的停留在紙張紀(jì)錄時代，有的勉強用上了計算機，但也是很初級的階段。屠偉在中國區(qū)總部負(fù)責(zé)人力資源支持時，每次統(tǒng)計開始以后，都會收到各種各樣的文檔——紙張的、WORD格式的、EXCEL格式的。屠不得不把它們一一輸入到EXCEL中，4000名員工的數(shù)據(jù)夠她辛苦好幾個星期。而且，數(shù)據(jù)還不一定準(zhǔn)確。

  簡單而繁瑣的勞動已經(jīng)使愛立信這樣的跨國公司不堪重負(fù)，對很多國內(nèi)大中型企業(yè)也是一樣。還是舉簡單的招聘例子，上海浦發(fā)銀行在未用SAP R/3人力資源管理之前，每年收取的應(yīng)屆畢業(yè)生應(yīng)聘簡歷用麻袋為單位計量，這并不是玩笑。沒有一套系統(tǒng)讓HR經(jīng)理們解脫出來，HR問題將成為企業(yè)發(fā)展的阻礙。

  解困對HR經(jīng)理是一件很實在的問題，上周結(jié)束的考勤管理軟件論壇中，所有HR軟件供應(yīng)商不謀而合地談到大中型企業(yè)HR部門成本問題，在小規(guī)模手工管理中，百人以下的企業(yè)會讓兩位HR經(jīng)理工作中應(yīng)接不暇，而依此類推，跨國公司萬人以上的規(guī)模該是什么樣呢？光HR經(jīng)理就會成為企業(yè)一支龐大的隊伍。因而從成本考慮，HR系統(tǒng)也有非常重要的存在意義。

  從繁雜的日常統(tǒng)計工作中解脫出來后，還只達到了考勤管理軟件最基本的目標(biāo)，“你只做到了初級層次”，有人認(rèn)為：“從HR到考勤管理軟件包涵了一種管理上的跨越，早期的HR軟件目標(biāo)用戶群在于HR部門管理人員，而考勤管理軟件實現(xiàn)的是企業(yè)全員的人力管理，也就是每一個企業(yè)員工都可以通過系統(tǒng)實現(xiàn)管理?，F(xiàn)代工資管理系統(tǒng)分為三個層次，第一個層次是提高HR部門的工作效率，將更多行政性、重復(fù)性的工作交由考勤管理軟件系統(tǒng)處理，以使得HR經(jīng)理能抽出更多時間考慮對公司人力資源戰(zhàn)略更有價值的問題。第二個層次是通過搭建基于標(biāo)準(zhǔn)化HR業(yè)務(wù)流程的工作平臺，將不同管理者的個人管理習(xí)慣統(tǒng)一到更為規(guī)范的管理體系之中。第三個層次就是通過建立起一系列的人力資源管理指標(biāo)，來提升企業(yè)基于以人為本、投資于人的經(jīng)營決策能力?！痹儆?，HR經(jīng)理處理的大量人的數(shù)據(jù)是在不斷變化的，從更新角度講，也需要所有員工參與。

  因而看來，考勤管理軟件不僅僅是一個部門工具，它將向業(yè)務(wù)領(lǐng)域伸展。軟件供應(yīng)商認(rèn)為，今后的企業(yè)，對HR部門而言，除了負(fù)責(zé)考勤管理軟件平臺的系統(tǒng)管理之外，更多地是通過考勤管理軟件平臺來進行工資管理系統(tǒng)活動的計劃、監(jiān)控與分析，而不是進行大量的數(shù)據(jù)維護。對CEO而言，首先是人力資源信息查詢與決策支持的平臺。CEO能自助式地獲取企業(yè)人力資源的狀態(tài)信息，獲得各種輔助其進行決策的人力資源經(jīng)營指標(biāo)。對于直線經(jīng)理來講，考勤管理軟件是其參與工資管理系統(tǒng)活動的工作平臺。通過這個平臺。直線經(jīng)理可在授權(quán)范圍內(nèi)在線查看所有下屬員工的人事信息，更改員工考勤信息，向人力資源部提交招聘、培訓(xùn)計劃，對員工的轉(zhuǎn)正、培訓(xùn)、請假、休假、離職等流程進行審批，并能在線對員工進行績效管理。對于員工而言，利用考勤管理軟件平臺，可在線查看企業(yè)規(guī)章制度、組織結(jié)構(gòu)、重要人員信息、內(nèi)部招聘信息、個人當(dāng)月薪資及薪資歷史情況、個人福利累計情況、個人考勤休假情況，注冊內(nèi)部培訓(xùn)課程、提交請假/休假申請，更改個人數(shù)據(jù)，進行個人績效管理，與HR部門進行電子方式的溝通等等。

  角色轉(zhuǎn)變來之不易

  SAP中國HR解決方案總監(jiān)蔣歆將考勤管理軟件分為四個階段，其中第四個階段，提出了把人作為資本去運營。他認(rèn)為，人力資本的管理，是對于員工整個生命周期的管理，從員工招聘開始，對員工的培訓(xùn)、時間等進行管理。此外還有一個重要的內(nèi)容，就是知識管理。一名員工進入公司創(chuàng)造了知識財富，不能隨意帶走。人離開以后，知識必須留下。如今所有的企業(yè)都在人力資本上做文章，但轉(zhuǎn)換起來何其難也。

  首先要排除的是觀念上的問題，“考勤管理軟件充其量只是一個管理工具，不可能解決所有的問題，戰(zhàn)略人力資源管理的范圍主要包括：企業(yè)文化的建設(shè)、薪酬與績效體系的設(shè)計、職位分析、重要員工職業(yè)生涯規(guī)劃等。這些工作都是需要靠管理者結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)實際情況進行創(chuàng)造性思考才能完成，信息系統(tǒng)是無法勝任的。”

  有些管理者對考勤管理軟件系統(tǒng)期望值過高，幾年前，一家公司做過一個軟件，遇到不匹配之后，只想著改變軟件來使流程自動化，卻沒想到改變流程來適應(yīng)軟件。結(jié)果，改到最后，軟件精神都沒了，做出來的東西與現(xiàn)在一樣，沒有多大改進，只是換一個平臺而已，因為下面的操作人員不想變。他們認(rèn)為，管理軟件價值，體現(xiàn)在它能將優(yōu)秀的管理思想和方法通過信息化的手段得到提升。泛普軟件公司認(rèn)為，考勤管理軟件的實現(xiàn)需要具備兩方面的條件：一是企業(yè)自身人力資源管理水平的高度，二是企業(yè)信息化手段的實現(xiàn)程度。而兩者之中人力資源管理水平對現(xiàn)今中國的大多數(shù)企業(yè)而言更為重要，只有管理水平具有一定高度后信息化的手段才能真正與之結(jié)合，從而進入通過信息化的手段提高企業(yè)績效的階段。

  土洋之爭

  與國內(nèi)廠商強調(diào)基礎(chǔ)管理不同，SAP、Oracle、Peoplesoft這樣的巨頭在HR宣傳中，都會過度地去宣傳人力資本的管理理論，因為考勤管理軟件很重要的一點就是，它是一個全企業(yè)員工的管理工具，如此一來，考勤管理軟件系統(tǒng)的很多功能開始與企業(yè)的ERP、辦公MIS系統(tǒng)相交叉。員工的一些彼此學(xué)習(xí)交流工作都被涵蓋在系統(tǒng)之中，HR系統(tǒng)會延伸到財務(wù)、業(yè)務(wù)、甚至生產(chǎn)制造、設(shè)計部門中。此外還有一個集成化應(yīng)用的趨勢。這一點國內(nèi)的ERP軟件也有相似的感受，這些ERP廠商想利用自己天生的優(yōu)勢統(tǒng)一考勤管理軟件市場。

  愛立信統(tǒng)一選擇了R/3人力資源系統(tǒng)，其他全球化的大公司是不是應(yīng)該將考勤管理軟件統(tǒng)一到erp系統(tǒng)之中呢？恰恰相反，可口可樂、GE……這些跨國公司在國內(nèi)都選擇了國產(chǎn)HR系統(tǒng)，顯然他們并不擔(dān)心HR系統(tǒng)與全球不一致。全球統(tǒng)一工資管理系統(tǒng)并不是大趨勢，在可口可樂，中國與美國的員工薪金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)是不同的，節(jié)假日是不同的，社會保障體系等等都不同，千差萬別?？记诠芾碥浖到y(tǒng)應(yīng)用之一，是通過企業(yè)跳槽率與市場目前的平均跳槽率對比，分析企業(yè)問題，而這些統(tǒng)計顯然要以各地統(tǒng)計為主，不需要進行全球統(tǒng)計。如是看來，很多管理工作因為這樣或那樣的限制，未必需要劃在全球同一個系統(tǒng)之中。

  因而，全球化集成未必是HR系統(tǒng)發(fā)展的趨勢，但對同一個國家，表現(xiàn)就完全不同了。這給國外巨頭帶來了機會，但還有很多因素制約著他們。

     上面的地區(qū)文化是一個限制，而法律法規(guī)是第二道檻兒，“試用之后，發(fā)現(xiàn)與國家勞動部門接口的不統(tǒng)一?！本哂型馄蠛蛧鴥?nèi)企業(yè)多年HR經(jīng)理經(jīng)驗的史先生一語點破了蘊涵其中的法律差異。也有專家認(rèn)為：“雖然人力資源管理信息系統(tǒng)歸屬于管理軟件的范疇，但它很獨特，考勤管理軟件系統(tǒng)與ERP、CRM等管理信息系統(tǒng)不同，由于經(jīng)濟領(lǐng)域的開放與發(fā)展，在ERP、SCM等方面的管理思維，工作流等的應(yīng)用環(huán)境與國際上的差距較小，因此國際廠商產(chǎn)品與國內(nèi)實際應(yīng)用的有效整合度尚可；而HR的基本管理理念、文化、工作方式、流程等與國外的差距較大。就目前的市場發(fā)展階段，普遍而言，考勤管理軟件的實施還是需要具備對國內(nèi)人力資源，或者說是人事管理制度、文化、傳統(tǒng)工作流程具備深刻的理解的。這恰恰是國際廠商不足的方面，而且也不是短期內(nèi)就可以改善的?！?

  但這種只是國內(nèi)廠商的一家之言，SAP蔣歆則認(rèn)為從HR軟件供應(yīng)商的背景來看，第一個層次只是做人工作業(yè)的電子計算機化的工作，把人事檔案輸入計算機進行維護，缺乏一種人力資源系統(tǒng)的集成，或和ERP的集成；另外一個層次就是可以很好的融入到ERP范疇；SAP、Peoplesoft等國外巨頭則將人力資源管理提高到更高的人力資本管理層次上，不僅考慮人力資本管理而且還考慮ERP的集成，還考慮如何把職工的經(jīng)驗最優(yōu)化，知識管理，這是洋貨的優(yōu)勢。

     客觀上說，目前我國企業(yè)普通處于提供第一層次和第二層次的階段，這與廣大廠商的經(jīng)驗及我國國內(nèi)的經(jīng)濟狀況有關(guān)，同時與客戶的需求層次有關(guān)系，許多企業(yè)對于考勤管理軟件并沒有提高到很高的層次，一般企業(yè)僅僅停留在考勤、檔案等基本問題的電子化階段的需求。而對于管理理念的革命性的改變，大部分企業(yè)沒有思想準(zhǔn)備，他們只想做局部的效率提高，而國內(nèi)廠商可以解決這方面的問題，還會根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)有情況做一些更加細(xì)致的個性化定制的解決方案，國內(nèi)廠商在市場上有一定的優(yōu)勢。