項(xiàng)目管理過程之計(jì)劃和預(yù)算(4)

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進(jìn)度和資源計(jì)劃  
進(jìn)度計(jì)劃的作用是將工作安排反映到日歷上，它不僅規(guī)定整個(gè)項(xiàng)目以及各階段的起止日期，還具體規(guī)定了所有活動(dòng)的開始和結(jié)束日期。常用描述進(jìn)度計(jì)劃的工具有甘特圖和時(shí)間表： 
1) 甘特圖又稱為“Gantt Chart”或“Bar Chart”，用橫軸表示時(shí)間刻度，縱軸表示活動(dòng)，而用一條“橫條”表示該活動(dòng)的起始和結(jié)束時(shí)間。傳統(tǒng)的甘特圖不能表示活動(dòng)之間的相互關(guān)系，現(xiàn)在一些工具（如MS Project）可以用橫條之間的箭頭表示活動(dòng)的依賴關(guān)系。甘特圖的特點(diǎn)是直觀性強(qiáng)，缺點(diǎn)是一旦改變進(jìn)度安排整個(gè)圖形的形狀就改變了，必須重新繪制。 
2) 時(shí)間表一般配合網(wǎng)絡(luò)圖使用。網(wǎng)絡(luò)圖描述任務(wù)間依賴關(guān)系，而時(shí)間表記錄每項(xiàng)活動(dòng)的“計(jì)劃開始時(shí)間”、“計(jì)劃結(jié)束時(shí)間”、“實(shí)際開始時(shí)間”和“實(shí)際結(jié)束時(shí)間”。這種方式最大的特點(diǎn)是修改方便，可以直接記錄最新狀態(tài)并進(jìn)行重新推算；但缺點(diǎn)是直觀性較差。制定進(jìn)度計(jì)劃時(shí)一般要考慮以下因素： 
1) 活動(dòng)間約束關(guān)系。如前文介紹的網(wǎng)絡(luò)圖描述的那樣，項(xiàng)目中的活動(dòng)之間存在各種依賴關(guān)系，一些活動(dòng)必須在某些活動(dòng)完成后才能進(jìn)行。因此進(jìn)度計(jì)劃首先要按依賴關(guān)系安排工作時(shí)間，這也是為什么進(jìn)度計(jì)劃要在活動(dòng)排序后進(jìn)行的原因。 
2) 活動(dòng)適合的啟動(dòng)時(shí)間。對(duì)于那些有浮動(dòng)時(shí)間的活動(dòng)，可以分析一下是適合越早開始越好，還是最遲開始越好。一般我們總感覺越早把事做完越放心，但從成本和質(zhì)量等角度看問題時(shí)未必如此，比如培訓(xùn)，早早完成后過一段時(shí)間員工就忘記了，效果并不好。 
3) 平衡資源配置。當(dāng)考慮到資源條件時(shí)（如資源沖突）有些活動(dòng)可能無法按期完成，因此制定進(jìn)度計(jì)劃時(shí)最好同時(shí)考慮資源情況?？梢詸z查是否能滿足活動(dòng)的資源分配，如不滿足則考慮增加資源或修改進(jìn)度，并不斷反復(fù)調(diào)整。 
制定進(jìn)度計(jì)劃時(shí)最常見的問題就是計(jì)劃工期大于客戶實(shí)際要求工期，這時(shí)就需要進(jìn)行進(jìn)度調(diào)整來壓縮總體工期。常用的方法有以下幾種： 
1) 縮短關(guān)鍵路徑上的活動(dòng)工期。具體做法增加投入的資源，或使用經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，當(dāng)然這往往帶來成本的上升。另外要注意的是，增加投入資源不僅會(huì)增加溝通協(xié)調(diào)的工作量，而且受物理?xiàng)l件的限制資源增大到一定程度后工期不再縮短；如果使用經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，則尋找和解決資源問題就顯得非常重要了。 
2) 活動(dòng)并行工作。通過仔細(xì)分解一些活動(dòng)，可能發(fā)現(xiàn)部分內(nèi)容可以進(jìn)行。在軟件開發(fā)項(xiàng)目中，如果模塊劃分得比較合理，可以在模塊級(jí)采用設(shè)計(jì)、編碼并行的方式；但這種方式會(huì)增加管理難度和工作量； 
3) 消除活動(dòng)依賴關(guān)系。對(duì)于一些特定活動(dòng)，可以通過重新劃分或排序的方式消除依賴關(guān)系，比如軟件設(shè)計(jì)中往往先開發(fā)公用模塊，然后再做應(yīng)用開發(fā)。如果犧牲可維護(hù)性，也可以各應(yīng)用模塊分頭開發(fā)；這可能導(dǎo)致高成本和高風(fēng)險(xiǎn)，并因重復(fù)的工作而增加工作量，但在某些特定的情況下可以采用。 
下面再討論一下資源配置的基本方法。對(duì)資源的需求量可以參考甘特圖計(jì)算。如圖1所示，對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)，根據(jù)估算出的總工作量和活動(dòng)工期進(jìn)行分配，確定在活動(dòng)工期內(nèi)每周應(yīng)投入的工作量，縱向累加所有活動(dòng)的投影可以得到資源的直方圖，直方圖描述了項(xiàng)目單位時(shí)間內(nèi)對(duì)資源的需求量。 
制定進(jìn)度計(jì)劃的過程中就可以進(jìn)行資源配置，而資源配置應(yīng)該盡量保證直方圖的形狀比較平滑，這樣一個(gè)項(xiàng)目組中的人員相對(duì)穩(wěn)定，并且工作量也比較飽滿；如果直方圖參差不齊，則可能造成人員閑置、差旅費(fèi)用增加等問題，特別是如果項(xiàng)目組人員不穩(wěn)定還可能造成工作效率下降。 
平衡資源配置的具體方法有很多種，比如在浮動(dòng)時(shí)間內(nèi)調(diào)節(jié)活動(dòng)的開始和結(jié)束時(shí)間；調(diào)節(jié)活動(dòng)的資源投入方式（可以先投入少些，中期投入多些，首尾投入少些）；調(diào)節(jié)投入的資源量，僅保證在浮動(dòng)時(shí)間內(nèi)完成活動(dòng)即可。 
預(yù)算 
預(yù)算是一個(gè)非常專業(yè)的話題，這里不詳細(xì)討論，只介紹一下大概的過程和思路。項(xiàng)目預(yù)算過程其實(shí)可以分成估算和預(yù)算兩大部分。估算的目的是估計(jì)項(xiàng)目的總成本和誤差范圍，而預(yù)算則是將項(xiàng)目的總成本分配到各工作項(xiàng)中去。 
估算內(nèi)容包括人工成本、費(fèi)用、設(shè)備、原材料、勞務(wù)和外包成本等。在 IT項(xiàng)目中，人工成本占相當(dāng)大比例，可以根據(jù)各類人員的成本單價(jià)和投入工作量進(jìn)行計(jì)算，但實(shí)際上這是最難準(zhǔn)確估算的部分。目前常用的估算方法有：專家估算（Delphi法）、類比估算（根據(jù)以前類似項(xiàng)目的實(shí)際成本作為當(dāng)前項(xiàng)目的估算依據(jù)）、參數(shù)模型（根據(jù)項(xiàng)目特征，用數(shù)學(xué)模型來預(yù)測(cè)項(xiàng)目的成本）。從實(shí)際工作情況來看，如果歷史數(shù)據(jù)比較豐富，類比估算法相對(duì)比較準(zhǔn)確。 
成本預(yù)算是在確定總體成本后的分解過程。分解主要是做兩個(gè)方面工作：一是按工作包分?jǐn)偝杀?。這樣可以對(duì)照檢查每項(xiàng)工作的成本，出現(xiàn)偏差時(shí)可以確定是哪項(xiàng)工作出了問題；二是按工期時(shí)段分?jǐn)偝杀?，將預(yù)算成本分?jǐn)偟焦て诘母鱾€(gè)時(shí)段，可以確定在未來某個(gè)時(shí)點(diǎn)累計(jì)應(yīng)該花費(fèi)的成本（可以用S曲線表示），這樣做的好處是可以在任何時(shí)間檢查偏差，并評(píng)價(jià)成本績(jī)效，避免“只要不超TBC就沒問題”的誤解。