中小企業(yè)財(cái)務(wù)信息化選型需走出困惑

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

一、民營(yíng)中小企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的特點(diǎn)    

財(cái)務(wù)信息化，是指企業(yè)財(cái)務(wù)人員利用現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)企業(yè)進(jìn)行流程再造并建立與之相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理模式，發(fā)掘企業(yè)財(cái)務(wù)資源的信息潛能，充分利用企業(yè)信息資源，提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率，以更好地組織企業(yè)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)目標(biāo)的過(guò)程。

與那些一產(chǎn)生就處于壟斷性行業(yè)的國(guó)有企業(yè)相比，民營(yíng)企業(yè)處于競(jìng)爭(zhēng)行業(yè)之中，它在信息化建設(shè)方面的需求應(yīng)該更為強(qiáng)烈；而財(cái)務(wù)管理是企業(yè)靈魂，因而財(cái)務(wù)信息化更是重中之重。然而現(xiàn)狀卻并非如此。中國(guó)民營(yíng)企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)總體上不但落后于國(guó)外企業(yè)，而且在國(guó)內(nèi)來(lái)說(shuō)也處于下風(fēng)。民營(yíng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化不足主要體現(xiàn)在：一是信息化人才不足；二是財(cái)務(wù)管理規(guī)范度不高，對(duì)于管理制度，生產(chǎn)流程的建立，都還處在梳理階段，因此他們希望借助管理軟件，來(lái)輔助他們提高企業(yè)管理上的不足；三是對(duì)財(cái)務(wù)信息化認(rèn)識(shí)存在偏差，許多民營(yíng)企業(yè)負(fù)責(zé)人往往認(rèn)為“用計(jì)算機(jī)來(lái)處理財(cái)務(wù)活動(dòng)就是實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息化”，很多企業(yè)的財(cái)務(wù)部門配備了很好的計(jì)算機(jī)設(shè)備。

民營(yíng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的這些不足就導(dǎo)致很多民營(yíng)中小企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化選型上出現(xiàn)致命錯(cuò)誤，從而延緩了民營(yíng)企業(yè)信息化建設(shè)的腳步，因而如何選擇一個(gè)適合民營(yíng)中小企業(yè)財(cái)務(wù)特征的軟件十分關(guān)鍵。

二、民營(yíng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化選型的困惑

不難看出，民營(yíng)中小企業(yè)的財(cái)務(wù)管理處于非常明顯的劣勢(shì)。因此，借助必要的信息化手段，來(lái)幫助民營(yíng)企業(yè)提高財(cái)務(wù)管理質(zhì)量已經(jīng)迫在眉睫。據(jù)了解，2008年國(guó)家將會(huì)在所有企業(yè)中推行新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，留給中小企業(yè)的時(shí)間已經(jīng)不多。民營(yíng)中小企業(yè)企業(yè)應(yīng)該如何選擇一款適合自己的財(cái)務(wù)軟件呢？民營(yíng)中小企業(yè)的老板們常常面臨以下困惑：

困惑一，如此眼花繚亂的財(cái)務(wù)軟件，哪一個(gè)適合我？

困惑二，我的企業(yè)處于不斷變化著，哪款軟件能夠適應(yīng)我的變化呢？

困惑三，我的資金這么少，如何使用呢？

困惑四，我應(yīng)該從那幾個(gè)方面去評(píng)估誰(shuí)適合我的企業(yè)？

困惑五，軟件如何能滿足企業(yè)當(dāng)前和未來(lái)的需求變化？

困惑六，軟件選擇錯(cuò)誤的后果是什么？

面對(duì)這種種選型的困惑，組建一個(gè)選型團(tuán)隊(duì)，制定一個(gè)科學(xué)合理的選型流程和策略十分必要。

三、軟件選型的準(zhǔn)備策略

前期準(zhǔn)備工作是整個(gè)軟件選型過(guò)程的基礎(chǔ)，包括建立籌備小組、詳細(xì)需求分析和市場(chǎng)調(diào)查等等，擬定招標(biāo)文件，制定考核和評(píng)分體系等主要環(huán)節(jié)，很多企業(yè)在這個(gè)環(huán)節(jié)上做得比較草率，導(dǎo)致信息化成功率低。

(一)成立選型小組

組織一個(gè)精干、高效的軟件選型小組，對(duì)于正確選擇財(cái)務(wù)軟件是非常重要的。選型小組中應(yīng)有企業(yè)決策層的成員，并包括業(yè)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門和IT部門的相關(guān)人員。其中選型小組的負(fù)責(zé)人的選擇尤為關(guān)鍵。業(yè)務(wù)型負(fù)責(zé)人和技術(shù)型負(fù)責(zé)人他們?cè)谲浖x型上將體現(xiàn)不同的風(fēng)格。技術(shù)型負(fù)責(zé)人常常強(qiáng)調(diào)技術(shù)的先進(jìn)性，軟件廠商的市場(chǎng)形象，軟件的功能；而業(yè)務(wù)導(dǎo)向型更多地強(qiáng)調(diào)企業(yè)業(yè)務(wù)的需求和將來(lái)的變化。對(duì)于民營(yíng)中小企業(yè)更多的選型應(yīng)該以業(yè)務(wù)為主導(dǎo)、軟件技術(shù)為輔助的評(píng)價(jià)原則。

(二)做好需求分析

什么才是正確的選型？其實(shí)沒(méi)有一定的標(biāo)準(zhǔn)，重要的是必須先衡量企業(yè)自身的需求與能力。在滿足企業(yè)需求和企業(yè)能力可接受的范圍之內(nèi)，選出的軟件與廠商就是正確的選型。所以，清楚地了解企業(yè)的需求與評(píng)估企業(yè)可承受的能力，成為選型是否成功的關(guān)鍵因素。

1、分析的財(cái)務(wù)流程，提出全面的需求

在選用財(cái)務(wù)軟件時(shí)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行的財(cái)務(wù)流程，初步規(guī)劃會(huì)計(jì)電算化后的財(cái)務(wù)流程，并以此為依據(jù)，提出對(duì)財(cái)務(wù)軟件的高、中、低層的全面需求。

2、篩選和整合需求

很多需求是來(lái)自不同的主體，從個(gè)人或部門的角度來(lái)看的需求，往往會(huì)與其他部門有沖突或重復(fù)的地方。如果每個(gè)都要滿足，最后就成了每個(gè)都不滿足，不僅效率不明顯，通常也會(huì)影響上線的時(shí)間，形成各自為政的情況。因此需求的有效過(guò)濾與整合，就顯得相當(dāng)重要。

3、評(píng)估能力，確定需求

需求必須與能力掛勾，根據(jù)企業(yè)具備的能力，去決定需求范圍的大小。民營(yíng)中小企業(yè)資金少、IT人才缺乏和信息化基礎(chǔ)低等特點(diǎn)決定了其信息化能力弱。企業(yè)的高層需要靜心梳理財(cái)務(wù)、管理流程，決定需求的范圍，將有限的信息化能力用在刀刃上，節(jié)制需求的無(wú)限制擴(kuò)張。

(三)了解市場(chǎng)，有的放矢

市場(chǎng)上財(cái)務(wù)軟件產(chǎn)品林林總總，功能各異，企業(yè)具體情況更是千差萬(wàn)別，如何找到最適合自己的軟件，并不是一件簡(jiǎn)單的事情。為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，要做到知己知彼，有的放矢，既明確自己的需要，又要了解市場(chǎng)狀況。

1、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件和企業(yè)級(jí)財(cái)務(wù)軟件比較

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件是站在財(cái)會(huì)部門角度設(shè)計(jì)的軟件，一切以財(cái)會(huì)部門為中心，僅滿足財(cái)務(wù)管理需要，不考慮和其它職能部門的銜接，不對(duì)其它部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。企業(yè)級(jí)財(cái)務(wù)軟件則是站在整個(gè)企業(yè)管理的角度上設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)軟件，它以資金流的形式反映企業(yè)的管理過(guò)程，充分考慮和企業(yè)其它職能部門的銜接，是整個(gè)企業(yè)管理系統(tǒng)中不可分割的一部分，在海量數(shù)據(jù)處理、遠(yuǎn)程應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)并發(fā)控制、安全性等方面有無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。

2、國(guó)外軟件和國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)軟件比較

國(guó)產(chǎn)財(cái)務(wù)軟件生產(chǎn)商多數(shù)設(shè)計(jì)開發(fā)的系統(tǒng)大多只是在會(huì)計(jì)電算化模塊的基礎(chǔ)上進(jìn)行了一些擴(kuò)展，并沒(méi)有完全跳出記賬、算賬的框框，造成企業(yè)購(gòu)買后應(yīng)用最多、最有效的還是進(jìn)行賬簿記錄，其余部分在實(shí)用性上還有待提高，沒(méi)有真正發(fā)揮財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)有的管理功能。進(jìn)口財(cái)務(wù)軟件技術(shù)比較成熟，但成本較高，很多中小企業(yè)沒(méi)有能力購(gòu)買或只能購(gòu)買部分功能。而且，軟件中的外來(lái)詞匯和新詞匯較多，譯法也各異，甚至部分最新使用資料只有英文版，給我們的企業(yè)管理者設(shè)定了較高的進(jìn)入門檻，因而民營(yíng)中小企業(yè)更適合選擇國(guó)產(chǎn)財(cái)務(wù)軟件了。

3、通用軟件和行業(yè)軟件比較

當(dāng)前市面上發(fā)布的通用型財(cái)務(wù)管理軟件很多，這些軟件在功能、操作、界面等各方面都比較簡(jiǎn)易靈活，對(duì)于進(jìn)銷存、簡(jiǎn)單的成本、財(cái)務(wù)等管理上也還方便到位，并且這類軟件在系統(tǒng)功能上也已基本穩(wěn)定成熟。但是，這些軟件常常對(duì)特殊行業(yè)的特殊需求滿足不是很到位，如果企業(yè)的行業(yè)特殊性較強(qiáng)，只有選擇行業(yè)軟件。

(四)做好資金準(zhǔn)備

財(cái)務(wù)信息化需要一筆較大的投資，在開始選擇軟件產(chǎn)品之前，應(yīng)當(dāng)先做好預(yù)算并得到批準(zhǔn)，保證選購(gòu)軟件活動(dòng)的正常進(jìn)行。