OA辦公系統(tǒng)的職能與組織的成熟度等級(jí)

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OA辦公系統(tǒng) 擁有很強(qiáng)的持續(xù)發(fā)展能力，正滿足內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程的持續(xù)改進(jìn)原則。同時(shí)，在對(duì) OA辦公系統(tǒng) 績(jī)效進(jìn)行研究的成果表明，當(dāng)OA辦公系統(tǒng) 的結(jié)構(gòu)被管理層設(shè)計(jì)成與組織的成熟度相一致時(shí)，才最有效，達(dá)到最佳績(jī)效。也就是說(shuō)，為實(shí)現(xiàn) OA辦公系統(tǒng) 的最佳績(jī)效，OA辦公系統(tǒng) 需要注意所提供支持的項(xiàng)目組織當(dāng)前的和演進(jìn)的成熟度層次，并考慮所處不同階段來(lái)平衡自身的效果。結(jié)合組織的成熟度等級(jí)，OA辦公系統(tǒng) 的職能工作逐步深化。

內(nèi)部控制系統(tǒng)并不是一次性項(xiàng)目，而是一個(gè)要持續(xù)改進(jìn)的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)。外部環(huán)境和內(nèi)部管理要求是不斷變化的，要實(shí)現(xiàn)管理的動(dòng)態(tài)有效，內(nèi)部控制系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中必須具有自我改進(jìn)機(jī)制。內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程的持續(xù)改進(jìn)原則和實(shí)現(xiàn) OA辦公系統(tǒng)最佳績(jī)效的動(dòng)力研究，兩者都要求 OA辦公系統(tǒng) 在提升內(nèi)部控制能力成熟度時(shí)，需要采取與內(nèi)部控制能力成熟度等級(jí)相對(duì)應(yīng)的工作原則和職能內(nèi)容。

1.初始級(jí)的 OA辦公系統(tǒng) 職能任務(wù)

（1）初始級(jí) OA辦公系統(tǒng) 的提升原則

 當(dāng)企業(yè)內(nèi)部控制能力成熟度等級(jí)為初始級(jí)，在提升到簡(jiǎn)單級(jí)過(guò)程中，OA辦公系統(tǒng) 的提升原則為制度化。

（2）企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施現(xiàn)狀

 此時(shí)，企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程是一種相關(guān)文件制度不完備的隨意過(guò)程。內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中沒(méi)有可以遵循的章程文件、沒(méi)有可以參考的流程標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有固化的實(shí)施模式等。導(dǎo)致內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施的效果很大程度取決于團(tuán)隊(duì)人員的個(gè)人實(shí)施能力和經(jīng)驗(yàn)。

（3）OA辦公系統(tǒng) 的職能活動(dòng)

 梳理內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施流程，形成內(nèi)部控制系統(tǒng)整體實(shí)施流程。并對(duì)關(guān)鍵的實(shí)施環(huán)節(jié)進(jìn)行定義，擬定相關(guān)的制度文件。對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程進(jìn)行初步簡(jiǎn)單的定義，重點(diǎn)完成簡(jiǎn)單級(jí)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵內(nèi)容。

2.簡(jiǎn)單級(jí)的 OA辦公系統(tǒng) 職能任務(wù)

（1）簡(jiǎn)單級(jí) OA辦公系統(tǒng) 的提升原則

  當(dāng)企業(yè)內(nèi)部控制能力成熟度等級(jí)為初始級(jí)，在提升到規(guī)范級(jí)過(guò)程中，OA辦公系統(tǒng) 的提升原則為規(guī)范化。

（2）企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施現(xiàn)狀

  相對(duì)比初始級(jí)，此時(shí)內(nèi)部控制系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程較為有序。內(nèi)部控制系統(tǒng)的實(shí)施流程得到了初步的梳理，也形成了一些基礎(chǔ)的制度文件。但還不夠全面和完善。

（3）OA辦公系統(tǒng) 的職能活動(dòng)

  簡(jiǎn)單級(jí) OA辦公系統(tǒng) 的主要職能活動(dòng)就是將內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程得到定義和集成，并形成制度。實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程的所有相關(guān)章程文件、流程標(biāo)準(zhǔn)的從無(wú)到有、完備齊全。使內(nèi)部控制系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程得到充分的定義，形成一種固化的管理模式。初始級(jí)時(shí) OA辦公系統(tǒng) 實(shí)現(xiàn)的是內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程關(guān)鍵環(huán)節(jié)的制度化，突出重點(diǎn)建設(shè)。而簡(jiǎn)單級(jí)則是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程全部環(huán)節(jié)的制度化，突出全面覆蓋。OA辦公系統(tǒng) 通過(guò)發(fā)揮培訓(xùn)體系、咨詢指導(dǎo)、流程制度、管理工具、過(guò)程監(jiān)控、績(jī)效考核六大職能要素，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制能力成熟度等級(jí)規(guī)范級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的關(guān)鍵活動(dòng)目標(biāo)，提升內(nèi)部控制能力成熟度等級(jí)。

3.規(guī)范級(jí)的 OA辦公系統(tǒng) 職能任務(wù)

（1）規(guī)范級(jí) OA辦公系統(tǒng) 的提升原則

  當(dāng)企業(yè)內(nèi)部控制能力成熟度等級(jí)為規(guī)范級(jí)，要提升到精益級(jí)時(shí)，OA辦公系統(tǒng) 的提升原則為精益化。