集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件推行過(guò)程中的需求分析

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     提高對(duì)集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件的認(rèn)識(shí)

    集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件是企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)的縮寫，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。對(duì)集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件的透徹認(rèn)識(shí)與理解，是集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目成功實(shí)施的基礎(chǔ)。

    集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件的核心管理思想

    當(dāng)下集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件在各行各業(yè)中的運(yùn)用已經(jīng)較為普遍，集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件系統(tǒng)幾乎涵蓋了企業(yè)運(yùn)作的所有領(lǐng)域，它是企業(yè)各部門的共同平臺(tái)，數(shù)據(jù)在各個(gè)部門實(shí)現(xiàn)了集成共享。其核心管理思想就是實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的有效管理，體現(xiàn)了事先計(jì)劃與事中控制的思想。例如，集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件系統(tǒng)通過(guò)定義事務(wù)處理相關(guān)的會(huì)計(jì)核算科目與核算方式，以便在事務(wù)處理發(fā)生的同時(shí)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算分錄，保證資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性，從而可以根據(jù)財(cái)務(wù)資金現(xiàn)狀追溯資金的來(lái)龍去脈，并進(jìn)一步追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，改變資金信息滯后于物料信息的狀況，便于事中控制和實(shí)時(shí)做出決策。計(jì)劃、事務(wù)處理、控制與決策功能都在整個(gè)供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實(shí)現(xiàn)，并要求在每個(gè)流程業(yè)務(wù)處理過(guò)程中最大限度地發(fā)揮每個(gè)人的工作潛能與責(zé)任心，流程與流程之間則強(qiáng)調(diào)人與人之間的合作精神，以便在有機(jī)組織中充分發(fā)揮每個(gè)人的主觀能動(dòng)性與潛能。

      對(duì)集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件認(rèn)識(shí)的途徑與方法

    集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目在煤炭集團(tuán)企業(yè)中實(shí)施，并不是幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)加一個(gè)財(cái)務(wù)部門人員對(duì)其熟悉就能成功實(shí)施的。集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目是一個(gè)集成的、涉及企業(yè)方方面面的巨大工程，它需要在集團(tuán)內(nèi)部眾多管理部門的具體實(shí)施人員中被廣泛了解之后，才有成功實(shí)施的可能。然而，要打好基礎(chǔ)，使集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件的精髓被廣泛了解，并不是一件容易的事情，面對(duì)這個(gè)艱巨的任務(wù)，要有很好的途徑和方法來(lái)解決。

    企業(yè)在準(zhǔn)備上集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件前，首先應(yīng)請(qǐng)專門的管理咨詢公司為高中層領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件原理，闡述集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件究竟能為企業(yè)解決什么問(wèn)題。剖析成功案例的成功經(jīng)驗(yàn)，失敗案例的教訓(xùn)，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)真正認(rèn)識(shí)到實(shí)施集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件的收益和風(fēng)險(xiǎn)共存。同時(shí)，還要派出相關(guān)人員到管理咨詢公司培訓(xùn)，學(xué)習(xí)集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件原理、集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件實(shí)施方法、集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目實(shí)施成本和實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制等內(nèi)容。當(dāng)然，從實(shí)際以及成本的考慮}H發(fā)，上述方法只能解決部分人員對(duì)集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件認(rèn)識(shí)和具體的實(shí)施方法，并不能讓所有應(yīng)該熟知的人參與其中，這就要求企業(yè)通過(guò)印發(fā)宣傳冊(cè)等方式進(jìn)行廣泛的宣傳，并加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，以增加受眾人員對(duì)集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目的了解，只有讓具體實(shí)施的人心中有數(shù)，集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件的實(shí)施才能穩(wěn)固推進(jìn)。

    對(duì)集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目進(jìn)行原則性規(guī)劃

    對(duì)集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目進(jìn)行原則性規(guī)劃，是成功推行集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件的關(guān)鍵。為保證煤炭集團(tuán)企業(yè)順利推行集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件，應(yīng)由企劃部門進(jìn)行統(tǒng)一的集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目規(guī)劃，成立以公司企劃部負(fù)責(zé)人為主的集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目小組，組織人員調(diào)研影響企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的主要因素，分析現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程、提出改進(jìn)業(yè)務(wù)流程的解決方案，哪些問(wèn)題可以用集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件來(lái)解決，實(shí)施集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件要達(dá)到的目標(biāo)；并對(duì)軟件的實(shí)施周期、實(shí)施成本、實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)寫出詳細(xì)的可行性分析報(bào)告，遞交企業(yè)決策層討論決策，這將成為煤炭集團(tuán)企業(yè)集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件實(shí)施的關(guān)鍵。

      制訂集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)應(yīng)遵循的基本原則

    （1）整體規(guī)劃原則。集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目規(guī)劃是集團(tuán)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的一部分，要與集團(tuán)企業(yè)未來(lái)的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理發(fā)展充分結(jié)合。集團(tuán)企業(yè)集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目的整體性包括3方面：①項(xiàng)目?jī)?nèi)容覆蓋了集團(tuán)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)；②集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目建設(shè)不是孤立地搞單項(xiàng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用，在選用技術(shù)時(shí)應(yīng)全盤考慮；③必須考慮在全球化市場(chǎng)中同需方和供方密切相連，客戶和供應(yīng)商的相關(guān)信息要納入集團(tuán)企業(yè)集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目管理范疇。

    （2）階段性與擴(kuò)展性結(jié)合原則。應(yīng)分階段選擇實(shí)施集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目的不同子系統(tǒng)，做規(guī)劃時(shí)要留有余地，不能追求大而全。要以適應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展、適應(yīng)集團(tuán)企業(yè)管理與業(yè)務(wù)模式的不斷變化為目標(biāo)。

    （3）客觀性需求原則。不同規(guī)模的集團(tuán)企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)管理集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)規(guī)劃有不同的要求。在規(guī)劃時(shí)要從集團(tuán)企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)有的流程處理和業(yè)務(wù)需要，制訂出適合集團(tuán)企業(yè)發(fā)展的集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目實(shí)施規(guī)劃，不能一味追求先進(jìn)技術(shù)和最新版本。

     集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件推行過(guò)程中的需求分析

    集團(tuán)企業(yè)的需求分析應(yīng)包含3個(gè)層面，即戰(zhàn)略層面、技術(shù)層面和管理層面。①?gòu)膽?zhàn)略層面上來(lái)說(shuō)，涉及以下幾個(gè)方面：明確集團(tuán)企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標(biāo)；明確集團(tuán)企業(yè)所處的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境；在集團(tuán)企業(yè)總體戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，根據(jù)自身的現(xiàn)狀、能力和競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的要求，制訂切實(shí)可行的集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)戰(zhàn)略。②從技術(shù)層面上來(lái)說(shuō)，需求分析涉及評(píng)估公司的集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)能力現(xiàn)狀，包括現(xiàn)有集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施和人員的能力；評(píng)估集團(tuán)企業(yè)的集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)，包括平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用軟件、流程、數(shù)據(jù)和架構(gòu)；按照集團(tuán)企業(yè)未來(lái)發(fā)展對(duì)集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)能力的需求，確定集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)能力差距和集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)能力發(fā)展藍(lán)圖。③從管理層面上來(lái)說(shuō)，需求分析涉及管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、匯報(bào)體系、崗位設(shè)置、技能分類和相應(yīng)的績(jī)效考核指標(biāo)體系；集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)管控模式，如相關(guān)集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)投資決策程序、風(fēng)險(xiǎn)管理、安全管理和項(xiàng)目管理、集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)變革管理和培訓(xùn)。企業(yè)需求分析的內(nèi)容要充分體現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈資源進(jìn)行管理所應(yīng)具備的集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)的內(nèi)涵。做好需求分析后，還要注意需求與實(shí)施之間的平衡。在進(jìn)行集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件建設(shè)過(guò)程中，需求與實(shí)施必須要與內(nèi)外環(huán)境相適應(yīng)，并不斷進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整。

     做好項(xiàng)目實(shí)施前的調(diào)研評(píng)估

    慎重選擇集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件軟件提供商，是快速部署集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件的保障。煤炭集團(tuán)企業(yè)實(shí)施集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目，與小企業(yè)最大的差別就是耗資巨大，部署緩慢，實(shí)施過(guò)程中稍有不甚，就會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理，甚至帶來(lái)嚴(yán)重的管理混亂。因此，選擇有實(shí)力的集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件供應(yīng)商就顯得尤為重要。對(duì)于沒(méi)有實(shí)施集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件的煤炭企業(yè)來(lái)說(shuō)，最好辦法是引入第三方評(píng)估。由專業(yè)的顧問(wèn)、行業(yè)專家來(lái)評(píng)估，客觀、可比也權(quán)威。專家們見多識(shí)廣，可以通過(guò)與同行業(yè)、同規(guī)模、同地域的企業(yè)進(jìn)行對(duì)比，可以與同目標(biāo)、同類型、同時(shí)期、同投資規(guī)模的項(xiàng)目進(jìn)行對(duì)比，對(duì)項(xiàng)目的投資、運(yùn)行、技術(shù)、效果做出評(píng)估，讓企業(yè)了解當(dāng)初的決策是否正確，實(shí)施的工作是否有效，集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件系統(tǒng)能為企業(yè)提供多大幫助。同時(shí)，專家們還可以指出項(xiàng)目中的成績(jī)和不足，為企業(yè)下一階段的集團(tuán)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目安排提供幫助。即使有第三方的評(píng)估，作為煤炭集團(tuán)企業(yè)戰(zhàn)略管理的一部分，企業(yè)仍然要慎重，要從多方面考察軟件商的綜合實(shí)力：①成熟、定型并且有一定用戶群的集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)軟件軟件開發(fā)商；②軟件的研發(fā)隊(duì)伍和開發(fā)工具能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要；③具有豐富經(jīng)驗(yàn)的實(shí)施咨詢顧問(wèn)群；④參觀和考察軟件商（與本公司同類型企業(yè)）的成功客戶。