如何使用OA系統(tǒng)降低管理成本

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大學(xué)畢業(yè)第一份工作是在國(guó)企，當(dāng)年我們工廠近三千職工，國(guó)家二級(jí)企業(yè)，直屬國(guó)家機(jī)械工業(yè)部管轄。我記得很清楚有一年的報(bào)表顯示一線生產(chǎn)工人只有873人。二線的包括技術(shù)人員、門衛(wèi)、檢驗(yàn)員、倉(cāng)管、維修人員等，大概是1200人左右。三線是純管理職能人員大約800多人。人均產(chǎn)值約2.5萬元。而當(dāng)時(shí)浙江的同行業(yè)私企，約500人能創(chuàng)造過億的產(chǎn)值，人均產(chǎn)值近20萬元。撇開國(guó)企、私企運(yùn)營(yíng)上的差別，單從我們工廠自身來看，兩千多二三線職工，如果能精簡(jiǎn)管理，砍掉一半是完全可以做到的，這一千人成本多少？單純從工資成本上算，平均500元一人，一月就是50萬，一年就是600萬。如果再算上其它支出，肯定一年超過1000萬支出，這就是管理的成本。試想，一個(gè)產(chǎn)值只有不到8000萬的工廠，僅管理成本的浪費(fèi)就超千萬，這樣的企業(yè)如何存活？

各位老板們，你們是否認(rèn)真算過自己企業(yè)的管理成本，據(jù)業(yè)界測(cè)算，降低10%的成本可以增加20%的利潤(rùn)，您可測(cè)算過要是通過OA管理系統(tǒng)砍掉多余的管理成本將為您創(chuàng)造多少利潤(rùn)？

也許您要問，怎么通過OA系統(tǒng)降低企業(yè)管理成本？正常的部門總要有吧，就算合并部門，最多也只是砍掉一兩個(gè)官職，但總要有人來管理各類事務(wù)吧？在回答這個(gè)問題之前，我們不妨一起來回顧一下您創(chuàng)業(yè)之初的情形。請(qǐng)問您公司成立之初有HR經(jīng)理嗎？有采購(gòu)經(jīng)理嗎？有倉(cāng)庫(kù)主管嗎？有行政部嗎？有品管部嗎？有銷售部嗎？那為什么后來全有了呢？

印象中有個(gè)豆腐廠的故事應(yīng)該能說明這一切，起初只是一個(gè)豆腐作坊，老板既是生產(chǎn)工人又是銷售員，還要兼采購(gòu)和財(cái)務(wù)。慢慢生意好了，于是老板忙不過來了。于是，他請(qǐng)人幫他賣豆腐，他只管采購(gòu)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)。接下來，生產(chǎn)跟不上了，于是又?jǐn)U大作坊，請(qǐng)人來做豆腐，他管采購(gòu)和財(cái)務(wù)。量上來了，銷售點(diǎn)增加，生產(chǎn)員工增加，他精力不夠用，于是又請(qǐng)了生產(chǎn)主管和銷售主管幫他管理這兩個(gè)部門……。接下來，擴(kuò)建倉(cāng)庫(kù)放原材料、成品，又成立倉(cāng)庫(kù)管理部門……。再接下來，采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、行政部……，該有的全有了。而這些增加的背后，就是為企業(yè)套上了沉重的管理成本枷鎖。不管公司是否有利潤(rùn)，這些成本的支出是固定的。

看上去，這一切的一切都是理所當(dāng)然，企業(yè)規(guī)模大了，自然機(jī)構(gòu)增多，管理人員必須增加。但是，我想起前些年年熱播的《我是特種兵》中的一句對(duì)白。班長(zhǎng)說：現(xiàn)在的兵真是不好管。指導(dǎo)員的回答：你為什么老想著要管他們？

為什么老想著要管他們？我想這也是所有企業(yè)老總們應(yīng)該認(rèn)真思考的一個(gè)問題。

現(xiàn)在流行的OA辦公系統(tǒng)管理思維對(duì)這個(gè)問題有一個(gè)很好的詮釋?；ヂ?lián)網(wǎng)思維不是把您的產(chǎn)品擺上網(wǎng)賣，也不是建個(gè)網(wǎng)站宣傳公司，也不是通過互聯(lián)網(wǎng)去做品牌推廣?；ヂ?lián)網(wǎng)思維的核心是去中心化，組織扁平化，商業(yè)民主化。在這“三化”的基礎(chǔ)上，對(duì)員工充分授權(quán)，鼓勵(lì)員工的創(chuàng)新思維，打破傳統(tǒng)的“人治”“法治”約束，充分發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)員工的自管理，最終演變成公司“無管理”。

傳統(tǒng)的管理模式下，任何一項(xiàng)工作可能都需要上級(jí)做出計(jì)劃，下達(dá)指令，下屬才能執(zhí)行。或者某一項(xiàng)工作需要進(jìn)行時(shí)，首先要層層請(qǐng)示匯報(bào)，然后才執(zhí)行。而計(jì)劃、下達(dá)指令、請(qǐng)示匯報(bào)背后就是等待，就是成本，就是浪費(fèi)。

在全新的OA辦公系統(tǒng)管理思維下，可能大家只要明確一個(gè)問題：客戶的需求是什么，我們的目的是什么？在統(tǒng)一思想之后，公司充分地授權(quán)團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)發(fā)揮自己的活力，來解決遇到的問題，而不再是層層請(qǐng)示、逐級(jí)匯報(bào)，這就是效率與民主的高效結(jié)合。這就是所謂的OA辦公系統(tǒng)“無管理”模式?！盁o管理”不是指公司不需要管理，而是將職能管理無限弱化，公司所有的職能機(jī)構(gòu)將不再是管理機(jī)構(gòu)，而是服務(wù)機(jī)構(gòu)。這時(shí)，管理機(jī)構(gòu)要做的是給團(tuán)隊(duì)配備資源、提供支持和服務(wù)。而不再是發(fā)指令、監(jiān)督進(jìn)度、考核的監(jiān)管機(jī)構(gòu)。

這將是一場(chǎng)真正意義上的變革，許多優(yōu)秀企業(yè)的老總也正在嘗試這種變革并已經(jīng)取得成效。比如，馬化騰、史玉柱。他們做為最高管理者，只決策這個(gè)項(xiàng)目要不要做？一旦OA管理系統(tǒng)決策做，他們的職能就轉(zhuǎn)化為一個(gè)服務(wù)者，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供資源、提供支持，而項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行自管理，最終一起分享項(xiàng)目成果。微信、征途的成功就是很好的證明。

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