IT企業(yè)如何實(shí)施長(zhǎng)沙OA信息化(二)

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3、 開發(fā)企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)   

知識(shí)的“積累、交流、共享”是知識(shí)管理的三原則，知識(shí)管理系統(tǒng)也要集中體現(xiàn)這三個(gè)原則，所以知識(shí)管理系統(tǒng)的核心功能包括知識(shí)庫(kù)、知識(shí)交流平臺(tái)和個(gè)性化管理平臺(tái)三個(gè)獨(dú)立但密切配合的模塊，三者協(xié)同實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)資源的形成、創(chuàng)新、共享、交流和有效應(yīng)用。

 系統(tǒng)整體規(guī)劃

 企業(yè)知識(shí)管理的大概內(nèi)容如圖4所示：

 圖4       長(zhǎng)沙OA信息化的內(nèi)容

按照知識(shí)管理的內(nèi)容，知識(shí)管理系統(tǒng)的大概組成如圖5： 

圖5       長(zhǎng)沙OA信息化系統(tǒng)的組成

結(jié)合企業(yè)知識(shí)資源的構(gòu)成和需求、細(xì)化的知識(shí)分類體系，從整體上設(shè)計(jì)知識(shí)管理系統(tǒng)的功能模塊。如圖六，在知識(shí)部門和知識(shí)庫(kù)之間，系統(tǒng)需要設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)管理功能實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理系統(tǒng)的通用功能“集中設(shè)置”、知識(shí)內(nèi)容和使用權(quán)限的“集中管理”、知識(shí)交流和傳播功能的“協(xié)調(diào)管理”。面對(duì)用戶，系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)需要分析所有用戶的通用需求和個(gè)性化需求，讓單一用戶可以透過“通用的軟件”來“個(gè)性化地應(yīng)用”知識(shí)管理系統(tǒng)所提供的功能，以及對(duì)知識(shí)庫(kù)的通用內(nèi)容進(jìn)行“個(gè)性化定制”，最終滿足各個(gè)部門和各個(gè)崗位的實(shí)際工作和學(xué)習(xí)需要。

規(guī)劃知識(shí)管理部門及相關(guān)人員的職能   

企業(yè)內(nèi)部如果對(duì)知識(shí)的定義、知識(shí)的價(jià)值、知識(shí)管理的實(shí)施流程看法不一，將無法迅速凝聚共識(shí)，對(duì)于實(shí)施知識(shí)管理將會(huì)形成阻礙。為了推動(dòng)企業(yè)知識(shí)管理戰(zhàn)略的有效實(shí)施和管理知識(shí)管理系統(tǒng)的日常運(yùn)作，企業(yè)需要設(shè)置獨(dú)立的知識(shí)管理部門或知識(shí)管理小組，并配備相應(yīng)的專職人員或兼職人員，形成一個(gè)完整的知識(shí)管理主體結(jié)構(gòu)。在完成其推動(dòng)知識(shí)資源的組織、積累、管理、傳播和應(yīng)用等墓本職責(zé)的基礎(chǔ)上，知識(shí)管理部門的更高層次工作在于直接以參謀部門的角色輔助企業(yè)的戰(zhàn)略決策和經(jīng)營(yíng)管理，以及進(jìn)而依托企業(yè)知識(shí)資源開發(fā)“知識(shí)產(chǎn)品”和“知識(shí)服務(wù)”，為內(nèi)部人員和外部人員提供更高的附加值。   

企業(yè)知識(shí)管理主體不應(yīng)僅僅是單獨(dú)一個(gè)CKO(知識(shí)主管)，而是一個(gè)包括CKO、知識(shí)項(xiàng)目管理者、知識(shí)工人和全體員工在內(nèi)的多層次有機(jī)體。在知識(shí)管理主體結(jié)構(gòu)中，CKO是高層的領(lǐng)導(dǎo)者。知識(shí)項(xiàng)目管理者在知識(shí)管理主體的層次結(jié)構(gòu)中處于中間層次。實(shí)際上知識(shí)管理的大部分工作就是在特定的項(xiàng)目中管理特定形式的知識(shí)或提高與知識(shí)相聯(lián)系的特定活動(dòng)技能。現(xiàn)在許多IT企業(yè)的項(xiàng)目部經(jīng)理就充當(dāng)著知識(shí)項(xiàng)目管理者的角色。知識(shí)管理工人是那些把知識(shí)管理作為他們?nèi)粘９ぷ鞯幕鶎庸ぷ髡?，在企業(yè)內(nèi)專門供職于知識(shí)管理部門。現(xiàn)在國(guó)內(nèi)很少有企業(yè)擁有適當(dāng)數(shù)量的知識(shí)管理工人。專門從事知識(shí)管理的人員對(duì)于知識(shí)管理的成功是至關(guān)重要的，但是更為重要的是非專門從事知識(shí)管理的人員。研發(fā)工程師、技術(shù)支持工程師、甚至秘書、行政人員和銷售人員才是知識(shí)管理中最重要的人員。他們要在日常工作中創(chuàng)新、共享、傳播和應(yīng)用知識(shí)。   

知識(shí)主管是整個(gè)企業(yè)知識(shí)管理的決策者，他要了解外部信息，溝通與外界知識(shí)提供者的聯(lián)系；當(dāng)一個(gè)新的知識(shí)項(xiàng)目被提出時(shí)，他要選擇合適的知識(shí)項(xiàng)目管理者，井為知識(shí)項(xiàng)目的研究開發(fā)創(chuàng)造良好外部環(huán)境。知識(shí)項(xiàng)目管理者是企業(yè)知識(shí)管理的中層領(lǐng)導(dǎo)者和具體指揮者，他們之間要相互合作，交流信息，同時(shí)接受知識(shí)主管的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督；知識(shí)項(xiàng)目管理者還要擅于和知識(shí)管理工人組成知識(shí)項(xiàng)目小組，協(xié)調(diào)知識(shí)工人之間的關(guān)系。知識(shí)管理工人和其他員工是知識(shí)管理主體的基礎(chǔ)，是知識(shí)的實(shí)際開發(fā)者、傳播者和應(yīng)用者，他們要負(fù)責(zé)管理生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、人力資源和社會(huì)關(guān)系等各方面的具體知識(shí)。由此可見企業(yè)知識(shí)管理主體是一個(gè)多層次的結(jié)構(gòu)體系(如圖6所示)。  

圖6：知識(shí)管理主體結(jié)構(gòu)體系圖

  結(jié)束語

隨著中國(guó)軟件產(chǎn)業(yè)的成熟，會(huì)有越來越多的IT企業(yè)加入到實(shí)施知識(shí)管理的企業(yè)行列，在知識(shí)管理理論的指導(dǎo)下，摸索自己的知識(shí)管理實(shí)踐。其中不少企業(yè)已經(jīng)正式立項(xiàng)，進(jìn)入建設(shè)期。在這樣一個(gè)時(shí)期，企業(yè)有必要了解和學(xué)習(xí)實(shí)施知識(shí)管理可能出現(xiàn)的一些問題，我們就此對(duì)計(jì)劃實(shí)施知識(shí)管理的IT企業(yè)提出一些建議。

 1)         企業(yè)知識(shí)管理的實(shí)施在于領(lǐng)會(huì)和應(yīng)用知識(shí)管理的理念和方式，而非追求系統(tǒng)和形式完備。根據(jù)畢馬威的知識(shí)管理調(diào)研結(jié)論，絕大多數(shù)IT企業(yè)已經(jīng)擁有可以促進(jìn)知識(shí)管理的技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施，只要戰(zhàn)略性地將知識(shí)管理納入企業(yè)的整體戰(zhàn)略和計(jì)劃中，就能提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)帶來效益。

 2)         企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理必須有來自企業(yè)最高層領(lǐng)導(dǎo)的明確持續(xù)的支持。因?yàn)?，知識(shí)管理不可避免地會(huì)觸及一些既得利益。在絕大多數(shù)企業(yè)中，知識(shí)就是資歷、知識(shí)就是權(quán)力，肯定有人不愿意主動(dòng)地放棄，知識(shí)管理可能需要一些組織、流程、制度方面的變革，這些變革一定需要最高層領(lǐng)導(dǎo)的支持。知識(shí)管理的成功需要在企業(yè)中形成知識(shí)創(chuàng)新和共享的文化，而文化的形成往往需要自上而下持續(xù)不斷的倡導(dǎo)和推動(dòng)。

 3)         要保證知識(shí)管理項(xiàng)目的資源的足夠投入。知識(shí)管理不僅僅是一個(gè)項(xiàng)目，更是一個(gè)長(zhǎng)期的持續(xù)改善的過程，要求企業(yè)投入較大的人力和財(cái)力。缺乏長(zhǎng)期的支持和持續(xù)性的優(yōu)化改善必然導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。

 4)         重視知識(shí)管理的項(xiàng)目咨詢。知識(shí)管理項(xiàng)目通常包括管理咨詢和信息系統(tǒng)實(shí)施兩個(gè)大的階段，現(xiàn)在大多數(shù)IT企業(yè)熱衷于自主開發(fā)知識(shí)管理系統(tǒng)，這樣很容易忽視管理咨詢這個(gè)階段，在沒有定義清晰的業(yè)務(wù)需求時(shí)就啟動(dòng)基于技術(shù)的項(xiàng)目，這樣很容易在項(xiàng)目后期迷失。即使在知識(shí)管理實(shí)施過程中，知識(shí)管理部門也需要不斷分析本企業(yè)就知識(shí)資源的需求變化，進(jìn)而調(diào)整和完善相關(guān)的戰(zhàn)略、軟件系統(tǒng)、知識(shí)內(nèi)容。

 5)        長(zhǎng)沙OA信息化項(xiàng)目不僅僅是技術(shù)項(xiàng)目，它是一種“技術(shù)－社會(huì)”系統(tǒng)，某種程度上，“人及流程”的因素更大，即70％的人，20％的流程以及10％的技術(shù)。在實(shí)施知識(shí)管理時(shí)需要對(duì)三者進(jìn)行綜合分析和考慮。忽略項(xiàng)目中對(duì)人的工作，而試圖走純技術(shù)的捷徑，是IT企翟謔凳┲豆芾砉討兇釗菀追傅拇砦蟆?lt;/font>

 6)         制定鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)造和轉(zhuǎn)移的激勵(lì)措施。有效的激勵(lì)措施可以促使員工產(chǎn)生有利于知識(shí)管理活動(dòng)的行為，但更多的公司并沒有采取物資獎(jiǎng)勵(lì)手段，而是把激勵(lì)措施融入企業(yè)員工人事管理體系中，每年都要針對(duì)員工從事知識(shí)管理活動(dòng)的表現(xiàn)進(jìn)行一次評(píng)估。

 7)         從市場(chǎng)和客戶那里獲得信息和知識(shí)。從市場(chǎng)和客戶那里獲得信息和知識(shí)，是實(shí)施知識(shí)管理的重要途徑。因?yàn)閷?duì)未來的預(yù)測(cè)建立在時(shí)下隱約可見的星點(diǎn)跡象之上，而這些跡象總是體現(xiàn)在客戶的需求和愿望之中。此外，通過給客戶提供超越業(yè)務(wù)范圍相關(guān)知識(shí)的服務(wù)也是企業(yè)獲得信息和知識(shí)的重要手段。

 8)         不要將知識(shí)和使用者分開，管理知識(shí)某種程度上就是要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)共享的環(huán)境，知識(shí)庫(kù)并不是成為存儲(chǔ)知識(shí)的靜態(tài)倉(cāng)庫(kù)，只有員工不斷學(xué)習(xí)，才可能有源源不斷的新知識(shí)來與大家共享。

 IT企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理最重要的是把握“積累、共享、創(chuàng)新”的知識(shí)管理三原則，挖掘金業(yè)的核心知識(shí)，把知識(shí)管理過程與企業(yè)核心業(yè)務(wù)密切結(jié)合。企業(yè)知識(shí)管理的境界在于主動(dòng)而自然融入日常工作的知識(shí)內(nèi)容管理和知識(shí)交流，而非增添負(fù)擔(dān)和壓力煩擾。

IT企業(yè)如何實(shí)施知識(shí)管理(一)（AMT研究院 周瑛）