oa協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　不同于企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化需求大同小異。政府oa更突出信息資源的共享、政務(wù)流程、績(jī)效考核等這些新的需求。政府辦公要公開(kāi)化，透明化，全面實(shí)現(xiàn)政府職能從管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)意義上的辦公已經(jīng)不能滿足政府對(duì)OA的需求，而泛普OA系統(tǒng)作為新OA代表的一體化政務(wù)平臺(tái)的建設(shè)和應(yīng)用：實(shí)現(xiàn)了信息資源的全面共享、建立了相互溝通協(xié)同的工作平臺(tái)、加快了工作任務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率、實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程全過(guò)程的監(jiān)督管理、提高了績(jī)效考核的科學(xué)性和全面性、基本實(shí)現(xiàn)了電子化無(wú)紙化辦公。

　　一、公文管理

　　公文管理主要管理企業(yè)的收文和發(fā)文管理; 包括收發(fā)文流程的定義、修改及其維護(hù)，收發(fā)文的管理和控制， 收發(fā)文的查詢和統(tǒng)計(jì)。方便領(lǐng)導(dǎo)和行政人員辦理收發(fā)文，填寫(xiě)收發(fā)文處理單，上載發(fā)文文件，實(shí)現(xiàn)公文流程辦理。

　　1、發(fā)文

　　發(fā)文處理是指以設(shè)計(jì)公司名義發(fā)出去的文件就范圍可以分為： 公司發(fā)文、部門(mén)發(fā)文;發(fā)文類型為：下行文，上行文和平行文;文件類型為：行政文件，紀(jì)委文件，黨委文件，工會(huì)文件，團(tuán)委文件，聯(lián)合發(fā)文;文號(hào)可以根據(jù)設(shè)計(jì)公司的實(shí)際情況設(shè)定;發(fā)文系統(tǒng)可以具有以下功能：

　　(1)要求對(duì)所有的發(fā)文通過(guò)管理系統(tǒng)進(jìn)行擬稿、核稿、會(huì)簽、復(fù)核、文秘修訂、簽發(fā)、成文、蓋章(聯(lián)合蓋章) 、封發(fā)。

　　(2)可對(duì)發(fā)文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。

　　(3)對(duì)發(fā)文的處理全過(guò)程進(jìn)行自動(dòng)化管理、跟蹤和記錄

　　(4)可以實(shí)現(xiàn)文件取回功能，處理發(fā)送錯(cuò)誤等誤操作。

　　(5)實(shí)現(xiàn)流程跳轉(zhuǎn)和審批人變更及事后補(bǔ)簽功能。

　　(6)所有用戶在收到系統(tǒng)所發(fā)文件后應(yīng)自動(dòng)發(fā)送回執(zhí)。

　　(7)公文加蓋電子印章技術(shù)，含聯(lián)合蓋章。

　　(8)根據(jù)不同類別公文自動(dòng)引入套紅的文頭、自動(dòng)排版功能。

　　(9)實(shí)現(xiàn)套紅后的文件打印功能。

　　(10)實(shí)現(xiàn)有權(quán)限的使用者的督辦、催辦功能，督辦、催辦可以通過(guò)人工手工方式實(shí)現(xiàn)，也可以通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)督辦、催辦。

　　(11)實(shí)現(xiàn)文件審批任務(wù)的委托功能。

　　(12)嚴(yán)格的權(quán)限控制功能。

　　2、收文

　　收文處理是指處理接收到的外來(lái)文件，外來(lái)文件包括上級(jí)主管部門(mén)等的文件;收文處理系統(tǒng)有以下功能：

　　(1)要求對(duì)所有的來(lái)文通過(guò)管理系統(tǒng)進(jìn)行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱。

　　(2) 可對(duì)來(lái)文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。對(duì)來(lái)文的處理全過(guò)程進(jìn)行自動(dòng)化管理和記錄，對(duì)要求辦理的文件進(jìn)行全自動(dòng)跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。

　　(3)具有文件取回功能，處理發(fā)送錯(cuò)誤等誤操作。

　　(4)實(shí)現(xiàn)有權(quán)限的使用者的督辦、催辦功能，督辦、催辦可以通過(guò)人工手工方式實(shí)現(xiàn)，也可以通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)督辦、催辦。

　　(5)實(shí)現(xiàn)文件審批任務(wù)的委托功能。

　　(6)嚴(yán)格的權(quán)限控制功能。

　　二、會(huì)議管理

　　會(huì)議管理包括會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議查詢、會(huì)議信息管理、會(huì)議室設(shè)置、會(huì)議紀(jì)要。

　　1、會(huì)議申請(qǐng)

　　系統(tǒng)可以將用戶已申請(qǐng)的會(huì)議按照待批會(huì)議、已準(zhǔn)會(huì)議、進(jìn)行中會(huì)議和未準(zhǔn)會(huì)議進(jìn)行分類列出，方便用戶查詢和管理自己的申請(qǐng)。在申請(qǐng)會(huì)議前， 可以查看會(huì)議室的預(yù)約情況; 用戶申請(qǐng)會(huì)議后， 會(huì)議管理員如果未審批，則狀態(tài)為“待批會(huì)議” ，如果審批通過(guò)，狀態(tài)變更為“已準(zhǔn)會(huì)議” ，審批不通過(guò)，狀態(tài)為“未批準(zhǔn)會(huì)議” ?！具M(jìn)行中會(huì)議列表】羅列出已經(jīng)通過(guò)審批，并且到達(dá)會(huì)議開(kāi)始時(shí)間的會(huì)議。

　　2、會(huì)議查詢

　　會(huì)議查詢模塊主要實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)各種狀態(tài)中的會(huì)議進(jìn)行詳細(xì)的查詢， 查詢的結(jié)果以列表列出。

　　3、會(huì)議管理

　　會(huì)議管理模塊提供給會(huì)議管理員用來(lái)管理所有用戶已提交申請(qǐng)。按照待批會(huì)議、已準(zhǔn)會(huì)議、進(jìn)行中會(huì)議和未準(zhǔn)會(huì)議分類列出。會(huì)議管理員可以修改會(huì)議申請(qǐng)信息，可以批準(zhǔn)或者不批準(zhǔn)會(huì)議。

　　4、會(huì)議室設(shè)置

　　會(huì)議室設(shè)置用于新建和管理會(huì)議室的基本信息， 會(huì)議管理員可以新建、修改和刪除會(huì)議室的基本信息，也可以查看每個(gè)會(huì)議室的預(yù)定情況。

　　5、會(huì)議紀(jì)要

　　會(huì)議紀(jì)要主要實(shí)現(xiàn)對(duì)已經(jīng)結(jié)束的會(huì)議的紀(jì)要進(jìn)行管理， 會(huì)議申請(qǐng)者和管理員均可修改會(huì)議紀(jì)要。

　　三、車輛管理

　　車輛管理共分為“車輛使用申請(qǐng)” 、“車輛使用查詢”、“部門(mén)審批管理”、“車輛使用管理”、“車輛維護(hù)管理”、“車輛信息管理”和“調(diào)度人員管理”六個(gè)部分。申請(qǐng)人申請(qǐng)車輛的使用， 由車輛調(diào)度員和部門(mén)審批人共同審批。系統(tǒng)可以管理車輛的使用情況和維護(hù)情況。

　　四、財(cái)務(wù)費(fèi)用管理

　　1、減少信息重復(fù)成本

　　員工在填寫(xiě)紙質(zhì)表單時(shí)，每次均需要填寫(xiě)姓名、部門(mén)、項(xiàng)目等重復(fù)的信息。電子化報(bào)銷流程中， 將這些固定的信息全部存儲(chǔ)于系統(tǒng)中， 表單自動(dòng)顯示員工的姓名和部門(mén)，工程名稱可以從系統(tǒng)中選擇。

　　2、減少出錯(cuò)率

　　由于員工填寫(xiě)的報(bào)銷單據(jù)中存在計(jì)算過(guò)程，靠手工填寫(xiě)的數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。電子表單設(shè)置了計(jì)算公式，提高了單據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　3、減少審批成本

　　目前領(lǐng)導(dǎo)的工作時(shí)間被零散的審批打斷， 工作效率會(huì)受到影響。使用電子化流程，領(lǐng)導(dǎo)可以自行安排審批計(jì)劃， 可以每天安排固定的時(shí)間登錄系統(tǒng)進(jìn)行審批。系統(tǒng)預(yù)設(shè)審批流程， 自動(dòng)的進(jìn)行判斷， 審批領(lǐng)導(dǎo)無(wú)需擔(dān)心單據(jù)是否該自己審批。遇上領(lǐng)導(dǎo)出差， 報(bào)銷人需要等待。使用電子化流程， 領(lǐng)導(dǎo)可以遠(yuǎn)程進(jìn)行審核，提高了效率。

　　4、減少財(cái)務(wù)審核成本

　　系統(tǒng)預(yù)設(shè)了審批流程， 財(cái)務(wù)部不再需要將精力過(guò)多的投入在流程檢查上， 只需要判斷員工填寫(xiě)的條件項(xiàng)是否正確。表單預(yù)設(shè)了計(jì)算公式和標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置，減少了財(cái)務(wù)人員計(jì)算的工作量。