多媒體會議系統(tǒng)設(shè)計方案

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 　　會議管理是0A系統(tǒng)中常用的模塊之一，實現(xiàn)會議管理的目的就是為了實施對企業(yè)繁雜的會議管理以及會議室的管理，避免會議室的利用沖突以及參會人員的邀請沖突等。企業(yè)通過會議管理可以實現(xiàn)會議的申請、會議的安排、查看關(guān)于會議的各種信息。

　　會議管理體系，是要解決企業(yè)管理層，特別是領(lǐng)導(dǎo)層對公司經(jīng)營決策的執(zhí)行問題，從而避免在經(jīng)營決策分析中”拍腦袋、拍桌子、拍大腿“等隨意行為。會議管理體系，既是一些成果，如一些文檔，也是一個過程，如富有成效的溝通和碰撞。

　　一、會議管理的關(guān)鍵點和難點

　　開會是企業(yè)司空見慣的事情，而開好會卻并不簡單。尤其是會議之后的執(zhí)行情況在很多企業(yè)中是很難進行統(tǒng)一跟進的。那么，如何做到會議管理的PDCA落地?以下內(nèi)容供參考：

　　1、會議的目的是達成一致：那么一定要管理好會議的議題(會前議題的起草、會前議題溝通、會前議題確定、議程時間的排布、議程資料的準備)

　　2、會議的目的是達成一致：那么會議的決議的管理變得十分重要(決議是什么、需要哪些人知道、需要哪些人完成什么事、什么時候完成、誰來督辦)

　　3、開好一個會，會務(wù)的準備也很重要：場地、訂房、訂餐、會議設(shè)備、服務(wù)人員政府的

　　4、會議還有一個很重要的事情就是：排位表(誰排在哪個位置十分有講究)會議通知和會議回執(zhí)：如何第一時間快速通知到參會人員;參會人員的回執(zhí)如何快速方便傳遞到召集人

　　5、會議資料：是否可以作為以后學(xué)習(xí)的資料

　　二、解決方案

　　高效召開、落實任務(wù)、全程記錄。泛普OA會議管理系統(tǒng)通過整合“會議管理、會議記錄、會議決議執(zhí)行、統(tǒng)計報表”等功能板塊，讓各個會議環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣。通過嚴格的流程規(guī)范，幫助企業(yè)整合會議資源、完善會議信息通道，落實會議任務(wù)執(zhí)行，實現(xiàn)會議全程管控。

　　主要功能包括：會議室預(yù)約、召集會議、會議計劃審核、會議紀要、我的會議、會議查詢、會議室管理、會議通知。

　　1、規(guī)范會議流程，快速申請、高效召開

　　泛普OA會議管理系統(tǒng)在流程引擎的支撐下，相關(guān)人員可以迅速申請會議，通過詳細的信息臺賬全程監(jiān)管會議，確保會議合理有序進行。

　　2、會議有序申請

　　相關(guān)人員可以隨時通過流程電請會議，明確具體會議時間、地點、參會人等，在申請過程中根據(jù)OA系統(tǒng)內(nèi)會議室信息臺賬，查看會議室使用情況，合理安排會議，及時發(fā)送會議通知。

　　3、考勤及時生成

　　泛普OA在和微信、人力資源系統(tǒng)集成的基礎(chǔ)上，通過人臉識別或者掃描微信二維碼等方式，智能簽到，將識別出的人員信息回傳至OA系統(tǒng)，形成考勤記錄，提高出勤率。在掃碼簽到頁面，系統(tǒng)會自動同步會議主題，實時統(tǒng)計到會人數(shù)，簽到人信息會實時滾動在屏幕上，信息透明、公正。

　　OA系統(tǒng)中的會議管理可以幫助規(guī)范企業(yè)運作中的會議時間、決策內(nèi)容、決策方式;營造流程與會議、決策與會議及報告與會議的和諧體系，有效提高高層的決策效率;沉淀會議決策，建立高層決策的知識積累框架;跟蹤會議決議執(zhí)行情況，最終達成問題的解決!