會(huì)議管理系統(tǒng)解決方案

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 　　OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)反映了企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平。企業(yè)建立高效安全的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅可以提高企業(yè)的辦公效率，還可以建立高效的內(nèi)部溝通渠道。企業(yè)內(nèi)部的溝通包括下行溝通、平級(jí)溝通，上行溝通等，企業(yè)內(nèi)部溝通效率的高低，溝通效果的好壞，直接關(guān)乎企業(yè)戰(zhàn)略層面決策的制定與執(zhí)行，而決策和執(zhí)行必須建立在良好溝通的基礎(chǔ)之上，進(jìn)而達(dá)成共識(shí)，然后執(zhí)行。企業(yè)離不開溝通，而企業(yè)OA系統(tǒng)正是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部溝通的重要渠道。

　　會(huì)議管理是實(shí)現(xiàn)溝通的重要方式之一，實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理的目的就是為了實(shí)施對(duì)企業(yè)繁雜的會(huì)議管理以及會(huì)議室的管理，避免會(huì)議室的利用沖突以及參會(huì)人員的邀請(qǐng)沖突等。企業(yè)通過會(huì)議管理可以實(shí)現(xiàn)會(huì)議的申請(qǐng)、會(huì)議的安排、查看關(guān)于會(huì)議的各種信息。

　　一、互動(dòng)溝通包含以下方面

　　電子信箱：和業(yè)務(wù)模塊整合的電子信箱

　　及時(shí)消息：在線消息、RTX集成

　　手機(jī)短信：支持移動(dòng)辦公處理

　　通訊錄：分級(jí)、多層次安全操作控制，保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)

　　企業(yè)論壇：專題調(diào)查、交流園地

　　日程會(huì)議：工作計(jì)劃共享、會(huì)議安排協(xié)作

　　二、日程安排

　　日程安排可以直觀地在日歷上進(jìn)行工作安排、設(shè)置提醒、設(shè)置重復(fù)周期、給下屬或他人布置工作。

　　*設(shè)定節(jié)假日、日歷顯示模式

　　*可按月/周/日來查看日程安排8可按部門查看團(tuán)隊(duì)日程安排

　　*為他人安排日程

　　*對(duì)他人安排的日程進(jìn)行確認(rèn)回復(fù)

　　*設(shè)置日程的重復(fù)周期，增加按日、按周、按月重復(fù)的日程瀏覽未閱讀的日程和提醒(以短消息、手機(jī)短信、聲音等方式)

　　*用戶自定義日程安排的公開程度、共享權(quán)限

　　三、會(huì)議管理

　　1、會(huì)議申請(qǐng)

　　需要召開會(huì)議的人員發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)表，申請(qǐng)表有會(huì)議的名稱、會(huì)議的主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主持人、主辦部門、申請(qǐng)時(shí)間、預(yù)計(jì)開會(huì)時(shí)間段、所需會(huì)議室選擇、會(huì)議室準(zhǔn)備材料、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、會(huì)議的內(nèi)容等。填寫完成后點(diǎn)擊會(huì)議安排申請(qǐng)，觸發(fā)相關(guān)流程審批后返回到會(huì)議室管理員進(jìn)行確認(rèn)審批，并且提供打印功能。

　　2、會(huì)議計(jì)劃審核

　　3、召集會(huì)議

　　4、會(huì)議紀(jì)要

　　5、我的會(huì)議

　　6、會(huì)議查詢

　　查看召開過或者未召開的會(huì)議列表以及詳細(xì)信息。設(shè)定會(huì)議管理關(guān)聯(lián)日程管理，會(huì)議發(fā)起完成后，與會(huì)人員會(huì)在日程中查看到相關(guān)的會(huì)議信息，并通過日程給予提醒。

　　7、會(huì)議管理

　　用于管理各種不同的會(huì)議狀態(tài)，如已批會(huì)議、未批會(huì)議、進(jìn)行中的會(huì)議、已結(jié)束會(huì)議。會(huì)議管理包括提出單位申請(qǐng)但未召開的會(huì)議的審核、批示，對(duì)以往未批準(zhǔn)的會(huì)議的根據(jù)需要重新批準(zhǔn)，對(duì)已批準(zhǔn)的會(huì)議但無需召開的會(huì)議的取消等。會(huì)議管理還包括可以對(duì)會(huì)議室的臨時(shí)變更。(變更后會(huì)以消息提醒的方式提醒給會(huì)議發(fā)起人以及參會(huì)人員。)

　　8、會(huì)議室管理

　　由會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室的管理，如新建會(huì)議室，包括新建會(huì)議室相關(guān)資料，如會(huì)議室名稱、地點(diǎn)、可容納會(huì)議人員以及會(huì)議室資源等其他相關(guān)信息。另外還可以顯示各個(gè)會(huì)議室的基本狀態(tài)，并對(duì)其進(jìn)行修改、刪除等必要的操作。