oa自動辦公系統(tǒng)開發(fā)方案

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 　　隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和普及，企業(yè)信息化建設(shè)成為獲取競爭優(yōu)勢的最終選擇。它為企業(yè)帶來了積極變化。企業(yè)信息化就是企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息資源的開發(fā)和利用，不斷提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策的效率和水平，進(jìn)而提高經(jīng)營效益和競爭力的過程，其核心的是降低成本和改善管理水平。企業(yè)通過信息化的建設(shè)，可以節(jié)約大量成本，提高員工工作效率，規(guī)范企業(yè)的多層次全方位管理，在企業(yè)與外界之間，縮短交流的時間、豐富交流方式，并可協(xié)助維護(hù)企業(yè)與社會之間良好的關(guān)系，它為企業(yè)帶來了積極變化。

　　1.1 公文管理

　　公文管理主要管理企業(yè)的收文和發(fā)文管理; 包括收發(fā)文流程的定義、 修改及其維護(hù)，收發(fā)文的管理和控制， 收發(fā)文的查詢和統(tǒng)計(jì)。 方便領(lǐng)導(dǎo)和行政人員辦理收發(fā)文，填寫收發(fā)文處理單，上載發(fā)文文件，實(shí)現(xiàn)公文流程辦理。

　　1.1.1 發(fā)文

　　發(fā)文處理是指以設(shè)計(jì)公司名義發(fā)出去的文件就范圍可以分為： 公司發(fā)文、部門發(fā)文;發(fā)文類型為：下行文，上行文和平行文;文件類型為：行政文件，紀(jì)委文件，黨委文件，工會文件，團(tuán)委文件，聯(lián)合發(fā)文;文號可以根據(jù)設(shè)計(jì)公司的實(shí)際情況設(shè)定;發(fā)文系統(tǒng)可以具有以下功能：

　　1. 要求對所有的發(fā)文通過管理系統(tǒng)進(jìn)行擬稿、核稿、會簽、復(fù)核、文秘修訂、簽發(fā)、成文、蓋章(聯(lián)合蓋章) 、封發(fā)。

　　2. 可對發(fā)文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。

　　3. 對發(fā)文的處理全過程進(jìn)行自動化管理、跟蹤和記錄

　　4. 可以實(shí)現(xiàn)文件取回功能，處理發(fā)送錯誤等誤操作。

　　5. 實(shí)現(xiàn)流程跳轉(zhuǎn)和審批人變更及事后補(bǔ)簽功能。

　　6. 所有用戶在收到系統(tǒng)所發(fā)文件后應(yīng)自動發(fā)送回執(zhí)。

　　7. 公文加蓋電子印章技術(shù)，含聯(lián)合蓋章。

　　8. 根據(jù)不同類別公文自動引入套紅的文頭、自動排版功能。

　　9. 實(shí)現(xiàn)套紅后的文件打印功能。

　　10. 實(shí)現(xiàn)有權(quán)限的使用者的督辦、催辦功能，督辦、催辦可以通過人工手工方式實(shí)現(xiàn)，也可以通過系統(tǒng)自動實(shí)現(xiàn)督辦、催辦。

　　11. 實(shí)現(xiàn)文件審批任務(wù)的委托功能。

　　12. 嚴(yán)格的權(quán)限控制功能。

　　1.1.2 收文

　　收文處理是指處理接收到的外來文件，外來文件包括上級主管部門等的文件;收文處理系統(tǒng)有以下功能：

　　1. 要求對所有的來文通過管理系統(tǒng)進(jìn)行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱。

　　2. 可對來文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。對來文的處理全過程進(jìn)行自動化管理和記錄，對要求辦理的文件進(jìn)行全自動跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。

　　3. 具有文件取回功能，處理發(fā)送錯誤等誤操作。

　　4. 實(shí)現(xiàn)有權(quán)限的使用者的督辦、催辦功能，督辦、催辦可以通過人工手工方式實(shí)現(xiàn)，也可以通過系統(tǒng)自動實(shí)現(xiàn)督辦、催辦。

　　5. 實(shí)現(xiàn)文件審批任務(wù)的委托功能。

　　6. 嚴(yán)格的權(quán)限控制功能。

　　1.2 會議管理

　　會議管理包括會議申請、會議查詢、會議信息管理、會議室設(shè)置、會議紀(jì)要。

　　1.2.1 會議申請

　　系統(tǒng)可以將用戶已申請的會議按照待批會議、 已準(zhǔn)會議、進(jìn)行中會議和未準(zhǔn)會議進(jìn)行分類列出，方便用戶查詢和管理自己的申請。在申請會議前， 可以查看會議室的預(yù)約情況; 用戶申請會議后， 會議管理員如果未審批，則狀態(tài)為“待批會議” ，如果審批通過，狀態(tài)變更為“已準(zhǔn)會議” ，審批不通過，狀態(tài)為“未批準(zhǔn)會議” 。

　　【進(jìn)行中會議列表】羅列出已經(jīng)通過審批，并且到達(dá)會議開始時間的會議。

　　1.2.2 會議查詢

　　會議查詢模塊主要實(shí)現(xiàn)用戶對各種狀態(tài)中的會議進(jìn)行詳細(xì)的查詢， 查詢的結(jié)果以列表列出。

　　1.2.3 會議管理

　　會議管理模塊提供給會議管理員用來管理所有用戶已提交申請。按照待批會議、已準(zhǔn)會議、進(jìn)行中會議和未準(zhǔn)會議分類列出。會議管理員可以修改會議申請信息，可以批準(zhǔn)或者不批準(zhǔn)會議。

　　1.2.4 會議室設(shè)置

　　會議室設(shè)置用于新建和管理會議室的基本信息， 會議管理員可以新建、 修改和刪除會議室的基本信息，也可以查看每個會議室的預(yù)定情況。

　　1.2.5 會議紀(jì)要

　　會議紀(jì)要主要實(shí)現(xiàn)對已經(jīng)結(jié)束的會議的紀(jì)要進(jìn)行管理， 會議申請者和管理員均可修改會議紀(jì)要。

　　1.3 車輛管理

　　車輛管理共分為“車輛使用申請” 、“車輛使用查詢”、“部門審批管理”、“車輛使用管理”、“車輛維護(hù)管理”、“車輛信息管理”和“調(diào)度人員管理”六個部分。申請人申請車輛的使用， 由車輛調(diào)度員和部門審批人共同審批。 系統(tǒng)可以管理車輛的使用情況和維護(hù)情況。

　　1.4 財(cái)務(wù)費(fèi)用管理

　　1.4.1 減少信息重復(fù)成本

　　員工在填寫紙質(zhì)表單時，每次均需要填寫姓名、部門、項(xiàng)目等重復(fù)的信息。電子化報(bào)銷流程中， 將這些固定的信息全部存儲于系統(tǒng)中， 表單自動顯示員工的姓名和部門，工程名稱可以從系統(tǒng)中選擇。

　　1.4.2 減少出錯率

　　由于員工填寫的報(bào)銷單據(jù)中存在計(jì)算過程，靠手工填寫的數(shù)據(jù)會出現(xiàn)錯誤。電子表單設(shè)置了計(jì)算公式，提高了單據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　1.4.3 減少審批成本

　　目前領(lǐng)導(dǎo)的工作時間被零散的審批打斷， 工作效率會受到影響。 使用電子化流程，領(lǐng)導(dǎo)可以自行安排審批計(jì)劃， 可以每天安排固定的時間登錄系統(tǒng)進(jìn)行審批。系統(tǒng)預(yù)設(shè)審批流程， 自動的進(jìn)行判斷， 審批領(lǐng)導(dǎo)無需擔(dān)心單據(jù)是否該自己審批。

　　遇上領(lǐng)導(dǎo)出差，報(bào)銷人需要等待。 使用電子化流程， 領(lǐng)導(dǎo)可以遠(yuǎn)程進(jìn)行審核，提高了效率。

　　1.4.4 減少財(cái)務(wù)審核成本

　　系統(tǒng)預(yù)設(shè)了審批流程， 財(cái)務(wù)部不再需要將精力過多的投入在流程檢查上， 只需要判斷員工填寫的條件項(xiàng)是否正確。表單預(yù)設(shè)了計(jì)算公式和標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置，減少了財(cái)務(wù)人員計(jì)算的工作量