ERP軟件不能完全匹配企業(yè)需求時(shí)怎么辦？

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　　盡管商品化的ERP軟件在開發(fā)過(guò)程中進(jìn)行了大量的企業(yè)調(diào)研，但由于不同企業(yè)的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、作業(yè)習(xí)慣不同，任何ERP軟件都不可能與企業(yè)的需求完全相同，即使是專業(yè)化、行業(yè)化的ERP軟件，也會(huì)與企業(yè)的需求存在一定的差異。

　　如果ERP軟件與企業(yè)需求之間的差異很大，或者說(shuō)ERP軟件的功能和實(shí)施者的解決方案遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)的真實(shí)管理需求，就會(huì)導(dǎo)致ERP系統(tǒng)實(shí)施失敗。

　　綜上所述，企業(yè)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)該怎樣做，按照什么原則和步驟，完成什么樣的工作，才能解決ERP軟件與企業(yè)需求之間的差異呢？本文對(duì)此進(jìn)行論述。

企業(yè)的業(yè)務(wù)流程改進(jìn)和組織設(shè)計(jì)

　　經(jīng)過(guò)審慎的ERP選型過(guò)程選定的ERP系統(tǒng)，在產(chǎn)品特點(diǎn)、生產(chǎn)類型、生產(chǎn)組織方式、經(jīng)營(yíng)管理方式等方面，基本能夠滿足企業(yè)的需求，與企業(yè)的業(yè)務(wù)環(huán)境匹配程度較高。但是，ERP系統(tǒng)作為一種先進(jìn)的軟件解決方案，不僅融合了計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)，同樣也融合了國(guó)內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)的管理理念和業(yè)務(wù)流程，而任何ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程都不可能與工廠實(shí)際作業(yè)完全相同，即使是專業(yè)化、行業(yè)化的ERP 系統(tǒng)也一樣，只可能是差異的大小而已。

　　如果選定的ERP軟件會(huì)與企業(yè)現(xiàn)行的某些業(yè)務(wù)流程存在差異，而這些差異是因?yàn)槠髽I(yè)業(yè)務(wù)流程不先進(jìn)、不合理導(dǎo)致的，企業(yè)應(yīng)修改自身的業(yè)務(wù)流程和組織設(shè)計(jì)，確保業(yè)務(wù)流程先進(jìn)、合理，以適應(yīng)當(dāng)前選定的ERP系統(tǒng)。

　　企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程改進(jìn)并不完全是應(yīng)用ERP的需要，而主要是由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、外部環(huán)境的變化、內(nèi)部規(guī)范管理的要求以及管理方式的變革，促使企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程改進(jìn)，進(jìn)而提高企業(yè)整體水平和競(jìng)爭(zhēng)能力。

　　在ERP系統(tǒng)流程配置過(guò)程中，ERP系統(tǒng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程存在的問(wèn)題，確定流程優(yōu)化后要達(dá)到的目標(biāo)。根據(jù)設(shè)定的目標(biāo)以及流程優(yōu)化的原則，對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，在滿足業(yè)務(wù)和管理需要的前提下，改進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程，消除業(yè)務(wù)流程中的不增值環(huán)節(jié)，打破部門間的壁壘，使企業(yè)能夠快速適應(yīng)以客戶需求為導(dǎo)向的市場(chǎng)環(huán)境，同時(shí)，使優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程與選定的ERP系統(tǒng)更好地匹配。

　　在企業(yè)業(yè)務(wù)流程改進(jìn)過(guò)程中，應(yīng)獲得企業(yè)的中層經(jīng)理和業(yè)務(wù)主管們的積極參與和支持，應(yīng)征求流程涉及的各崗位員工意見，說(shuō)明原流程有哪些弊端，新流程應(yīng)如何設(shè)計(jì)使之具有可操作性，因?yàn)樗麄冊(cè)诰唧w的業(yè)務(wù)實(shí)踐中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)業(yè)務(wù)流程的問(wèn)題有深刻的體會(huì)和理解，可以總結(jié)出一些不合理的流程與業(yè)務(wù)方式。因此，業(yè)務(wù)流程改進(jìn)應(yīng)充分考慮中層經(jīng)理、業(yè)務(wù)主管、流程使用者的實(shí)際需求，在項(xiàng)目實(shí)施中獲得他們的積極參與和支持，是業(yè)務(wù)流程改進(jìn)獲得成功的關(guān)鍵因素。

對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行定制修改

　　在多數(shù)情況下，企業(yè)通過(guò)ERP系統(tǒng)選型和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)，再對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行有針對(duì)性的部署和配置，ERP軟件與企業(yè)優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程可以進(jìn)行較好的匹配。通常不需要對(duì)ERP軟件進(jìn)行定制修改，就可以消除ERP軟件與企業(yè)需求之間的差異。如果企業(yè)在ERP系統(tǒng)選型及業(yè)務(wù)流程優(yōu)化后，ERP軟件與企業(yè)的需求的差異仍然存在，而且無(wú)法通過(guò)業(yè)務(wù)流程改進(jìn)來(lái)消除這些差異，企業(yè)應(yīng)會(huì)同ERP軟件提供商或二次開發(fā)合作伙伴，根據(jù)企業(yè)的需求，對(duì)ERP軟件進(jìn)行定制修改，也就是ERP軟件二次開發(fā)，進(jìn)一步消除ERP軟件與企業(yè)的需求的差異，使ERP軟件更好地適應(yīng)企業(yè)的需求。

　　在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，對(duì)ERP系統(tǒng)軟件進(jìn)行定制修改是不提倡的。因?yàn)?，這種修改在時(shí)間上比較倉(cāng)促、修改后的ERP系統(tǒng)沒(méi)有經(jīng)過(guò)大量的測(cè)試和實(shí)踐驗(yàn)證，再加上ERP系統(tǒng)的復(fù)雜性和關(guān)聯(lián)性，常常修改一處涉及和影響系統(tǒng)中的其他多個(gè)模塊，這種修改極易出現(xiàn)問(wèn)題。一個(gè)穩(wěn)定的ERP系統(tǒng)版本是與規(guī)范的配置管理、嚴(yán)格的系統(tǒng)測(cè)試和大量的時(shí)間應(yīng)用分不開的。綜上所述，在對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行定制修改前，必須進(jìn)行規(guī)劃和分析，確認(rèn)ERP系統(tǒng)的定制修改是否對(duì)企業(yè)管理有所提升，是否有利于業(yè)務(wù)流程的順暢。如果決定對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行定制修改，需要在一定條件下完成，即ERP系統(tǒng)廠商或二次開發(fā)合作伙伴應(yīng)提供ERP軟件二次開發(fā)方案，明確ERP系統(tǒng)定制修改的范圍、時(shí)間、成本及測(cè)試手段，同時(shí)，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)ERP系統(tǒng)的實(shí)施周期，適當(dāng)追加ERP系統(tǒng)的實(shí)施預(yù)算，制定ERP軟件二次開發(fā)的測(cè)試方案。所以，企業(yè)在ERP軟件的定制修改過(guò)程中，建議遵循以下原則：

　　明確ERP 軟件二次開發(fā)的需求并理清業(yè)務(wù)流程

　　在ERP軟件定制修改前，ERP系統(tǒng)廠商或二次開發(fā)合作伙伴應(yīng)與企業(yè)業(yè)務(wù)部門一起明確企業(yè)對(duì)ERP軟件二次開發(fā)的需求，理清企業(yè)合理的業(yè)務(wù)流程，確定哪些業(yè)務(wù)流程既不能再進(jìn)行優(yōu)化，也不能通過(guò)ERP軟件的部署和配置來(lái)執(zhí)行，而只能通過(guò)二次開發(fā)來(lái)解決ERP軟件與企業(yè)需求的差異。

　　控制ERP 軟件定制修改的范圍

　　在ERP軟件定制修改過(guò)程中，應(yīng)把“盡量避免修改核心代碼”作為基本原則，盡量避免更改ERP 軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，對(duì)ERP軟件的核心功能予以保留，對(duì)于ERP軟件的一些細(xì)枝末節(jié)，如報(bào)表格式等，不要過(guò)分糾纏，而應(yīng)該將ERP軟件二次開發(fā)的重點(diǎn)放在軟件的流程管理和設(shè)計(jì)上。

　　尋找合適的ERP 軟件二次開發(fā)合作伙伴

　　企業(yè)如果不用ERP軟件開發(fā)商所提供的有償服務(wù)或者自己進(jìn)行二次開發(fā)，那么就需要尋找二次開發(fā)合作伙伴，選擇合作伙伴要選同行業(yè)有成功案例的，企業(yè)應(yīng)參考合作伙伴的用戶的ERP軟件使用情況，同時(shí)要結(jié)合企業(yè)IT部門自身的情況，選擇合適的二次開發(fā)合作伙伴。

　　保持ERP 軟件二次開發(fā)的可追溯性

　　ERP軟件是一個(gè)很復(fù)雜的大型軟件，從軟件工程的角度來(lái)說(shuō)，ERP軟件二次開發(fā)應(yīng)該做好原有ERP軟件的備份，保持對(duì)ERP軟件二次開發(fā)的可追溯性。在ERP軟件二次開發(fā)過(guò)程中，應(yīng)盡量使二次開發(fā)做出的功能模塊獨(dú)立于原來(lái)的ERP系統(tǒng)。這樣當(dāng)ERP系統(tǒng)版本更新時(shí)，二次開發(fā)出來(lái)的模塊無(wú)需修改或者只需較少地修改就可以應(yīng)用于高版本的ERP系統(tǒng)。

　　對(duì)二次開發(fā)后的ERP 軟件進(jìn)行嚴(yán)格測(cè)試

　　在ERP系統(tǒng)二次開發(fā)完成后，應(yīng)對(duì)二次開發(fā)后ERP軟件進(jìn)行嚴(yán)格的測(cè)試。應(yīng)由ERP實(shí)施小組會(huì)同軟件開發(fā)商編制ERP軟件二次開發(fā)后的測(cè)試方案，包括測(cè)試計(jì)劃、測(cè)試設(shè)計(jì)、測(cè)試用例、測(cè)試執(zhí)行、測(cè)試驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。

　　測(cè)試流程的管理是ERP軟件二次開發(fā)測(cè)試的重要工作，包括文檔管理、配置管理、缺陷管理、進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、資源管理、變更管理等方面。二次開發(fā)測(cè)試應(yīng)遵守測(cè)試方案和測(cè)試流程，明確流程變更的條件和方法，杜絕測(cè)試的隨意性和失控性，保證測(cè)試進(jìn)度和質(zhì)量的目標(biāo)。

　　做好ERP軟件二次開發(fā)成本控制

　　ERP軟件二次開發(fā)成本包括外包費(fèi)用、測(cè)試費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用、人工費(fèi)用、時(shí)間成本、機(jī)會(huì)成本及在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過(guò)程中可能對(duì)企業(yè)的影響。企業(yè)在ERP二次開發(fā)前應(yīng)做一個(gè)良好的規(guī)劃，對(duì)二次開發(fā)的成本做出一個(gè)大致的預(yù)算。預(yù)算做出以后就需要進(jìn)行跟蹤控制，企業(yè)應(yīng)努力把二次開發(fā)成本降至最低。

　　ERP軟件與企業(yè)的需求的差異會(huì)導(dǎo)致ERP系統(tǒng)實(shí)施的失敗，企業(yè)應(yīng)通過(guò)選擇適合自己的ERP 系統(tǒng)而進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，來(lái)減少ERP軟件與企業(yè)需求的差異。但是，隨著外部環(huán)境、市場(chǎng)、業(yè)務(wù)的不斷變化，企業(yè)也會(huì)出現(xiàn)新的管理需求，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)有時(shí)也需要定制修改，而對(duì)ERP系統(tǒng)軟件進(jìn)行定制修改是不提倡的，因?yàn)檫@種修改極易出現(xiàn)問(wèn)題。如果必須對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行定制修改，應(yīng)制定二次開發(fā)方案，明確ERP軟件二次開發(fā)的需求、范圍、成本、可追溯性及測(cè)試方案等。