ERP采購(gòu)系統(tǒng)中的采購(gòu)控制環(huán)節(jié)

[關(guān)鍵詞：采購(gòu)系統(tǒng),采購(gòu)申請(qǐng),存貨管理]

權(quán)限的控制

單位應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。對(duì)各類不同的物資請(qǐng)購(gòu)，企業(yè)應(yīng)建立完善的責(zé)任授權(quán)體系。部門物資需求由部門資產(chǎn)主管人負(fù)責(zé)；特殊請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃的制訂必須由公司計(jì)劃部、營(yíng)銷部等相關(guān)部門綜合討論決定，與戰(zhàn)略相關(guān)的大宗支出還必須取得高層領(lǐng)導(dǎo)的同意。同時(shí)，為了保證權(quán)責(zé)對(duì)等，企業(yè)應(yīng)建立適當(dāng)?shù)目己梭w系，真正做到誰(shuí)擁有權(quán)利誰(shuí)承擔(dān)責(zé)任。例如，某公司賬套主管是李明，采購(gòu)部業(yè)務(wù)員王麗向公司上級(jí)主管提出請(qǐng)購(gòu)鍵盤計(jì)劃，請(qǐng)購(gòu)數(shù)量為10只，業(yè)務(wù)員據(jù)此填制請(qǐng)購(gòu)單。此時(shí)就必須需要賬套主管李明登錄系統(tǒng)，啟動(dòng)采購(gòu)系統(tǒng)，執(zhí)行“采購(gòu)選項(xiàng)”、“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制命令”，在“權(quán)限控制”下，選中“檢查業(yè)務(wù)員權(quán)限和檢查操作員權(quán)限”復(fù)選框。如果賬套主管沒有賦予業(yè)務(wù)員王麗操作權(quán)限，則在王麗錄入請(qǐng)購(gòu)單時(shí)會(huì)彈出“對(duì)不起，您沒有錄入該部門的權(quán)限”窗口。

審批的控制

企業(yè)的各個(gè)部門都應(yīng)該力求使采購(gòu)申請(qǐng)業(yè)務(wù)制度化，即明確不同類型、不同級(jí)別的請(qǐng)購(gòu)業(yè)務(wù)審批流程，保證所有的采購(gòu)申請(qǐng)業(yè)務(wù)都經(jīng)過規(guī)定的審批程序。對(duì)于采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)訂單、外協(xié)加工訂單等，必須經(jīng)過某一個(gè)人的審核才能接著處理下一流程。對(duì)于不同的部門可能會(huì)指定不同的審核人。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解報(bào)單的處理等都必須嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度，充分保證計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理不錯(cuò)不亂。無(wú)論是靜態(tài)審核，還是動(dòng)態(tài)審核，都要仔細(xì)核對(duì)輸出的賬務(wù)憑證與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。另外，制定相應(yīng)的上機(jī)守則與操作規(guī)程，是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。比如固定資產(chǎn)的審核歸口到設(shè)備管理部門；計(jì)算機(jī)等IT設(shè)備的采購(gòu)歸口到IT主管部門；預(yù)算審核歸口到財(cái)務(wù)主管部門；不同級(jí)別的人員又分別有不同金額的限制，超過之后必須由更高級(jí)別的人審核。

業(yè)務(wù)執(zhí)行控制

1．到貨數(shù)量控制

控制到貨的數(shù)量是否允許超過訂單數(shù)量。對(duì)采購(gòu)數(shù)量進(jìn)行控制，采購(gòu)部門首先應(yīng)當(dāng)對(duì)每一份請(qǐng)購(gòu)單審查其請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)，其次是檢查使用物品或獲得勞務(wù)的部門主管是否在采購(gòu)單上簽字同意。對(duì)于大宗采購(gòu)必須做各種采購(gòu)數(shù)量對(duì)成本影響的分析。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度必須對(duì)這些成本分析做出強(qiáng)制性的規(guī)定，并指定專人對(duì)成本分析是否實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督。將各種請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行有效的分類，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法測(cè)算出成本；對(duì)于請(qǐng)購(gòu)數(shù)量不大或者零星請(qǐng)購(gòu)的物品，采購(gòu)批量的成本分析控制可參照資金預(yù)算來(lái)執(zhí)行。采購(gòu)量越多，價(jià)格相對(duì)越低，但并不是采購(gòu)越多越好，資金周轉(zhuǎn)率、倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存的成本等都會(huì)直接影響采購(gòu)成本，應(yīng)根據(jù)資金周轉(zhuǎn)率、儲(chǔ)存成本物料需求計(jì)劃等綜合計(jì)算出最經(jīng)濟(jì)的采購(gòu)量。因此必須事先確定好采購(gòu)量。使存貨總成本最低的訂購(gòu)量被稱為經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)量?！　?

2．到貨成本控制　　

控制到貨成本是否允許超過訂單或合同成本。比如，設(shè)置了某一貨物的采購(gòu)入庫(kù)成本不能超過訂單的10％，系統(tǒng)就不允許錄入成本超過訂單10％的采購(gòu)入庫(kù)。從成本的角度來(lái)說(shuō)，采購(gòu)原材料或待售商品的價(jià)格和采購(gòu)行為本身的成本構(gòu)成了產(chǎn)品成本中相當(dāng)大的一部分，因此，采購(gòu)作業(yè)對(duì)企業(yè)盈利能力和財(cái)務(wù)流動(dòng)性有著顯著影響。采購(gòu)作業(yè)和存貨管理有著密切的關(guān)系，可以說(shuō)，企業(yè)采購(gòu)作業(yè)的成本在很大程度上取決于存貨管理的質(zhì)量?？茖W(xué)的、精確的存貨管理會(huì)在保證正常生產(chǎn)的基礎(chǔ)上，最大程度地降低采購(gòu)作業(yè)的成本。

　　3.儲(chǔ)存成本

當(dāng)企業(yè)有存貨時(shí)就會(huì)有保管費(fèi)用的發(fā)生，這一費(fèi)用包括占用在存貨中的資金不能再投資的機(jī)會(huì)成本及場(chǎng)地租金、保險(xiǎn)費(fèi)等與儲(chǔ)存有關(guān)的費(fèi)用。因此，為了節(jié)約儲(chǔ)存成本，企業(yè)應(yīng)盡量減少庫(kù)存量。對(duì)于這類成本，理想的狀況是降低到零，這就是及時(shí)采購(gòu)的主要思想?？梢酝ㄟ^以下措施來(lái)解決這一問題：1）減少供應(yīng)商數(shù)目，這樣就減少了談判的時(shí)間；2）調(diào)用供應(yīng)商檔案，選擇信譽(yù)好的供應(yīng)商，以降低檢驗(yàn)和質(zhì)量成本。

付款控制

付款控制應(yīng)該屬于應(yīng)付賬款系統(tǒng)，但是實(shí)際引發(fā)的原因在采購(gòu)系統(tǒng)?？刂聘犊羁梢酝ㄟ^以下辦法來(lái)進(jìn)行控制：

（1）財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)購(gòu)貨發(fā)票、供應(yīng)商發(fā)票、結(jié)算憑證、訂購(gòu)單、驗(yàn)收單以及入庫(kù)單等資料的真實(shí)性、完整性、一致性、合法性進(jìn)行嚴(yán)格審核。對(duì)于未經(jīng)核準(zhǔn)的款項(xiàng)不能支付，對(duì)于上述資料不全的款項(xiàng)，應(yīng)要求補(bǔ)齊資料后，才能支付。

（2）會(huì)計(jì)人員要及時(shí)核銷已經(jīng)完成了付款程序的采購(gòu)業(yè)務(wù)，并對(duì)應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款等重要賬戶進(jìn)行嚴(yán)格管理。

（3）更改供應(yīng)商設(shè)置，控制對(duì)該供應(yīng)商的應(yīng)付賬款。

（4）企業(yè)也可在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置預(yù)警。公司設(shè)立請(qǐng)款控制，由財(cái)務(wù)人員對(duì)部門預(yù)算和付款要求核實(shí)后給予批準(zhǔn)；出納依據(jù)ERP中的供應(yīng)商信息，銀行轉(zhuǎn)賬付款或簽發(fā)票據(jù)。這里供應(yīng)商賬號(hào)信息的維護(hù)是企業(yè)需要關(guān)注的重點(diǎn)。會(huì)計(jì)人員依據(jù)付款單制單，為了確保業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確，建立企業(yè)與銀行間、企業(yè)與供應(yīng)商間的對(duì)賬機(jī)制也是很有必要的。

發(fā)布：2007-03-14 11:25 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁(yè)] [關(guān)閉]

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