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工程項(xiàng)目干系人管理工具
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在工作中都少不了與他人合作溝通,而在項(xiàng)目管理過程中,協(xié)調(diào)好與各方的關(guān)系更是項(xiàng)目人員的主要事項(xiàng)之一。我們知道與項(xiàng)目相關(guān)的人員有時(shí)是有很多的,因此,做好這些干系人的管理,有利于為項(xiàng)目爭(zhēng)取更多支持,成功率也會(huì)更高。
一、泛普軟件-干系人矩陣式分類管理
1、干系人分類是借助于已完成的干系人登記冊(cè),對(duì)干系人在項(xiàng)目中產(chǎn)生的能動(dòng)效果進(jìn)行量化分層,以便對(duì)干系人進(jìn)行分類管理的一類模型。
2、權(quán)力利益矩陣是比較常用的干系人分類模型,根據(jù)干系人的權(quán)力、利益、影響等對(duì)干系人進(jìn)行分類,每個(gè)方格矩陣采用不同的管理策略。
3、干系人分析應(yīng)該聚焦于干系人的利益點(diǎn)分析其立場(chǎng)與觀點(diǎn)。通?;诟上等怂幗M織、項(xiàng)目中角色、與項(xiàng)目的利害關(guān)系、期望、對(duì)項(xiàng)目支持情況等方面進(jìn)行綜合分析,記錄到干系人登記冊(cè),是對(duì)干系人進(jìn)行定性分析的一個(gè)過程。以往歷史項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)或者類似干系人的相關(guān)信息,也可做適當(dāng)參考后一并記入干系人登記冊(cè)。
二、持續(xù)性識(shí)別所有干系人
1、過內(nèi)部、外部,直接、間接兩個(gè)維度識(shí)別干系人,這兩個(gè)維度也是最直觀最簡(jiǎn)單的劃分方式,一般能完成60%的干系人識(shí)別。
2、已識(shí)別干系人的訪談、環(huán)境(組織)因素分析等方法識(shí)別“暗藏”的可能干系人,完善補(bǔ)充識(shí)別結(jié)果。
3、輪識(shí)別,目的是盡可能的防止干系人識(shí)別遺漏,對(duì)后續(xù)干系人管理帶來麻煩。當(dāng)然干系人識(shí)別并非一勞永逸,隨著項(xiàng)目實(shí)施推進(jìn)還要持續(xù)識(shí)別。
三、爭(zhēng)取一切可調(diào)動(dòng)干系人
根據(jù)干系人的需求、期望、利益和對(duì)項(xiàng)目的影響,結(jié)合干系人登記冊(cè)中記錄的信息和分類模型矩陣,制定不同的干系人爭(zhēng)取策略,目的是團(tuán)結(jié)一切可團(tuán)結(jié)力量,調(diào)動(dòng)一切可調(diào)動(dòng)干系人,使項(xiàng)目干系人期望得到最大程度滿足的同時(shí)最大程度支持項(xiàng)目,促使項(xiàng)目成功。
四、管理干系人的常用方法
1、干系人參與的管理,確保干系人明確了解項(xiàng)目目標(biāo)、收益和風(fēng)險(xiǎn),以及他們的貢獻(xiàn)將如何促進(jìn)項(xiàng)目成功,以提高他們對(duì)項(xiàng)目的支持,并盡可能降低負(fù)面影響。
2、管理干系人參與,常用的方法包含:在項(xiàng)目關(guān)口階段邀請(qǐng)核心干系人參與,確保在后續(xù)階段得到他們的支持和對(duì)項(xiàng)目成功的持續(xù)承諾;建立干系人期望和實(shí)際偏差模型,對(duì)偏差情況進(jìn)行分析、應(yīng)對(duì)和溝通,確保期望偏差在干系人可承受范圍以內(nèi);建立有效的信息同步機(jī)制,確保項(xiàng)目執(zhí)行過程中的信息有效性和透明性;通過制定人而宜的溝通策略,滿足干系人獲取各自所需的相關(guān)信息的同時(shí),又不會(huì)被過多的冗余信息所困擾。
項(xiàng)目干系人管理是對(duì)溝通進(jìn)行管理,以滿足項(xiàng)目干系人的需求并與項(xiàng)目干系人一起解決問題。對(duì)項(xiàng)目干系人進(jìn)行積極管理,可促使項(xiàng)目沿預(yù)期軌道行進(jìn),而不會(huì)因未解決的項(xiàng)目干系人問題而脫軌。同時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目干系人管理可提高團(tuán)隊(duì)成員協(xié)同工作的能力,并限制對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的任何干擾。
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