如何預(yù)防工作任務(wù)管理軟件客戶信息數(shù)據(jù)出錯(cuò)？

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工作任務(wù)管理軟件客戶關(guān)系管理出現(xiàn)以后，不久就成為了炙手可熱的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，享盡了各個(gè)中小企業(yè)的擁戴和追捧。但是并不是每個(gè)工作任務(wù)管理軟件品牌都做得那么響亮的，在工作任務(wù)管理軟件市場中不乏失敗，甚至肝腦涂地的工作任務(wù)管理系統(tǒng)。原因何在？很多失敗的工作任務(wù)管理系統(tǒng)都是由于企業(yè)在實(shí)施過程中傾注過多的精力在流程上而忽略了最后重要的客戶信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量問題，事實(shí)上，客戶信息的精確性才是工作任務(wù)管理軟件的靈魂，成敗也就在這上面。那么應(yīng)當(dāng)如何才能減少數(shù)據(jù)的出錯(cuò)頻率，提高工作任務(wù)管理軟件的成功實(shí)施幾率呢？

其實(shí)，在工作任務(wù)管理軟件中數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題的原因不外乎：輸入出錯(cuò)，錄入重復(fù)，記錄不連貫這幾方面。在工作任務(wù)管理軟件的數(shù)據(jù)質(zhì)量出現(xiàn)問題以后，這些數(shù)據(jù)會使得公司在需要的時(shí)候接觸不到客戶，導(dǎo)致客戶的流失，公司的誠信出現(xiàn)問題。更進(jìn)一步，可能因?yàn)檫@些錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)使得賬單沒辦法支付，同時(shí)不準(zhǔn)確的訂單信息或者客戶參數(shù)可能因?yàn)椴僮鞣祷睾唾~單修正而導(dǎo)致額外的成本，同時(shí)，在這個(gè)過程中可能會激怒客戶。除了之外，也可能破壞一個(gè)企業(yè)工作任務(wù)管理系統(tǒng)的戰(zhàn)略價(jià)值，沒有正確的數(shù)據(jù)，企業(yè)無法對“誰是他們的客戶”、“客戶的行為是怎樣的”有一個(gè)清晰的描述。所以，必須要采取適當(dāng)?shù)念A(yù)防措施。

首先，建立系統(tǒng)“過濾器”，以便錄入的員工隨時(shí)可以從菜單中選擇預(yù)設(shè)操作，例如從以字母排序的列表中選擇一個(gè)地名的縮寫詞，要好過每次都鍵入它，這樣可以避免很多拼寫錯(cuò)誤。

其次，要求員工在改變一些數(shù)據(jù)類型之前，例如一個(gè)賬單的地址或服務(wù)參數(shù)選擇，必須得到客戶或者指定的權(quán)威部門的批準(zhǔn)，這樣可以統(tǒng)一操作標(biāo)準(zhǔn)。

第三，設(shè)置系統(tǒng)在每次錄入新的客戶記錄時(shí)進(jìn)行對比檢查，每一條新的客戶記錄錄入時(shí)，系統(tǒng)可以搜索相似的記錄并且詢問新記錄是否與已有的客戶匹配，這樣可以防止重復(fù)錄入。

第四，用一致的、有針對性的默認(rèn)值來處理例外情況，例如“不可用”，以便丟失的信息能夠被系統(tǒng)地評價(jià)和糾正。

最后，一個(gè)能正確地刻畫客戶特征的系統(tǒng)對于公司的業(yè)務(wù)是相當(dāng)重要的，一個(gè)工作任務(wù)管理系統(tǒng)允許銷售人員或者呼叫中心代表來記錄復(fù)雜關(guān)系和任務(wù)，要好過強(qiáng)迫他們從不準(zhǔn)確的和過于簡單的類別中選擇。

“人非圣賢孰能無過”完全排除數(shù)據(jù)出錯(cuò)是不可能的，盡管不能杜絕但是預(yù)防是有幫助的，企業(yè)需要的就是有一個(gè)規(guī)則的程序來校正錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，所有的數(shù)據(jù)必須定時(shí)檢查錯(cuò)誤和重復(fù)，以便采取修正措施，幫助企業(yè)再創(chuàng)高峰。