高效經(jīng)理人的時(shí)間管理

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很多成功人士不僅能把工作全部做完，而且還能有時(shí)間休假、旅游和打高爾夫。他們是如何做到的？
已經(jīng)是晚上8點(diǎn)了，Mary 仍然在辦公室。嘆息著終于回復(fù)完了當(dāng)晚最后一封郵件，她對(duì)當(dāng)天作了一個(gè)回顧。
“這不是我被聘請(qǐng)來(lái)要做的工作，”她抱怨道。”所有我現(xiàn)在做的都是像保姆一樣坐著、處理一個(gè)接一個(gè)的危機(jī)，而不是我喜歡的項(xiàng)目管理和人員管理。”
如果您是一位經(jīng)理人，您可能曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)這種情況。有時(shí)似乎就是沒(méi)有足夠的時(shí)間把事情做完。但是其他人可以做到，您當(dāng)然也可以。
“一些極其成功的人士不僅能把工作全部做完，而且還能有時(shí)間休假、旅游和打高爾夫。你想不想知道他們是如何做到的？” 位于明尼蘇達(dá)州 Elk River 的一家職業(yè)經(jīng)理人培訓(xùn)公司 The Gillen Group 的主席 Kathy Gillen 說(shuō)道。”這是因?yàn)樗麄冊(cè)O(shè)法找到了如何管理他們的時(shí)間的方法。”
讓我們來(lái)面對(duì)一個(gè)事實(shí)：對(duì)于大多數(shù)忙碌的經(jīng)理人而言，沒(méi)有一天能完全按照事先規(guī)劃好的來(lái)進(jìn)行（計(jì)劃總是趕不上變化）。這就是管理 – 同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)來(lái)達(dá)到一般性目標(biāo)，并最終改善整個(gè)企業(yè)。
“你上一次沒(méi)有遇到高優(yōu)先級(jí)的電話、緊急郵件或者催得很緊的同事是什么時(shí)候？” 位于明尼阿波利斯的Gegax Management Systems 公司的創(chuàng)立者、《By the Seat of Your Pants: The No-Nonsense Business Management Guide》一書(shū)的作者 Tom Gegax 說(shuō)道，”從繁瑣事務(wù)中解脫出來(lái)是每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人職責(zé)。這就是為什么聰明的經(jīng)理人一定要有策略來(lái)應(yīng)付日常干擾。”
6D理論
Gegax 的時(shí)管理原則基于”6D理論”：不做（don’t do it），推遲（delay it），轉(zhuǎn)移（deflect it），委托（delegate it），不完美地做（do it imperfectly），做（do it）。
“當(dāng)一些事情突然蹦出來(lái)時(shí)，我并不是機(jī)械地上去就做，而是首先從第一個(gè)選項(xiàng)開(kāi)始考慮，” Gegax 說(shuō)道。”如果不適用，我會(huì)繼續(xù)考慮第二個(gè)選項(xiàng)。我按照列表順序掃描下去，直到找到了最合適的行為。”
例如，如果你不去做或者推遲再做，很多表面看起來(lái)很緊急（但事實(shí)并非如此）的任務(wù)自然會(huì)消失，他說(shuō)道，這可以為你留出更多的時(shí)間和精力去集中處理那些真正重要的任務(wù)。
而且當(dāng)一些緊急事務(wù)需要立即處理時(shí)，并不總是一定需要你的參與。仔細(xì)考慮是否要把這個(gè)任務(wù)轉(zhuǎn)移給另一個(gè)部門(mén)或者委托給下級(jí)，Gegax 建議。
如果你的確選擇自己處理問(wèn)題，Gegax 警告說(shuō)不要自動(dòng)陷入”完美主義模式”。
“我的很多項(xiàng)目都很難稱(chēng)得上完美，然而它們?nèi)耘f是成功的。”他說(shuō)道。
當(dāng)然，對(duì)于那些你確定會(huì)讓你達(dá)到目標(biāo)的重要任務(wù)，保留最后一個(gè)D – 做。
多工（Multi-tasking）陷阱
多任務(wù)可能看起來(lái)像是一個(gè)有效處理大量任務(wù)的方法，但事實(shí)上它阻礙你把事情完成，位于丹佛的顧問(wèn)公司 The Productivity Pro 的主席、《Le**e the Office Earlier》一書(shū)的作者 Laura Stack 說(shuō)道。關(guān)于如何更好地管理你的時(shí)間并保持注意力，她提供了如下提示：
集中處理：電子郵件會(huì)扼殺你的注意力。關(guān)掉電子郵件程序的自動(dòng)通知功能。每天設(shè)置一些明確的時(shí)間點(diǎn)去集中查看并處理郵件。
設(shè)置優(yōu)先級(jí)：不要被干擾所打斷。如果你在為30分鐘后就要開(kāi)始的會(huì)議報(bào)告準(zhǔn)備最后的細(xì)節(jié)，不要接受那些貿(mào)然訪客的”很快問(wèn)你一些事情”之類(lèi)的請(qǐng)求。
控制自我干擾：很多時(shí)候，干擾你的是你自己。你坐在辦公桌前，突然，你的大腦開(kāi)始和你對(duì)話：”噢，我需要告訴 Chris 這個(gè)，”它說(shuō)道，然后你抄起電話或者匆忙寫(xiě)郵件，好在你忘記之前記錄下你所想的內(nèi)容。改為你自己準(zhǔn)備一個(gè)活頁(yè)夾、一些活頁(yè)紙和從A到Z的標(biāo)簽。為你經(jīng)常溝通的每個(gè)人制作一頁(yè)紙。當(dāng)你的大腦提醒你一些事情時(shí)，簡(jiǎn)單地翻到那個(gè)人的溝通記錄。簡(jiǎn)單記下想法或念頭，然后回去做你剛才做的事情。當(dāng)那個(gè)人的記錄上積攢了一些想法時(shí)，給那個(gè)人打電話，并設(shè)立一個(gè)會(huì)議或者電話會(huì)議。
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