應用OA平臺提升企業(yè)管理能力

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    為不斷提升企業(yè)的管理水平，西安西電高壓電瓷有限責任公司(以下簡稱西瓷公司)2005年采用泛普泛普協(xié)同管理敦件，應用先進的管理模式和工作方式，建立了企業(yè)辦公自動化OA(Office Automation)系統(tǒng)。近年來，西瓷公司以辦公自動化OA系統(tǒng)為平臺，結合企業(yè)管理工作的需要和管理業(yè)務特點，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)表單、模板、流程配置等方面的技術優(yōu)勢，進行了更為廣泛、深入的應用，提高了企業(yè)辦公效率，減輕了工作負擔。節(jié)約了辦公經費，在實現(xiàn)辦公自動化、辦公無紙化、資源信息化等方面發(fā)揮了非常重要的作用，收到了良好的應用效果。

1 OA系統(tǒng)平臺在管理中的深入應用

    OA系統(tǒng)的建立，為西瓷公司提供了一個良好的辦公自動化平臺，但如何利用好這個平臺，不斷提升企業(yè)的管理水平，這才是企業(yè)信息化工作的重點。西瓷公司結合已經在企業(yè)成功應用的erp系統(tǒng)，充分利用OA系統(tǒng)在協(xié)同辦公、工作流程配置、表單模板等方面的特點和技術優(yōu)勢．在重要業(yè)務報表傳遞、多部門業(yè)務審批、工作業(yè)務流程設置、重要管理環(huán)節(jié)控制等方面．以OA系統(tǒng)為平臺，自主設計制作了大量表單、模板，使OA系統(tǒng)應用范圍不斷擴大，同時也進一步提升了企業(yè)的管理能力。

    1.1 質量、生產等報表的傳遞

    在企業(yè)的管理工作中，各類報表的傳遞是一件工作量很大的事情，手工方式下費工費時。在OA項目實施中，西瓷公司以解決質量報表、生產報表的傳遞為重點，設計了多種質量報表模板、生產報表模板。報表模板的設計，首先按照現(xiàn)有報表格式，應用OA系統(tǒng)文本編輯器編輯成相應的Word或Excel報表模板文檔，然后按報表的審批和分發(fā)程序配置模板的工作流程(如圖1所示)。

圖1 質量報表

    在工作流程的配置時，最初是直接與業(yè)務人員對應，遇到機構調整或人員發(fā)生變動，相關報表就需要馬上調整，由于報表的種類很多，調整起來非常繁瑣。為改變這種情況．充分利用OA系統(tǒng)工作流程配置的靈活性，在配置流程時，將工作流程與業(yè)務人員對應改變?yōu)榕c崗位對應。這樣一來，當業(yè)務人員崗位調整時，只需變動人員崗位，而報表模板的工作流程則不需再做調整。

    目前，由于工作需要，西瓷公司設計制作了質量檢驗、生產統(tǒng)計等各類報表模板60多種，這些報表均以規(guī)定的格式和流程，在OA系統(tǒng)中經審批后直接發(fā)送給相關人員，系統(tǒng)可進行實時提醒，通知相關人員及時處理。通過OA系統(tǒng)進行審批、傳遞報表，節(jié)省了大量的時間和紙張，大大提高了工作效率。同時，對這些報表模板設置了自動歸捎，報廢全部存放在OA系統(tǒng)的文檔數據庫中，調用、查詢報表歷史信息十分方便。

    1.2 新增物料申請存貨蝙碼度計劃的審批

    ERP系統(tǒng)以其強大的管理功能，在企業(yè)管理工作中發(fā)揮了非常重要的作用，但由于于ERP系統(tǒng)存在一定的局限性，使其在應用中受到了某些限制。在OA項目實施后，西瓷公司根據兩套系統(tǒng)各自的特點，相互結臺、相互補充，使信息系統(tǒng)在管理工作中的優(yōu)勢得到更加充分分的發(fā)揮。

    ERP新增物料計劃價審批業(yè)務，涉及到多個部門的多個業(yè)務人員，手工審批時間長、手續(xù)繁雜、責任難以落實。由于計劃價不能及時確定，造成后續(xù)業(yè)務無法進行，在ERP項目實施和試運行過程中，成為一個非常棘手的問題。在OA系統(tǒng)平臺建立之后，西瓷公司利用OA系統(tǒng)辦同辦公、工作流程靈活配置、協(xié)同工作實時提醒等特點，設計了適用于各類業(yè)務的“新增物料計劃的審批”模板(如圖2所示)，使審批過程全部通過OA系統(tǒng)進行。由于各業(yè)務人員能夠及時獲得審批過程信息，可必在第一時間對審批單進行處理，審批時間從過去的2～3天，縮短到半天甚至1～2個小時，工作效率得到很大的提高。正是由于OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的有機結合，非常好地解決了ERP系統(tǒng)運行過程中的難題，為公司ERP系統(tǒng)的正常運行提供了可靠的保證。

圖2 新增物料計劃的審批模板

    1.3 合同評審

    銷售合同評審是企業(yè)生產經營工作中的一項重要工作，由于涉及的部門和人員比較多，在手工方式下有蓋業(yè)務人員要在各個部門之同來回奔波，需要花費太話的時問和精力。為改變這種情況，提高工作效率，公司應用OA系統(tǒng)的表單單功能，在OA系統(tǒng)中設計了“合同評審表單模板”(如圖3所示)。

圖3 合同評審表模板

    OA系統(tǒng)的表單與普通的協(xié)同橫板不同，在表單中對評審欄目屬性事先進行了設定，保證各部門評審意見的真宴可稚。通過對合同評審業(yè)務的調研、分析。配置了多種審批流程，可滿足合同評審業(yè)務審批工作的需要。

    經過對表單格式的多次悔改，以及反復進行審批流程測試，解決了設計、測試過程中的許多問題，滿足了管理業(yè)務的要求。日前，“合同評審表單模板”在銷售部門的合同評審工作中得到全面應用，所有評審業(yè)務全都在OA系統(tǒng)中進行，方便、快捷、準確、可靠，大大節(jié)省了工作時間，同時使工作效率得到了很大的提高。

    1.4 供應商的管理

    在企業(yè)管理工作中，供應商管理是一項很重要的工作。信息管理系統(tǒng)ERP由于功能的局限，還不能完全滿足企業(yè)的管理和控制要求。OA系統(tǒng)建立后，應用其靈活的工作流程設置和表單強大的控制功能，設計了西瓷公司ERP系統(tǒng)新增供應商申請表表單，定義了審批工作流程及各部門的工作權限，通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)合格供應商的審批：由采購部門提出增加供應商的申請，說明采購物資的種類，提供相應的供應商信息，經過部門主管審核后傳至質量管理部門進行審按；然后信息中心數據管理人員根據審核意見，在ERP系統(tǒng)中錄入供應商信息并進行控制。

    OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)管理功能的結合，擴大了管理工作的范圍，通過2個系統(tǒng)功能的互補，實現(xiàn)了在單一系統(tǒng)中無法獨立完成的管理控制功能，使信息系統(tǒng)的作用得到了更加充分的發(fā)揮。

    1.5 應用OA表單功能，規(guī)范管理業(yè)務審批

    在企業(yè)的管理工作中，需要進行審批的單據很多，經常需要花贊許多人力并占用大量的工作時間。建立OA系統(tǒng)平臺后，西瓷公司充分利用OA系統(tǒng)表單在字段屬性及表單域設置、輸入與流程綁定、數據統(tǒng)計分析等方面的技術優(yōu)勢，密切結合各部門的工作需求，設計了采購計劃申請單、技術資料借閱申請單、圖樣文件繪制打印申請單、最高限價審批單、供應商客戶審批單、OA系統(tǒng)人員及權限申請單、ERP系統(tǒng)人員及權艱申請單等數十種表單。有關人員可通過OA系統(tǒng)直接完成相關業(yè)務審批工作，節(jié)省了大量的人力和時間，提高了工作效率。

    1.6 建立公司的知識(信息)庫

    OA系統(tǒng)的文檔管理功能．為電子文檔的管理提供了一個很好的管理平臺，利用它的權限控制、綜合查詢等管理工具．通過錄入企業(yè)的知識文件(制度、標準、規(guī)范等)以及對OA系統(tǒng)產生的文檔(如：管理文件、各種報表、會議紀要、總結報告、經驗材料等)不斷的積累．可以為企業(yè)建立起自己的知識庫。按照這種思路，在建立公司OA系統(tǒng)文檔體系時，按照建設企業(yè)知識庫(信息)的構想，對各種管理、技術、工作文檔分門別類，設置了相應的文件夾，并在文擋中設置相應的訪問權限。

    目前，西瓷公司的管理信息(知識文檔)庫已經逐步建立，公司現(xiàn)行企業(yè)管理標準、制度和質量管理標準等散百個文件存放在OA系統(tǒng)的“公司文檔”中，員工可以通過OA系統(tǒng)方便地進行查閱。同時，OA系統(tǒng)中已經積累了協(xié)同信息一萬多條，各種報表4000多份，各類申請、審批單上千份，文件、紀要、報告數千份，這些文檔、資料都具有很高的參考、利用價值。

    1.7 建立企業(yè)信息溝通平臺

    通過OA系統(tǒng)提供的公告、討論、新聞等欄目，在企業(yè)內部建立了良好的信息溝通平臺。根據企業(yè)管理的需要，西瓷公司在公共信息模塊中設置了行政公告、財務公告、會議通知，臨時事務等4種類型公告，建立了企業(yè)新聞、行業(yè)新聞等新期欄目，在討論區(qū)設立了企業(yè)管理、技術管理、質量管理、黨群工作、企業(yè)文化、職工園地等專題，公司職能管理部門可以通過“公告”直接發(fā)布重要信息，通過“新聞”讓員工及時了解企業(yè)的發(fā)展動態(tài)．員工可以通過“討論區(qū)”發(fā)表自己對企業(yè)生產經營管理活動的看法和建議，在領導、部門、員工之間建立了平等溝通、對話的渠道。

2 OA系統(tǒng)的應用效果

    在建立企業(yè)辦公自動化(OA)系統(tǒng)后．西瓷公司以OA系統(tǒng)為平臺．通過深化管理業(yè)務的應用，在加強企業(yè)基礎管理、不斷提高管理水平方面取得了良好的應用效果。

    2.1 規(guī)范辦公流程．

    通過OA系統(tǒng)，建立起一個緊密、協(xié)調、可靠的管理機制，特別是結合企業(yè)管理業(yè)務，設計：制作各種表單、模板135個，使得辦公流程規(guī)范、有序，實現(xiàn)了辦公流程的自動流轉，分工明確、權限清晰，同時責任落實到人，減少了中間環(huán)節(jié)，消除了信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，加快了企業(yè)內部的運轉速度，提高了資源利用率，降低了辦公成本。

    2.2 提高工作效率

    通過OA系統(tǒng)，實現(xiàn)了跨部門多崗位的協(xié)同工作，使信息傳遞與交流暢通無阻，員工之間可以通過協(xié)同工作、通知、公告、留言等多種方式進行工作溝通，免去或大大減少文件的打印、復印、分發(fā)的過程，領導及員工可清晰地查看到自己所進行各類工作的狀態(tài)，并進行跟蹤或監(jiān)督，避免推委、扯皮，提高了工作效率和執(zhí)行力度。

    2.3 整合企業(yè)資源

    通過信息網絡技術和OA系統(tǒng)，將企業(yè)的知識資源、經驗資源、制度資源、人力資源等集中在一個平臺上進行資源整合，改變了管理分散、文件遺失、查找不便及因人員變動而導致的經驗流失等問題，使公司的制度、標準、經驗、技能等各類公共信息得到有效的積累和管理，并向員工開放，使這些資源信息更加可靠、透明，應用更加方便，實現(xiàn)了資源的相互促進和增值；特別是ERP與OA系統(tǒng)的融合協(xié)同，互為促進，使其功效能夠得到最大的發(fā)揮，為企業(yè)創(chuàng)造了良好的發(fā)展環(huán)境。

    2.4 加強了信息交流

    通過OA系統(tǒng)，建立了企業(yè)的內部溝通、信息發(fā)布平臺，縮短了領導與員工、部門與部門的距離。公司下達的文件、通知、紀要、計劃等，可以在極短的時間里同時傳達到相關人員，無任何中間環(huán)節(jié)；員工能夠通過OA系統(tǒng)在網上輕松、直接、平等的發(fā)言、交流。

3 結束語

    辦公自動化OA項目的實施，為企業(yè)構建了一個良好的信息平臺，如何充分地發(fā)揮OA系統(tǒng)平臺的作用，更好地為提升企業(yè)的管理水平服務，這才是信息化建設中的重點任務。為此，西瓷公司根據企業(yè)的管理業(yè)務，利用OA系統(tǒng)的平臺圾技術優(yōu)勢，主要依靠自己的技術力量，設計制作了多種模板、表單，進行了靈活多樣更為深入的應用，使OA系統(tǒng)的技術優(yōu)勢得到了更為充分的發(fā)揮。

    目前，OA系統(tǒng)已經成為公司辦公及日常管理的主要管理平臺，各種公文、通知、報告、報表等均通過OA系統(tǒng)傳遞，許多管理業(yè)務都設置有專門的模板或表單，使管理工作更加規(guī)范，促進了公司整體管理水平的提升，為企業(yè)未來的發(fā)展打下了良好基礎。

    伴隨著企業(yè)的高速發(fā)展，信息技術作為提升企業(yè)管理水平的重要手段，將會發(fā)揮更加重要的作用，為此西瓷公司將繼續(xù)結合企業(yè)管理工作的需求，不斷擴大OA應用的范圍，使信息化建設的成果，更好地為企業(yè)的長遠發(fā)展服務。