泛普軟件談協(xié)同軟件六大實(shí)踐（3）：成本黑洞

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    什么是企業(yè)最大的成本？不是生產(chǎn)成本，而是人的成本。

    人的成本中最大的是什么？不是工資和福利，而是人在工作中因效能低下而產(chǎn)生的隱形成本，這是一種能量極大、殺傷力極大的成本。它像黑洞一樣，無(wú)法被直接觀察到，卻會(huì)吞噬掉一個(gè)企業(yè)的所有積極工作的成果，甚至于，它讓企業(yè)根本就無(wú)法積極工作。

    減少工作效能中的成本黑洞——是我們今天要說(shuō)的協(xié)同軟件六大實(shí)踐之三。

    什么是工作效能的成本黑洞？

    在上篇文章中，我們知道效能是工作速度、質(zhì)量和結(jié)果的綜合考量，工作效能的成本黑洞有很多：管理混亂、流程不清、溝通不暢、浪費(fèi)嚴(yán)重、目標(biāo)不清、分工不明、效率低下、無(wú)法追索、推諉、延誤、返工、爭(zhēng)執(zhí)、積怨、內(nèi)耗……它們會(huì)讓企業(yè)不堪重負(fù)，舉步維艱。

    無(wú)論是企業(yè)的最高管理者，還是每一級(jí)經(jīng)理、每一個(gè)員工，他的工作要旨都是讓有限的資源價(jià)值最大化，因?yàn)槊總€(gè)人掌握的內(nèi)、外部資源都是有限的，他要做的都是在本職工作中將自己的損耗降到最低，將效能發(fā)揮到最高，不要被成本黑洞吸進(jìn)去，才能為企業(yè)創(chuàng)造最大的價(jià)值。

    但事實(shí)上，泛普軟件發(fā)現(xiàn)，即使是最優(yōu)秀的企業(yè)，員工平均效能的發(fā)揮也沒(méi)有超過(guò)80%，甚至很多企業(yè)連50%都不到，時(shí)間在浪費(fèi)，精力在浪費(fèi)，人才在浪費(fèi)，資源在浪費(fèi)，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是不可承受之痛。

    我們來(lái)看看這些浪費(fèi)是怎么產(chǎn)生的：

    北京某大型科技公司貴陽(yáng)辦事處的業(yè)務(wù)代表劉陽(yáng)要參加一個(gè)大型投標(biāo)，按公司的投標(biāo)管理規(guī)定，他要進(jìn)行一系列較為復(fù)雜的工作：

    首先劉陽(yáng)回到北京，填寫(xiě)《投標(biāo)信息單》，拿給市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部項(xiàng)目管理科科長(zhǎng)審批，項(xiàng)目科長(zhǎng)根據(jù)投標(biāo)單的信息填寫(xiě)了一份《法人委托授權(quán)書(shū)》，去找具有法人資格的領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，領(lǐng)導(dǎo)簽字同意投標(biāo)，于是項(xiàng)目科長(zhǎng)找到辦公室的印章管理員，請(qǐng)他蓋法人章，同時(shí)，印章管理員也做了“法人授權(quán)用印登記”，并讓項(xiàng)目科長(zhǎng)簽字。

    拿到《法人委托授權(quán)書(shū)》，劉陽(yáng)馬上準(zhǔn)備標(biāo)書(shū)。由于該項(xiàng)目較為復(fù)雜，所以劉陽(yáng)想請(qǐng)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部招投標(biāo)中心協(xié)助，他將授權(quán)書(shū)和項(xiàng)目相關(guān)的所有資料拿到招投標(biāo)中心，請(qǐng)人家務(wù)必幫忙在6天內(nèi)完成制作，但小李告訴他：最近全國(guó)各地的大項(xiàng)目都很多，招投標(biāo)中心每天都加班加點(diǎn)的工作呢，他那份標(biāo)書(shū)得排隊(duì)。

    劉陽(yáng)叮囑一番后返回貴陽(yáng)，繼續(xù)聯(lián)絡(luò)項(xiàng)目事宜。

    第二天上午，劉陽(yáng)打電話(huà)詢(xún)問(wèn)標(biāo)書(shū)開(kāi)始做了沒(méi)有，小李告訴他還沒(méi)有，要明天才能做，劉陽(yáng)又說(shuō)了一堆好話(huà)，無(wú)非是請(qǐng)吃飯、打保齡之類(lèi)的。

    第三天上午，劉陽(yáng)再打電話(huà)過(guò)去，小李不在，小姚說(shuō)道：小李請(qǐng)假了，沒(méi)看見(jiàn)你的材料呀，你的材料送過(guò)來(lái)了么，小李也沒(méi)說(shuō)呀？

    劉陽(yáng)說(shuō)：我周一就送過(guò)去了啊。

    小姚說(shuō)：可能是小李忘了吧，我們現(xiàn)在在趕總部的一個(gè)標(biāo)書(shū)，你那個(gè)要等到后天吧。

    劉陽(yáng)有點(diǎn)暈了，算算時(shí)間，后天做還是來(lái)得及的，但一旦后天又出現(xiàn)變故呢？劉陽(yáng)想起小李拿到他的投標(biāo)材料時(shí)跟他說(shuō)：你們業(yè)務(wù)員做項(xiàng)目多牛啊，請(qǐng)客戶(hù)吃喝玩樂(lè)，臟活累活全我們干，項(xiàng)目做成了，你們拿一大筆獎(jiǎng)金，我們什么也沒(méi)有……

    劉陽(yáng)明白了，招投標(biāo)中心的人對(duì)他們業(yè)務(wù)員最近有些不滿(mǎn)，看來(lái)不能再等了，算了，自己趕回去親自做標(biāo)書(shū)吧。他立刻預(yù)定當(dāng)晚的機(jī)票，真是驚險(xiǎn)，只剩一張頭等艙的機(jī)票了。

    用了一天加大半個(gè)晚上的時(shí)間，總算把標(biāo)書(shū)趕出來(lái)了。第二天一上班，劉陽(yáng)就把標(biāo)書(shū)拿到技術(shù)質(zhì)量部，技術(shù)質(zhì)量部的領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)了一份《標(biāo)書(shū)審核通知單》，讓指定的審核人員進(jìn)行技術(shù)審核，然后到安全科進(jìn)行安全方案審核，最后到招投標(biāo)中心進(jìn)行商務(wù)經(jīng)濟(jì)標(biāo)審核。

    期間，劉陽(yáng)對(duì)標(biāo)書(shū)的內(nèi)容和格式上錯(cuò)誤以及不規(guī)范的地方進(jìn)行了反復(fù)的修正，最后，將標(biāo)書(shū)打印成六份，找到辦公室的印章管理員給標(biāo)書(shū)蓋章，然后裝訂、密封，終于按時(shí)提交了標(biāo)書(shū)。

    但劉陽(yáng)總覺(jué)得這次投標(biāo)太匆忙了，而且這幾天自己回來(lái)做標(biāo)書(shū)，未能跟客戶(hù)進(jìn)行更充分的溝通和交流，導(dǎo)致在一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)上心里沒(méi)譜，標(biāo)書(shū)并不是很完美。

    果不其然，15天后，忐忑的劉陽(yáng)接到消息，自己落標(biāo)了。

    我們看看這些工作里面存在什么問(wèn)題呢？

    1. 《投標(biāo)信息單》應(yīng)該可以在外地向公司提出申請(qǐng)，這樣如果公司不同意，就沒(méi)有必要來(lái)回跑而浪費(fèi)時(shí)間和差旅費(fèi)了；

    2. 《投標(biāo)信息單》可以直接生成《法人委托授權(quán)書(shū)》，這樣項(xiàng)目管理科就沒(méi)有必要重新填寫(xiě)一份文件；

    3. 《法人委托授權(quán)書(shū)》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字、辦公室蓋章后可以直接由辦公室存檔，這樣就沒(méi)必要再單獨(dú)填寫(xiě)一份“法人授權(quán)用印登記”；

    4. 《法人委托授權(quán)書(shū)》、《投標(biāo)信息單》可以直接生成一份《標(biāo)書(shū)制作通知單》流轉(zhuǎn)到招投標(biāo)中心，這個(gè)通知單上應(yīng)記錄投標(biāo)資料、接收日期、完成日期、制作要求等內(nèi)容，防止招標(biāo)中心遺忘、推諉、延誤，既方便其合理安排時(shí)間，也方便委托人和領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)制作進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控；

    5. 標(biāo)書(shū)制作完成后，應(yīng)該可以同時(shí)進(jìn)行技術(shù)審核、安全方案審核、商務(wù)經(jīng)濟(jì)標(biāo)審核，審核完畢自動(dòng)匯總到最終的標(biāo)書(shū)成稿；

    6. 將中標(biāo)信息與績(jī)效考核掛鉤，若中標(biāo)，則給標(biāo)書(shū)制作人員相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，以提升其工作積極性；

    7. 該項(xiàng)目的所有相關(guān)信息俊可以自動(dòng)記錄，關(guān)聯(lián)檢索，匯總統(tǒng)計(jì)，不需要人工整理……

    以上這些工作首先需要企業(yè)制定相應(yīng)的管理規(guī)范，其次需要協(xié)同軟件這樣的管理工具來(lái)輔助執(zhí)行。

    如果劉陽(yáng)通過(guò)協(xié)同軟件來(lái)發(fā)起一個(gè)投標(biāo)管理流程，那么將會(huì)是另一番完全不同的景象：他在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程審批、遠(yuǎn)程監(jiān)控，以及標(biāo)書(shū)審核的分流與合并，不需要來(lái)回折騰，找這找那，他能夠有時(shí)間和精力與客戶(hù)進(jìn)行更有效的溝通，并及時(shí)將信息反饋給總部，將標(biāo)書(shū)做得更好。

    對(duì)劉陽(yáng)來(lái)說(shuō)，他最大的效能和績(jī)效來(lái)自于和客戶(hù)的溝通，而不是制作標(biāo)書(shū)，更不是裝訂打印。

    通過(guò)協(xié)同軟件，我們可以輕松解決上面提到的7個(gè)問(wèn)題，減少大量重復(fù)工作、手工操作、等待時(shí)間和資源損耗，將時(shí)間成本、差旅成本、人力成本降到最低，將人的效能發(fā)揮到最高。

    泛普軟件認(rèn)為，效能低下的主要原因在于溝通不暢和流程混亂，而解決這個(gè)問(wèn)題正是協(xié)同軟件的強(qiáng)項(xiàng)，它通過(guò)建立暢通的溝通渠道和優(yōu)化流程來(lái)提升組織的執(zhí)行效能，以技術(shù)手段架設(shè)組織的“即時(shí)工作系統(tǒng)”，培養(yǎng)組織高效的執(zhí)行文化，讓組織走向高效執(zhí)行的良性軌道。

    讓正確的人，以正確的方式，做正確的事情，將每個(gè)人的工作效能最大化，正是協(xié)同軟件帶給企業(yè)的重要價(jià)值。