基于協(xié)同管理軟件技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理功能的實現(xiàn)

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一、引言

    中國燃氣渦輪研究院辦公自動化系統(tǒng)采用“一院兩地”的分布式異地協(xié)同辦公方式。該系統(tǒng)的成功實施和應(yīng)用，加強了“一院兩地”之間、員工與部門、部門與部門之間的協(xié)作與溝通，將散落在個人、部門的信息進行集中管理和有效利用，從而達到提高工作效率、降低勞動強度和辦公事務(wù)運行成本的目的。

    該系統(tǒng)的成功實施和應(yīng)用，特別是其核心功能模塊公文管理在行政辦公業(yè)務(wù)流程巾，發(fā)揮著巨大的作用并塒其他部門的業(yè)務(wù)需求帶來了良好的示范效應(yīng)。為了滿足院內(nèi)其他部門的業(yè)務(wù)需求，在本系統(tǒng)中進行了功能模塊的擴展應(yīng)用等工作的嘗試。本文就針對技術(shù)文件周轉(zhuǎn)管理模塊的實現(xiàn)過程進行了描述。

二、系統(tǒng)現(xiàn)狀

    目前院內(nèi)95％以上的員工都使用該系統(tǒng)處理日常事務(wù)，日常辦公通過該系統(tǒng)基本實現(xiàn)了無紙化、數(shù)字化，系統(tǒng)的推廣應(yīng)用促進了科研、生產(chǎn)、管理信息在院內(nèi)部高效流動，從而提高了院整體的辦公效率，增強了院在新形勢下的競爭力。

    辦公自動化系統(tǒng)的實施應(yīng)用效果，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

    1、利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過計算機實現(xiàn)了辦公信息電子化，極大地提高了辦公效率；

    2、所有公文收發(fā)、閱批件等辦公信息的報送通過系統(tǒng)實現(xiàn)，不同職能管理人員根據(jù)授權(quán)通過計算機完成其相應(yīng)的分工、減輕了勞動強度、提高了管理效率；

    3、節(jié)省辦公開支。系統(tǒng)的實施實現(xiàn)了院內(nèi)異地部分之間辦公流程的無紙化，取消了許多紙型文件，大量節(jié)省了傳統(tǒng)辦公費用和人工在院區(qū)兩地內(nèi)遞送的繁重勞動，節(jié)省了辦公成本；

    4、實現(xiàn)文檔一體化。通過文檔一體化接口實現(xiàn)了信息一次輸錄、多次利用，達到了信息共享，提高了信息利用率。

三、技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理功能的實現(xiàn)

    1、需求分析

    目前，院內(nèi)除了行政公文管理在OA系統(tǒng)中進行流轉(zhuǎn)審批外，還有大量的科研項目，其相關(guān)的技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)審批還是采取人工方式，即采取打印文檔后交各環(huán)節(jié)進行審批流轉(zhuǎn)，這種運行模式存在流轉(zhuǎn)周期過長、辦理效率過低、打印成本過高等缺點，也非常不適應(yīng)我院目前的“一院兩地”布局對科研項目的管理需求。

    為滿足這方面的業(yè)務(wù)需求，急需利用OA系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢在該系統(tǒng)中開發(fā)出技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理功能模塊，滿足用戶的業(yè)務(wù)需求。

    2、模塊功能

    技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理功能模塊應(yīng)符合院有關(guān)技術(shù)文檔的相關(guān)標準要求，實現(xiàn)技術(shù)文檔的自動流轉(zhuǎn)，以及文檔的模板文件簽字自動映射等功能，同時，對已完成流程周轉(zhuǎn)的技術(shù)文檔應(yīng)能方便地導人到現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)中，方便用戶的在線瀏覽。

    技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理模塊的工作流程如圖1所示。

圖1 技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理流程圖

    流程中各節(jié)點的操作權(quán)限及相關(guān)設(shè)置如表1所示。本模塊的流轉(zhuǎn)記錄審批單如圖2所示。

表1 流程中各節(jié)點的操作權(quán)限及相關(guān)設(shè)置

圖2 技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理申請單

    整個模塊的各環(huán)節(jié)審批意見可以通過流程跟蹤來查看，如圖3所示。

圖3 技術(shù)文件周轉(zhuǎn)管理流程跟蹤圖

    3、模塊開發(fā)

    在本模塊的開發(fā)實現(xiàn)過程中，利用辦公自動化系統(tǒng)的流程設(shè)計器和系統(tǒng)開發(fā)支持平臺IBM Domino Designer來完成相關(guān)幀結(jié)構(gòu)集、頁面、表單、視圖、文件夾、共享代碼、共享資源、其他等設(shè)計元素的開發(fā)和實現(xiàn)。

    在開發(fā)過程中，主要核心店是確保表單中各個變量域值與模塊文檔中的域值變量實現(xiàn)同步刷新和寫入，特別是對模塊中多個流程節(jié)點辦理人員信息化的重復刷新功能的實現(xiàn)是保證流程能否正常運行的關(guān)鍵條件。

    為確保歸檔環(huán)節(jié)的合理有效實現(xiàn)，滿足一院兩地檔案管理部門對文檔歸檔的具體要求，在本功能模塊中，特別設(shè)置了相應(yīng)的群組并進行了人員指定，同時，把該環(huán)節(jié)人員的權(quán)限與檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限進行統(tǒng)一劃分。以保證技術(shù)文檔歸檔后能確保文檔的正常瀏覽和借閱。

    4、應(yīng)用效果

    該模塊已經(jīng)和整個辦公自動化系統(tǒng)其他的模塊集成后正式運行。通過該模塊的使用，更加體現(xiàn)事物審批無紙化，動態(tài)跟蹤和實時監(jiān)控活動的全過程，并能迅速反饋技術(shù)文件周轉(zhuǎn)申請的總體情況，簡化辦理流程，加快申請流轉(zhuǎn)速度，從根本上提高了相關(guān)事宜的辦理效率和質(zhì)量，極大方便了技術(shù)文件周轉(zhuǎn)申請用戶。

四、結(jié)束語

    作為我院信息化建設(shè)中首個成功實施的大型業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，其實施的效果和作用顯而易見，本系統(tǒng)的成功實施積極推動了本單位的信息化建設(shè)工作，為其他信息化項目的實施積累了豐富的實際工作經(jīng)驗。特別是該項目的實施模式和相關(guān)經(jīng)驗會對后續(xù)開展的其他信息化項目產(chǎn)生積極重大的影響。

    隨著用戶對系統(tǒng)認識的不斷深入，系統(tǒng)的更新和完善也帶來新的課題，繼續(xù)在部門業(yè)務(wù)上下功夫，逐漸規(guī)范和細化各項業(yè)務(wù)工作的流程，并將其納入系統(tǒng)中實現(xiàn)，提高辦事效率和規(guī)范程度，降低辦公成本，這是今后面臨更大的挑戰(zhàn)。