辦公自動化系統(tǒng)（OA）在中石油的應(yīng)用

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    中國石油辦公自動化系統(tǒng)（oa）是就是采用internet/intranet技術(shù)，基于現(xiàn)代信息管理學(xué)的理念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。以提高中國石油辦公自動化水平，完善中國石油各部門公文、檔案等管理制度；推進各部門辦公的自動化、信息化和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，同時提高網(wǎng)絡(luò)的利用率；在中國石油系統(tǒng)內(nèi)部建立同意的辦公管理的信息網(wǎng)絡(luò)平臺；提高信息統(tǒng)計和分析的水平，實現(xiàn)預(yù)測和決策的輔助支持。

一、辦公自動化系統(tǒng)（oa）主要作用

    （一）建立內(nèi)部的信息通信平臺：建立單位內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。同時在單位內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，推進了企業(yè)文化建設(shè)，例如企業(yè)門戶、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、公告事項等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時了解企業(yè)的發(fā)展動態(tài)，大大增強公司的凝聚力。另外OA系統(tǒng)中的功能模塊員工建議箱建立了員工與公司溝通的一個有效渠道，調(diào)動員工關(guān)心企業(yè)、熱愛公司、積極參與公司管理的積極性。

    （二）實現(xiàn)工作流程的自動化：變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、報表傳遞、文件管理、檔案管理、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實現(xiàn)無紙化辦公。所有人員不需要離開辦公室，在微機上通過鼠標點擊，就可使文件隨來隨辦、隨辦隨發(fā)、隨發(fā)隨收，文件收發(fā)實現(xiàn)“零距離”、“零時間”，大大提高了文件上傳下達效率，縮短了文件流轉(zhuǎn)周期，不僅降低了機關(guān)工作人員特別是文書人員的工作強度，增加了承辦部門辦理時間，還有效提高了辦文、辦公質(zhì)量和效率。

    （三）實現(xiàn)文檔管理的自動化：可使各類文檔能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔內(nèi)容進行分門別類管理，按權(quán)限進行使用和共享。同時也可以把培訓(xùn)員工的材料知識、規(guī)范制度以及所有有價值的文稿資料都納入系統(tǒng)中，供新老員工以各種形式進行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。完全可以不受時間、空間的限制。

    （四）實現(xiàn)分布式辦公：作為大型企業(yè)，部門眾多、人員眾多，分支機構(gòu)異地辦，甚至跨國，日常溝通的難度和成本都是很大的，有時還存在信息的誤傳。自動化辦公變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

    （五）推進了無紙化辦公，節(jié)省企業(yè)的辦公費用支出：將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費用，真正實現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標志。

    （六）搭建知識管理平臺：現(xiàn)代oa系統(tǒng)的核心是知識的管理，目的幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有和潛在的知識，并在恰當?shù)臅r候?qū)⒄_的知識傳遞出去，使企業(yè)員工在實踐中學(xué)會采用最為合適的行動，避免重復(fù)錯誤和重復(fù)勞動。系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。

    （七）增強領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力：強化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

二、辦公自動化系統(tǒng)（oa）目前使用現(xiàn)狀、存在問題以及改進建議

    2005年系統(tǒng)實施至今，基本滿足了中國石油的遠程通訊需求，無論是總公司用戶、領(lǐng)導(dǎo)或是外地分支機構(gòu)及出差在外人員都可以遠程通訊及時的訪問公司內(nèi)數(shù)據(jù)資源。但隨著社會的發(fā)展和管理理念的更新，辦公自動化系統(tǒng)（oa）也存在一些不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展新形勢需要的弊端。

    （一）安裝類問題。oa在安裝過程中，使用的時間正字庫中方正仿宋簡體、方正小標宋簡體等少量字體，但使用過程中發(fā)現(xiàn)完整的方正字庫51個字體中含有大量繁體字體，有必要精簡一下安裝程序中集成的方正字庫，讓安裝包更加小巧一些。其次在正常運行中文件模板損壞是常有的事，建議在本機安裝完之后自動備份模板文件，模板損壞時可以一鍵恢復(fù)，減少重新安裝系統(tǒng)的麻煩。

    （二）使用類問題。1.辦公自動化系統(tǒng)（oa）中收發(fā)文治理存在的問題及對策。一是企業(yè)發(fā)文傳送到的用戶，流程無法進行用戶是否打開有關(guān)文件的跟蹤，文件治理人員也不知道文件送過去后，使用人員是否查看；oa中傳閱方式希望設(shè)計一個直觀統(tǒng)計被傳閱人是否已閱的界面；二是沒有作廢文件標識或作廢文件專欄，作廢文件與現(xiàn)用文件無法分開，也無法在文件上加注作廢標識；2.oa系統(tǒng)中郵件治理存在的問題及對策。內(nèi)部電子郵件的用途是傳送用因工作需要的非正規(guī)材料。但是在應(yīng)用中，有些郵件涉及重要的生產(chǎn)資料、工作方案等企業(yè)內(nèi)部重要資料，在郵件傳送過程中，沒有流程跟蹤。因此，重要材料發(fā)郵件時無法實現(xiàn)痕跡治理。

三、辦公自動化系統(tǒng)（oa）中石油企業(yè)的重要作用

    2005年系統(tǒng)實施后至2011年，從各方面提高中國石油的信息共享、信息傳遞、信息管理的效率，從而提高中石油的經(jīng)濟效益和社會效益?，F(xiàn)代企業(yè)要想在激烈的市場競爭中爭得一席之地，一是靠人才，二是靠信息，這是企業(yè)取勝的必備條件。企業(yè)的信息化保證企業(yè)全方位得到最新信息。通過辦公自動化系統(tǒng)，我們可及時掌握市場信息，正確決策，從而以最快的速度、最好的產(chǎn)品、最低的價格、最好的服務(wù)，參與市場競爭，以達到企業(yè)取勝之目的。