OA辦公系統(tǒng)選型第一步：避免功能泛化

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    年底時(shí)期，很多企業(yè)會(huì)進(jìn)行OA辦公系統(tǒng)的選型，關(guān)于如何選擇OA辦公系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)上已經(jīng)有很多的介紹。但為了避免企業(yè)陷入選型的誤區(qū)，筆者再一次采訪了華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)的市場(chǎng)營(yíng)銷經(jīng)理馬先生，請(qǐng)他為大家提個(gè)醒。

    OA辦公系統(tǒng)越來越像一個(gè)大筐了，廠家恨不能把所有能想到的功能都裝到里面，弄得OA辦公系統(tǒng)界面上一大堆菜單列表，看起來甚是壯觀，實(shí)際上呢，鬼知道你能用到幾個(gè)。

    這就像我們用office軟件一樣，想想看有幾個(gè)人用到了10%的功能？

    但用戶已經(jīng)被這種現(xiàn)象徹底的搞暈了，以至于很多人看一個(gè)OA辦公系統(tǒng)時(shí)，最關(guān)注的是其功能的全面性（有沒有），而不是適用性（好不能用，能不能用），這是一個(gè)很大的誤區(qū)。

    馬先生說：OA辦公系統(tǒng)選型的第一步就是要抓住核心需求，避免功能的泛化。

    OA辦公系統(tǒng)上的功能哪些應(yīng)該有，哪些不應(yīng)該有？這個(gè)確實(shí)沒有什么標(biāo)準(zhǔn)，也要因人而異，但根據(jù)筆者的調(diào)查了解，以下這些功能是大部分OA用戶根本不用，或者很少用的：辦公用品管理、圖書管理、檔案管理、會(huì)議管理、車輛管理，而資產(chǎn)管理、客戶管理、人力資源管理、任務(wù)管理（項(xiàng)目管理）也只是用到很簡(jiǎn)單一部分……

    為什么用不上，或者用不起來呢？馬先生總結(jié)了兩方面的原因：

    1、對(duì)企業(yè)來說，很多工作在平時(shí)就沒有真正的管好，有的沒有好好管，有的不需要細(xì)致的管理，想通過軟件來規(guī)范管理便成了一個(gè)美好的、理想化的愿望。因?yàn)檐浖皇且粋€(gè)工具，是為企業(yè)管理服務(wù)的，如果管理不規(guī)范，那么軟件必然用不好。

    2、對(duì)OA辦公系統(tǒng)來說，術(shù)業(yè)有專攻，OA辦公系統(tǒng)的核心是工作流，而非人力資源、客戶關(guān)系、項(xiàng)目管理等功能，這些集成的功能模塊往往無法和各種獨(dú)立的軟件相比。所以如果企業(yè)對(duì)這方面要求較高，通常需要使用獨(dú)立的管理系統(tǒng)，或者在OA辦公系統(tǒng)上進(jìn)行二次開發(fā)。

    可能你會(huì)覺得，去掉這些功能，OA好像就沒啥了，這里要說明兩點(diǎn)：

    1、并不是說讓你全部忽略或者去掉這些功能，只是讓你重點(diǎn)關(guān)注自己需要使用的功能，而不是看誰(shuí)的功能更多就喜歡誰(shuí)。如果你確實(shí)要用到人力資源管理，那么先確定你的需求重點(diǎn)，是績(jī)效考核，還是考勤管理、檔案管理、工資管理，然后看看這個(gè)OA辦公系統(tǒng)中的人力資源管理是怎么做的，是否滿足你的需求重點(diǎn)，如果不滿足，是否在簡(jiǎn)單調(diào)整一下后就可以使用。

    2、OA辦公系統(tǒng)發(fā)展至今，已經(jīng)具有了濃濃的中國(guó)特色，從產(chǎn)品和競(jìng)爭(zhēng)角度來說，廠家必須開發(fā)出這些功能，你可以保留這些功能作為未來之需，這是“適度超前”的原則。但要明白，很多功能模塊往往只提供了最基本的管理功能，只是為了滿足用戶的多樣性需求和簡(jiǎn)單管理需求。如果你的需求比較復(fù)雜，大多數(shù)時(shí)候都要對(duì)這些集成的功能模做二次開發(fā)，或者使用獨(dú)立的管理系統(tǒng)。

    馬先生說，根據(jù)IBM對(duì)大量CIO的調(diào)查，適用性是管理系統(tǒng)選型的首頁(yè)原則，這就是說要選擇實(shí)用的功能，而不是更多的功能。華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)之所以能夠成為實(shí)用性O(shè)A的典范，被務(wù)實(shí)的企業(yè)所青睞，正是因?yàn)槿A天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)很好的滿足了企業(yè)三大關(guān)鍵需求：流程管理、自定義開發(fā)平臺(tái)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

    馬先生說很多人在選型的時(shí)候說“那個(gè)OA的功能很全，價(jià)格也很低，我看不錯(cuò)”，要知道OA辦公系統(tǒng)不是裝飾品，而是實(shí)用品；要看誰(shuí)做得好，而不是看誰(shuí)做得多。他曾經(jīng)見過幾個(gè)廠商推銷自己的系統(tǒng)，集成了OA、ERP、CRM、HR、進(jìn)銷存等等幾乎你能夠想到的各種應(yīng)用，當(dāng)然，沒有一個(gè)能夠做成功的。

    所以，瑞士軍刀的功能再多，也是一套小工具而已。要大而全，還是要少而精，一定要想清楚！