企業(yè)OA建設現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

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　　OA，即辦公自動化(OA：OFFICE AUTOMATION)，是指企業(yè)采用Internet／Intranet技術，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)的信息系統(tǒng)。

　　OA從最初的以大規(guī)模采用復印機等辦公設備為標志的初級階段，發(fā)展到今天的以運用網(wǎng)絡和計算機為標志的現(xiàn)階段，對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。

　　一、國內(nèi)企業(yè)OA建設現(xiàn)狀

　　我國的OA市場經(jīng)過10年的發(fā)展，取得了十分明顯的進步，產(chǎn)品種類日趨繁多，其應用領域幾乎滲透到國民經(jīng)濟的每一個角落。選擇使用OA的企業(yè)以國有大型企業(yè)，有壟斷性的、帶有國資背景的企業(yè)，外資、合資公司，以及部分效益不錯的民營企業(yè)為主。企業(yè)對OA建設日益重視，在資金、人員等方面的投入都比以前有了較大幅度的增長，企業(yè)對于OA的需求大幅度上升。造成企業(yè)OA需求增加的原因有三：

　　一是企業(yè)硬件網(wǎng)絡設備建設已經(jīng)日趨完備，業(yè)務作業(yè)層的軟件建設也已基本完成，信息“高速公路”已建好，萬事俱備，只欠OA“東風”；二是產(chǎn)品相對成熟，實施風險低，容易出成績。很多單位剛開始搞信息化時，選擇OA為突破口。三是網(wǎng)絡的普及，硬件和軟件價格下降。價格是影響企業(yè)實施OA計劃很重要的一個因素，硬件價格下降，使得企業(yè)在網(wǎng)絡建設方面打下基礎，進而帶來軟件的需求，當軟件價格趨于合理時，實施OA便順理成章。

　　國內(nèi)開發(fā)OA廠商從1998年政府實施上網(wǎng)工程開始嶄露頭角，隨著需求的大幅度上升，協(xié)同管理系統(tǒng)雨后春筍般不斷涌現(xiàn)，據(jù)不完全統(tǒng)計目前國內(nèi)OA供應商有大大小小四五十家。但就目前市場而言，在繁榮的背后，還有許多不盡人意的地方，具體表現(xiàn)在：開發(fā)商水平參差不齊，部分軟件產(chǎn)品質量不高，對OA的理解起點不高，導致OA系統(tǒng)與其他系統(tǒng)集成度差；用戶使用水平低，售后服務不到位。

　　二、企業(yè)OA建設存在的問題

　　經(jīng)過加多年的時間，我國企業(yè)的信息化建設工作取得了長足進展，但由于對企業(yè)信息化建設的途徑缺乏系統(tǒng)而科學的認識，不少企業(yè)的信息化建設走了不少彎路，出現(xiàn)了一些誤區(qū)，其中表現(xiàn)最為明顯的傾向是不顧本單位信息化建設的現(xiàn)實條件，盲目地追求業(yè)務處理的自動化、決策自動化等更高層次的信息化建設，而忽視了企業(yè)信息庫的構建這一信息化建設的第一步基礎性工作。

　　當前企業(yè)管理信息化存在的嚴重問題：

　　1、是企業(yè)對于OA建設易走兩個極端。一方面相當數(shù)量的企業(yè)，尤其是中小企業(yè)對實施先進信息化管理系統(tǒng)的重要性認識不足，實施OA的主動性不強。少部分企業(yè)迫于上級壓力建好OA，因未給予足夠的重視，軟件推行未得到應有的支持，使得OA成為名副其實的擺設；另一方面，部分企業(yè)在實施OA建設時，盲目追求一步到位，不考慮自身情況，希望投入一次就建設起涵蓋公司一切經(jīng)營業(yè)務的管理系統(tǒng)，追求“大而全”、“一步到位”，這種不切實際的想法只能導致耗費巨資購買的大量軟硬件設施大部分閑置成為擺設。

　　2、是企業(yè)的管理模式滯后，與信息化管理系統(tǒng)的先進管理理念相沖突，忽視對本單位內(nèi)部有關信息的收集、整理、轉化與利用等信息化建設的基礎工作，觀念更新、企業(yè)業(yè)務流程重組的任務非常繁重。

　　3、是企業(yè)信息化建設是一個動態(tài)的過程，必須根據(jù)單位運作狀況隨時加以維護與更新。而我國許多企業(yè)在實施信息化建設的過程中則企圖追求一勞永逸，在構建系統(tǒng)時熱情高漲，系統(tǒng)建設告一段落后就不再花費心思對其進行維護與管理。使得許多單位的系統(tǒng)中存放的始終是過時的信息，基本無法對企業(yè)經(jīng)營管理水平的提高發(fā)揮促進作用。

　　4、是我國許多企業(yè)信息化建設中還存在明顯的“重硬輕軟”現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為一方面有不少單位重視對硬件設備的投資卻忽視軟件系統(tǒng)的建設與管理，致使許多一流的硬件設備上運行的卻是二流乃至三流的軟件系統(tǒng)；另一方面，更多的單位將信息化建設簡單地理解為軟硬件系統(tǒng)的構建，而忽視了信息的收集、整理與利用這一信息化建設的基礎性工作，對數(shù)據(jù)、文檔等資料的數(shù)字化轉化沒有引起足夠的重視，致使耗費巨資構建的系統(tǒng)成為沒有信息運行的“裸網(wǎng)”。

　　5、是OA產(chǎn)品功能有待進一步完善，服務還須進一步提高。辦公自動化是一個過程，有其特殊性，不同于一般的“交鑰匙”工程；其面臨最主要的挑戰(zhàn)是個性化問題的解決和最終用戶的培訓。目前多數(shù)OA產(chǎn)品功能單一，不能適應企業(yè)用戶面臨的一些個性化的需求。同時，網(wǎng)絡化的OA系統(tǒng)并不局限于辦公室，具有廣泛的應用范圍，從領導到各個業(yè)務部門及至單位的所有工作人員，幾乎人人都可能成為OA系統(tǒng)的用戶，對用戶的培訓決定了協(xié)同管理系統(tǒng)的使用程度。因此，企業(yè)OA建設與OA廠商息息相關。

　　三、企業(yè)OA發(fā)展趨勢

　　OA在國內(nèi)企業(yè)的發(fā)展趨勢可歸納為“四化”：“平臺化”、“智能化”、“網(wǎng)絡化”、“人性化”。

　　1、平臺化：網(wǎng)絡時代的OA是一種企業(yè)級跨部門運作的基礎信息系統(tǒng)，可以聯(lián)結企業(yè)各個崗位上的各個工作人員，可以聯(lián)結企業(yè)各類信息系統(tǒng)和信息資源。近年來不少企業(yè)都建立自己的辦公系統(tǒng)，并上馬了財務管理軟件，還陸續(xù)引入了進銷存、ERP、SCM、HR、CRM等系統(tǒng)。這些系統(tǒng)雖在提升企業(yè)效率和管理的同時。也形成了各自為政的信息孤島，無法形成整合效應來幫助企業(yè)更高效管理和決策。因此能整合各個系統(tǒng)、協(xié)同這些系統(tǒng)共同運作的集成軟件成了大勢所趨，未來OA將是整合企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等存儲的企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務數(shù)據(jù)，系統(tǒng)界面統(tǒng)一、賬戶統(tǒng)一，業(yè)務間流程緊密順暢，與公文流轉、信息發(fā)布、核查審批等系統(tǒng)實現(xiàn)無縫集成協(xié)同的一個大的辦公平臺。

　　2、智能化：隨著網(wǎng)絡和信息時代的發(fā)展，用戶在進行業(yè)務數(shù)據(jù)處理時，面對海量數(shù)據(jù)，往往費時費力，如果辦公軟件能幫助用戶做一些基本的商業(yè)智能（BI）分析工作，幫助用戶快速的從這些數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)一些潛在的商業(yè)規(guī)律與機會，提高用戶的工作績效．將對用戶產(chǎn)生巨大的吸引力。在微軟的Office 2007版本中已經(jīng)提供了一些基本的商業(yè)智能的功能，如通過不同顏色顯示數(shù)據(jù)的大小和按照進度條來反應數(shù)值的大小等，相信未來會有更多的這方面功能。未來OA系統(tǒng)可根據(jù)用戶的需求，通過對海量數(shù)據(jù)的分類分析，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等全面系統(tǒng)服務。

　　3、網(wǎng)絡化：隨著網(wǎng)絡使用的全面普及，軟件網(wǎng)絡化必然是大勢所趨，OA系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)輕松的銜接是OA必走之路。目前國內(nèi)一些協(xié)同管理系統(tǒng)已集成了網(wǎng)絡辦公功能，但還有待進一步完善。這方面，國外一些軟件廠商的經(jīng)驗值得借鑒，如GOOGLE推出了網(wǎng)上在線的文檔處理軟件和電子表格軟件，實現(xiàn)了網(wǎng)上辦公；微軟Office用戶可直接使用Office軟件中的功能，直接與因特網(wǎng)無縫鏈接，實現(xiàn)移動辦公。這給國內(nèi)協(xié)同管理系統(tǒng)商指明未來一個前進方向，如何將現(xiàn)有的OA系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)有效地銜接互動，而不是“另起爐灶”，將決定自己的競爭力、市場地位。

　　4、人性化：隨著OA功能的不斷擴展，使用將會越來越復雜，同時各企業(yè)內(nèi)部情況不一，其需求也不盡相同，這就要求系統(tǒng)必須具有人性化設計，能夠根據(jù)不同員工的需要進行功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪問，實現(xiàn)真正的人本管理。這與合強軟件目標一樣，未來OA的門戶更加強調(diào)人性化，強調(diào)易用性、穩(wěn)定性、開放性，強調(diào)人與人溝通、協(xié)作的便捷性，強調(diào)對于眾多信息來源的整合，強調(diào)構建可以拓展的管理支撐平臺框架，從而改變目前“人去找系統(tǒng)”的現(xiàn)狀，實現(xiàn)“系統(tǒng)找人”的全新理念，讓合適的角色在合適的場景、合適的時間里獲取合適的知識，充分發(fā)掘和釋放人的潛能，并真正讓企業(yè)的數(shù)據(jù)、信息轉變?yōu)橐环N能夠指導人行為的意念、能力。