管理信息化征文：流程之美——協(xié)同軟件工作流的條件跳轉應用實例

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    1．什么是流程之美

    工作流是協(xié)同軟件技術的重中之重，因為它構成了協(xié)同軟件的功能，也構成了企業(yè)辦公的實踐?？梢哉f，百變的工作流連接了各種復雜的、流動的商業(yè)活動，讓人們能夠去探尋、梳理和發(fā)現(xiàn)工作中的本質問題，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，不斷優(yōu)化自己的工作方式和方法。

    工作流體現(xiàn)了一個協(xié)同軟件的技術含量，因為無論是先進的開發(fā)理念，卓越的管理思想，還是林林總總的功能模塊，都要通過工作流技術來實現(xiàn)，所以工作流也成為協(xié)同軟件選型的核心要素。

    優(yōu)秀的工作流設計能夠讓使用者感受到流程之美，順暢而和諧，它具有良好的開放性、易用性、易用性和安全性，能夠完美的融入企業(yè)，讓企業(yè)的辦公變得更加規(guī)范、簡單和高效。

    對于一個優(yōu)秀的工作流設計來說，這四種特性是必不可少的，因為它們保證了工作流的可用性和適用性：

    開放性：面向服務架構，能夠和業(yè)務一起成長，可整合各種流程和數(shù)據；

    靈活性：簡單的設置就可以適應各種個性化需求，讓變化成為計劃的一部分；

    易用性：搭建和使用非常簡單，無需編碼和了解底層技術，全圖形化操作界面；

    安全性：具有嚴密、完善的權限控制機制，確保流程的規(guī)范和數(shù)據安全。

    由于工作流技術比較復雜，我們以其中的一項技術——條件跳轉來管中窺豹，發(fā)現(xiàn)工作流的流程之美：

    2．條件跳轉的類型

    所謂條件跳轉，就是工作流對不同的設置條件（如金額、崗位等）進行自動判斷，選擇不同的流程進行流轉，確保流程的正確方向。

    條件跳轉讓工作流具有了極強的靈活性，并大大節(jié)省了流程設置的工作量，管理員對于同一類型的工作只需要設置一個流程就可以了，剩下的事，流程會自行處理。

    協(xié)同軟件的工作流分為三種類型七個小類，如下表：

    3．表單內容跳轉

    系統(tǒng)根據表單的內容自動選擇審批流程，比如借款單，當填寫的借款金額＜10000元時，審批流程為申請人-部門經理-財務經理-出納；當借款金額≥10000元時，審批流程為申請人-部門經理-財務經理-總經理-出納。

    另外，系統(tǒng)還可以根據表單的申請日期（如請假3天時選擇一個流程，超過3天時選擇另一個流程）、同意/不同意（如同意選擇一個流程，不同意選擇另一個流程）、審批人崗位（如不同的崗位選擇不同的流程）等內容進行跳轉。這樣可以大大減少流程設置的數(shù)量，并避免流程使用混亂。

    4．崗位跳轉

    基于崗位設定審批人，審批流程按照崗位流轉，系統(tǒng)可根據申請人崗位的不同自動選擇審批流程。崗位跳轉分三種類型：

    1）按順序跳轉：比如當申請人崗位為4級（行政秘書）時，審批流程為申請人-辦公室主任（3級）-行政副總（2級）-總經理（1級）；當申請人崗位是3級（辦公室主任）時，審批流程為申請人-行政副總（2級）-總經理（1級）。

    2）基于申請人的崗位跳轉：比如某特殊事項的流程有可能是這樣：申請人（4級）-行政副總（2級）-總經理（1級），即申請人跨過3級崗位，直接到2級崗位進行審批，行政副總是申請人的直屬領導崗位。

    3）基于審批人的崗位跳轉：比如某需要多部門協(xié)作的流程，流程是這樣的：申請人（4級）-研發(fā)經理（3級）-研發(fā)副總（2級）-總經理（1級），這里面研發(fā)副總是基于審批人（研發(fā)經理）的直屬領導崗位，而不是申請人的直屬領導崗位。

    5．部門跳轉

    部門跳轉既可以在一個部門內跳轉，也可以跨部門跳轉。部門跳轉是崗位跳轉的一個定向應用，需要在崗位設置中按部門細分崗位。

    同部門跳轉：系統(tǒng)根據申請人部門的不同，自動選擇審批流程，比如一個審批流程為申請人-部門經理-財務經理-總經理，那么當申請人是辦公室職員時，下一步審批人是辦公室主任；當申請人是人事部職員時，下一步審批人是人事部主管。

    跨部門跳轉：申請人和審批人在不同部門時的跳轉，比如：銷售部職員-銷售部經理-技術部經理-研發(fā)副總-銷售副總-總經理?？捎行Ы鉀Q多部門協(xié)同辦公的問題。