企業(yè)內(nèi)容管理的整合與集成

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整合內(nèi)容有兩種基本方法。第一種方式是使用單一的整合存儲庫，第二種方式則是在多個分離的存儲庫之上建立一個整合的內(nèi)容瀏覽界面。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前使用的存儲庫數(shù)量、實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換的意愿以及對解決方案實(shí)施速度的要求等情況來規(guī)劃最佳的實(shí)現(xiàn)方式。      眾所周知，企業(yè)的數(shù)據(jù)內(nèi)容是十分寶貴的競爭力資產(chǎn)。然而，內(nèi)容本身的內(nèi)涵卻擴(kuò)大了許多，被創(chuàng)制和存儲在多種來源和介質(zhì)中。如果無法高效管理各類紛繁復(fù)雜的內(nèi)容，將會為企業(yè)運(yùn)營帶來極大風(fēng)險。請問，您知道企業(yè)的所有內(nèi)容存儲在何處嗎？內(nèi)容的創(chuàng)制者和擁有者是誰？哪些人可以訪問這些內(nèi)容，哪一個才是正確的版本？
 
內(nèi)容整合的挑戰(zhàn)
 
    公司治理、風(fēng)險管理與法規(guī)遵從（英文簡稱GRC）并不僅僅是信息技術(shù)的問題。公司治理需要進(jìn)行風(fēng)險監(jiān)管以及通過相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程管理、規(guī)避以及減弱風(fēng)險。風(fēng)險管理是要評估業(yè)務(wù)與監(jiān)管威脅，依靠各類管控措施監(jiān)管和減輕信息外泄幾率，降低公司的風(fēng)險與損失。法規(guī)遵從則是企業(yè)要遵守一系列業(yè)務(wù)流程，遵循各項(xiàng)措施以滿足各類法律法規(guī)的要求。公司治理、風(fēng)險管理與法規(guī)遵從三大概念，只有協(xié)調(diào)一致才能發(fā)揮最大效力。
 
    信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)容的爆炸性增長是導(dǎo)致公司信息外泄與風(fēng)險的重要原因。企業(yè)內(nèi)容的增長通常零散分布于各類存儲庫，以多種形式存儲在不同平臺上。數(shù)據(jù)內(nèi)容的增長與企業(yè)兼并收購、部門解決方案的部署和本地解決方案的開發(fā)等因素交互作用。通過整合服務(wù)器、消除軟件許可的方法，將所有內(nèi)容整合到單一系統(tǒng)中不僅能大量減少IT基礎(chǔ)架構(gòu)的成本，而且能夠使用戶獲益。這樣一來用戶就只需要學(xué)習(xí)與登錄一個系統(tǒng)，以獲取所需內(nèi)容。
 
    然而，將大量內(nèi)容從現(xiàn)有內(nèi)容管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)化出來卻十分費(fèi)時費(fèi)力，難以實(shí)現(xiàn)，內(nèi)容整合的終極目標(biāo)可望而不可及。另一種替代解決辦法就是采用一套能夠?yàn)g覽多種分離存儲庫中內(nèi)容的解決方案，并通過標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)頁服務(wù)基礎(chǔ)上的開放架構(gòu)來確保跨應(yīng)用、跨平臺和跨報告系統(tǒng)的互操作性、準(zhǔn)確性和一致性。這種辦法的好處多多：減少IT集成與維護(hù)的費(fèi)用；強(qiáng)化客戶服務(wù)；加速決策過程、加快上市時間并促進(jìn)收入增長；能夠達(dá)到政府法規(guī)與企業(yè)流程控制的要求并降低企業(yè)風(fēng)險。
 
內(nèi)容的集成與整合
 
    如上文所述，整合內(nèi)容有兩種基本方法。第一種方式是使用單一的整合存儲庫，第二種方式則是在多個分離的存儲庫之上建立一個整合的內(nèi)容瀏覽界面。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前使用的存儲庫數(shù)量、實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換的意愿以及對解決方案實(shí)施速度的要求等情況來規(guī)劃最佳的實(shí)現(xiàn)方式。

    如果采取單一的整合存儲庫，該存儲庫必須具備可擴(kuò)展、安全性強(qiáng)以及可搜索等特點(diǎn)，最重要的是，這個媒體庫必須能夠處理類型廣泛的內(nèi)容，其中包括：
 

• 在企業(yè)應(yīng)用中產(chǎn)生的不同格式的關(guān)鍵任務(wù)和關(guān)鍵運(yùn)營文件；
• 各種格式的公司記錄、關(guān)鍵業(yè)務(wù)文件；
• 掃描文件圖像；
• 音頻和視頻等富媒體文件；
• 在企業(yè)系統(tǒng)中產(chǎn)生的大量交易數(shù)據(jù)
• 業(yè)務(wù)流程管理過程中所必須的對象數(shù)據(jù)。

 
整合與集成多個存儲庫
 
    該方法為企業(yè)組織的所有存儲內(nèi)容提供了一個快速、簡便并且安全的訪問方式，為授權(quán)用戶提供了一個單一和連貫的操作界面，并將內(nèi)容傳遞到關(guān)鍵的業(yè)務(wù)應(yīng)用上。在選擇解決方案時，下列特性將助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)價值最大化，并確?？焖?、經(jīng)濟(jì)的實(shí)施所選解決方案：
 

• 基于標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)基礎(chǔ)上的開放架構(gòu)，確保跨應(yīng)用與跨計算平臺的互操作性，保持?jǐn)?shù)據(jù)的可訪問性；
• 用于各種內(nèi)容管理系統(tǒng)和其他來源的即裝即用（out of the box）適配器，無需進(jìn)行客戶編碼；
• 對于無法應(yīng)用即裝即用適配器的內(nèi)容來源/存儲庫，利用一套軟件開發(fā)套件建立新的適配器。

 
    其他重要的特性包括：將內(nèi)容自動轉(zhuǎn)化到適應(yīng)瀏覽器的格式；多種展現(xiàn)方式選擇；一次登錄后靈活的安全選項(xiàng)功能；數(shù)據(jù)庫界面、協(xié)調(diào)、搜索與郵件歸檔應(yīng)用以及頗為流行的ERP和CRM系統(tǒng)。
 
審計與平衡內(nèi)容
 
    擁有一個能夠?yàn)g覽所有企業(yè)內(nèi)容（包括結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）的界面十分重要，這也是確保企業(yè)法規(guī)遵從、降低風(fēng)險與避免損失的必要因素。同樣，企業(yè)還必須能審計與平衡跨應(yīng)用與平臺的信息，來對內(nèi)容的準(zhǔn)確性進(jìn)行認(rèn)定。
 
    平衡信息是對數(shù)據(jù)進(jìn)行控制，確?？鐟?yīng)用與平臺的信息準(zhǔn)確性與一致性的一種流程。它基于控制規(guī)則來判斷關(guān)鍵數(shù)據(jù)是否合規(guī)。保持信息一致性、探測錯誤輸入并在不干擾業(yè)務(wù)流程的情況下進(jìn)行糾正等功能將大幅改善企業(yè)的生產(chǎn)效率，降低風(fēng)險，確保法規(guī)遵從并減少信息丟失或錯誤所帶來的損失。
 
    公司治理、法規(guī)遵從與風(fēng)險管理，對不同公司而言具有不同涵義。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況來部署相應(yīng)的GRC 架構(gòu)。不過，一旦架構(gòu)成型，企業(yè)就需要讓自己的內(nèi)容管理與相關(guān)GRC 架構(gòu)一致。最佳的解決辦法就是建立一個能夠?yàn)g覽所有企業(yè)內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程的界面，以達(dá)到法規(guī)遵從的要求，通過信息審計與平衡系統(tǒng)自動糾正錯誤數(shù)據(jù)。
 
Erin McCart是ASG Software Solutions（ASG）的解決方案營銷總監(jiān)，負(fù)責(zé)ASG企業(yè)內(nèi)容管理產(chǎn)品的產(chǎn)品營銷、分析師關(guān)系維護(hù)和潛在客戶開發(fā)。Erin在軟件行業(yè)有15年的營銷和管理經(jīng)驗(yàn)，曾先后在EMC、Interwoven和SAP公司擔(dān)任產(chǎn)品營銷和管理、合作伙伴營銷及咨詢等職位。