由易到難，淺談協(xié)同協(xié)同管理軟件實(shí)施難點(diǎn)與對(duì)策

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背景資料，協(xié)同OA系統(tǒng)的實(shí)施簡(jiǎn)單么？

    杭州伏羲軟件公司創(chuàng)立于1996年，一直為時(shí)尚企業(yè)提供綜合性的信息化解決方案，是該領(lǐng)域內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)者。一年前，我公司和大連華天軟件有限公司結(jié)成戰(zhàn)略合作伙伴，開(kāi)始代理華天動(dòng)力全線(xiàn)協(xié)同OA系統(tǒng)，我們看中的是華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)極為突出的實(shí)用性、易用性和高性?xún)r(jià)比。

    談起協(xié)同OA系統(tǒng)的實(shí)施，很多客戶(hù)在選型時(shí)并不太重視，覺(jué)得這個(gè)東西挺簡(jiǎn)單的，實(shí)施起來(lái)難度應(yīng)該不大。但哲學(xué)上有一個(gè)觀點(diǎn)：表面上看上去越簡(jiǎn)單的事情，做起來(lái)往往都不簡(jiǎn)單。15年的信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)告訴我們，要想實(shí)施好協(xié)同OA系統(tǒng)，首先要選對(duì)產(chǎn)品，其次要對(duì)癥下藥，這并不那么容易。

    我們認(rèn)為，要搞清楚協(xié)同OA系統(tǒng)的實(shí)施，需要先明白客戶(hù)的需求和類(lèi)型。譬如：有些客戶(hù)只是購(gòu)買(mǎi)一個(gè)最簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)版協(xié)同OA系統(tǒng)，要的就是把公司幾十號(hào)人的溝通問(wèn)題解決好，其他方面的需求都沒(méi)有什么，那實(shí)施起來(lái)就相對(duì)比較簡(jiǎn)單。但在某些客戶(hù)需要做流程管理，卻連什么流程都沒(méi)有想好的情況下，實(shí)施的泥沼也許就在某個(gè)地方正等著你呢。

基礎(chǔ)應(yīng)用入手，讓員工了解系統(tǒng)：

    我們?cè)?jīng)實(shí)施過(guò)的一個(gè)項(xiàng)目，就碰見(jiàn)過(guò)這樣的情況，客戶(hù)是第一次上協(xié)同OA系統(tǒng)。客戶(hù)公司方的很多員工沒(méi)有任何這方面的概念，常問(wèn)我們協(xié)同OA系統(tǒng)到底是啥？

    針對(duì)這樣的情況，我們實(shí)施小組開(kāi)會(huì)討論了一下，決定在實(shí)施時(shí)，優(yōu)先把協(xié)同OA系統(tǒng)中大家上手比較快，使用體驗(yàn)比較好的功能放在第一個(gè)階段優(yōu)先實(shí)施。

    我們選擇了協(xié)同OA系統(tǒng)助手（華天動(dòng)力OA集成的企業(yè)內(nèi)部實(shí)時(shí)通訊工具，類(lèi)似QQ），人力資源上的員工檔案，以及通訊錄模塊、客戶(hù)資料等。這些功能我們和人力部門(mén)協(xié)調(diào)之后，很快就上線(xiàn)了。當(dāng)客戶(hù)的員工在協(xié)同OA系統(tǒng)上可以方便地了解同事的資料、查詢(xún)到分機(jī)號(hào)碼，可以方便地查詢(xún)自己負(fù)責(zé)的客戶(hù)資料的聯(lián)系方式時(shí)，感覺(jué)都很不錯(cuò)。接著一上班就把協(xié)同OA系統(tǒng)助手開(kāi)著，一目了然地看到同事哪個(gè)在線(xiàn)，哪個(gè)不在線(xiàn)，公司各部門(mén)的快速溝通比起用QQ又清晰正式了很多。大家不禁感嘆，原來(lái)協(xié)同OA系統(tǒng)就是這個(gè)啊。

    這時(shí)候，我們實(shí)施小組又適時(shí)的和客戶(hù)的信息部配合，安排了一些協(xié)同OA系統(tǒng)基礎(chǔ)概念的培訓(xùn)。全方位地向客戶(hù)方的員工介紹了協(xié)同OA系統(tǒng)適應(yīng)的范圍、解決的問(wèn)題、以及我們接下來(lái)還要進(jìn)一步實(shí)施的各個(gè)目標(biāo)。經(jīng)過(guò)這一次的培訓(xùn)，大家對(duì)項(xiàng)目小組的工作目標(biāo)有了基本了解，也提前了解到了協(xié)同OA系統(tǒng)對(duì)自己工作可能會(huì)帶來(lái)的影響。

流程整理與優(yōu)化，步步深入：

    接下來(lái)實(shí)施就沒(méi)有這么輕松了，因?yàn)榭蛻?hù)對(duì)要管控的流程也不是非常清楚，我們先搜集了一些常用流程打算放到協(xié)同OA系統(tǒng)中，包括現(xiàn)在實(shí)際用到的表格，以及流程圖等相關(guān)資料。

    流程管理是華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)的強(qiáng)項(xiàng)，它的易用性和靈活性非常好，之前我們對(duì)這個(gè)功能就研究得比較多，所以還是很有信心的。而且，我們?cè)谶@個(gè)項(xiàng)目之前也做了充分的準(zhǔn)備，當(dāng)時(shí)，因?yàn)榭蛻?hù)關(guān)系的原因，客戶(hù)對(duì)我們的技術(shù)水平和實(shí)施能力是非常信任的，所以，把流程調(diào)研的工作全權(quán)委托給我們負(fù)責(zé)。

    我們和客戶(hù)信息部的工作人員一起，對(duì)每個(gè)部門(mén)的關(guān)鍵流程都做了詳盡的調(diào)研，并把核心的流程圖，以后各部門(mén)的管理要求都做了整理，最后擬出了實(shí)施的重點(diǎn)和相關(guān)的一整套輔助調(diào)研材料和報(bào)告。這些工作給客戶(hù)能成功實(shí)施項(xiàng)目提供了保障護(hù)航。

    我們擬出了報(bào)銷(xiāo)、請(qǐng)假、項(xiàng)目審批、物流采購(gòu)、開(kāi)店流程管控等核心流程，開(kāi)始進(jìn)行了表格樣式的設(shè)計(jì)，工作流審批流程的設(shè)計(jì)、并把重要的分支條件都一一做了明確。客戶(hù)信息部的小伙子做著做著，也不禁感嘆，原來(lái)我們公司這塊的流程是這樣審批的啊，我原來(lái)還真不知道。呵呵，可見(jiàn)一個(gè)關(guān)系到客戶(hù)方方面面的信息系統(tǒng)其實(shí)是把各個(gè)不透明的點(diǎn)串成了線(xiàn)，組成了面。公司的效率和規(guī)范也就逐步明確了。

    核心流程全部設(shè)計(jì)好后，我們安排了客戶(hù)各核心流程的關(guān)鍵人物做了培訓(xùn)和試用，并及時(shí)把反饋的意見(jiàn)快速調(diào)整到實(shí)施過(guò)程中，譬如：當(dāng)時(shí)該公司的報(bào)銷(xiāo)流程上了5000元的原來(lái)幾乎都要老總批準(zhǔn)，后來(lái)經(jīng)過(guò)流程梳理，客戶(hù)老總把這個(gè)級(jí)別的審批權(quán)下放給了執(zhí)行總監(jiān)。這也算是一個(gè)優(yōu)化效率和下放權(quán)利的體現(xiàn)吧。

三管齊下，愛(ài)上協(xié)同OA系統(tǒng)：

    經(jīng)過(guò)為期一個(gè)月的試用和反復(fù)修改和調(diào)整。項(xiàng)目終于走到了試運(yùn)行階段?？墒菦](méi)想到在這里卻遇見(jiàn)了一個(gè)大問(wèn)題？這個(gè)大問(wèn)題是什么呢？

    就是大家工作習(xí)慣的問(wèn)題，因?yàn)榭蛻?hù)長(zhǎng)期以來(lái)早已形成了原始單據(jù)打印、簽字、審批的工作習(xí)慣，現(xiàn)在一下子流轉(zhuǎn)到網(wǎng)上審批辦公，安排任務(wù)。很多人都適應(yīng)不了，甚至剛開(kāi)始覺(jué)得挺麻煩的，就不喜歡用協(xié)同OA系統(tǒng)了。一些中層干部覺(jué)得流于表面形式，協(xié)同OA系統(tǒng)錢(qián)是花了，效果卻沒(méi)怎么看到。

    老總也有些火了，問(wèn)下面的人：?jiǎn)栴}出在哪里？

    我們項(xiàng)目小組為此專(zhuān)門(mén)走訪了很多部門(mén)干部，聽(tīng)取大家的意見(jiàn)。發(fā)現(xiàn)很多人以不熟悉、不習(xí)慣、不方便等為理由來(lái)為自己不去用找借口。當(dāng)然，經(jīng)過(guò)調(diào)查我們也發(fā)現(xiàn)由于某些部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器不在同一個(gè)局域網(wǎng)，需要利用互聯(lián)網(wǎng)接進(jìn)來(lái)，但客戶(hù)兩方的網(wǎng)絡(luò)平常都沒(méi)有做任何限速質(zhì)量控制，造成外網(wǎng)訪問(wèn)協(xié)同OA系統(tǒng)很慢，所以這些部門(mén)的員工就不愛(ài)使用。

    找到了原因，我們商議了下，實(shí)施了三管齊下的辦法，首先，為了讓客戶(hù)的員工沒(méi)法再找不會(huì)用、不熟悉的借口，我們把協(xié)同OA系統(tǒng)涉及到的各功能模塊和審批流程總結(jié)了50道測(cè)試題，先逐批逐批地安排培訓(xùn)，又開(kāi)始用試題對(duì)大家的掌握程序做了考核?？蛻?hù)各個(gè)部門(mén)的的干部一看這個(gè)陣勢(shì)，自然不好在自己公司領(lǐng)導(dǎo)前馬虎，都抽時(shí)間好好熟悉了一下協(xié)同OA系統(tǒng)，自己也做了表率，帶頭參加了測(cè)試考核。借著這個(gè)熱情勁，很多全員考核都通過(guò)了，大家也在使用層面上沒(méi)了什么推脫的借口。

    其次，針對(duì)某些外網(wǎng)連接協(xié)同OA系統(tǒng)的用戶(hù)反映慢的問(wèn)題，我們協(xié)助客戶(hù)引入了初級(jí)的網(wǎng)管設(shè)備，對(duì)內(nèi)網(wǎng)的速度進(jìn)行了優(yōu)化和管控，最終解決了訪問(wèn)速度的瓶頸。

    最后，我們又請(qǐng)客戶(hù)公司的領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部下發(fā)通知，從下個(gè)月開(kāi)始正式啟用協(xié)同OA系統(tǒng)處理日常辦公。這幾道措施下去之后，意見(jiàn)和阻抗?jié)u漸小了，客戶(hù)的流程也終于走向了辦公自動(dòng)化的方向。

    雖然還有一些小問(wèn)題，畢竟項(xiàng)目按時(shí)保質(zhì)地驗(yàn)收了，當(dāng)初上協(xié)同OA系統(tǒng)的基本初衷也得到了落實(shí)，獲得了客戶(hù)的好評(píng)，我們和華天動(dòng)力廠家都覺(jué)得很欣慰！

協(xié)同OA系統(tǒng)實(shí)施十六字訣：

    做好規(guī)劃、由易到難、重點(diǎn)突出、培養(yǎng)習(xí)慣，順利實(shí)施協(xié)同OA系統(tǒng)并不難。