企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)研究

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

    1 辦公自動(dòng)化發(fā)展歷程

    企業(yè)信息化的目標(biāo)是在先進(jìn)的管理理念指導(dǎo)下，應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)去整合企業(yè)資源，為企業(yè)的戰(zhàn)略層、戰(zhàn)術(shù)層、運(yùn)作層提供準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、有效的信息，以便對(duì)需求做出迅速的反應(yīng)。

    協(xié)同辦公是企業(yè)信息化建設(shè)中重要的應(yīng)用之一。在企業(yè)辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通、協(xié)調(diào)和控制，協(xié)同辦公平臺(tái)便是運(yùn)用先進(jìn)的IT技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部快速、高效、靈活辦公處理的信息系統(tǒng)。

    辦公自動(dòng)化（OA）的發(fā)展歷程，伴隨著企業(yè)信息化發(fā)展的浪潮起伏，其過(guò)程主要分為以下三個(gè)階段：

    第一階段：文檔型OA。初步的辦公自動(dòng)化從單機(jī)版的辦公應(yīng)用軟件開始，例如MS OFFICE、金山OFFICE等軟件。該階段OA主要關(guān)注個(gè)體的工作行為，提供文檔電子化等服務(wù)。

    第二階段：流程型OA。流程型OA是目前辦公自動(dòng)化的主流應(yīng)用，它以工作流為中心，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、制度管理、會(huì)議管理、車輛管理、新聞發(fā)布等眾多實(shí)用的功能。

    第三階段：知識(shí)型OA。隨著OA系統(tǒng)應(yīng)用的逐步深入，系統(tǒng)中積累了大量信息，這些信息對(duì)全體員工來(lái)說(shuō)是重要的知識(shí)。如何節(jié)省員工查找知識(shí)的時(shí)間、減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)、提高工作效率、沉淀團(tuán)隊(duì)知識(shí)、提高團(tuán)隊(duì)的應(yīng)變速度，并最終最大化提升團(tuán)隊(duì)及個(gè)體的產(chǎn)能，全面提升企業(yè)的管理，這樣的新需求，使OA發(fā)展派生出全新的氣象。以“知識(shí)管理”為思想、以“協(xié)同”為工作方式、以“門戶”為技術(shù)手段，整合企業(yè)內(nèi)的信息和資源發(fā)展出來(lái)的OA系統(tǒng)，即為“知識(shí)型OA”。將知識(shí)管理的思想融入日常的辦公協(xié)同平臺(tái)軟件中去，同時(shí)整合以團(tuán)隊(duì)協(xié)作和項(xiàng)目管理為目標(biāo)的溝通協(xié)作軟件工具，包括各種通信軟件，如即時(shí)通信軟件；實(shí)時(shí)會(huì)議包括電話會(huì)議、視頻會(huì)議等；群組協(xié)作如工作流管理、群件、網(wǎng)絡(luò)化項(xiàng)目管理；聯(lián)系人管理以及相關(guān)的信息安全產(chǎn)品如信息加密、身份認(rèn)證等。這時(shí)候OA系統(tǒng)已經(jīng)不單單是員工日常協(xié)同辦公的平臺(tái)，更是一個(gè)企業(yè)進(jìn)行知識(shí)管理的基本平臺(tái)；傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)全面蛻變成企業(yè)的管理支撐平臺(tái)，擔(dān)負(fù)起更加復(fù)雜、綜合的作用。這個(gè)階段的OA系統(tǒng)已經(jīng)是：

    （1）協(xié)同工作平臺(tái)。通過(guò)實(shí)時(shí)通信、在線感知、團(tuán)隊(duì)協(xié)同等，將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化組織模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的“扁平式管理”矩陣模式，使普通員工與管理層之間的距離縮小，提高企業(yè)工作人員協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力。

    （2）知識(shí)管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)知識(shí)的沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用和創(chuàng)新，整個(gè)組織能夠積累基于戰(zhàn)略的核心知識(shí)資產(chǎn)，為高層管理提供決策支持和信息情報(bào)；業(yè)務(wù)部門能夠結(jié)合流程開發(fā)出各種方法論和模板，通過(guò)基于業(yè)務(wù)的知識(shí)流按圖索驥，提升執(zhí)行力；員工能夠根據(jù)自己的崗位隨時(shí)隨地使用自己或他人日常工作的積累，對(duì)工作做出指導(dǎo)與幫助、提升工作績(jī)效。

    （3）項(xiàng)目協(xié)作平臺(tái)。通過(guò)為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供一個(gè)全方位的溝通、協(xié)作平臺(tái)，提高項(xiàng)目組的工作效率和質(zhì)量，使項(xiàng)目成員可以在靈活的時(shí)間、地點(diǎn)對(duì)他人或事務(wù)的需求做出及時(shí)響應(yīng)。實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的通信、共享、管理和制訂各種項(xiàng)目文檔或日程安排更便捷，使項(xiàng)目或臨時(shí)任務(wù)中交流想法、共享信息、協(xié)同完成任務(wù)變得更輕松。

    （4）企業(yè)通信平臺(tái)。建立企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件和網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)，包括Web Mail、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、實(shí)時(shí)通訊、手機(jī)短信、WAP和傳真自動(dòng)收發(fā)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。

    （5）信息發(fā)布平臺(tái)。為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個(gè)有效的場(chǎng)所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)及時(shí)傳播，使企業(yè)員工能及時(shí)感知企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。

    （6）行政辦公平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)辦公事務(wù)的自動(dòng)化處理。通過(guò)公文流轉(zhuǎn)改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件審批、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

    （7）信息集成平臺(tái)。現(xiàn)代企業(yè)中已存在的項(xiàng)目管理系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等存儲(chǔ)著企業(yè)一些經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，OA系統(tǒng)能把企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、賬戶統(tǒng)一，業(yè)務(wù)間通過(guò)流程進(jìn)行緊密集成。

    2 協(xié)同辦公平臺(tái)總體架構(gòu)設(shè)計(jì)

    2.1 平臺(tái)功能概述

    協(xié)同辦公平臺(tái)應(yīng)采用統(tǒng)一的技術(shù)架構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)組件，為企業(yè)提供通用的溝通協(xié)作能力、企業(yè)內(nèi)容管理能力和業(yè)務(wù)分析能力，從而有效幫助企業(yè)降低協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)、管理和維護(hù)的復(fù)雜度，并輔助實(shí)現(xiàn)知識(shí)積累。該辦公平臺(tái)的實(shí)現(xiàn)內(nèi)容應(yīng)包括：

    （1）提供標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)統(tǒng)一通信和協(xié)作平臺(tái)，從而快速構(gòu)建各種以協(xié)作為目的的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站，如部門網(wǎng)站、個(gè)人網(wǎng)站、文檔和會(huì)議協(xié)作區(qū)等，并提供包括語(yǔ)音、郵件、即時(shí)通信、短信等在內(nèi)的統(tǒng)一通信平臺(tái)。

    （2）提供標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)內(nèi)容管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的文檔控制和信息共享平臺(tái)，有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔的生命周期管理，保證文檔和信息安全。

    （3）提供標(biāo)準(zhǔn)的商業(yè)智能分析平臺(tái)，幫助企業(yè)迅速構(gòu)建統(tǒng)一的業(yè)務(wù)報(bào)表，決策分析系統(tǒng)，加強(qiáng)信息的時(shí)效性，提升企業(yè)的業(yè)務(wù)洞察力。

    （4）結(jié)合工作流引擎產(chǎn)品和表單編輯器，在辦公平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各種基于電子表單的流程應(yīng)用。

    2.2 總體架構(gòu)和主要功能模塊設(shè)計(jì)

    協(xié)同辦公平臺(tái)應(yīng)包含五個(gè)層次功能，來(lái)滿足企業(yè)高層、普通用戶、業(yè)務(wù)管理人員和系統(tǒng)管理人員的日常操作需求。其功能架構(gòu)圖如下：

    2.2.1 基礎(chǔ)架構(gòu)層

    基礎(chǔ)架構(gòu)層提供基礎(chǔ)的Web服務(wù)、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)以及統(tǒng)一目錄服務(wù)，本文以微軟標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)為例。

    （1）Web服務(wù)：采用 Microsoft Internet Information Server。

    （2）Database服務(wù)：采用Microsoft SQL Server服務(wù)器。

    （3）認(rèn)證服務(wù)：提供多種安全認(rèn)證方式，包括加密認(rèn)證、證書認(rèn)證等。

    （4）目錄服務(wù)：使用Active Directory（活動(dòng)目錄）存儲(chǔ)企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)和人員信息，方便的查詢和檢索以及實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一認(rèn)證。

    2.2.2 基礎(chǔ)服務(wù)層

    基礎(chǔ)服務(wù)層提供標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)應(yīng)用服務(wù)。

    （1）工作流：為上層應(yīng)用提供工作流引擎服務(wù)，可以將文檔庫(kù)、電子表單等綁定到不同的工作流，快速實(shí)現(xiàn)各種基于文檔或電子表單的業(yè)務(wù)流程。

    （2）搜索：提供索引建立和更新，實(shí)現(xiàn)全文檢索和屬性檢索，并實(shí)現(xiàn)搜索任務(wù)調(diào)度的功能，提高搜索的準(zhǔn)確性和效率。