論OA辦公系統(tǒng)在集團企業(yè)規(guī)范化辦公中的重要作用

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前言：

    隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，辦公自動化在人們?nèi)粘９ぷ髦械膽?yīng)用也越來越廣，而OA辦公自動化系統(tǒng)作為目前技術(shù)成熟、普及率高、成本低廉的信息平臺，可以通過技術(shù)手段有效提高企業(yè)的效率、降低成本、加快企業(yè)發(fā)展，另外企業(yè)員工在內(nèi)部網(wǎng)上學習到管理規(guī)范；通過知識管理中的檔案管理、信息發(fā)布、公文管理等相關(guān)知識逐步建立健全一個具有資源豐富、內(nèi)容分類、相互協(xié)作互通的知識庫，同時基于工作流的概念，使企業(yè)各部門方便快捷的共享信息，高效的協(xié)同工作，通過工程流程解決辦事程序繁瑣、效率低下的管理瓶頸改變過去復雜、低效的手工辦公方式。實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)，從而提高產(chǎn)品質(zhì)量，提升企業(yè)形象，提升企業(yè)競爭力，控制企業(yè)運營風險。

一、辦公自動化簡介

    1.辦公自動化（即Office Automation）簡稱OA，是指把辦公的特定流程或環(huán)節(jié)和日常的事務(wù)聯(lián)系在一起，從而使辦公文件在不同辦公室、不同地區(qū)的流轉(zhuǎn)、審批以及發(fā)布等方面實現(xiàn)方便的共享以提高辦公效率。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，凡是有工作辦公的地方就會有網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的運用，許多企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的基礎(chǔ)上根據(jù)自己的需求和自身具備的設(shè)備設(shè)施，建立了自己的OA系統(tǒng)，推出了一些網(wǎng)上業(yè)務(wù)。實現(xiàn)辦公自動化不僅可以增強信息管理的規(guī)范化，而且可以提高辦公效率，降低企業(yè)信息共享的運行成本。

    2.辦公自動化的特點

    辦公自動化通過對信息資源、網(wǎng)絡(luò)資源的充分利用，一方面使政府、企業(yè)或部隊的辦公資源及時方便地向其目的地傳送，另一方面使資源共享、資源檢索以及企業(yè)內(nèi)部各單位之間的業(yè)務(wù)交流更加地方便。從而來提高企業(yè)的工作效率、管理水平以及工作質(zhì)量。

    （1）信息傳遞及時快速。在企業(yè)內(nèi)部，可通過建立相應(yīng)的合適的內(nèi)部郵件系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部的工作人員能及時快速地傳遞信息。

    （2）文件傳閱高效。辦公自動化系統(tǒng)可以依據(jù)其設(shè)置的工作流程，快速方便地閱辦辦公文件，使各部門或員工之間快速有效地對工作進行調(diào)整。

    （3）檔案管理的電子化。辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案管理的電子化，可依據(jù)檔案的屬性的不同，對檔案進行分類存儲、管理等工作。

    （4）信息資源、設(shè)備資源的共享。通過辦公自動化系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部員工可通過上傳文檔、下載文檔等方式方便地實現(xiàn)各部門、各員工之間的信息共享。同時，由于辦公自動化系統(tǒng)具有網(wǎng)絡(luò)特性，可將打印機、掃描機之類的設(shè)備連入網(wǎng)絡(luò)，從而實現(xiàn)設(shè)備資源的共享，節(jié)省設(shè)備成本。

二、辦公自動化在企業(yè)管理中應(yīng)用的重要作用

    21世紀是知識經(jīng)濟，對于報刊傳媒業(yè)來說，如何在信息革命給企業(yè)帶來的全球范圍激烈的競爭中，迅速把握和充分利用信息是一個巨大的挑戰(zhàn)。報刊傳媒企業(yè)能否利用先進技術(shù)和手段來獲取信息，識別和抓住機會是企業(yè)在激烈的競爭中是否取得競爭優(yōu)勢和實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。辦公自動化在企業(yè)管理中的應(yīng)用，能幫助企業(yè)充分利用信息，為企業(yè)謀求最大經(jīng)濟效益。現(xiàn)階段很多企業(yè)雖然通過計算機建立起企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，但仍然有相當多的企業(yè)僅僅是用來打字，而未充分發(fā)揮內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的作用。因而，處于信息化的大背景下，在企業(yè)管理體系中開發(fā)和應(yīng)用基于IT技術(shù)，操作簡易的，符合企業(yè)日常辦公習慣的辦公自動化系統(tǒng)對企業(yè)來說有著非常重要的意義。

    1.降低上下級之間的溝通障礙，使一線員工和老總之間可以互相直接溝通。

    現(xiàn)在大多數(shù)中小房地產(chǎn)企業(yè)使用的組織結(jié)構(gòu)仍然是部門職能制和工程項目制的混合結(jié)構(gòu)。這種組織結(jié)構(gòu)的缺點是要求嚴格執(zhí)行剛性管理的規(guī)定，造成員工與上司、員工與員工之間的溝通存在等級障礙，員工的信息、意見和建議只能逐級匯報，不能越級；同時，由于各部門缺乏交流甚至為了各自小利益而相互掣肘，部門員工只對自己工作負責，不考慮整個流程的效率和公司大局，雖然個人業(yè)績好像很突出，卻使得公司或項目整體工作效率低下，影響其他部門或員工的工作熱情。而OA辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)，就可以解決這一問題，領(lǐng)導層可以通過日常日志、內(nèi)部論壇以及各種信息匯總，及時發(fā)現(xiàn)員工的心理和工作動態(tài)，有針對性地進行關(guān)心釋疑溝通，使員工時刻感覺到公司的關(guān)注的陽光，忠誠度和歸屬感將大大提升。

    2.通過OA平臺，可以規(guī)范企業(yè)管理，提高工作效率。

    應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)可以使企業(yè)的組織機構(gòu)、工作流程進一步規(guī)范化，增加管理透明度，實現(xiàn)遠程管理，提高管理效率。在平臺內(nèi)部，通過公開的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程，使各部門對自己的職責、權(quán)限有明確界定，也使得每個工作人員對自己的職權(quán)范圍有了更清晰的認識。通過智能化的流程，使得各工作環(huán)節(jié)銜接緊密，上一步審批意見完成后立即可以傳到下一步，刪改記錄和審批意見保存完整，提高工作效率。

    3.應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)可以使信息共享。

    中小型企業(yè)在發(fā)展壯大過程中，人員的流動進出都是不可避免的。通過建立內(nèi)部的信息平臺，各個項目部的經(jīng)驗和技術(shù)、合作廠家等，可以即時總結(jié)共享。各項目部通過OA平臺共享的信息，迅速做出適合自己項目部的經(jīng)營調(diào)整，準確及時地把握市場信息，避免相同問題的發(fā)生，也有利于降低項目部采購成本，提高管理效率。

    4.應(yīng)用OA系統(tǒng)可以實現(xiàn)企業(yè)的開放式遠程辦公。

    現(xiàn)代化的計算機通信系統(tǒng)將辦公自動化系統(tǒng)合成一個完整的OA 系統(tǒng)，它可以使辦公信息和業(yè)務(wù)流程省去許多不必要的環(huán)節(jié)，這樣高效的應(yīng)用不僅有利于企業(yè)自身范圍內(nèi)的信息資源共享，還更方便快捷的與外界溝通和傳達信息。由于現(xiàn)在越來越多的企業(yè)都在調(diào)整布局結(jié)構(gòu)，其規(guī)模日益擴大，辦公自動化就可以不受地理空間的影響，實現(xiàn)跨地區(qū)辦公管理，能全面支持企業(yè)不同部門的協(xié)同工作。這種完善的OA系統(tǒng)會使越來越多的虛擬的辦公室、移動的辦公室出現(xiàn)，這種走出去的辦公室應(yīng)用的范圍區(qū)域也會越來越廣。

    5.OA系統(tǒng)的拓撲結(jié)構(gòu)有助于高層領(lǐng)導正確決策

    OA系統(tǒng)的拓撲結(jié)構(gòu)可以方便企業(yè)的高層及員工無論身在何處都能夠登錄系統(tǒng)，獲取信息，完整的辦公自動化系統(tǒng)更能提示信息的價值和意義，高層領(lǐng)導可以根據(jù)辦公自動化系統(tǒng)儲存或者傳送的有用信息進行分析，這樣智能化的活動能有助于高層領(lǐng)導做出前瞻性的科學決策。

三、結(jié)語

    總之，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中必不可少的輔助手段，而隨著科技經(jīng)濟的發(fā)展、數(shù)字信息化的通訊技術(shù)進步、使用人員知識技能的提高，其中的OA辦公自動化系統(tǒng)又是最適合中小型企業(yè)優(yōu)先選用的辦公平臺。辦公自動化正逐步向以強調(diào)知識管理為核心的方向發(fā)展。因此，各企業(yè)都應(yīng)加快辦公自動化在企業(yè)管理中應(yīng)用的步伐，結(jié)合迅速發(fā)展的IT 技術(shù)通過辦公自動化實現(xiàn)電子政務(wù)，以為企業(yè)和社會各界提供更加先進的信息收集、查詢等服務(wù)。