企業(yè)執(zhí)行力提升 OA項目管理是關鍵

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    近二十余年來，OA辦公系統(tǒng)以其日益強大的辦公自動化功能越來越受到管理者的青睞，成為國內(nèi)眾多企業(yè)的必備軟件。從第一代OA的硬件配置階段到第七代的移動OA，發(fā)展至今，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅局限于作為內(nèi)部溝通或信息發(fā)布的平臺，還提供一系列強大的功能，如文檔管理自動化、工作流程自動化、行政日常事務處理等。

    對于一個企業(yè)來說，不同的階段對于信息化的需求是不同的。在公司的發(fā)展初期，一般只要滿足行政辦公管理、文檔管理等初級信息化管理需求即可；在公司發(fā)展中期，信息化需求逐步擴大到流程規(guī)范管理、知識管理。對于上了規(guī)模的企業(yè)來說，最迫切需要的是一個統(tǒng)一的企業(yè)運營管理平臺，要求OA能夠?qū)崿F(xiàn)與其他業(yè)務系統(tǒng)的集成。這是因為，上了規(guī)模的企業(yè)每一年都會圍繞公司戰(zhàn)略目標制定年度計劃，并把計劃分解到各個部門，甚至是個人；在實際的執(zhí)行過程中，管理者需要實時地知道每一個計劃的落實情況如何，出現(xiàn)了哪些問題或風險。

    隨著企業(yè)發(fā)展壯大，很多企業(yè)對于OA的需求也發(fā)生了變化。企業(yè)領導關心的不僅僅是辦公自動化，對于辦公室管理也有了一些新的需求：OA不應該只是一個辦公自動化的平臺，還應該是一個運營管理的平臺，可以實時管控辦公人員的工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務的精細化管理。

    然而，許多管理者逐步發(fā)現(xiàn)：傳統(tǒng)的OA雖然能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室辦公的全面自動化，但是卻無法對辦公的效率和質(zhì)量進行掌控，在方便辦公室人員辦公的同時，往往未能帶來企業(yè)真正意義上的效益提升。

    管理學大師湯姆.彼得斯說：“所有的白領工作都是項目工作”，所以，要管好辦公室的工作效率和質(zhì)量，則需要有一個比OA更精細化、更有力度的項目管理平臺。8thManage OA+項目管理一體化就是讓企業(yè)管理層可以實時掌握員工辦公效率和質(zhì)量，跟蹤策略以及計劃執(zhí)行情況的新一代OA，通過嵌入項目管理軟件，將智力工作量化，轉(zhuǎn)換成“生產(chǎn)線”的量化管理?？偟膩碚f，8thManage OA+項目管理通過以下三個功能實現(xiàn)對人員辦公時間、成本及質(zhì)量的管控：

    細化工作分解與責任分解。傳統(tǒng)的OA雖然也有計劃/任務管理的功能，但相對比較簡單，通常都是領導指派一個任務，或者制定一個計劃的標準，由下面的人執(zhí)行，并在執(zhí)行完成后以郵件的形式在進行上報，只完成了辦公管理中文件流轉(zhuǎn)的功能，卻無法覆蓋工作執(zhí)行范疇。而OA+項目管理除了實現(xiàn)辦公自動化外，成功將觸角延生到了策略以及計劃的執(zhí)行范疇，不僅支持計劃和任務的審批、通知，通過引入項目管理功能，還能對任務、工作進行劃分、指派以及進度的跟進。在系統(tǒng)上，管理層可在線制定策略以及計劃，并將計劃/策略下發(fā)給相關負責人，再由相關負責人在系統(tǒng)上進行計劃的細分，即將一個大的計劃分解成若干個小活動，并為每一個小活動指定對應的負責人。通過系統(tǒng)的概覽頁面，管理人員即可實時了解每個活動的執(zhí)行情況，實現(xiàn)對進度管控的同時，能夠根據(jù)實際情況及時做出調(diào)整，促進項目的落實。

    量化工作與成本。8thManage OA+項目管理能夠?qū)椖繒r間以及成本進行管控。首先，制定計劃/任務下面的若干個小活動的執(zhí)行時間和使用資源計劃，包括每一個小活動需要多少時間完成、申請多少資源（人力資源、設備、物資等）。其次，在實際執(zhí)行中若出現(xiàn)逾期或超支的情況，這些數(shù)據(jù)均會在項目的WBS頁面高亮顯示。管理層只需要通過WBS頁面即可對項目進度一目了然，清楚地了解到項目是否按照進度完成，有效監(jiān)控項目成員的工作效率及資源是否使用過度，實現(xiàn)事中監(jiān)控和調(diào)整。

    跟蹤工作進度與質(zhì)量。OA+項目管理系統(tǒng)是一個實時跟進的一體化管理工作平臺。對于不同活動負責人更新的信息，系統(tǒng)會實時匯總，并自動關聯(lián)相關活動，形成一張實時關聯(lián)的概覽地圖，清晰的展示項目進度，極大地方面管理人員進行執(zhí)行跟進；

    對于執(zhí)行質(zhì)量的把控，系統(tǒng)支持可交付成果審批功能。通過對可交付成果進行驗收指標設定以及審核流程的設置等來把控工作的質(zhì)量，這一點區(qū)別于傳統(tǒng)OA手工記載完成率，信息更嚴謹真實，工作執(zhí)行質(zhì)量更加有保障。

    使用OA+項目管理軟件，企業(yè)不僅實現(xiàn)辦公的全面自動化，還有助于管理者加強對員工的管理，實時掌控員工工作的質(zhì)量和工作效率，真正做到有力度的智能化管理，切實提升企業(yè)的運營效率。