合肥OA選型班子組建及選型時需注意的要點

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合肥OA選型班子組建及選型時需注意的要點

項目組織的連貫性問題，這個小組在“知理·知己”階段(前期準(zhǔn)備工作)負(fù)責(zé)合肥OA基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，進行管理診斷、需求分析和投資效益分析，制定目標(biāo)和項目定義，在“知彼”階段要參與項目選型。在“知用”階段負(fù)責(zé)項目實施、評價和應(yīng)用指導(dǎo)。

在“知彼”階段開始之前，要成立合肥OA選型班子，以項目籌備組的成員為基本隊伍，可以有所增減。小組成員中的業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)考察合肥OA產(chǎn)品滿足流程需求的適應(yīng)性，IT人員負(fù)責(zé)對相關(guān)技術(shù)把關(guān)，尤其要關(guān)注合肥OA與其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成、靈活性、可擴展性和安全性。最后，企業(yè)管理高層要從戰(zhàn)略發(fā)展需求和投資回報等方面對各個選型方案進行全面綜合評審，拍板定案。

對選型班子成員的具體要求主要是：

(1)具備合肥OA基礎(chǔ)知識。在選型過程中必須是“內(nèi)行看門道”，不允許“外行看熱鬧”。也就是通過了“知理”流程。

(2)是各項業(yè)務(wù)的骨干，參加過業(yè)務(wù)流程分析，帶著理想流程圖和功能核查清單的意愿去尋求解決方案。需求分析中涉及的各類流程，都要有相應(yīng)的業(yè)務(wù)代表參加，有判別合肥OA產(chǎn)品強勢和劣勢的能力。選型是帶著問題尋找答案，必須有清晰目標(biāo)，時刻惦記著“企業(yè)要解決什么問題”。也就是通過了“知己”流程。

(3)準(zhǔn)備“選型考察提問提綱”、理想業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵細(xì)節(jié)的詳細(xì)說明、上機操練用的測試產(chǎn)品數(shù)據(jù)和要解決的管理問題，制定選型工作進度計劃和各項預(yù)算。

(4)秉公辦事，不損公肥私。在當(dāng)前商業(yè)賄賂盛行的時代，選型項目一定要本著企業(yè)主體意識，堅決抵制任何來自企業(yè)內(nèi)外上下的種種干擾，杜絕索賄和受賄，維護職業(yè)道德和人格尊嚴(yán)，不做任何不利于合肥OA項目的事。

(5)選型班子直接向企業(yè)總裁匯報，所有選型過程的對比分析報告、匯報內(nèi)容、討論記錄和管理高層指示，都必須有文字記錄，存檔備案。

選型的一般步驟 合肥OA選型是尋求解決方案。一般的步驟如下：

1.了解同行業(yè)用戶的應(yīng)用情況選型工作首先對行業(yè)應(yīng)用情況要有一個總體上的了解?？梢詤⒄张c本企業(yè)有相同定位的企業(yè)或競爭對手，了解它們選用的合肥OA系統(tǒng)以及應(yīng)用情況。有條件可以直接訪問，或通過訪問政府機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、咨詢公司間接了解。也可以收集出版物和網(wǎng)站資料，加以分析綜合。這項工作在合肥OA項目立項前后就可以穿插進行。

通過調(diào)研，對行業(yè)內(nèi)合肥OA應(yīng)用、軟件公司及其產(chǎn)品能夠有一個總體的輪廓概念。

2.初訪軟件公司各軟件公司的產(chǎn)品，都有一定的特點及行業(yè)定位，各有優(yōu)勢和不足，十全十美的軟件是沒有的。有些軟件公司的定位比較明確，就是針對制造業(yè)，或制造業(yè)中的某幾個行業(yè)。要根據(jù)“知己”階段對企業(yè)需求的分析，選擇5家左右定位相近的軟件商，有重點地進行初訪。訪問過多軟件公司會拖延評價周期，增加差旅開支，并不有利。

除了登門訪問外，也可采取向重點軟件商寄發(fā)“征求建議書”的辦法，提出企業(yè)要解決的問題，征求軟件公司的建議。從建議書中了解軟件商對本企業(yè)所屬行業(yè)的熟悉程度，以及建議的可操作性，在此基礎(chǔ)上再確定有無進一步接觸的必要。

一些軟件公司有地區(qū)代理，各地區(qū)代理的水平會有很大差別，和企業(yè)同一地區(qū)的代理聯(lián)系工作比較方便，但要注意其實力?，F(xiàn)實中也有越過本地區(qū)尋找其他地區(qū)代理的情況。

3.帶著問題觀摩演示僅僅從軟件商的宣傳品和產(chǎn)品樣本上了解軟件是絕對不夠的，一定要觀看軟件演示，對具體的合肥OA產(chǎn)品有一個直觀的認(rèn)識。觀摩軟件公司演示時要注意：演示的軟件是否只是為了演示專門設(shè)計的版本，因為這樣的版本不是真正賣給企業(yè)的版本。因此，要注意演示所用的版本同出售的版本是否完全一致，而且所有功能是否已經(jīng)在實際中應(yīng)用。

觀摩演示前，應(yīng)事先把問題提交給軟件商做準(zhǔn)備。企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)人員，要準(zhǔn)備好調(diào)查提綱，帶著企業(yè)需要解決的問題和設(shè)計的“理想流程圖”和“功能核查清單”，請演示人演示，觀察軟件的設(shè)計是如何解決這些問題的，注意其合理性和可操作性。

觀摩時要注意軟件本身不是演示人，演示人的風(fēng)度和口才(可能是“花言巧語”或“強詞奪理”)不能代表產(chǎn)品是否適用。要記住，演示人或銷售人員的目的是推銷產(chǎn)品，產(chǎn)品出售后，他們的任務(wù)就完成了。在項目實施過程中，與企業(yè)長期共事的是實施人員，這時還沒有露面，對銷售部門的承諾會一無所知，處理不當(dāng)就會埋下日后的定時炸彈。

要注意各個子系統(tǒng)之間信息和數(shù)據(jù)的集成性，尤其是當(dāng)有些子系統(tǒng)是由第三方開發(fā)、兼并過來“貼補”到自己的軟件包上時，或不同子系統(tǒng)是由幾位銷售員分別演示時更要留意。

觀摩演示還不同于測試軟件，要注意抓住主要問題是否能夠完滿解決，不要糾纏非主流的細(xì)節(jié)而忽視了主要問題，要照顧軟件商的時間和耐心。4.訪問軟件公司的用戶觀摩演示后，對比較有意向的軟件公司，可以請他們推薦行業(yè)或生產(chǎn)相近的企業(yè)用戶。訪問這樣的用戶，有助于對合肥OA產(chǎn)品本身及對軟件公司有進一步了解，包括成績和遺憾。要注意軟件應(yīng)用的深度和廣度，是僅僅用了幾個模塊，還是全面應(yīng)用，要了解為什么有些子系統(tǒng)沒有用上或沒有用好。還要注意實施周期的長短及原因、服務(wù)支持工作、經(jīng)驗和教訓(xùn)等。

這種訪問，最好能在一種不受拘束和坦誠的氣氛下進行，因為人之常情是不愿意“揭短”的，尤其是揭自己的短，“軟件是我選的，說它不好豈非給自己抹黑，被人說成失職”。國內(nèi)有過這樣的情況：用戶多次在公開大會上極力贊美軟件商，之后卻因?qū)嵤┎焕衷V諸公堂，真是此一時彼一時。因此，要盡可能掌握真實情況，不要被假象蒙騙。