合肥OA選型班子組建及選型時(shí)需注意的要點(diǎn)

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合肥OA選型班子組建及選型時(shí)需注意的要點(diǎn)

項(xiàng)目組織的連貫性問(wèn)題，這個(gè)小組在“知理·知己”階段(前期準(zhǔn)備工作)負(fù)責(zé)合肥OA基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)行管理診斷、需求分析和投資效益分析，制定目標(biāo)和項(xiàng)目定義，在“知彼”階段要參與項(xiàng)目選型。在“知用”階段負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施、評(píng)價(jià)和應(yīng)用指導(dǎo)。

在“知彼”階段開(kāi)始之前，要成立合肥OA選型班子，以項(xiàng)目籌備組的成員為基本隊(duì)伍，可以有所增減。小組成員中的業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)考察合肥OA產(chǎn)品滿(mǎn)足流程需求的適應(yīng)性，IT人員負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)技術(shù)把關(guān)，尤其要關(guān)注合肥OA與其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成、靈活性、可擴(kuò)展性和安全性。最后，企業(yè)管理高層要從戰(zhàn)略發(fā)展需求和投資回報(bào)等方面對(duì)各個(gè)選型方案進(jìn)行全面綜合評(píng)審，拍板定案。

對(duì)選型班子成員的具體要求主要是：

(1)具備合肥OA基礎(chǔ)知識(shí)。在選型過(guò)程中必須是“內(nèi)行看門(mén)道”，不允許“外行看熱鬧”。也就是通過(guò)了“知理”流程。

(2)是各項(xiàng)業(yè)務(wù)的骨干，參加過(guò)業(yè)務(wù)流程分析，帶著理想流程圖和功能核查清單的意愿去尋求解決方案。需求分析中涉及的各類(lèi)流程，都要有相應(yīng)的業(yè)務(wù)代表參加，有判別合肥OA產(chǎn)品強(qiáng)勢(shì)和劣勢(shì)的能力。選型是帶著問(wèn)題尋找答案，必須有清晰目標(biāo)，時(shí)刻惦記著“企業(yè)要解決什么問(wèn)題”。也就是通過(guò)了“知己”流程。

(3)準(zhǔn)備“選型考察提問(wèn)提綱”、理想業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵細(xì)節(jié)的詳細(xì)說(shuō)明、上機(jī)操練用的測(cè)試產(chǎn)品數(shù)據(jù)和要解決的管理問(wèn)題，制定選型工作進(jìn)度計(jì)劃和各項(xiàng)預(yù)算。

(4)秉公辦事，不損公肥私。在當(dāng)前商業(yè)賄賂盛行的時(shí)代，選型項(xiàng)目一定要本著企業(yè)主體意識(shí)，堅(jiān)決抵制任何來(lái)自企業(yè)內(nèi)外上下的種種干擾，杜絕索賄和受賄，維護(hù)職業(yè)道德和人格尊嚴(yán)，不做任何不利于合肥OA項(xiàng)目的事。

(5)選型班子直接向企業(yè)總裁匯報(bào)，所有選型過(guò)程的對(duì)比分析報(bào)告、匯報(bào)內(nèi)容、討論記錄和管理高層指示，都必須有文字記錄，存檔備案。

選型的一般步驟 合肥OA選型是尋求解決方案。一般的步驟如下：

1.了解同行業(yè)用戶(hù)的應(yīng)用情況選型工作首先對(duì)行業(yè)應(yīng)用情況要有一個(gè)總體上的了解?？梢詤⒄张c本企業(yè)有相同定位的企業(yè)或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，了解它們選用的合肥OA系統(tǒng)以及應(yīng)用情況。有條件可以直接訪問(wèn)，或通過(guò)訪問(wèn)政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)、咨詢(xún)公司間接了解。也可以收集出版物和網(wǎng)站資料，加以分析綜合。這項(xiàng)工作在合肥OA項(xiàng)目立項(xiàng)前后就可以穿插進(jìn)行。

通過(guò)調(diào)研，對(duì)行業(yè)內(nèi)合肥OA應(yīng)用、軟件公司及其產(chǎn)品能夠有一個(gè)總體的輪廓概念。

2.初訪軟件公司各軟件公司的產(chǎn)品，都有一定的特點(diǎn)及行業(yè)定位，各有優(yōu)勢(shì)和不足，十全十美的軟件是沒(méi)有的。有些軟件公司的定位比較明確，就是針對(duì)制造業(yè)，或制造業(yè)中的某幾個(gè)行業(yè)。要根據(jù)“知己”階段對(duì)企業(yè)需求的分析，選擇5家左右定位相近的軟件商，有重點(diǎn)地進(jìn)行初訪。訪問(wèn)過(guò)多軟件公司會(huì)拖延評(píng)價(jià)周期，增加差旅開(kāi)支，并不有利。

除了登門(mén)訪問(wèn)外，也可采取向重點(diǎn)軟件商寄發(fā)“征求建議書(shū)”的辦法，提出企業(yè)要解決的問(wèn)題，征求軟件公司的建議。從建議書(shū)中了解軟件商對(duì)本企業(yè)所屬行業(yè)的熟悉程度，以及建議的可操作性，在此基礎(chǔ)上再確定有無(wú)進(jìn)一步接觸的必要。

一些軟件公司有地區(qū)代理，各地區(qū)代理的水平會(huì)有很大差別，和企業(yè)同一地區(qū)的代理聯(lián)系工作比較方便，但要注意其實(shí)力?，F(xiàn)實(shí)中也有越過(guò)本地區(qū)尋找其他地區(qū)代理的情況。

3.帶著問(wèn)題觀摩演示僅僅從軟件商的宣傳品和產(chǎn)品樣本上了解軟件是絕對(duì)不夠的，一定要觀看軟件演示，對(duì)具體的合肥OA產(chǎn)品有一個(gè)直觀的認(rèn)識(shí)。觀摩軟件公司演示時(shí)要注意：演示的軟件是否只是為了演示專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)的版本，因?yàn)檫@樣的版本不是真正賣(mài)給企業(yè)的版本。因此，要注意演示所用的版本同出售的版本是否完全一致，而且所有功能是否已經(jīng)在實(shí)際中應(yīng)用。

觀摩演示前，應(yīng)事先把問(wèn)題提交給軟件商做準(zhǔn)備。企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)人員，要準(zhǔn)備好調(diào)查提綱，帶著企業(yè)需要解決的問(wèn)題和設(shè)計(jì)的“理想流程圖”和“功能核查清單”，請(qǐng)演示人演示，觀察軟件的設(shè)計(jì)是如何解決這些問(wèn)題的，注意其合理性和可操作性。

觀摩時(shí)要注意軟件本身不是演示人，演示人的風(fēng)度和口才(可能是“花言巧語(yǔ)”或“強(qiáng)詞奪理”)不能代表產(chǎn)品是否適用。要記住，演示人或銷(xiāo)售人員的目的是推銷(xiāo)產(chǎn)品，產(chǎn)品出售后，他們的任務(wù)就完成了。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，與企業(yè)長(zhǎng)期共事的是實(shí)施人員，這時(shí)還沒(méi)有露面，對(duì)銷(xiāo)售部門(mén)的承諾會(huì)一無(wú)所知，處理不當(dāng)就會(huì)埋下日后的定時(shí)炸彈。

要注意各個(gè)子系統(tǒng)之間信息和數(shù)據(jù)的集成性，尤其是當(dāng)有些子系統(tǒng)是由第三方開(kāi)發(fā)、兼并過(guò)來(lái)“貼補(bǔ)”到自己的軟件包上時(shí)，或不同子系統(tǒng)是由幾位銷(xiāo)售員分別演示時(shí)更要留意。

觀摩演示還不同于測(cè)試軟件，要注意抓住主要問(wèn)題是否能夠完滿(mǎn)解決，不要糾纏非主流的細(xì)節(jié)而忽視了主要問(wèn)題，要照顧軟件商的時(shí)間和耐心。4.訪問(wèn)軟件公司的用戶(hù)觀摩演示后，對(duì)比較有意向的軟件公司，可以請(qǐng)他們推薦行業(yè)或生產(chǎn)相近的企業(yè)用戶(hù)。訪問(wèn)這樣的用戶(hù)，有助于對(duì)合肥OA產(chǎn)品本身及對(duì)軟件公司有進(jìn)一步了解，包括成績(jī)和遺憾。要注意軟件應(yīng)用的深度和廣度，是僅僅用了幾個(gè)模塊，還是全面應(yīng)用，要了解為什么有些子系統(tǒng)沒(méi)有用上或沒(méi)有用好。還要注意實(shí)施周期的長(zhǎng)短及原因、服務(wù)支持工作、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等。

這種訪問(wèn)，最好能在一種不受拘束和坦誠(chéng)的氣氛下進(jìn)行，因?yàn)槿酥Ｇ槭遣辉敢狻敖叶獭钡?，尤其是揭自己的短，“軟件是我選的，說(shuō)它不好豈非給自己抹黑，被人說(shuō)成失職”。國(guó)內(nèi)有過(guò)這樣的情況：用戶(hù)多次在公開(kāi)大會(huì)上極力贊美軟件商，之后卻因?qū)嵤┎焕衷V諸公堂，真是此一時(shí)彼一時(shí)。因此，要盡可能掌握真實(shí)情況，不要被假象蒙騙。