無(wú)紙化辦公有哪些優(yōu)點(diǎn)？

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在信息化、現(xiàn)代化迅猛發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)對(duì)人們生活的影響已經(jīng)不僅僅局限于QQ上網(wǎng)聊天、玩網(wǎng)絡(luò)游戲、發(fā)送節(jié)日賀卡等，其影響范圍已經(jīng)不斷擴(kuò)大到日常生活的各個(gè)領(lǐng)域。各部門(mén)的管理系統(tǒng)，企業(yè)的電子商務(wù)，商場(chǎng)的刷卡消費(fèi)等等，并且其影響的范圍越來(lái)越廣。如今，新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公也開(kāi)始向傳統(tǒng)的“公文往返式”辦公方式提出挑戰(zhàn)，方便、快捷的電子政務(wù)也逐步獲得推廣，并迅速地在全球范圍內(nèi)掀興起一股“無(wú)紙化辦公”的新風(fēng)潮。下面就目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的“無(wú)紙化辦公”的優(yōu)點(diǎn)談?wù)劰P者的觀點(diǎn)。
    1、有效地提高工作效率
    提高效率、信息共享、協(xié)同辦公是大多數(shù)企業(yè)實(shí)行無(wú)紙化辦公的最主要的出發(fā)點(diǎn)。近年來(lái)的電子商務(wù)、電子政務(wù)的方便快捷和高效率工作使眾多的政務(wù)、商務(wù)人員受益匪淺。許多原本繁雜冗余的工作，而今只要用鼠標(biāo)的輕輕點(diǎn)擊一下就可以輕松完成。無(wú)紙化辦公，主要是在內(nèi)部局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上建立起來(lái)的，通過(guò)采用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)后，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公。采用這種網(wǎng)絡(luò)辦公方式極大地提高了工作效率，減輕了政務(wù)、商務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)。
    從古到今，無(wú)論是機(jī)密文件、重要會(huì)議內(nèi)容、通知，都是把相關(guān)的內(nèi)容物化于紙上，形成文稿后，再交給文印站（室）的工作人員打印、復(fù)印，印刷。再由各單位的收發(fā)室，或者通訊員遞送到各個(gè)單位或部門(mén)。這樣在文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等方面不僅浪費(fèi)了大量的時(shí)間、人力和物力，各部門(mén)的信息也不能得到及時(shí)有效地溝通，由此造成諸多不便。
    使用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)后，大家充分利用網(wǎng)絡(luò)信息交流是時(shí)效性高的特點(diǎn)，只需把需要寄送的文件，通過(guò)電子郵件設(shè)置一個(gè)群發(fā)命令，哪怕是幾十份的文件，對(duì)方都能在同一時(shí)間內(nèi)全部收悉。由此減少了過(guò)去的文件轉(zhuǎn)送、寄發(fā)的多個(gè)環(huán)節(jié)，極大地提高了辦事效率。
    我們公司就是無(wú)紙化辦公方面受益者。每天，所有員工都是通過(guò)QQ與上家，下家進(jìn)行溝通。通過(guò)POS機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上付帳。通過(guò)電子郵件上傳下達(dá)、反饋各部門(mén)的信息，反映員工的心聲，通過(guò)公司網(wǎng)站傳遞商品信息等。
    2、節(jié)約大量資金
    無(wú)紙化辦公除了讓辦事人員“省力”，極大提高工作效率之外，“省錢(qián)”也是各單位采用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)辦公系統(tǒng)的一個(gè)重要原因。利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無(wú)紙化辦公，在不知不覺(jué)中為各企業(yè)節(jié)約了大量資源，削減了巨額辦公經(jīng)費(fèi)。
    既然是網(wǎng)絡(luò)電子文件，那么節(jié)約資源自然首先是從節(jié)省紙張開(kāi)始，使得紙質(zhì)文件大量減少。從本位方面說(shuō)節(jié)約了紙張也就是節(jié)約了錢(qián)，從國(guó)家大局說(shuō)，每年少砍伐大量的樹(shù)木，可以更加有效提高森林保護(hù)率。進(jìn)行無(wú)紙化辦公除了節(jié)約大量紙張之外，也大大減少其他如印刷、用紙、筆墨、訂書(shū)釘、曲形針、大頭針等辦公用品的費(fèi)用開(kāi)支。
    3、減少流通環(huán)節(jié)，扼制“文山會(huì)海”
    電子文件使用及網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的開(kāi)通，減少了在文件上傳下達(dá)的中間環(huán)節(jié)，節(jié)約了發(fā)送紙質(zhì)文件所需的郵資、路費(fèi)、通訊費(fèi)和人力，不僅有效提高了辦公效率，而且節(jié)省了大量相關(guān)辦公開(kāi)支。此外，隨著電子文件的增多，紙質(zhì)文件的減少，也可以將機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位許多人員從大量“文山會(huì)海”解脫出來(lái)，客觀上節(jié)約了大量人力和空間，讓機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的人們盡快地從重復(fù)的、繁瑣的、機(jī)械的低級(jí)勞動(dòng)中解脫出來(lái)，抽出更多的時(shí)間和精力去從事更高級(jí)的、更有意義、更加有效的工作，從而真正做到人盡其才，物盡其用。
    4、使現(xiàn)有的固定資產(chǎn)充分發(fā)揮效用，各盡其能。
　　在進(jìn)行無(wú)紙化辦公之前，盡管機(jī)關(guān)、企事業(yè)都配備了電腦，但是多是用于方便人們寫(xiě)點(diǎn)文稿，排排版。在一些管理松散的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位里，它們所擁有的電腦甚至淪為一般的打字機(jī)、游戲機(jī)、發(fā)賀卡機(jī)、聊QQ機(jī)，電腦的大部分功能都沒(méi)有得以有效的發(fā)揮。只有實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，電腦的方便、快捷的作用才得到真正的發(fā)揮。