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OA軟件知識(shí)

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工作指令管理解決方案

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一、工作指令管理的背景
 
    企業(yè)的執(zhí)行力直接關(guān)系到其經(jīng)濟(jì)收益。如何能夠有效的提升企業(yè)執(zhí)行力，已經(jīng)成為眾多企業(yè)家和學(xué)者共同關(guān)心的問題。
 
    二、企業(yè)在工作指令管理過程中會(huì)遇到的問題
 
    傳統(tǒng)的工作指令管理主要包括兩種類型：
 
    1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)主要是通過口頭、書面、電話和會(huì)議等方式來下達(dá)工作指令，而執(zhí)行人員也是通過類似的方式進(jìn)行工作反饋，這是最為落后的一種方式。
    2、企業(yè)運(yùn)用一些簡單的指令管理軟件。通過此類軟件，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以通過發(fā)送短消息、郵件等來下達(dá)工作指令，而執(zhí)行人員在該平臺(tái)上也通過此類方式來匯報(bào)、反饋工作，系統(tǒng)可以簡單的記錄歷史指令。這種方式較第一種方式來說，有著較大的進(jìn)步，但是仍然存在著很大的缺陷。 
 
    這兩種傳統(tǒng)的形式存在的弊病主要包括以下幾點(diǎn)：
 
    1、沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)工作指令整個(gè)生命周期的管理。由于信息分散，無法對(duì)整個(gè)工作從發(fā)布、接受、執(zhí)行、監(jiān)督、考核的整個(gè)過程進(jìn)行完整、準(zhǔn)確的歷史記錄，出現(xiàn)問題時(shí)，容易推諉責(zé)任，更無法為工作績效考核提供全面客觀的基礎(chǔ)信息。
    2、效率低。 工作匯報(bào)往往需要打電話或會(huì)議的方式詢問進(jìn)度，員工工作日志或周報(bào)以員工為核心，領(lǐng)導(dǎo)必須查詢翻閱每個(gè)員工的日志才能發(fā)現(xiàn)執(zhí)行情況。
    3、缺乏實(shí)時(shí)性。 無法讓領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督人員實(shí)時(shí)了解到被辦理工作的當(dāng)前狀態(tài)，容易造成反饋不及時(shí)，無法保證有效的上傳下達(dá)、政令暢通。傳統(tǒng)的指令反饋方式，都是以較弱的形式進(jìn)行的，也無法通過有效手段規(guī)定員工何時(shí)進(jìn)行反饋、怎樣反饋、反饋怎樣的內(nèi)容，也就無法保證領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)有效的獲取信息。如此在很多情況下就需要領(lǐng)導(dǎo)親自過問，無形中浪費(fèi)了領(lǐng)導(dǎo)的大量時(shí)間，而且容易造成事務(wù)的拖延，延誤市場(chǎng)商機(jī)。
    4、缺乏有效的監(jiān)督和考核手段，出現(xiàn)問題后無法實(shí)時(shí)地獲取處理和解決方案，造成工作的延誤和滯后。由于無法為工作績效考核提供全面客觀的基礎(chǔ)信息，只能依賴主觀性的監(jiān)督考核方式，存在著很多的弊端，影響了監(jiān)督考核工作的公平性和有效性原則，這樣不僅嚴(yán)重影響了員工的工作積極性，而且大大降低了企業(yè)的執(zhí)行力，給企業(yè)帶來了無法彌補(bǔ)的損失。
    5、無法從整體上了解整個(gè)公司以及各地分公司的總體執(zhí)行情況。傳統(tǒng)的工作指令辦理方式缺乏一個(gè)統(tǒng)一、有效的平臺(tái)，能夠讓公司的領(lǐng)導(dǎo)一目了然的了解到指令在企業(yè)當(dāng)中的總體執(zhí)行情況。如果想要了解，就需要相關(guān)人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總、生成報(bào)表，浪費(fèi)了較多的人力、物力和財(cái)力。 
 
    三、我們的解決方案
 
    泛普協(xié)同ECM研究院認(rèn)為，如果要突破企業(yè)在提升其執(zhí)行力過程中所遇到的瓶頸，工作指令的管理是必須要解決的關(guān)鍵問題。而要在企業(yè)當(dāng)中妥善有效的管理工作指令，就需要一個(gè)實(shí)時(shí)、快速、高效、統(tǒng)一的信息化平臺(tái)，通過信息化的手段來規(guī)避傳統(tǒng)工作管理方式的諸多弊端，實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工快速高效的執(zhí)行工作。在這個(gè)信息化平臺(tái)當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)可以通過系統(tǒng)下達(dá)工作指令，設(shè)置專人監(jiān)督，執(zhí)行者定期反饋工作進(jìn)展情況，最后通過系統(tǒng)進(jìn)行績效考核生成相應(yīng)分?jǐn)?shù)，量化工作辦理和反饋質(zhì)量，督促員工提升工作效率，最終達(dá)到提升企業(yè)執(zhí)行力的目的。
    經(jīng)過深入實(shí)際的調(diào)研和統(tǒng)計(jì)，泛普協(xié)同ECM研究院總結(jié)出了在企業(yè)中運(yùn)轉(zhuǎn)較為有效的工作指令流轉(zhuǎn)情況。循環(huán)圖如下所示：
 
    泛普工作指令管理系統(tǒng)基于泛普OA協(xié)同管理平臺(tái)，是在該平臺(tái)上建立起來的企業(yè)工作指令管理系統(tǒng)，能夠按照企業(yè)高層的要求，以工作或者項(xiàng)目為主線和單位，下達(dá)工作指令、設(shè)置督辦反饋、進(jìn)行績效考核，使得公司領(lǐng)導(dǎo)不僅可以隨時(shí)隨地查閱工作的辦理情況和反饋情況，了解員工的工作質(zhì)量。不僅如此，更可以了解整個(gè)工作或者項(xiàng)目的進(jìn)展情況，科學(xué)合理作出決策。
 
    這樣一來，企業(yè)就可以通過泛普OA協(xié)同管理平臺(tái)規(guī)避在手工管理工作指令過程中所遇到的風(fēng)險(xiǎn)和弊病，使得工作指令的管理更加正規(guī)、高效、準(zhǔn)確，員工可以及時(shí)收到所要辦理的工作，領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)獲取想要反饋的信息。并且在績效考核中，也做到了有法可循、有據(jù)可依，減少人為干預(yù)，實(shí)現(xiàn)績效考核的公平和精準(zhǔn)。真正做到了企業(yè)內(nèi)部的上傳下達(dá)、政令暢通，大大提高了企業(yè)的執(zhí)行力和核心競爭力。
發(fā)布：2007-02-09 14:10    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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