協(xié)同工作流管理軟件：管理信息化的新領(lǐng)域

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　　企業(yè)的信息化建設(shè)究竟是一個管理問題，還是一個技術(shù)問題，在20多年的信息化發(fā)展中一直是一個爭論不休的問題。但是對于管理的信息化，這些年來更多地是作為業(yè)務(wù)問題來解決的，因此產(chǎn)生了大量的財務(wù)軟件、銷售管理軟件、庫存管理軟件、采購管理軟件、生產(chǎn)管理軟件和集大成的ERP管理軟件。

　　而管理實踐不斷推動著管理進步，這些年形成了各種各樣的模式，也催生了各種管理培訓(xùn)，有以推廣西方管理思想為主的，也有結(jié)合中國國情、特色的，形成了一批以提升管理能力的專屬的管理培訓(xùn)、咨詢公司，與之嚴(yán)重不相稱的是，支持這些管理方法、管理行為變革和應(yīng)用的軟件卻很少，即使有一些，卻也只是限于局部，或者有概念而無實質(zhì)內(nèi)容。

　　另一方面，以互聯(lián)網(wǎng)和通信為核心的信息技術(shù)飛速發(fā)展，給整個世界帶來了翻天覆地的變化。網(wǎng)絡(luò)通過改變生活、空間和時間等物質(zhì)基礎(chǔ)來構(gòu)建一個流動的空間和無限的時間，新的社會組織形式，正遍及整個世界。

　　做好政府、企業(yè)、事業(yè)、社團等單位的信息化，既是技術(shù)問題，需要我們信息中心或類似單位的人員大力提倡與推動，同時也是一個管理問題，需要領(lǐng)導(dǎo)和管理部門高度重視，理解信息化對于管理建設(shè)、創(chuàng)新、效率提升的功用，拉動信息化建設(shè)為管理服務(wù)。

　　當(dāng)前的這一管理和技術(shù)現(xiàn)狀，推動了一門新興的管理信息化研究并形成了一批有效的管理信息化軟件，這就是協(xié)同工作流管理軟件。

　　什么是協(xié)同工作流管理軟件?

　　協(xié)同泛指組織中多人共同完成同一或多個事務(wù)的行為方式和過程，協(xié)同工作是組織行為的基本模式和狀態(tài)，協(xié)同工作流管理軟件是對組織中“人、事件、資源”之間的協(xié)同關(guān)系進行管理的軟件，是利用管理學(xué)領(lǐng)域研究的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制、決策等如何利用資源、如何進行組織設(shè)計、如何完成高效執(zhí)行等管理學(xué)研究成果和管理實踐的經(jīng)驗，經(jīng)過對日常辦公和管理行為的高度抽象提煉形成的管理軟件。

　　與通常以面向業(yè)務(wù)、面向業(yè)務(wù)邏輯、面向結(jié)構(gòu)化信息的管理思路出發(fā)來構(gòu)建管理軟件不同，協(xié)同工作流管理軟件是以面向企業(yè)管理中的人進行構(gòu)建的，并且以人為中心進行信息的組織，以組織人員、資源、信息為主，以流程、表單解釋制度的執(zhí)行;以傳導(dǎo)組織價值、理念和工作成果、命令等為主的信息發(fā)布、呈現(xiàn)支持組織文化和組織管理，提升團隊凝聚力和執(zhí)行力。

　　在企業(yè)組織中大量存在著面向角色、面向行為規(guī)則的各類信息，這部分信息從內(nèi)容表現(xiàn)形式上看，具有分散、跳躍、離散的非結(jié)構(gòu)化特征，但從相互的關(guān)聯(lián)邏輯來看，又具有明確的動態(tài)匹配和映射特點。協(xié)同工作流管理軟件正是以這些信息為主要管理對象，通過人與人、人與事、事與事的相互作用過程即協(xié)同過程，完成組織知識的積淀。

　　基于這些探索和研究，協(xié)同工作流管理軟件形成了以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)、工作流技術(shù)、知識和文檔管理技術(shù)、門戶、無線應(yīng)用，結(jié)合組織級管理技術(shù)形成了協(xié)同管理的技術(shù)支撐體系。通過多年的發(fā)展，協(xié)同工作流管理軟件已經(jīng)成為獨立的管理軟件分支，得到快速發(fā)展，這是在互聯(lián)網(wǎng)支撐下管理軟件的一次變革，這樣的變革也切合企業(yè)管理軟件從面向“業(yè)務(wù)”到面向“決策”，再面向“人”的回歸和發(fā)展。

　　協(xié)同工作流管理軟件是對組織中“人、事件、資源”之間的協(xié)同關(guān)系進行管理的軟件。

　　它有三個顯著的特征:

　　第一是以“人”為中心，以“人”為根本的元素和出發(fā)點來設(shè)計和構(gòu)造應(yīng)用;

　　第二是以“組織行為”為管理根本，即對組織行為中的“角色、事件、資源、流程、規(guī)則、狀態(tài)、結(jié)果”等要素進行管理;

　　第三是以管理組織中占信息總量80%的“非結(jié)構(gòu)化”信息為重點。

　　協(xié)同軟件依據(jù)不同的角度有不同的分類方式，從它的表現(xiàn)形式來分可以分為:協(xié)同工具軟件，協(xié)同平臺軟件和協(xié)同應(yīng)用軟件三種類型。

　　● 協(xié)同工具軟件:是指可獨立運行、功能相對單一、應(yīng)用非常簡便的輔助工具型軟件。如:電子郵件系統(tǒng)軟件、即時通信系統(tǒng)軟件、視頻會議系統(tǒng)軟件等。

　　● 協(xié)同平臺軟件:是具有協(xié)同化的技術(shù)和應(yīng)用架構(gòu)，包括開發(fā)工具、應(yīng)用中間件、開發(fā)環(huán)境等，可以讓獨立軟件

開發(fā)商或最終用戶在此基礎(chǔ)上進行協(xié)同應(yīng)用開發(fā)的平臺性軟件。主流代表有:IBM Workplace、Microsoft .net的套件和基于J2EE的技術(shù)平臺等三大技術(shù)流派。
　　● 協(xié)同應(yīng)用軟件:是指提供給團隊組織用于實現(xiàn)協(xié)同化管理的最終應(yīng)用軟件。它面向應(yīng)用，既要符合團隊組織共同的協(xié)同應(yīng)用特征，又要滿足個性化的協(xié)同管理需求。共2頁。

　　組織需要協(xié)同工作流管理軟件

　　無論一個組織處于什么行業(yè)，都可以分為三大類，即政府、贏利性組織和非贏利組織。無論那類組織，普遍涉及資金核算、資金效率、成本核算、人力資源和營銷(執(zhí)行)能力方面作為自己的IT投入重點，信息化主要關(guān)注事務(wù)處理的能力提升，因此導(dǎo)致了15年來的財務(wù)軟件、ERP、CRM、HR軟件的普及和高速成長。

　　如果從組織行為的角度觀察，其實不同類別類組織共同的特點是都有資金流、物流、行為流(行為流指服務(wù)型企業(yè)或政府機構(gòu)中以人為載體的服務(wù)行為，根據(jù)其業(yè)務(wù)特點向服務(wù)對象的集中流向，行為流其實是內(nèi)部資源中作業(yè)成本最集中的過程環(huán)節(jié))和信息流。在金融IT化大量投資的前提下，資金流已經(jīng)大部分信息化，少量的貨幣現(xiàn)金還在用于組織各類局部購買支出行為，物流的信息部分也成為了物流效率和準(zhǔn)確性的關(guān)鍵掌控點，電子商務(wù)和電子政務(wù)正將行為流越來越多地轉(zhuǎn)化為信息流，由此可見信息化已經(jīng)成為任何類型的組織的必然發(fā)展趨勢。
　　再進一步分析所謂行業(yè)或者業(yè)務(wù)特點，大約分為五類差異:表單結(jié)構(gòu)的差異、流程規(guī)則差異、業(yè)務(wù)特征差異(如政府考勤和醫(yī)院的三班倒、以及24小時便利店的考勤辦法肯定是不一樣的)、量變質(zhì)變點差異-如某些類型的工作在一個行業(yè)中工作量很小，而在另一個行業(yè)中大量高頻率使用而導(dǎo)致對軟硬件局部功能的高效性要求，銀行的專用數(shù)字鍵盤就是因為快速的數(shù)字輸入而產(chǎn)生的質(zhì)變結(jié)果，軟件需求中也有類似情況，如政府機關(guān)對公文傳輸?shù)陌踩砸笃毡槌狡髽I(yè)對公文安全性的要求。最容易被忽視的是管理理念差異，如注重事務(wù)的開始還是注重過程或結(jié)果、執(zhí)行力、計劃性等，這部分差異最容易被程序員所忽視甚至被組織內(nèi)部的CIO所忽略，造成了軟件在應(yīng)用表現(xiàn)中的極大不同。而協(xié)同工作流管理軟件則是聚焦辦公管理的應(yīng)用領(lǐng)域，聚焦這5類差異。
　　同一組織中用戶的應(yīng)用水平普遍呈離散分布，少數(shù)電腦專業(yè)人員有熟練的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)管理、安全工具類軟件使用能力，而絕大多數(shù)同一組織中的其它用戶，盡管擁有電腦，但普遍為字表處理或上網(wǎng)瀏覽、即時通訊工具(如QQ、msn)的離散應(yīng)用，完全沒有形成組織級協(xié)同工作習(xí)慣，僅從客戶的名片中email的普及率和郵箱域名后綴中就可以注意到，利用電腦完成簡單的通訊也只是少部分人的個性化偏好。因此在這個階段，中國組織級用戶正普遍處于局部應(yīng)用如財務(wù)、進銷存、銷售管理等建設(shè)走向系統(tǒng)整合的時代，在此過程中建立組織級電腦協(xié)同工作習(xí)慣是實現(xiàn)整合、普及應(yīng)用的基礎(chǔ)。我們堅信隨著協(xié)同工作流管理軟件的產(chǎn)品化進程加速，中國組織級用戶的全面信息化將從協(xié)同辦公開始奠定基礎(chǔ)。