泛普OA軟件審批流程應(yīng)用淺析

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企業(yè)隨著社會的發(fā)展，進入當前的網(wǎng)絡(luò)時代，信息化管理大大提高，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作。手工模式無法滿足新形勢下發(fā)展的需要，人們需要用先進的生產(chǎn)工具來提高企業(yè)的辦公效率。      

因此企業(yè)需要一套規(guī)范化的管理模式，讓所有工作不但能有條不紊，還能節(jié)省時間、成本并提高效率。廣東物通實業(yè)投資有限公司是物資集團的下屬子公司，上線了泛普OA軟件后，滿足了企業(yè)各部門的使用，又能保持各部門的獨立性；有流程控制模塊并且自定義功能要強勁，還要有常用的管理功能模塊，同時還能夠方便部門上下級之間的聯(lián)系和共享，在這種情況下企業(yè)才能更好地進行日常工作的運轉(zhuǎn)。

目前OA使用情況       

物通公司目前使用泛普OA總體上方便實用，公司項目部使用泛普OA的人數(shù)有80%以上，目前主要使用的模塊有：電子郵件、內(nèi)部短信、公告通知、新聞、投票、新聞管理、日程安排、工作日志、通訊薄、個人文件柜、工作流、辦公用品管理、固定資產(chǎn)、公共文件柜、網(wǎng)絡(luò)硬盤、OA知道、人事管理、發(fā)文收文管理、檔案管理、討論區(qū)等。      

響應(yīng)較為好的是“工作流”（為日常辦公系統(tǒng)流程）、“公共文件柜”和“新聞管理”等，這些公共的模塊使用功能強大，可以更加熟悉公司發(fā)布的相關(guān)信息，員工關(guān)注的程度也是比較高。下面介紹一下物通公司在工作流應(yīng)用中的點滴分享： 工作流設(shè)置分享 一、流程名稱：出差（含）用車申請——業(yè)務(wù)費用申請——報銷流程     

（流程分為三個步驟進行審批：出差申請→用車申請→業(yè)務(wù)費用申請→報銷費用；發(fā)起此關(guān)聯(lián)流程是經(jīng)辦人因業(yè)務(wù)出差；出差時需要先填寫第一個流程“出差申請”；經(jīng)辦人新建此流程的第一個表單已經(jīng)包含用車申請，出差需要使用公司車輛，因此在流程一起申請；可以說，出差申請和車輛申請合并在同一表單，然后按流程設(shè)計進行審批；當?shù)谝粋€流程“出差含用車”審批通過；經(jīng)辦人在此流程基礎(chǔ)上繼續(xù)走下一步“業(yè)務(wù)費用申請”流程；當“業(yè)務(wù)費用申請”流程審批完畢，經(jīng)辦人繼續(xù)走下一步 “報銷費用”流程；當流程全部走完，此流程為一個完整的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)流程。）

二、流程表單說明

1、填寫表單步驟：申請人和申請日期部門可以設(shè)置自動彈出，經(jīng)辦人填寫表單內(nèi)容，按實際的要求填寫完畢轉(zhuǎn)交下一步即可。

2、表單設(shè)計應(yīng)用：表單較為突出的是利用“列表控件”列明出差要申請的費用，填表人填完數(shù)量跟金額，表單自動計算費用的合計金額。

3、審批選項設(shè)置：流程要清晰，表單更加要明確，如表單中是兩個表單合并一起，要讓領(lǐng)導(dǎo)明確選擇審批的條件再轉(zhuǎn)交，申請要求就清晰明了；當流程審批完畢，管理車輛部門負責(zé)人填寫車輛的用車數(shù)據(jù)；填寫完成然后轉(zhuǎn)交下一步發(fā)起子流程業(yè)務(wù)費申請流程。

4、父流程轉(zhuǎn)子流程：業(yè)務(wù)費用申請?zhí)顚懲戤?，審批人可以打開父流程查閱出差申請的費用，能明確知道申請的費用是否與此單業(yè)務(wù)掛鉤，領(lǐng)導(dǎo)一目了然進行審批；報銷審批也是同樣的審批方法進行查閱審批。

5、流程轉(zhuǎn)交第二個流程之后，可以查看表單“右下角”的“打印表單”按鈕，系統(tǒng)自動彈出第一個流程表單，可以查看經(jīng)辦人發(fā)起的申請流程，審批就會更加方便。父子流程的主要目的也是要做到業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的設(shè)計。父子流程關(guān)聯(lián)可以滿足物通公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。

6、如下圖所示是流程的設(shè)計及流程圖表單的相關(guān)說明實例；以下例子是物通公司在實際運用中，業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)需要設(shè)計的流程，父子流程直觀明了關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，無論對經(jīng)辦人還是審批人都不會造成混亂，一一對應(yīng)的關(guān)系，因此推薦使用父子流程關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)。父子流程圖表單請看如下表單截圖：

三、流程查詢與監(jiān)控管理      

父子流程在菜單——工作流——工作監(jiān)控打開流程，可以直接查看父子流程，方便審批的領(lǐng)導(dǎo)了解整個業(yè)務(wù)產(chǎn)生的大概費用，掌握整個業(yè)務(wù)流程的開展，更好的指導(dǎo)工作。 泛普OA為企業(yè)帶來的效益      

傳統(tǒng)的管理方式造成整個單位辦公環(huán)境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發(fā)生，管理成本、辦公費用居高不下，給企業(yè)帶來了嚴重的經(jīng)濟負擔(dān)，而且也不能營造一個和諧的辦公環(huán)境。使用了泛普OA可以實現(xiàn)現(xiàn)代辦公，節(jié)約成本，利用無紙化辦公能保護環(huán)境，減少一分的損耗，地球就多一分的清新。    

經(jīng)理：使用泛普OA后，對公司業(yè)務(wù)開展做了很好的指導(dǎo)作用，熟悉公司的運作情況，同時也實現(xiàn)無紙化的交流。 管理層：對員工的管理更加的方便、統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示可以更加高效的統(tǒng)計分析，做到上傳下達的作用。對于協(xié)調(diào)部門之間的工作也順暢，同時利于工作的開展。   

員工：使用泛普OA后由原先的紙質(zhì)版流程實現(xiàn)自動化辦公，減少了工作繁瑣度；必要的可以打印審批的表單作為附件報審；實際上也為企業(yè)減少了不少的成本費用。所有工作記錄完整保存，方便了工作的監(jiān)督，工作任務(wù)的記錄也起到備忘的作用。上下級之間的溝通更容易了，每個人都可以在OA上找到自己的位置。    

網(wǎng)管：每個企業(yè)的登陸界面都不相同，但是都是登陸同一套OA系統(tǒng)，經(jīng)過近1年的使用，效果令人滿意。泛普OA很注重資料備份，提供了數(shù)據(jù)庫管理工具，服務(wù)器自動備份、手動備份等多種功能，數(shù)據(jù)安全讓人放心，企業(yè)也可以隨時查出備份的日志查詢進行登記管理。