如何構(gòu)建可擴(kuò)展內(nèi)容管理系統(tǒng)

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內(nèi)容管理最近頗為流行，包羅萬象的內(nèi)容管理解決方案是非常昂貴和復(fù)雜的。你的組織為了管理文檔、圖片和其他內(nèi)容，究竟需要的是什么？我們來 討論如何評估你的需求并比較不同軟件廠商的解決方案。

大多數(shù)公司都會創(chuàng)建巨大數(shù)量的內(nèi)容或者數(shù)字信息。這種內(nèi)容可以有多種形式：電子表格中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，文字處理文檔中的內(nèi)部備忘錄和外部信件，數(shù) 據(jù)庫中的消費(fèi)者/用戶信息和產(chǎn)品庫存狀況，用圖片、視頻和音頻文件來表示的創(chuàng)新型作品等等。其中許多信息都是未組織的，并且可能包括諸如電子郵 件信息、手寫文檔和草圖之類的東西。

當(dāng)你的公司規(guī)模較小時(shí)，你通常只在文檔級別對這些內(nèi)容進(jìn)行管理。在最小的那種公司里，文件可能只存在他們被創(chuàng)建的那臺個(gè)人工作站上面，但你可 能很快就會跨過這一階段。你的下一個(gè)解決方案是將用戶創(chuàng)建的內(nèi)容存儲在一個(gè)或者多個(gè)文件服務(wù)器上。你可以通過RAID以滿足容錯(cuò)要求，而且你幾乎 肯定會通過備份程序來確保你的關(guān)鍵數(shù)據(jù)都有冗余的備份。

隨著內(nèi)容數(shù)量的增長，主要問題就成為如何從創(chuàng)建過程到稍后訪問的需求上來管理這些內(nèi)容。大型項(xiàng)目可能會包含多個(gè)文檔，通常是不同類型的，并且 在創(chuàng)建過程中涉及到不同的作者和使用者。你可能會需要重用內(nèi)容或者內(nèi)容的集合。跟蹤獨(dú)立文件的不同版本，跟蹤與一個(gè)特定項(xiàng)目相關(guān)的所有文件， 以及在一個(gè)正在進(jìn)行或者已完成的項(xiàng)目中訪問特定的內(nèi)容，要快速和簡單的完成上面那些操作可能對你是一個(gè)挑戰(zhàn)，尤其當(dāng)你的數(shù)據(jù)庫中擁有成千上萬 的文檔時(shí)。

在這一點(diǎn)上，你需要開始考慮使用一個(gè)完整的內(nèi)容管理系統(tǒng)，使得你可以從內(nèi)容的級別在你所收集的所有信息的存儲位置和相互關(guān)系上做標(biāo)簽。并且和 所有的復(fù)雜技術(shù)解決方案一樣，當(dāng)你為你的網(wǎng)絡(luò)選擇最適合的內(nèi)容管理解決方案時(shí)，在未來的增長和擴(kuò)展性上考慮是非常重要的。

評估你的內(nèi)容管理需求
第一步是判斷你是否需要一個(gè)內(nèi)容管理系統(tǒng)。如果你的公司已經(jīng)接近或者已經(jīng)是大企業(yè)的級別了，你很可能需要。其他大型公司通常也這樣認(rèn)為。根據(jù) 一項(xiàng)最近由信息周刊組織的調(diào)查，美國的大型企業(yè)在內(nèi)容管理系統(tǒng)技術(shù)上的投資比任何時(shí)候都要多。在許多情況下，部署這些系統(tǒng)是為了遵循政策例如 Sarbanes-Oxley Act (SOX)、健康保險(xiǎn)移植性與責(zé)任性(HIPAA)以及其他電子化的紀(jì)錄保持和保密法律。如果你的公司屬于受管制的行業(yè)，內(nèi)容管理系統(tǒng)能夠 幫助你使得你的文檔符合標(biāo)準(zhǔn)。

下一步是確定到底你需要管理哪種類型的內(nèi)容。“內(nèi)容管理”被一些軟件提供商用作廣義內(nèi)容的管理，但一些內(nèi)容管理解決方案可能只處理Web站點(diǎn)的內(nèi)容 。

信息周刊的調(diào)查還表明內(nèi)容管理系統(tǒng)最常見的應(yīng)用形式是文檔管理， Web內(nèi)容管理以及記錄管理/歸檔和保持緊隨其后。

一旦你知道你想要管理的對象，你就可以更好的評估眾多內(nèi)容管理系統(tǒng)。(zdnet)