協(xié)同OA辦公系統(tǒng)是什么，很多人不了解

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　　朋友看來你對泛普軟件協(xié)同OA系統(tǒng)不是很了解，它先進(jìn)的管理理念和辦公方式，通過軟件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行了工具化，以事務(wù)和項(xiàng)目為中心，幫助組織建立通暢的信息交流體系，有效的協(xié)作執(zhí)行體系，精準(zhǔn)的決策支撐體系，來提高組織內(nèi)部的管理和辦公能力，建立協(xié)調(diào)統(tǒng)一、反應(yīng)敏捷的高水平執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，提升企業(yè)的組織運(yùn)營能力，正是泛普軟件協(xié)同OA系統(tǒng)所致力于解決的問題，公司運(yùn)用0A系統(tǒng)好處相當(dāng)多

　　OA辦公系統(tǒng)的核心是工作流管理，所以其實(shí)施也必然是以工作流實(shí)施為核心，重點(diǎn)解決工作流的問題，幫助企業(yè)規(guī)范管理制度，提升工作效率?？梢哉f，工作流是OA系統(tǒng)最重要的實(shí)施工具。如右圖所示，為典型的OA辦公系統(tǒng)七大流程類型。

　　泛普軟件認(rèn)為：成熟的OA辦公系統(tǒng)具有清晰的多層結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫層、功能層、界面層是分離的，所以在實(shí)施的時(shí)候可以最大限度的適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)有的IT環(huán)境，并對每個(gè)層次分別做出靈活的調(diào)整，而絲毫不會影響OA辦公系統(tǒng)整體的應(yīng)用。

　　在項(xiàng)目啟動和項(xiàng)目實(shí)施過程中，全方位、多角度的保持通暢的溝通，傾聽客戶需求，達(dá)成更多共識，提高協(xié)作效率。和客戶達(dá)成更多的共識，只會有利于雙方的合作，有利于項(xiàng)目的成功實(shí)施。

　　協(xié)同OA辦公軟件在企業(yè)中的應(yīng)用是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，因?yàn)槠洳粌H涉及軟件產(chǎn)品、而且需規(guī)范企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)流程;不僅涉及軟件應(yīng)用而且需協(xié)調(diào)組織;與財(cái)務(wù)軟件或其它小型應(yīng)用軟件有本質(zhì)的區(qū)別。企業(yè)要想用好OA辦公軟件必須進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施。其在企業(yè)中的應(yīng)用效果不僅取決于軟件產(chǎn)品的質(zhì)量，更重要的是對實(shí)施過程的控制。因?yàn)?a href=http://keekorok-lodge.com/gongsi/xt/ target=_blank class=infotextkey>企業(yè)管理軟件能否成功應(yīng)用受諸多環(huán)節(jié)和諸多因素的影響，事先不進(jìn)行充分的準(zhǔn)備和周密的計(jì)劃是不可能成功的。

　　不怕“出亂子”，避免消極管理，而要積極管理，先放后收，保護(hù)和促進(jìn)基層員工的積極性。(消極管理的邏輯是——某些應(yīng)用可能會帶來一些亂子，那么一刀切，大家都不要用了;積極管理的邏輯是——某些應(yīng)用即使可能帶來一些負(fù)面的效果，但是為了信息化發(fā)展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升，我們還是要將這些功能用起來，只是多一些管理而已。負(fù)責(zé)人的智者會選擇積極管理。)比如論壇、即時(shí)溝通、視頻文件等等，從興趣開始推進(jìn)OA的應(yīng)用。

　　隨著協(xié)同OA軟件的不斷發(fā)展，OA實(shí)施顧問的角色逐漸實(shí)現(xiàn)了從保姆式實(shí)施到導(dǎo)師式實(shí)施的轉(zhuǎn)型。導(dǎo)師式實(shí)施顧問是指以客戶為主導(dǎo)，全局把握整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展，供應(yīng)商更多的是在技術(shù)上協(xié)助、培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保知識的傳遞。

　　在這種方式下，客戶是自己單位業(yè)務(wù)的專家，由客戶提出基礎(chǔ)管理問題、梳理業(yè)務(wù)流程方案，甚至是各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集和調(diào)研、需求的深化，各種運(yùn)行管理制度和項(xiàng)目激勵(lì)制度，也往往是客戶結(jié)合自己的管理風(fēng)格自行制定，而實(shí)施顧問更多是以教練的角色，給出方法、工具、技術(shù)上的培訓(xùn)、指導(dǎo)、關(guān)鍵問題的答疑和輔助。這種類型的實(shí)施顧問，可以很好有效的實(shí)現(xiàn)知識和能力的傳遞，后續(xù)客戶完全可以建立自己調(diào)整、變更和管理OA辦公系統(tǒng)的能力，從而使得系統(tǒng)具備了活性，項(xiàng)目驗(yàn)收后，系統(tǒng)可以持續(xù)的深化應(yīng)用下去，從而延長了項(xiàng)目的生命周期。

　　當(dāng)然，導(dǎo)師式的實(shí)施管理方案，不只是一種方法論，對OA辦公系統(tǒng)的易用性、易管理性、易維護(hù)性有很高的要求，否則，普通的用戶員工很難在自身能力和時(shí)間有限的情況下，快速掌握OA辦公系統(tǒng)的使用和管理，也就無法按時(shí)完成項(xiàng)目任務(wù)，成為整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的瓶頸和短板。

　　為了保證OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施的成功，泛普軟件泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)導(dǎo)師式實(shí)施顧問可以在以下四個(gè)方面對項(xiàng)目進(jìn)行把控：

　　(1) 選擇恰當(dāng)?shù)捻?xiàng)目人員

　　應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)企業(yè)根據(jù)人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、項(xiàng)目范圍等方面選拔項(xiàng)目小組成員，并保證有技能的人員全職參與到項(xiàng)目中，確保得到高層管理人員的支持。項(xiàng)目人員必須是對項(xiàng)目大力支持，同時(shí)能夠承受一定工作壓力的員工，否則，內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)成本就會抵消一部分項(xiàng)目的成功概率。

　　(2) 重視客戶培訓(xùn)和考核

　　培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)涵蓋規(guī)章制度、協(xié)同管理理念宣傳和協(xié)同辦公系統(tǒng)操作指導(dǎo)等，可以采用通俗的文字說明、生動的PPT、直觀的屏幕視頻等培訓(xùn)教材，并制作培訓(xùn)記錄和效果反饋文檔以保證培訓(xùn)的質(zhì)量，同時(shí)采用筆試、上機(jī)操作等形式進(jìn)行考核，并及時(shí)將考核結(jié)果反饋給項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，在培訓(xùn)通報(bào)會上，可以采用提名表揚(yáng)優(yōu)秀者，不提名闡述不合格情況的方式，帶動客戶的學(xué)習(xí)積極性。

　　(3) 進(jìn)行質(zhì)量檢查并及時(shí)糾正

　　建立階段性的客戶工作驗(yàn)收機(jī)制，并定期、不定期地進(jìn)行跟蹤糾正，保證客戶工作的質(zhì)量。在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)就應(yīng)在項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)處保留幾天的彈性時(shí)間，以確保該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

　　(4) 建立獎懲制度

　　泛普軟件強(qiáng)調(diào)：對于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，很多企業(yè)員工都有不同程度的抵觸心理，一方面可以通過培訓(xùn)、宣傳等方式抵消一部分抵觸情緒，另一方面可以建立一套合理的獎懲制度來推進(jìn)實(shí)施。如可以采用分享一條知識獎勵(lì)一定金額的方式，帶動一部分人分享知識的積極性，等到整體員工都有這種意愿時(shí)，即可取消獎勵(lì)機(jī)制轉(zhuǎn)而采取懲罰機(jī)制，以處罰仍不使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的員工。

　　正是由于OA辦公系統(tǒng)實(shí)施顧問角色的轉(zhuǎn)變，才促使了協(xié)同管理思想在更多的政府和企業(yè)人員中間傳播，這也在很大程度上促進(jìn)了OA辦公自動化軟件的發(fā)展，而協(xié)同管理思想的發(fā)展同時(shí)又促使著實(shí)施人員必須要關(guān)注這種角色轉(zhuǎn)變過程中項(xiàng)目把控的重點(diǎn)和難點(diǎn)，這兩方面相輔相成，共同為整合企業(yè)資源、提高政務(wù)績效和企業(yè)效益而發(fā)揮自己的作用。