云oa系統人員需要掌握哪些軟技能？

云OA系統人員的工作內容就是在技術上確保企業(yè)的IT架構和服務正常運行，為此需要學習如何架設測試和生產環(huán)境，如何備份，如何監(jiān)控，如何選擇最合適的技術來實現對業(yè)務的支持，如何預防潛在會出現的問題造成服務不穩(wěn)或中斷等。但是，你知道云oa系統人員需要掌握哪些軟技能嗎？云oa系統人員怎樣才能減少工作場所中的壓力和沖突？下面這篇文章將為你提供一些指導。

大多數云oa系統人員小組時間緊、資金少。這種情況下，要做的頭一件事就是，借助自動化、時間管理和組織結構，最充分地利用現有資源。一旦做到了這一點，小組經理就可以改善云oa系統人員小組在別人心目中的看法和形象，從而爭取更多的資源。

云oa系統人員必備軟技能之一：自動化

應對資源缺乏問題的一個好辦法是，使那些最耗費時間的任務實現自動化，從而為云oa系統人員擠出更多的時間。自動化節(jié)省時間的途徑有兩個：一是讓任務更迅速地完成，二是確保一致性，從而減少支持電話。

不妨先編寫一段腳本，讓輸出的命令可自動執(zhí)行任務。云oa系統人員只需要審閱命令以確保正確，編輯命令以用于特殊情況，然后把它們粘貼到命令行中。編寫這樣的腳本，通常比整個過程實現自動化更容易做到，有望為流程實現進一步的自動化打下基礎。

與盡可能實現任務的每個方面都自動化的一套龐大系統相比，有助于處理普通情況的一段簡單腳本可能更有用。使80%的容易部分實現自動化，把特殊情況留給下一版本的腳本。記下哪些情況需要手動處理、需要做什么事情。

尋找廠商提供的可使操作系統安裝等任務實現自動化的工具，并積極使用它們。還要弄清楚如何使針對你環(huán)境所作的定制工作實現自動化。如果可能的話，使客戶經常請求的那些任務實現自動化，并建立一個網頁，讓這些請求成為自助服務式請求。這個方法不但為云oa系統人員和客戶都節(jié)省了時間，而且提高了客戶滿意度。

云oa系統人員必備軟技能之二：時間管理

想最充分地利用可用資源，另一個辦法就是運用各種眾所周知的時間管理方法。時間管理意味著明智地運用時間——更聰明地工作，而不是更賣力地工作。云oa系統人員如何更有效地管理時間，這個話題本身就可以出一本書了。時間管理對云oa系統人員來說可能特別困難，原因是他們的工作常常受到打擾。為了提高工作效率，重要的是打破這個怪圈。你可以把請求寫入到自己的個人待辦事項清單，告訴對方你稍后會處理請求，這樣可以避免工作受到打擾。要是你沒法把請求寫下來，那么禮貌地請對方給你發(fā)送電子郵件或故障單請求。注意選用對你來說最恰當的措辭，讓對方覺得更容易接受。

一天當中工作效率最高、最不會受打擾的時間通常是早上，所以不要把這段寶貴時間浪費在收閱郵件上。迅速檢查一下監(jiān)控系統，看看有沒有問題；瀏覽一下郵件，找出標記為“緊急”的郵件。然后編輯你當天的待辦事項清單，確定工作事項的輕重緩急；要是事項太多，重新安排一下，把一些不太重要的事項留到下一天。每天的事項盡量排得細化點（比如半小時、一小時、兩小時或半天），前提是要適合自己。為當天的待辦事項確定輕重緩急，就更容易、更迅速地決定“下一步該怎么做？”把這頭一個小時的其余時間用來處理優(yōu)先級最高的事項。一天結束后，把待辦事項清單上仍沒有完成的事項重新挪到下一天的待辦事項清單上。

每次處理一個文件或電子郵件。要是你根本沒時間去處理，那看也不要看。每個文件或郵件第一次就要完全處理好，而不是擠成一堆，之后非得重新閱讀。你在處理每個文件或郵件時，先看一下，決定是不讀就扔掉、讀后就扔掉、處理好后扔掉，還是回復后再扔掉？有時候，處理一個文件或郵件意味著要把它記入到待辦事項清單中。而有時候，你可以馬上回復郵件，或者把回復意見寫到紙張文檔的空白處，然后交還給發(fā)送方。文件或郵件盡量少歸檔。若有懷疑，就扔掉。

使盡可能多的電子郵件處理工作實現自動化。比如說，自動將電子郵件歸類到不同文件夾，可按電子郵件列表或論壇、社交網站發(fā)來的通知、博客帖子、非垃圾郵件優(yōu)惠券、最新資訊和廠商的特惠廣告來歸類。然后確定你想多久掃描那些文件夾，收閱感興趣的內容，甚至可以設置在某幾天后就自動刪除。讓文件夾將信息保存一段指定的時間（比如保存一周、一個月、兩個月、六個月或一年），然后自動刪除超過指定時間的郵件。要不斷完善和更新你的自動化機制。

保持注意力集中。干凈的辦公桌、干凈的電腦桌面、每個任務的虛擬屏幕以及干凈的電子郵件信箱，可以減少分心、幫助你集中注意力。禁用電子郵件到達提醒功能也有幫助。安排好收閱電子郵件的時間，而不是立即收閱到達的每封郵件?！肚蹇帐占洹芬粫髡進erlin Mann給出了清空收件箱、保持收件箱干凈的幾個秘訣。

想方設法減少每項任務所花的時間。自動化是可以做到這點的一個方法。另一個方法是預先想好決定，比如決定：始終在編輯文件之前先備好一份，隨身帶著個人數字助理（PDA），記下所有請求，更早而不是更晚做小任務，或者何時給打印機添紙。有時候，解決辦法很簡單，就像在打印機旁邊放些備用的墨粉盒，那樣不至于為了安裝墨粉盒，而將大部分時間耗在跑到遠處的庫房上。

云oa系統人員必備軟技能之三：組織結構

讓云oa系統人員提高工作效率、少受到干擾，那樣可以最充分地利用手頭的有限資源。從一項工作換到另一項工作要花時間。云oa系統人員換著處理的工作越多，浪費的時間就越多，工作效率也就越低下?？刂圃苚a系統人員在一天當中受到的干擾次數，恐怕是減小壓力、提高工作效率的最有效方法。

通過改變云oa系統人員小組的結構，就能做到控制干擾。對云oa系統人員小組進行劃分，以便一線支持人員處理客戶要求迅速予以處理的請求。處理起來比較費時間的請求則可以交給二級工作人員。高級云oa系統人員則負責大型項目，比如創(chuàng)建服務。這樣的分工可以確保：你的優(yōu)先事項與你同事的預期要求相一致，保護正在處理長期項目的人員不會老是受到干擾。聽起來像是只有龐大的云oa系統人員小組才可以這么做，但其實連只有兩名云oa系統人員的小組同樣能得益于這個方法。一名云oa系統人員可以在早上保護另一人不受干擾，而在下午對方反過來可以保護他不受干擾。這個方法就是所謂的彼此保護不受干擾。

云oa系統人員如何改善看法和形象

云oa系統人員面臨的許多壓力因素（包括缺乏資源）可能來自于看法和形象方面的問題。

別人對你看法好的重要性很明顯；而形象好的重要性也許不大明顯。當云oa系統人員不引人注目時，同事可能覺得他們沒有在作貢獻、沒有忙于工作、人浮于事或資金過多，或者純屬多余。這可能導致資金和人手不足，進而導致更壞的看法和更差的形象。

這里討論的方法大多數側重于如何改善別人對云oa系統人員的看法。要注意：要是別人對你的看法很壞，需要大量時間和精力才能改變別人對你的看法。云oa系統人員可以通過許多辦法來改善其工作在別人心目中的形象，但只有在真正把工作做好的時候，才應該竭力提升形象。換句話說，不要拿搞砸的產品大吹大擂。

比如說，要提升你的形象，可以制作一個系統狀態(tài)網頁，以便你每天都出現在客戶眼前。制作的這個網頁還要有其他實用信息和鏈接，以便它可以成為一個主頁。定期會見經理，既幫助他們了解你所做的工作，又幫助你在經理心目中有重要地位。

注意你的辦公場地。與客戶打交道的人應該選擇比較顯眼的辦公場地?？梢栽谑姓d舉行用戶組會議，那樣每個想法、每個請求或每個批評都可以客觀公正地記錄下來。要弄清楚：記錄下來是為了表明會認真考慮問題，未必是要落實什么。

內部通訊常常由云oa系統人員小組編制，但客戶很少去閱讀。編制內部通訊要花大量工作，可是太容易被忽視。與客戶一起吃午飯、參加社交活動是保持良好關系的一個簡單方法，而且通常比內部通訊來得更有效、更省時間。
想為你和你小組的正面形象負責任？那就要改善云oa系統人員小組在別人心目中的看法和形象。而云oa系統人員經理到時可以利用小組的正面形象，爭取更多的資源。

云oa系統人員未來需要怎樣的軟技能

由于新技術的出現以及客戶要求越來越高，云oa系統人員的工作在不斷變化。那么這些變化在如何改變所需要的哪些軟技能呢？

當我母親開始從事云oa系統（其實是“操作員”）時，只有云oa系統人員才能使用機器；他們把同事的程序輸入到讀卡器，然后等程序處理完畢后，將結果返回給同事。她的同事對于多快完成完成的要求與我們現在司空見慣的要求大不相同。她的客戶群小得多，比較精通技術，但不像現在凡事都依賴電腦。她的工作也不像現在這樣經常受干擾；她沒有電子郵件要處理，她的一天主要是處理項目工作，而不是為許多不同的人處理許多小的任務。所需的軟技能天生就與本文討論的那些軟技能不一樣。

在過去的四十年，云oa系統人員需要的軟性能發(fā)生了很大的變化；我預計，在接下來的四十年，會出現更大的變化，而這主要將歸因于技術方面的變化；可問題是，我們不可能事先很早地預測到這些技術變化。不過我們可以預料：在接下來的幾十年，本文中討論的軟技能對云oa系統人員來說會變得越來越重要。

云oa一族的人數在繼續(xù)增加，而保持連接、與別人進行聯系的方式也在繼續(xù)增加，因而使得溝通越來越以電子方式為主。人們越來越要求“始終聯通”：如果你在線（為什么你不在線呢？），就能立即回復任何消息。電子溝通難免會帶來干擾。時間管理和控制電子溝通，而不是讓電子溝通來控制我們，將對每個人來說會變得越來越重要，對經常受干擾的云oa系統人員來說尤為重要。

考慮到我們大家收到的電子溝通數量勢必會繼續(xù)增加，我們就要關注自己發(fā)送的信息的質量和數據。云oa系統人員必須學會簡潔扼要，態(tài)度又不能粗魯。這既節(jié)省了自己寫東西的時間，又節(jié)省了同事讀東西的時間。

云oa系統人員的客戶群會變得越來地遙遠、越來越移動。對更多的人來說，遠程辦公將變得切實可行，在上下班途中辦公也會變得切實可行。外包和國際化辦公會繼續(xù)成為兩大因素，讓云oa系統人員處在遠離客戶的地方。當云oa系統人員與同事沒有挨得很近時，他們需要確保處理好本文提到的看法和形象問題。另外值得一提的是，打電話常常比通過電子郵件或即時通訊來聯系遠地的同事更有效。這樣更有人情味，可以更迅速地處理問題，并減小引起誤解的可能性。這還讓你有機會運用之前提到的溝通技能。

移動計算設備只會變得越來越普遍——它們是每個人確保工作效率的一個重要部分，盡管它們也隨之帶來了技術挑戰(zhàn)。不要排斥移動計算設備，而是要看到它們的好處，并積極迎接挑戰(zhàn)，然后滿足你同事的支持要求。對于將來的技術，也要這么做。要及早采用技術。關注最新技術如何有助于每個人、為此需要作什么樣的變化。
隨著計算設備繼續(xù)變得更無所不在，之前獨立的系統會日益融入到云oa系統人員支持的計算機和云oa中。由于越來越要求系統“正常工作”，一旦某部分停止運行，面臨的壓力也會越來越大。你的一些同事會提出一些更高的要求，而一些要求比較低的同事會依賴于你所支持的系統。你需要培養(yǎng)這種能力：與同事積極有效地溝通，并支持技術水平各異的客戶。

結論

云oa系統是一份充滿壓力的工作。但是一旦意識到造成壓力的某些因素，就可以解決大部分的壓力，同時能夠明白這份工作的確是值得的。有眾多方法可以減少與同事的沖突、處理資源缺乏問題和常受干擾的環(huán)境、解決優(yōu)先事項相互沖突的矛盾，以及積極接受這個現實：云oa系統人員要對每一個失敗負責。

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