部署系統(tǒng)前要當(dāng)心南昌OA的七個(gè)陷阱

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部署系統(tǒng)前要當(dāng)心知識(shí)管理的七個(gè)陷阱

作者:  莊建國(guó), 創(chuàng)建于: 2004-10-31 上午11:22 

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在對(duì)美國(guó)政府可能已經(jīng)收集到足夠的信息以阻止911事件的指責(zé)中，暴露出了FBI嚴(yán)重缺乏溝通的問(wèn)題。襲擊前的幾個(gè)月，明尼蘇達(dá)的FBI辦事處曾經(jīng)發(fā)出關(guān)于扎卡利亞·穆薩維（911事件中的第20個(gè)恐怖分子）的警告，認(rèn)為他對(duì)學(xué)開(kāi)大型噴氣式客機(jī)的興趣和恐怖活動(dòng)有關(guān)。與此同時(shí)，鳳凰城的FBI辦事處報(bào)告了一群阿拉伯人進(jìn)入飛行學(xué)校并認(rèn)為他們可能和本·拉登有聯(lián)系。然而兩個(gè)辦事處都沒(méi)有確鑿的證據(jù)，他們的考慮也僅僅限于考慮而已。

這種共享知識(shí)上的缺失——可能是由CIA所說(shuō)的TMI，就是太多的信息而導(dǎo)致的——在企業(yè)界也想當(dāng)普遍。根據(jù)IDC的研究，為解決上述的問(wèn)題，全球企業(yè)在知識(shí)管理系統(tǒng)上的投資會(huì)從2000年的23億美元增加到2005年的127億美元。

即便如此，很多CEO仍會(huì)有這樣的感覺(jué)，他們進(jìn)行了投資并且開(kāi)始行動(dòng)——但卻看不到知識(shí)管理帶來(lái)的回報(bào)。這些投資被浪費(fèi)了嗎？或者有什么方法能把事情做得更好并能有回報(bào)呢？

觀察一些公司實(shí)施知識(shí)管理的過(guò)程發(fā)現(xiàn)，在執(zhí)行中，如果公司陷入下面七個(gè)陷阱一個(gè)或幾個(gè)，就會(huì)導(dǎo)致一些災(zāi)難性的錯(cuò)誤。

知識(shí)管理是關(guān)于知識(shí)的

“知識(shí)”是一個(gè)聽(tīng)起來(lái)很偉大的詞，誰(shuí)不想擁有更多更好的知識(shí)呢？答案是毫無(wú)疑問(wèn)的，但真正的問(wèn)題是：知識(shí)的落腳點(diǎn)在哪兒呢？一些實(shí)施知識(shí)管理的公司期待著自己最終會(huì)發(fā)現(xiàn)他們系統(tǒng)中知識(shí)的用途——而更多公司可能仍在漫長(zhǎng)的等待中。知識(shí)管理系統(tǒng)的起點(diǎn)和落腳點(diǎn)必須和所有其他商業(yè)活動(dòng)一樣，把關(guān)注焦點(diǎn)放在快速增長(zhǎng)、改善運(yùn)營(yíng)和增加利潤(rùn)空間上。

知識(shí)管理是關(guān)于技術(shù)的

很多公司過(guò)分關(guān)注采用某種技術(shù)去構(gòu)建一個(gè)知識(shí)管理系統(tǒng)，最終，他們失敗了。有一家公司曾構(gòu)建了一個(gè)勞斯萊斯級(jí)的豪華平臺(tái)，可謂真正的技術(shù)極品。但是每個(gè)人都忙于開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，卻極少關(guān)注怎樣去運(yùn)營(yíng)、系統(tǒng)可能遇到什么問(wèn)題、怎樣去集成整個(gè)系統(tǒng)等問(wèn)題。最后，系統(tǒng)跟不上快速變化的商業(yè)環(huán)境，不能適應(yīng)個(gè)性化的用戶需求，每次升級(jí)都演變成一場(chǎng)災(zāi)難。

系統(tǒng)應(yīng)該是全能的

大多數(shù)實(shí)施知識(shí)管理的企業(yè)都固執(zhí)地認(rèn)為：系統(tǒng)能治愈癌癥解決全球饑荒 。事實(shí)上，如果企業(yè)設(shè)定過(guò)高的期望，就幾乎注定無(wú)法完成目標(biāo)并導(dǎo)致失敗。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該意識(shí)到不需要在第一天就解決公司所有的信息問(wèn)題，從小處開(kāi)始，這樣才能不斷驗(yàn)證自己的成功并讓別人認(rèn)識(shí)到你的努力 。同時(shí)，從大處著眼，在要把知識(shí)管理推廣到其他業(yè)務(wù)中時(shí)，保證開(kāi)始的結(jié)構(gòu)可以適應(yīng)擴(kuò)展的需求。

知識(shí)管理的目標(biāo)是建立一個(gè)文檔庫(kù)

如果企業(yè)員工經(jīng)常在尋找重要信息方面遇到困難或者總是要付出額外的勞動(dòng)去編寫(xiě)同樣的信息，就需要先進(jìn)行文檔管理 。但是，相對(duì)于怎樣保存信息，企業(yè)管理者必須更加關(guān)心信息的價(jià)值和可靠性。

一家全球公司的研發(fā)部門(mén)在經(jīng)歷一番困惑后得出了這個(gè)結(jié)論。他們把所有的白皮書(shū)和研究報(bào)告放到在線系統(tǒng)上，但是卻很少有人去使用。后來(lái)，公司建立了一個(gè)幫助大家互相交流的機(jī)制——不只是尋找信息，還能找到編寫(xiě)信息的作者并提出確切的問(wèn)題。這下員工們高興了，系統(tǒng)幫他們?cè)诟俚臅r(shí)間內(nèi)做出了更好的決策。

現(xiàn)成的系統(tǒng)可以買(mǎi)到

這是一廂情愿的想法，知識(shí)管理系統(tǒng)及應(yīng)用與企業(yè)的業(yè)務(wù)一樣具有各自的獨(dú)特性。盡管市場(chǎng)上有很多好的工具，核心問(wèn)題是怎樣把這些工具應(yīng)用到公司范圍內(nèi)，怎樣和公司的成長(zhǎng)、運(yùn)營(yíng)和技術(shù)戰(zhàn)略進(jìn)行集成。如果你的知識(shí)管理項(xiàng)目需要員工在多個(gè)計(jì)算機(jī)平臺(tái)上使用四個(gè)搜索引擎、三個(gè)文檔管理系統(tǒng)、六種協(xié)同工具，那你就死定了。公司中的一些特定部門(mén)可能會(huì)要求使用自己的知識(shí)管理系統(tǒng)，但一般來(lái)講，在公司范圍內(nèi)使用一致的系統(tǒng)會(huì)更好一些。

知識(shí)管理就是控制知識(shí)

很多公司過(guò)分擔(dān)心員工會(huì)把知識(shí)放在錯(cuò)誤的地方或者不信任他們，不給他們太多的信息。公司在共享和訪問(wèn)信息加上了一層一層的審批，最終失去了系統(tǒng)的潛在作用。

最近一位執(zhí)行官坦言，他們公司最近采用了一個(gè)跟蹤所有客戶關(guān)系的系統(tǒng)——所有的銷(xiāo)售人員只能接觸其中很少一部分內(nèi)容，他們擔(dān)心這些銷(xiāo)售員會(huì)帶著這些信息跑到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手那里去，結(jié)果可想而知，系統(tǒng)沒(méi)有人用。

從根本上講，知識(shí)管理不是簡(jiǎn)單地維護(hù)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，而是努力創(chuàng)造一種氛圍，人們可以互相問(wèn)這樣的問(wèn)題，“誰(shuí)知道或誰(shuí)能幫我”。鼓勵(lì)通過(guò)社區(qū)建立關(guān)系，形成一個(gè)跨越條款創(chuàng)造人際交互機(jī)會(huì)的開(kāi)放系統(tǒng)。

做好之后，他們就會(huì)用的

如果做對(duì)的話，知識(shí)管理就會(huì)改變一個(gè)組織，但這不是一個(gè)簡(jiǎn)單的任務(wù)。在部署系統(tǒng)之前，你必須考慮到大家要面臨一種新的做事方法，考慮組織文化中鼓勵(lì)知識(shí)共享和知識(shí)儲(chǔ)藏的特性。最重要的是，高層領(lǐng)導(dǎo)必須給予堅(jiān)定的支持。

上述任何一個(gè)陷阱都是致命的，避免這些錯(cuò)誤可以讓你的組織更有機(jī)會(huì)獲得知識(shí)管理的成功，在合適的時(shí)間把合適的信息送給合適的人。